文件管理制度（精選12篇）

文件管理制度 篇1

電子技術文件管理制度

一、總則

1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、為規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍：適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括：

1)開發計劃階段：方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員務必按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審核和批准;技術文件的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務器上，供查閲使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閲

1、任何員工之間不得私自傳閲技術文件，不得非法持續不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閲技術文件，則需報相關領導批准，並填寫《借閲登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閲。

3、對於借閲的文件，不得私自打印、傳閲，不得泄露借閲文件的祕密。

4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閲覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閲文件，並補充完整《借閲文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度 篇2

機要文件管理制度

機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，文件應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。

(二)按領導籤批的範圍進行傳閲。

(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閲有關科室辦理。

(四)歸檔，交上級部門。

二、傳閲

(一)傳閲文件要嚴格履行登記手續，按照文件閲讀範圍進行傳閲。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閲進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領導閲後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要文件管理，防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該説的不説。

(二)對於機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

(三)借閲機密、祕密級文件，需經辦公室主任批准;絕密級文件一般不外借，確需借閲，需經分管領導批准。

(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閲讀。

(五)涉密文件，不得複製或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閲和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，持續整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。

(三)幹部出差、調動工作或離退休時務必將自己使用或傳閲的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

文件管理制度 篇3

文件管理制度

第一條管理要點

1、為使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的範圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息;措辭規範，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閲。

第二條制度規範

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閲銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閲一般性文件，需嚴格履行借閲手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閲。

7、辦公室管理人員對文件借閲狀況進行登記，做好借閲記錄並限期清退。

8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。

第三條文件管理流程設計

1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬

3、借閲流程:提出申請，辦理手續→批准→借閲→清退→文件存檔→文件銷燬

(二)文書管理制度

第一條管理要點

1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理範圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務必標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。

4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，持續紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規範

1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閲讀者需認真學習並簽名備註。

4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬;須上級審批同意，方可銷燬。

6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員務必查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

第三條流程設計

起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閲→清退→審批→銷燬

(三)檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護檔案的真實性和可查閲性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。

第二條制度規範

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閲相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過後方可借閲，不得抄錄、複製或借出。

5、檔案管理人員務必遵守保密規定，履行保密手續，個性是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，務必根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條流程設計

根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閲→清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條制度規範

1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但務必經部門主管批准。

3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄;因特殊狀況急需領用未填表登記，事後須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次彙總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

文件管理制度 篇4

一、總則

1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、為規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍:適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員務必按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審核和批准;技術文件的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閲使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閲

1、任何員工之間不得私自傳閲技術文件，不得非法持續不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閲技術文件，則需報相關領導批准，並填寫《借閲登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閲。

3、對於借閲的文件，不得私自打印、傳閲，不得泄露借閲文件的祕密。

4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閲覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閲文件，並補充完整《借閲文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度 篇5

為加強公司職代會文件材料的收集、整理、歸檔，確保各類文件材料的完整，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作業務建設規範》等有關規定，制定本規定。

一、歸檔範圍

1.公司工會職代會、工會換屆、辦公會等會議的文件材料;

(1)通知、名單、議程、報告、領導人講話、大會發言、提案、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄、簡報及重要的照片、音像等文件材料;

(2)賀信、賀電、討論沒有通過的文件材料;

2.上級工委頒發的文件材料;

3.典型材料、代表發言、簡報、會議記錄;

4.原始記錄;

5.公司工會的請示與上級工委的批覆;

6.公司工會工作的總結、報告;

7.公司勞動模範、先進工作者等文件材料;

8.處理員工來信來訪的文件材料;

9.上級工委與公司工會簽署的目標考核責任書;

10.工會管理規章制度、實施計劃、調研、報告、總結;

二、歸檔時間

1.文書檔案每季度整理一次。

2.每年的2月底前，由工會專責整理後，移交公司檔案室。

3.實物檔案根據實際情況自收到實物之日起1個月內移交公司檔案室。

三、歸檔要求

1.歸檔文件材料應完整、準確、系統，手續完備。

2.各種公文歸檔時，底稿應簽發齊全，必須有相關公司領導簽字、文件編號及用印。

3.歸檔的各種公文、統計年報等底稿及領導審改、閲批、簽發，應一律使用碳塑墨水或藍黑墨水的鋼筆、黑色簽字筆書寫。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍墨水筆。

4.歸檔的文件材料應字跡清晰、耐久，紙質應符合檔案保存要求。

5.在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發件與原件等合併一件裝訂。

6.歸檔文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，批覆在前，請示在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;其他文件材料依其形成規律或特點，按有關規定排列。

7.歸檔的材料必須按規定的格式逐件填寫文件歸檔目錄，所有目錄需錄入計算機，整理完畢後將紙質目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。

8.有關歸檔文件材料的情況説明，應逐項填寫在備考表內，若無情況可説明，也應將歸檔人、審核人的姓名和時間填上，以示負責。備考表應放置盒內尾頁。

9.歸檔文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應託裱，書寫材料不符合要求或字跡已擴散的應複製並與原件一併歸檔。歸檔材料應使用不鏽鋼釘裝訂或三孔一線的方法裝訂。

10.榮譽檔案、音像檔案按照榮譽檔案、音像檔案歸檔要求執行。

11.歸檔文件移交時，必須將對應的電子文件一同移交。

12.歸檔時擬定移交清冊，一式兩份，分別在清冊上簽字或蓋章。

文件管理制度 篇6

文件管理制度

一、總則

1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、為規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍:適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員務必按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審核和批准;技術文件的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閲使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閲

1、任何員工之間不得私自傳閲技術文件，不得非法持續不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閲技術文件，則需報相關領導批准，並填寫《借閲登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閲。

3、對於借閲的文件，不得私自打印、傳閲，不得泄露借閲文件的祕密。

4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閲覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閲文件，並補充完整《借閲文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

文件管理制度(六)：

文件管理制度標準版

1、目的

為規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2、1總經理負責公司所有對外發文審批。

2、2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2、3部門主管負責本部門文件的擬製與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3、1上行文:請示，報告，計劃，總結;

3、2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定;

3、3平行文:信函，會議紀要。

4、文件格式

4、1發文統一使用以上文件類別之一。

4、2祕密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。

4、3收文單位。是指用來處理或答覆文件中有關問題和有關事項的單位。文件管理制度。

4、4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;

4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則;

4、7附件。通常指隨正文發出的補充説明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件:"字樣;如果附件較多，還須編上序號;文件無附件的，無須註明;

4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置;如果正文恰好佔滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，並在其上面加註一行"(此頁無正文)"字樣;落款字體與正文相同。

4、9日期:

4、9、1一般應寫發文日期;

4、9、2制度或會議透過的文件應寫透過的日期;

4、9、3重要的文件寫簽發的日期;

5、文號

5、1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號;具體文號編制規則見附件。

5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理;

5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

6、用印

6、1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

6、2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記;

6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

7、2正規文件應儘量打印，並由擬文人仔細校對審核。

7、3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本着負責精神，仔細閲讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;

7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7、5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一併送有關人員或部門辦理。

7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理狀況、備註等。

7、7傳閲。傳閲工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閲讀人在閲讀後應簽署姓名、日期。

7、8保存。文件辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。

7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兑交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8、1文號編碼規則

8、2《文件編號使用登記表》

8、3《對外發文登記表》

8、4《對內發文登記表》

8、5《收文登記表》

8、6《文件處理單》

8、7《傳閲單》

8、8《用印登記表》

8、9對外發文格式

8、10對內發文格式

8、11報告總結格式

8、12會議紀要格式

8、13會議記錄格式

9、修訂及實施

9、1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。

9、2本規定修訂權在公司。

9、3本規定從20__年五月一日實行。

文件管理制度 篇7

為落實中央轉變作風“八項規定”，進一步貫徹局制定的《關於改進工作作風密切聯繫羣眾五項規定》，改進工作方法，提高工作效率，努力構建服務型、效能型、廉潔型和諧機關，經黨工委研究，現制定精簡會議和文件管理制度制度。

一、精簡各類會議

1.嚴格控制會議數量。安排會議一律從嚴掌握,可開可不開的會議一律不開;工作內容相同或相近的會議應合併召開;參會人員相同或交叉的多個會議應套開或連續召開;能以文電、電話等方式部署的，不再召開會議。

每年園區企業工作會議原則上不超過3次(因特殊工作急需召開的會議除外)。各局室業務工作部署會每年原則上不超過2次。與生產經營有關的座談會因具體情況而定，提倡多會合並召開。

2. 有序安排企業參加縣上會議。縣委、政府及相關部門召開會議，需要企業參加的，要求具體企業參加的，按要求通知通知參會;未明確企業的，按計劃輪流安排企業參加。儘量減少同一企業參會次數。

3.嚴格會議報批程序。各局室召集企業法人、負責人蔘加的會議，必須經局長同意;召集企業副職或其他人員參加的會議，需報黨工委、管委會分管領導批准。

4.會議通知程序。局領導召集的會議原則上由辦公室負責通知並備案。涉及各局室的大型業務會議，由各局室負責通知，報辦公室備案。

5.切實提高會議質量。提倡開短會、講短話。一般工作部署性會議，時間應控制在1小時以內。領導講話一般控制在30分鐘之內，發言控制在5分鐘左右。會議要主題突出，具有指導性和針對性。會前要深入調研、充分準備，典型經驗和參觀現場真實並具有很強的示範性和推廣性;會議文件要指向鮮明、文字精煉，目標任務和政策措施具體、實在;會上要講短話、講實話、講新話、講管用的話。

6.嚴格控制會議費用。加強統籌協調，確保會議節儉高效、規範有序。會議承辦科室要提前做好會議安排，精心搞好會議準備和服務工作。各種會議要堅持就地就近原則，不準搞大規模參觀，不準發放紀念品和各種實物。要認真做好會議經費預算，努力壓縮各種不必要的開支。

黨工委、管委會召開的會議，原則上不安排就餐，特殊情況下如需用餐，需經黨工委、管委會主要領導審批，由辦公室按相關標準予以安排。嚴格控制會議規模，平時的重要工作部署，一律對口召開，從嚴控制會議數量。切實降低會議成本，會場一律不擺花草、不製作背景板、不使用瓶裝水。

7.改進會議形式。儘量運用現代通信技術召開會議，降低會議成本。

8.嚴肅會議紀律。嚴格會議請假制度。凡黨工委、管委會召開的會議，明確參會對象的，原則上不得請假，確需請假的要及時報告事由，經有關領導批准;未經批准，不得擅自頂替參會。嚴格會議報到制度。不按會議要求報到又沒及時説明原因的，按缺席會議處理。嚴格會場紀律。參會人員要按時到會，自覺維護會場秩序，不準在會場內吸煙、隨意走動、交頭接耳、接打手機。嚴格督查督辦制度;承辦會議的科室要對會風會紀情況、會議精神貫徹落實情況進行督查，將違反會議紀律的單位名單報市衞生局目標督查辦公室進行通報批評。

二、進一步精簡文件

1.嚴格行文規則。黨工委、管委會對外發文，嚴格執行相關的行文規則和發文程序，實行層層審核把關。制發文件應講求實效，做到文字精練,用語簡明,篇幅簡短;力戒空話、套話，禁止低質文件。

各類文件應符合法律政策、切合工作實際，主題鮮明、重點突出，措施可行、文字簡練，不講空話、套話，不照抄照搬，注重針對性和實效性。

2.壓縮發文數量。凡擬發文件的內容屬相關政策法律法規已有明確規定的，一律不再發文;未經充分調查研究，沒有擬定出切實可行的措施或辦法，只有原則性意見的，不應倉促行文，避免一項工作多次行文;文件執行中情況未發生重大變化的，不再製發沒有新內容的同類文件;會議已印發的領導講話、決定、通知等，不再行文。

3.嚴格發文程序。發文嚴格按擬稿、核稿、分管領導審批、主要領導簽發、登記文號、印刷的程序進行，辦公室負責核稿、文號登記、印發、存檔。

4.規範文件管理。一是黨務文件，由黨工委書記簽發，套用“中共 工作委員會文件”紅頭，統一編文號。二是行政類重要文件，須報分管領導審批，局長簽發，統一編文號，套用“ 管理委員會文件”紅頭。三是黨務類、行政類一般文件，須報分管領導審批，套用黨工委、管委會小函頭，不編文號。

5.控制文件的發放範圍。不濫印濫發文件，除帶有全局性的文件普發外，其他文件根據內容分別確定發文範圍。專業性較強的文件，只發相關企業和局室，不作普發，嚴格控制下行文件。充分利用信息網平台發文，能通過局域網發文的，不再印發紙質文件，節省辦公資源，提高發文和辦理效率。

6.落實工作責任。要堅持少發文、發短文。領導同志要從自已做起，從分管的局室抓起，帶頭改進領導方式和工作作風，嚴格把好審批關和發文關，對不按程序送籤的文件不予審籤。企業向及各局室報送文件，要認真執行有關規定，按程序送綜合辦公室登記分發，不得直接送領導班子個人，嚴禁多頭報送。

文件管理制度 篇8

第一條 管理要點

1、 為使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、 文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規範，表達無歧義。

4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閲。

第二條 制度規範

1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閲銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、 各部門因工作需要可借閲一般性文件，需嚴格履行借閲手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閲。

7、 辦公室管理人員對文件借閲情況進行登記，做好借閲記錄並限期清退。

8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。

第三條 文件管理流程設計

1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬

3、 借閲流程：提出申請，辦理手續→批准→借閲→清退→文件存檔→文件銷燬

文件管理制度 篇9

為規範集團監事會文件、檔案管理工作，充分發揮其作用，更好地為監事會各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《*集團有限公司檔案管理暫行規定》，特制定本辦法。

一、集團監事會文件檔案範圍定義

1、集團監事會文件檔案指集團監事會在運作過程中產生的具有再次查詢和使用價值的結果性和結果支持性文件。

2、由集團監事會運作過程中產生但上報集團公司及以上單位的文件、市政府職能部門及以上單位下發經集團公司辦理的文件，上升為集團公司文件，集團公司文件納入集團檔案管理範圍進行管理，監事會保留複印件，複印件的管理遵循本辦法。

二、流轉

監事會文件指定專人負責流轉，按權限逐級遞交各級人員審批。審批結束後收歸監事會檔案管理人員進行整理歸檔。

三、整理存檔

(一)監事會檔案管理人員負責監事會文件收集和整理歸檔。

(二)監事會檔案歸檔遵循“應歸盡歸”的原則，在集團監事會文件檔案範圍定義內的文件均應歸檔成為監事會檔案。

(三)文件整理、目錄編制遵循國家檔案局頒佈的《歸檔文件整理規則》。

四、檔案的借閲利用

(一)凡監事會成員，均可查詢在自己職責範圍內的檔案。

(二)查閲機要檔案、重要會議記錄必須經監事會主席批准。

(三)檔案原則上只能在檔案保管室內閲讀使用，如確因工作需要帶離檔案保管室，需辦理借閲登記手續。

(四)非監事會成員查閲、借閲監事會檔案，需經監事會主席批准。

(五)檔案資料不準轉借他人和擅自拆頁、不得帶出公司外，更不得劃道填字，塗改、損壞文件。

(六)外單位查閲檔案一律憑單位介紹信，經監事會主席批准方可查閲。

(七)檔案管理工作人員應結合監事會管理工作的需要，在有關部門的支持下，開展監事會文件彙編、大事記、深層次編研等各種信息服務工作。

五、獎懲

(一)對違反本辦法的監事會成員，給予警告批評，同時可酌情扣罰監事會內部考核分。

(二)對於違反本規定，給集團或監事會造成損失者，將建議集團公司或市國資委對其給予處份直至免去其監事會成員資格，觸犯法律者移交司法機關辦理。

六、本辦法自發布之日起執行。

文件管理制度 篇10

文件管理制度標準版

1、目的

為規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2、1總經理負責公司所有對外發文審批。

2、2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2、3部門主管負責本部門文件的擬製與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3、1上行文：請示，報告，計劃，總結;

3、2下行文：批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定;

3、3平行文：信函，會議紀要。

4、文件格式

4、1發文統一使用以上文件類別之一。

4、2祕密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。

4、3收文單位。是指用來處理或答覆文件中有關問題和有關事項的單位。

4、4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;

4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則;

4、7附件。通常指隨正文發出的補充説明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附件："字樣;如果附件較多，還須編上序號;文件無附件的，無須註明;

4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名：落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置;如果正文恰好佔滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，並在其上面加註一行"(此頁無正文)"字樣;落款字體與正文相同。

4、9日期：

4、9、1一般應寫發文日期;

4、9、2制度或會議透過的文件應寫透過的日期;

4、9、3重要的文件寫簽發的日期;

5、文號

5、1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號;具體文號編制規則見附件。

5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理;

5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

6、用印

6、1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

6、2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記;

6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

7、文件管理

7、1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：

7、2正規文件應儘量打印，並由擬文人仔細校對審核。

7、3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本着負責精神，仔細閲讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;

7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7、5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一併送有關人員或部門辦理。

7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理狀況、備註等。

7、7傳閲。傳閲工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閲讀人在閲讀後應簽署姓名、日期。

7、8保存。文件辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。

7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兑交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8、1文號編碼規則

8、2《文件編號使用登記表》

8、3《對外發文登記表》

8、4《對內發文登記表》

8、5《收文登記表》

8、6《文件處理單》

8、7《傳閲單》

8、8《用印登記表》

8、9對外發文格式

8、10對內發文格式

8、11報告總結格式

8、12會議紀要格式

8、13會議記錄格式

9、修訂及實施

9、1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。

9、2本規定修訂權在公司。

9、3本規定從20__年五月一日實行。

文件管理制度 篇11

為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

二、公文的簽收

1.凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

2. 公文的編號保管

(1)、辦公室對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閲單”，並分類登記編號、保管。

(2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。

3. 公文的閲批與分轉

(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質閲籤後，由辦公室分送承辦部門閲辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完，緊急文件要立即辦。

(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。

(3)、為加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

4.文件的傳閲與催辦

(1)、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

(2)、閲讀文件應抓緊時間，當天閲完後應在下班前將文件送回辦公室，閲批文件一般不得超過2天，閲後應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

(3)、文件閲完後，應送交辦公室，切忌橫傳。

(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

文件管理制度 篇12

為了更好地規範各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閲辦卡並粘貼於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閲，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閲辦結果，並將閲辦結果送總經理閲。所有傳閲人閲畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可複印並存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。

三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字後方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。

四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以文件形式上報。

五、凡打印的錯文件應及時銷燬，以免機密外泄。

六、借閲文件超過八小時的應辦理借閲手續，否則不以外借。借閲文件者只限本單位人員，重要文件的借閲均由總經理批准。

太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日