中學檔案室管理制度

中學檔案室管理制度

第一條 根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定，為加強本中學校檔案的科學管理，更好地為教育事業服務，特制定本辦法。

第二條 檔案工作是教學行政管理工作的重要組成部分，它是為領導決策，為教育教學工作提供信息和依據，是提高教學行政管理工作效率和工作質量的必要條件，是維護單位歷史真實面貌的一項重要的工作。

第三條 堅持實行集中統一管理檔案的原則，維護本單位檔案的完整與安全，實現檔案的有效利用。

第二節 檔案工作體制、機構和幹部配備

第四條 各處室必須參與檔案工作，配備兼職檔案管理人員，並制定崗位責任制。

第五條 辦公室負責本單位檔案室工作，業務上受區檔案局的監督和指導。

第六條 各處室的檔案工作受辦公室領導，並有一名處室同志分管，與校檔案室建立檔案工作網絡。

第七條 檔案幹部要認真學習檔案業務知識和教育專業知識，不斷提高業務素質，更好地開展檔案工作。

第八條 上級領導要支持和關心檔案管理人員，在職稱評定、福利待遇等方面享受與其他專業人員同等待遇。檔案管理人員要相對穩定。對有檔案專業職稱的檔案幹部在調離檔案工作崗位時，應聽取授予職稱的檔案業務管理機關的意見，同時檔案幹部調離前應辦理交接手續。

第三節 檔案工作的任務

第九條 負責本單位黨、政、工、團等組織和內部機構所產生的全部檔案，為本單位各項工作服務，並對各處室和部門執行制度的情況進行監督和檢查，確保檔案完整準確。

第十條 負責開發檔案的信息資源，根據提供利用的實際情況需要，編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。

第十一條參加單位科研項目評審鑑定，工程項目竣工驗收和設備儀器開箱等活動。

第四節 文件材料的立卷與歸檔

第十二條 建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動形成的具有保存價值的文件材料(包括黨、政、團、教學、財會以及各處室形成的文件材料)，均由文書部門或業務部門進行收集、整理、立卷並定期向檔案室歸檔。

第十三條 檔案室對歸檔檔案的案卷應進行檢查，對不符合歸檔要求的案卷，應退回重新整理，以保證案卷的質量，便於保管和利用。

第十四條 各處室的檔案一般應在第二年上半年統一向檔案室歸檔，交接雙方應根據案卷目錄，核對無誤後履行簽字手續。

第十五條 科學技術研究活動中形成的科技文件材料在科研項目評審鑑定後一個月內，由項目負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。

第十六條 基本建設活動中形成的科技文件材料，在基建項目竣工驗收後一個月內，由項目負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。

第十七條 凡價值一萬元以上的儀器設備在購置、安裝、使用活動中形成的科技文件材料採取隨時歸檔的方法，設備部門應通知有關人員參加儀器設備的開箱驗收活動。

第十八條 財務管理中形成的報表、帳冊、憑證等文件材料，除帳冊和憑證在財務部門保存兩年後向檔案室移交歸檔，其它文件材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。

第十九條 各處室工作人員因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議收集獲得的文件材料，要按歸檔範圍的規定，及時向檔案室移交歸檔。

第二十條 凡歸檔的文件材料應經過整理和編目，做到字跡清楚、簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆書寫，以利於長久保存。

第二十一條聲像檔案形成後要隨時整理，及時歸檔，即由承辦人員在完成攝錄後三個月內向檔案室移交歸檔。

第五節 檔案的整理和保管

第二十二條檔案的系統整理應按部門分類、初步立卷、卷內文件整理編目、卷內案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調整與編號、編制案卷目錄七個步驟進行。

1、定檔案分類方案，按照此方案指導文件分類、排列組合。

2、將文件按一定特徵分門別類，組合成一個有緊密聯繫的文件組合體即案卷。

3、將案卷內文件排列順序調整後固定下來編寫頁號，填寫卷內文件目錄。

4、將同一類案卷按一定標準初步排列起來。

5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。

6、確定案卷排列順序，按排列順序逐卷編制案卷號。

7、按照案卷排列順序，將案卷的標題、保管期限、卷內文件起止時間和頁數等逐項登記，形成為一本名冊，即為案卷目錄。

第二十三條檔案應有專門的檔案庫或檔案櫃保存，存放地點應堅固乾燥、通風，並做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高温等安全措施，定期檢查保管狀況，發現問題及時處理，保證檔案的安全。

第六節 檔案的提供利用

第二十四條檔案室保存的檔案主要供本單位和上級主管機關利用，為本單位開展的各項工作服務。

第二十五條檔案室應根據工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，積極主動開展檔案利用工作，為本單位各項工作服務，逐步提高檔案利用效果。

第二十六條檔案室應建立檔案借閲制度，借閲檔案必須嚴格履行登記手續，寫明借閲的目的，點交清楚，歸還時要進行檢查，及時註銷。

第二十七條借閲檔案者要遵守借閲制度，不得在檔案上圈點、塗改、劃道污損，如有違者，按《檔案法》第二十四條規定承擔法律責任。

第二十八條借閲人因公出差、出國、調動、離退休等須將所借檔案歸還，借閲的時間一般不超過半個月，必要時辦續借手續。

第二十九條制發檔案證明和答覆函調(證明要註明出處和根據，不得擅自解釋)制發證明要仔細核對，經領導審閲後，加蓋辦公室公章。

第七節 檔案的鑑定和銷燬

第三十條檔案室應根據1988年8號文件，市檔案局轉發國家檔案局印發的《機關檔案工作業務建設規範》、《關於機關檔案保管期限的規定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、國小校檔案管理暫行辦法》，編制單位的文書檔案保管期限表。

第三十一條檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑑定。鑑定檔案必須在辦公室負責人主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組對無保存價值的檔案進行登記造冊，經單位領導人批准報上級部門審核後銷燬。

第三十二條毀檔案要明確銷燬人和監銷人，進行實地監銷。銷燬後在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬的具體日期，並簽名蓋章。

第八節 檔案的統計與移交

第三十三條檔案室應建立檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計並按照規定分別向上級機關和檔案業務主管機關報送檔案工作的基本情況統計表。

第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統一管理，根據保管期限妥善保存。

第三十五條機構撤消、合併時，要在機構變動前組織專人整理好檔案，按規定向有關部門移交，並辦理移交手續。

第九節 附則

第三十六條本制度如與上級規定有牴觸時，則依上級規定執行。

第三十七條本辦法自公佈之日起施行。

第二章 文書工作制度

第一節 文書處理制度

1、嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》，公文處理必須規範化制度化。

2、公文必須按照行政公文寫作規則和要求，用A4紙擬稿和鋼筆書寫，正確應用文種，格式符合要求，請求應堅持“一文一事”，避免請示與報告混雜。

3、發文必須按規定審批程序，經領導簽發統一編號行文，並做好發文登記。

4、收到外來文件後，必須先登記，傳閲文件要合理安排、嚴格管理，做到及時、準確、安全，並做好催傳、催閲工作，以免積壓和散失。組織傳閲，應本着先急後4、緩，先領導後一般，先主辦後協辦，先辦理後閲知的原則進行。

5、凡外出人員公務活動中形成的帶回的文件，均應交辦公室簽收、登記、歸檔，任何人不得據為已有拒絕歸檔。

第二節 文書材料的立卷歸檔制度

1、在工作活動中形成的各類文件材料(文書、科技、聲像，會計等)均應及時收集、立卷歸檔。

2、立卷工作要做到年年清，不得藉故拖延和積壓，每年六月底以前必須完成上一年度的文件材料的立卷工作。

3、堅持平時立卷和專題立卷，每辦一件事，每開一次會或每搞一項中心工作，要及時做好文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。

(1)歸檔的文件材料，必須符合要求，用A4紙和鋼筆書寫，正件原件齊全。

(2)卷內文件的排列，必須保持文件間的歷史聯繫。

(3)卷內文件的排列，應堅持先近後遠，先重點後次要，先批覆後請求的原則，並在每頁的右上角編上頁號。

(4)提倡立薄卷、專題卷，每一案卷的卷內文件一般不超過200頁。

(5)案卷標題要簡明確切，符合“三要素”(作者、內容、文種)要求。

第三節 印章管理制度

1、公章和介紹信，由辦公室專人保管。

2、嚴格執行審批制度，凡涉及到各處室的文件報表等，由各部門核准，分管領導審批簽名後加蓋公章。

3、用印後必須登記。

4、嚴禁在空白介紹信、證明信、支票上預先加蓋印章。

5、蓋章時，注意收集具有保存價值的文件材料。

第三章 檔案工作制度

第一節 檔案庫房管理制度

1、檔案庫房是保管檔案的重要場所，非檔案管理人未經許可，一律不準入內。

2、嚴格加強檔案庫房管理，認真做好保密和防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀等保護工作。

3、檔案庫房內不得堆放其他物品，更不能堆放易燃物品和私人物品，嚴禁吸煙。

4、庫房門窗必須保持堅固，出入庫房隨手關門，確保庫房安全。

5、檔案庫房要定期做好通風降温和衞生工作。

6、定期檢查檔案保管狀況，發現問題及時處理。

第二節 檔案保密制度

1、嚴格執行國家保密法的規定，經常開展保密工作的學習和活動，提高貫徹保密法的自覺性。

2、檔案工作人員對所保管的檔案必須嚴格保守機密和安全，嚴格遵守檔案室工作規則，做到手續清楚，不發生差錯和文件遺失。

3、檔案工作人員不與無關人員在任何場所談論檔案工作，模範遵守制度。

4、對機密檔案要嚴格控制調閲範圍，依照制度提供利用，不私自帶回家中。

5、保密文件未經上級機關批准，不得複製和摘抄。

第三節 檔案利用借閲制度

1、借閲檔案者必須嚴格國家保密法，以保證檔案的絕對安全，維護國家機密。

2、檔案室保存的檔案主要為本單位服務，如借閲對象和範圍超出本單位人員或部門業務範圍，需徵得本單位及檔案形成部門領導的同意。

3、查閲絕密級檔案應經總支書記、校長批准，機密級和密級要經主管主任的批准。

4、查閲檔案應在檔案室指定地點。對檔案要愛護，不得任意塗改、損撕文件材料，如有上述行為，一經查實要即上報，依法追究責任。

5、歸還時借閲人應向檔案室工作人員清點所借檔案，經核實收回借閲單後才能離開。

6、摘錄、複製檔案需經檔案管理人員同意，複製檔案還需填寫申請單，摘錄件、複製件經檔案管理人員核對(內容、頁數、份數)無誤後由檔案室蓋章後方有效。

第四節 檔案的保管制度

1、單位黨、政、工、團、教學、會計等檔案實行集中統一管理。

2、每年檔案按要求分類整理，編好案卷歸檔號。

3、檔案按類、年分別排列入架。

4、檔案資料的收入和移出要有登記和統計，並按規定向上級報告檔案工作的基本情況。

5、借閲檔案要有登記。

6、定期檢查檔案保管狀況，對永久、長期檔案已破損、退色的要及時進行修復。

第五節 檔案統計制度

1、檔案統計工作必須做到準確、及時、科學。

2、檔案統計數字要實事求是，如實反映情況，防止弄虛作假。

3、按時按規定向上級機關報送《檔案工作基本情況統計表》。

4、檔案統計資料要妥善保存。

5、做好檔案利用效益的統計，凡獲有一定經濟效益、社會效益的利用情況，要填寫檔案利用情況登記表。

第六節 檔案移交制度

1、移交文件材料必須填寫《檔案材料移交清單》一式兩份，雙方各執一份。

2、檔案管理人員變動時，要做好檔案的移交工作，認真辦理交接手續。

第七節 檔案鑑定銷燬制度

1、檔案鑑定工作應堅持全面、歷史、發展的觀點，全面地考察檔案的價值，正確地制定檔案保管期限，確保檔案的質量。

2、鑑定工作必須有組織、有領導地進行，由辦公室主任主持該項工作，由分管領導負責，由檔案部門組成鑑定小組。

3、鑑定人員直接地具體地審閲每個案卷的內容，重要的案卷還要求一頁一頁地審閲文件內容，判定檔案價值，確定存毀意見。

4、銷燬失去保存價值的檔案，應逐頁登記造冊，經分管領導批准、上級部門審核後才能進行。

5、銷燬文件檔案，必須依規定在指定的地點進行。

6、銷燬檔案必須有2人以上監督銷燬，防止丟失泄密。

7、監銷人員監銷後在銷燬檔案清冊上註明銷燬日期並簽名蓋章。

第八節 檔案的預立卷制度

學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一，是學校實行部門立卷制度的一個重要環節。規範我校的檔案預立卷工作，對做好平時歸檔工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查利用具有重要作用。

為了促進我校檔案管理水平的整體提高，現就加強我校檔案預立卷工作提出如下條例：

1、確立和堅持平時歸卷制度，做好收集、整理，並按類目歸卷，便於查找利用。

2、建立規範的預立卷類目表，並依次設置條款編號。

3、立卷部門可根據工作實際向檔案室提出對預立卷類目進行調整建議。

4、明確預立卷工作職責，檔案室人員負責對立卷部門的預立卷工作進行業務指導並檢查平時歸卷情況。

第四章 各級各類檔案工作職責

第一節 檔案工作分管領導職責

1、分管校長職責：認真貫徹《檔案法》，規劃本校的檔案工作，並把檔案管理工作落在實處，加強檔案管理的教育，增強全體教職工的檔案意識，努力創造條2、件，不斷促進本校檔案工作發展。

3、辦公室主任職責：領導檔案室工作，認真貫徹宣傳《檔案法》，強化檔案工作，積極開發檔案信息資源，為本校各項工作提供服務。

4、各處室主任：落實本處室兼職檔案員，加強對處室檔案員考核，以確保處室的材料收集齊全、整理規範、按時歸檔。

5、對網絡人員工作進行年度考核，實行獎懲辦法，鼓勵先進，促使檔案納入學校考核範圍。

第二節 文書工作人員職責

1、必須嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》，文書處理必須做到準確、及時、安全。

2、負責公文的收發、公辦、用印、立卷、歸檔，上級來文和部門的文件材料必須分類登記，專櫃保存。

3、嚴格執行保密制度，不得將文件隨意亂放、摺疊、丟失或帶回家，調借閲文件材料發須登記。

4、按公文寫作的規定和要求，認真做好公務文書的擬寫、校對工作和發文登記。

5、參加校內召開的各類會議時，認真做好出席統計和會議記錄。

6、堅持平時立卷，按時完成每年的立卷歸檔任務。

7、認真做好文件清退工作。

第三節 檔案工作人員職責

1、嚴格按照《檔案法》集中統一管理本校各類檔案，為教育科研、教學等工作服務。

2、要忠於職守、刻苦鑽研業務知識，嚴格執行檔案工作制度。

3、認真做好各類檔案的接收、歸檔工作，把好案卷質量關，對各處室歸檔的案卷，逐一審查、登記，對不符合要求的堅決退回，及時改正。

4、凡設備開箱、基建項目竣工，檔案人員必須到現場收集有關資料。

5、做好督促、指導工作，定期召開檔案網絡人員會議，進行業務指導。

6、定期核對清點檔案，保持帳物相符。

7、定期檢查檔案庫房，嚴格“八防”措施。維護檔案的完整與安全，如發現案卷污損應及時修補。

8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度檔案的排列入庫工作，編制案卷目錄，並及時向上級機關報送《檔案工作基本情況表》。

9、積極主動開展檔案提供利用服務，做好編研工作。

第四節 檔案網絡人員職責

1、嚴格遵照《檔案法》實行檔案集中統一管理的原則。

2、負責收集、整理、保管本部門本年度所形成的文件材料。

3、本部門形成的文件材料不得用圓珠筆、彩色筆、鉛筆書寫。

4、做好上級來文和外出人員開會帶回文件的收集、登記工作。

5、及時向檔案室提供信息，協助檔案室做好平時立卷歸檔工作。

6、主動與檔案室辦理一年一度的移交工作。

7、每一次活動結束後，應及時向檔案室移交有保存價值的各種文字、圖象等不同形式的歷史記錄。

第五節 電子檔案工作職責

1、電子文件從形成到歸檔的管理過程中，應明確職責，責任到人。電子文件的形成、承辦、運轉、整理等工作由承辦部門負責;電子文件歸檔案管理的日常監督、指導和保管開發利用等工作，由本校檔案室負責。

2、本校檔案的電子文件，與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理，檔案室配備計算機系統，使歸檔的電子文件能有效機讀。

3、專職檔案員應具備計算機專業知識，熟悉計算機系統，積極主動提供服務，發揮歸檔電子文件的作用。

第五章 檔案分類及檔案人員網絡圖

文書檔案：黨支部、校長室、教導處、總務處、工會、團隊

教學檔案：綜合類、學籍管理類、課堂教學類、德育教育類、藝術科技教育類、衞生工作類、教材類、教師隊伍建設類

會計檔案：憑證類、帳冊類、報告類、其它

基建檔案：項目

設備檔案：辦公(輔助)設備、交通工具

科研檔案：課題、論文

聲像檔案：照片、底片

電子檔案：光盤、磁盤

榮譽檔案：獎狀、證書、獎牌(杯)、其它

教師業務檔案：語、數、處、政史地心、理化生、音體美勞計(正副本)