外貿企業規章制度

外貿企業規章制度

一、工作時間管理：

1、正常上班與下班時間要按公司行政規定執行：

am：____：____-----am：____：____;

pm：____：____------pm：____：____。

2、鑑於外貿部門具有特殊的工作時間原因，涉及到與國外買家溝通的時間差，外貿業務員會自己利用晚上工作的時間，工作晚了次日上班時間可以遲些，但原則上不能超過10點。

無理由，或理由不充分未向上級申明的情況下私自離開公司者，交行政部以曠工處理。

二、部門行政管理制度：

1、不得無故遲到，或早退。

2、不得上班時間內大聲喧鬧，閒聊影響別人的工作。

3、不得做與工作無關的事，QQ、MSN等聊天工具可使用，如發現聊天現象者，重罰。

4、不得在公司規定的辦公區抽煙，發現者交行政部處理。

5、不得上非法網站。

如引起一切後果者由自己負責並交與行政部處罰。

6、不得在上班時間與其它部門的員工鬧意見及作非法舉動，情況嚴重者交與司法機關處理。

7、穿着要規範，不能與公司形象不相符與穿拖鞋上班。

8、按公司行政要求正常進行打卡，寫出門單等，無記錄者一律按曠工或早退處理。

風險提示： 實踐中，發生離職員工侵犯公司商業祕密時，爭議焦點往往不是員工有沒有義務保守公司的商業祕密，而是該祕密是不是構成受法律保護的“商業祕密”，以及單位如何提供證據證明離職員工實施了侵權行為及侵權造成的損失。

由於商業祕密侵權證據很難收集，或調查取證的成本非常高，往往導致單位對侵權行為束手無策。

企業在制定規章的時候可以約定通過保密協議，據此證明商業祕密的存在、證明企業對商業祕密採取了保護措施，一旦發生侵犯商業祕密的行為，便於舉證，有利於企業藉助法律手段保護自己的商業祕密，維護合法的權益。

9、按公司規定不得泄漏公司商業機密，如有發現交行政辦處理。

10、要遵守公司行政部所規定的公司員工準則。

以上各條為外貿部門的基本準則，如發現情況嚴重者將直接交與人事部，則其退出本部門。

三、部門請假管理制度：

1、不得口頭或電話進行請假，如特殊情況事後必須提供有效的證明，否則視為曠工。

2、請假者必須提前一天交納申請報告，三天內有部門經理批准。

超過五天以上必須上報總經理申報批准。

3、國家法定節日及婚假、喪假及產假或其它重大節日等，根據公司行政部門通知統一執行。

4、未請假離開公司三天以上者一律按離職處理，三天以內按曠工處理。

5、請假超過指定期限未回者一律通知部門經理及行政部，如果不通知都按第四項執行。

四、部門電話制度管理：

1、不得在上班時間內撥打私人電話，特別原因須經過申請。

2、一般電話的使用時間不能太長，特別原因必須跟上級主管説明情況。

3、在接到電話的時候必須用標準的中英文“你好，_______集團有限公司。

有什麼可以幫到你嗎?”

4、如接到電話的時候負責人不在必須留下聯絡方式，並交與專門負責人。

5、個人手機費用應用於工作範圍內可根據實際情況打單報銷。

6、外貿部門的國際長途的控制必須在標準以內，除特別原因必須向主管申請。

7、外貿部門可用MSN、Facebook等網絡電話免費軟件為公司控制成本。

五、出差管理制度：

1、任何出差行為都必須事先交納一份出差計劃和費用預算申請，由主管及財務部門核定，總經理審批。

2、出差國內各大展會時應由主管核實批准出差計劃及審核出差費用。

3、出差國外展會時，必須由主管、總經理，董事辦三方審核批准。

4、出差回來的前半日，或後半日可自行補休半天或一日時間作為調整時間。

5、出差回來後三日內必須提交出差總結報告及市場分析報告書。

六、銷售管理制度：

1、部門所有員工每天認真記錄當天的工作情況，當天完成所有工作的進度。

2、部門所有員工必須按時交周、月總結計劃表。

3、部門所有員工必須在月3號前交納上一月的銷售總結報告分析書。

4、部門所有員工必須按實填寫所有報告內容，發現做假者一律行政處分。

5、部門所有員工必須在月底前將收集客户信息資料，客户反饋信息表總結，下月計劃等相關報告交外貿主管存檔歸案。

風險提示： 企業規章制度也可以成為企業用工管理的證據，是公司內部的“法律”，但是並非制定的任何規 章制度都具有法律效力，只有依法制定的規章制度才具有法律效力。

勞動爭議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業舉證，所以企業制定和完善相關規章制度的時候，應該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據，以免在仲裁和訴訟時候出現舉證不能的後果。