學生社團檔案管理制度大綱
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淮北師範大學信息學院學生社團檔案管理制度
第一條 社團聯合會檔案是社團聯合會歷史延革、工作開展情況的真實記錄,是社團聯合會決策、開展工作的重要參考。
第二條 社團聯合會檔案由相應部門管理,實施檔案登記管理制度,定期進行整理、歸檔和編目。
第三條 對於上級文件、外校來函及相關圖文資料等有保存價值的材料均作為檔案保存。
第四條 社團聯各部的部門工作計劃、工作總結、活動情況及時以書面形式上交辦公室,並由辦公室(社團資料檔案由祕書處管理,下同)整理後存檔。辦公室作好每一次會議記錄,整理後存檔作為社團聯合會會議記錄。
第五條 加強與各社團及其管理機構的聯繫,並對他們的工作計劃、活動開展情況、任務執行情況等建立專門檔案。
第六條 加強對各社團的檔案管理,各社團的工作計劃、工作總結、活動開展情況,以書面或表格形式及時上交各分管常任理事,並由各類別社團工作委員會整理後交祕書處檔案人員存檔。
第七條 社團聯合會各部人事、各社團人事及社團負責人推薦表,社團負責人任命表,社團負責人檔案表,社團幹部考查表,社團幹部考查考核表,社團幹事考核表,社團理事會登記表,社團會員登記表等一併整理,單獨存檔作為社團聯合會系統人事檔案檔。
第八條 社團聯合會各部、各社團每月必須及時上交每月帳目開支表,由經費審查部核實並存檔作為社團聯合會系統財務檔案。
第九條 各部門須認真整理並妥善保管檔案,借用相關檔案的須經得相應部門同意,辦理手續後方可借用。
第十條 其它各部、社團及個人必須妥善保管並及時歸還所借檔案資料,檔案借閲期不得超過一週。
第十一條 主席團有權對檔案管理工作不定期進行檢查。
第十二條 本制度解釋權歸淮北師範大學信息學院學生社團聯合會,自通過之日起生效。
淮北師範大學信息學院學生社團會員證管理條例
第一條:本辦法根據我院學生社團實際情況,由學生社團聯合會制定。
第二條:會員證分級管理:
1、社團聯合會為全院各個學生社團會員證頒證單位,主要負責會員證的頒發、補發、註冊和回收工作。
2、各個學生社團主要負責頒證前的統計工作、頒證後的發放工作和活動記錄工作,日常管理工作。
第三條:會員證的使用:
1、會員證為協會會員的身份證明。
2、會員憑藉會員證參加本協會的活動。
3、會員憑藉會員證參加“優秀會員”的評選,活動記錄作為評選的主要依據之一。
4、會員可憑藉會員證享受大學生活動中心的一定優惠。
5、會員可優先參加社團聯合會所舉辦的全校性學生社團活動。
第四條:會員證的頒發:
1、經本人自願,承認本學生社團章程,加入淮北師範大學信息學院的學生社團,成為其會員 。
2、各個學生社團負責頒證前的統計工作並統一領取本社團會員證。
3、由會員自行填寫好會員證後,連同一張一寸照片上交社團負責人。
4、由各個學生社團負責對本協會會員證進行統一編號後,上交社團聯合會資格審查部部加蓋社團聯合會公章,進行統一的認證。
5、會員證認證後由各社團統一領取和發放。
第五條:會員證編號:
會員證具體編號規則如下:
第1、2位數字代表年級;
第3、4位字母代表學生社團名稱縮寫;
第5、6、7、8位數字為會員的數編號
第七條:會員證註冊與註銷:
1、會員證有效期為一年,每一學期註冊一次。
2、註冊期限為一個月,超過期限者不再給予註冊,未註冊者視為自動退會處理。
3、會員參加本協會的活動必須超過本協會總活動的60%,否則將被作自動退會處理,會員證由社團理事會收回註銷。(以活動記錄為準)
4、會員退出協會時須退還會員證,並進行註銷。
5、會員在學年內受社團內部警告以上處分或受校紀校規處分的取消會員資格,會員證由社團聯合會收回註銷。
第八條:會員證注意事項:
1、會員證不得轉借和私自塗改,有塗改現象視為作廢。
2、會員證如若遺失,須向本協會理事報告,待處理後再行補發。
3、會員證中活動記錄內容作為大學生素質拓展證書填充依據。
5、會員證不具備身份證明,抵押等用途,此類行為均視為無效。
6、會員證蓋章有效。
第九條:本細則由社團聯合會制訂並負責解釋。
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