大學學生會檔案管理制度

檔案工作是校學生會工作連續性，有序性的有力保障，為實現工作的正規化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質量。

一、日常檔案工作辦法

1、校學生會檔案是學生會的組織幹部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、複製。

2、校學生會檔案由辦公室分類統一管理;各部門檔案由各部門部長整理，祕書處監督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。

3, 校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。

4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

5. 檔案形式要求：對於各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對於磁盤、磁帶,cd,vcd等介質，向辦公室索取檔案帶，待總結完後一併上繳。

6. 檔案上繳日期：在該項活動結束後一週內。

7. 檔案上交時由辦公室簽收。

二,檔案內容要求：

（一）人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑑定，以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。

l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。

2、年度工作鑑定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑑定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優秀學生會幹部的依據之一。

3、工作鑑定是大學學生會成員免職或畢業離校時對其總體工作的鑑定，由學校有關部門存入該學生檔案。

（二）工作檔案 包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由辦公室整理保管。

l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，並標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。

2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查並交給辦公室整理後將重大事項列入工作目錄。

（三）財務檔案 包括賬目、現金收支表、各種有關票據

、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務制度。

（四）活動檔案

1、活動檔案內容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結果；活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

2、 活動結束後由主辦部門及時寫出工作總結，並與以上材料一起及時辦公室歸檔。

三、檔案查閲辦法

1,查閲要求:

1) 各部門可以根據工作所需向祕書要借閲有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。

2) 各部門借閲文件後，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂塗亂寫，並且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。

3) 查閲前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。

4) 認真填寫索檔單，並由部長以上簽名。

5) 各部在指定時間辦理查檔手續，並同時告知辦公室歸還日期。

6) 檔案閲畢後請及時歸還，過期不還辦公室有權進行查詢並作相應處理。

2、借閲手續：

（1）借閲檔案必須有證明，由主席團授權後方可借閲，沒有證明的一律不予借閲。借閲檔案必須進行註冊登記，登記時應註明借閲人姓名、地址、借閲的內容和時間等。

（2）借閲檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時間、借閲人員、記錄人），做到責任落實到個人。

（3）借閲時間不得超過一週（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。

（4）複製文件必須徵得主席團的同意。

8、外單位借閲校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，並經主席簽字同意後方可，

祕書處的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閲人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一週。

9、外借檔案不得為檔案原件。