企業規章制度制定程序

企業規章制度制定程序

鑑於勞動關係中勞動者和用人單位之間的從屬關係，用人單位依法制定的規章制度在勞動糾紛中可以起到類似於法律的效力。尤其是在公司辭退員工、處罰員工等糾紛中，由於國家法律法規對此類問題一般缺乏十分詳盡的規定，因而用人單位的規章制度在此起到了補充法律規定的作用。公司如何制定和執行規章制度，才能最大限度地起到維護經營秩序的作用?根據國家法律法規的規定和司法實踐中的一些習慣做法，向公司提出幾點參考意見：

一、公司規章制度的法律效力及產生效力的必要條件

(一)公司規章制度的法律效力

《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規定：用人單位根據《勞動法》第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，並已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。這條規定實際上賦予合法的公司規章制度以類似於法律的效力。

同時，《中華人民共和國勞動法》及勞動部相關規章都對公司的規章制度賦予類似的效力。如：《勞動法》第二十五條第二項規定“嚴重違反勞動紀律和用人單位規章制度的”公司可以隨時解除勞動合同;勞動部關於貫徹執行<中華人民共和國勞動法>若干問題的意見第87條規定: 勞動法第二十五條第(三)項中的“重大損害”，應由公司內部規章來規定。

(二)公司規章制度生效的必要條件

但並非公司制定的所有規章都能產生上述效力。根據上述最高法院的司法解釋，有效的公司規章必須具備三個條件：1經過民主程序制定;2內容不違反國家法律法規和政策規定;3已向勞動者公示。三個條件缺一不可。嘉定區法律顧問律師，勞動糾紛專業代理律師

二、制訂公司規章制度的合法程序

(一)規章的制訂程序

按照最高法院司法解釋的規定，在制訂公司規章制度中應通過“民主程序”。但怎樣操作，才算是“民主程序”，法律法規對此並無明確規定。司法實踐中一般認為，以下程序，可以視為“民主程序”：1召開職工大會或者職工代表大會通過;2由公司工會參與制訂;3如果既未召開職工大會或者職工代表大會，也未設立工會，則應通過適當方式，在制訂規章過程中使員工有提出意見、建議的權利，並且員工的建議和意見應充分反映在規章制訂過程中。

值得注意的，公司在採取上述方式制訂規章制度的過程中，應注意保留職工大會、工會或者員工參與制訂規章的證據。

(二)規章的公示

公司規章制度公示中最應注意的問題是：保留已經公示的證據。通常，以下方法可以達到這樣的效果：

1將規章交由每個員工閲讀，並且在閲讀後簽字確認。閲讀規章的簽字確認，可以通過製作表格進行登記，也可以製作單頁的聲明由員工簽字，內容包括員工確認“已經閲讀”並且承諾“遵守”。

2在廠區將規章內容公告，並且將公告的現場進行拍照、錄像等方式的記錄備案，並可由廠區的治安、物業管理等人員見證。

3召開職工大會公示，並以適當方式保留證據。

4委託工會公示，並保留證據。

(三)規章向勞動行政部門備案

用人單位的規章制度應當送交勞動行政部門審查備案的規定。但應當注意的是，公司規章制度生效及生效時間應以是否符合本文第一部分所述的三個條件為準，是否送交勞動行政部門審查備案，並不影響規章的效力;遇到勞動糾紛需要適用公司規章時，如果證明規章生效的三個條件存在一定困難，那麼，經過勞動行政部門審查和備案的程序在一定程度上能夠起到證明和使規章合法化的作用。

重慶市尚無相關規定。如果今後公司所在地的勞動行政部門對公司規章提供審查和備案服務，建議公司在規章制訂後送交勞動行政部門審查和備案。

三、公司規章的合法內容

(一)公司規章不得有違反法律強制性規定的內容

公司規章如果存在違反法律法規強制性規定的內容，這部分內容是無效的。如：某公司自行在規章中規定實行一星期六天工作制，自行規定低於勞動法規定標準的加班費支付標準，這樣的內容是無效的。

(二)公司規章應有罰則內容

公司規章旨在維護公司的正常經營秩序，規範員工的行為，因此，除有規範性的規定外，必須有相應的處罰規定。否則，規章就形同虛設，起不到實際效果。公司規章中可以規定的對於員工的處罰方式通常有：書面警告、記過、扣工資或獎金、降級或降職、降薪、停工、辭退，等等。

(三)公司規章對於辭退員工的規定

《勞動法》第二十五條第(二)項明確規定，勞動者嚴重違反勞動紀律或者用人單位規章制度的，用人單位可以隨時解除勞動合同。該條第(三)項規定，勞動者嚴重失職，造成用人單位利益重大損害的，用人單位可以隨時解除勞動合同。根據勞動部的相關解釋，這兩種情況下公司解除勞動合同(關係)不需要向勞動者支付經濟補償金，同時，勞動法律法規對是否屬“嚴重違反勞動紀律或者用人單位規章制度”或者是否屬“重大利益損害”，並無明確規定，應由公司規章加以規定。

公司規章制度對於上述辭退條件的具體規定，可視勞動者行為的具體情節，分若干種情形加以規定：

1單個嚴重違紀行為即可辭退。如規定：“員工不服從管理，毆打或者謾罵管理人員的，即予以辭退，公司不支付任何經濟補償金”。

2重複行為累計加重。如規定：“員工不服從合理工作分配，予以嚴重警告;再犯的，予以辭退，公司不支付任何經濟補償金”。

3一段時期內同類違紀行為合併加重。如規定：“員工遲到或早退半小時以內予以書面警告;一個月內累計遲到或者早退達10次以上者，予以辭退，公司不支付任何經濟補償金”。

4一段時間內多次處罰累計加重。如規定：“員工一個月內累計受到書面警告以上處罰3次以上的，予以辭退，公司不支付任何經濟補償金”。

(四)錄用員工過程中招錄條件的規定

根據《勞動法》第二十五條第(一)項規定，員工在試用期內被證明不符合錄用條件的，用人單位可以隨時解除勞動合同，並且不需要支付經濟補償金。公司援引這條規定辭退員工時，應當舉證證明員工“不符合錄用條件”。因此，事先製作、公佈及在事後保留“錄用條件”就顯得十分重要。這方面比較妥當的做法通常有：

1通過媒體等公佈招錄信息的，同時公佈招錄條件，並予以保存;

2通過中介招錄員工的，由中介組織在招錄條件上蓋章或者簽字確認，保留證據;

3自行招聘的，製作詳細的招錄條件，由被招錄員工閲讀並簽字確認;

4在雙方訂立的勞動合同中明確錄用條件。