畢業生檔案管理制度全文最新

為了更好地把畢業生檔案管理工作做好，根據上級主管部門制定檔案管理制度。下面是本站小編整理的畢業生檔案管理制度，歡迎閲讀。

畢業生檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為進一步加強學生檔案管理，實現檔案管理的制度化、規範化、科學化，提高檔案管理水平，維護檔案的真實性、嚴肅性，完善學校學生檔案管理服務體系，有效地建立、保護和利用檔案，充分發揮檔案在學生管理中的作用，保障學生正當權益。依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》及相關法律法規，結合學校實際，制訂本辦法。

第二條 學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生個人學習經歷、思想品德、專業技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學校考察、培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。

學生檔案管理工作，是貫徹執行黨的教育方針，為社會主義現代化建設培養、選拔、錄用人才服務的一項常規性基礎工作。

第三條 本辦法適用於我校各專業層次在校大學生。

第二章檔案管理機構、原則及其職責

第四條 全體在校大學生檔案由學務部檔案管理中心集中負責管理。

第五條 學生檔案管理堅持真實性、完整性、安全性、規範性原則，實行歸口負責和集中管理相結合。

第六條 學務部學生檔案管理職責：

(一)接收、鑑別和整理學生檔案材料;

(二)辦理學生檔案的查閲、借閲;

(三)辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生情況;

(四)做好學生檔案的安全、保密、保管工作;

(五)制定和完善學生檔案管理規章制度，做好學生檔案分析統計工作;

(六)辦理其它有關學生檔案事項。

第七條 院系及相關職能部門的職責：

(一)教務部、各院系要及時向學務部提交新生數據，以便對學生檔案進行接收、核對、編號和保存;

(二)各院系及各相關職能部門按照要求做好新生檔案、平時歸檔材料的收集、整理和移交工作。

(三)就業指導服務中心負責畢業生檔案管理及轉遞工作。

第三章 檔案的保管與保護

第八條 根據安全保密、便於查找的原則要求，對於學生檔案應嚴密、科學地保管，嚴防檔案的毀損、失散和泄密。

第九條 做好檔案室的防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作

(一)學生檔案要用鐵皮檔案櫃存放，要有防火、防潮、防高温、防盜、防光、防鼠等設施。 上述安全設施定期檢查。

(二)保持檔案室的清潔和室內適宜的温、濕度(温度要控制在攝氏14度-24度，相對濕度45-65%)。

第十條 學生檔案管理實行登記審批制度、統計制度和定期核對制度。

(一)學生檔案接收、查閲、存檔、轉遞嚴格實行登記審批。

(二)學務部對學生檔案進行詳細統計分析工作

(三)每學年新生入學一月後對檔案行進詳細核對，及時發現解決問題。

第四章 歸檔材料範圍及要求

第十一條 歸檔材料分類及內容

(一)招生材料：教務部提供的招生錄取材料(包括高中學籍材料，如高中畢業生登記表、學年鑑定表、大學聯考報名登記表、大學聯考體檢表等);

(二)學習材料：教務部提供的主修、選修、輔修等各科類成績單;

(三)學籍材料：教務部提供的休學、退學、轉學、轉專業、出國、死亡等材料證明;

(四)畢業材料：各院系和相關職能部門提供的實習鑑定表、學年鑑定表、畢業生登記表、學生體檢表、學位證明、畢業生就業報到證等各類材料;

(五)獎勵材料：各院系和相關職能部門提供的學生在校學習期間獲得的校級以上表彰獎勵活動中形成的各種材料(三好學生、優秀學生幹部、優秀團員、優秀團幹部、優秀畢業生、專項獎學金等評審證明材料如《獎勵審批表》);

(六)處分材料：學務部提供的學生在校期間違反校規、校紀，觸犯國家法律等形成的各類處分材料;

(七)貸款材料：學務部提供的國家助學貸款材料;

(八)組織材料：黨務辦公室和校團委提供的學生在校期間黨團材料;

(九)更正材料：相關部門提供的更改姓名、民族、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料，個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級批覆等材料;

(十)可供組織參考的其他材料。

第十二條 檔案材料的歸檔要求

(一)歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實;文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

(二)歸檔的材料，凡規定由組織審查蓋章的，必須有組織蓋章，規定要同本人見面的材料(如審查結論、複查結論、處分決定或意見、組織鑑定等)應有本人的簽字，特殊情況下，本人見面後未簽字的，可由組織註明。

(三)檔案材料須用紙張為十六開型(長260毫米，寬184毫米)或國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)的公文用紙，填寫時只能用碳素墨水或藍黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水書寫。

(四)歸檔材料應是原件，特殊情況存入複印件的，應在複印件上註明原件保管單位，並加蓋公章。

(五)歸檔材料必須註明學生姓名及學號，並按照學號的順序先後排放。

(六)學務部對不符合歸檔要求的學生檔案材料，有責任和權力對歸檔單位提出要求，予以改正後再歸檔。

(七)各類材料須經學務部審批登記後方可歸檔。

第五章 檔案材料移交和檔案的歸檔時間

第十三條 入學新生檔案均由各院系在開學後一個月內收集齊全，編學號並形成《新生檔案移交清單》(一式兩份)，按要求向學務部提交登記存檔。

第十四條 學生取得各類獎懲的原始材料及《休、復、轉學、轉專業證明》，應在形成文件下發後的一週內歸檔。

第十五條 學生校期間形成的各類學生人事檔案材料，根據工作完成並已形成材料的情況，隨時登記歸檔，，以保證檔案材料的完整。

第六章 檔案的利用

第十六條 查閲和借用檔案，應遵守的規定和原則：

(一)各院系只能查閲本院系的學生檔案。查閲學生檔案應出具介紹信，由部門負責人簽字，並加蓋所在單位公章經學務部審批同意方可查閲;外單位人員(用人單位或特殊情況)需要查閲學生檔案的，須持本單位介紹信、學院介紹信和有關身份證明，經主管校領導簽字同意方可查閲。在查閲學生檔案時，檔案管理員必須在場。

(二)查閲檔案的單位或個人不得擅自拍攝複製檔案的內容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經主管校領導批准，方可複製拍攝。

(三)學生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時，須説明理由，經主管校領導批准，並嚴格履行借出手續。借出時雙方要審核檔案中的材料，並簽字確認。借出時間一般不得超過7天(含休息日);借出檔案不得擅自轉借他人。

(四)查借閲學生檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁拆卸、塗改、圈劃、批註、抽取和撤換檔案材料。

(五)任何個人不得查閲或借用本人及其直系親屬的檔案。

(六)依據檔案材料中所記載事實，向有關部門出具證明時，不得出具有評論性意見的文字。

(七)所有檔案的查閲和借用必須進行詳細的登記記錄，嚴格審核查閲、借用者資質及審批手續。

第七章 檔案的轉遞

第十七條 學生畢業(結業、肄業)、轉學、退學、出國或死亡等學籍變動發生後，應當及時辦理檔案轉遞手續。

學生檔案在校外轉遞必須使用統一印製的專用檔案袋，經嚴格密封后通過機要郵局寄送、轉遞，必要時可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。

第十八條 在校內跨專業、跨院系轉學的學生，學籍管理部門應當在學生學籍變更後，及時將學生學籍變更通知書送達有關院系;有關院系在接到學生學籍變更通知書後，應及時開具證明來學務部重新編號整理存檔。

第十九條 轉到其他學校學習的學生，有關院系應當在接到學生轉學通知後及時開具證明，在學務部辦理學生檔案轉遞，填寫《檔案轉遞單》，按規定寄發或送交。通過機要郵局寄發的，自寄發之日起1個月未收到回執者，學務部應與檔案接收單位聯繫，加以確認。

第二十條 由其他學校轉入我校的學生，有關院系在收到學生檔案後要認真檢查驗收，經核對無誤後及時將回執寄回對方，並持相關證明前來學務部存檔。

第二十一條 畢業生檔案的轉遞工作，由就業指導服務中心按有關規定組織實施。

第二十二條 申請自費出國或主動申請退學的學生，其檔案由學校徵求學生本人意見後，按規定寄送至有關單位代管。

第二十三條 受退學、開除學籍處分的學生，其檔案由學校寄送至學生家庭所在地人事部門管理。

第二十四條 當年未報到入學的本科生新生，其檔案由學校轉回生源所在地招生部門。

第二十五條 因故失蹤、死亡的學生，或因學生出國等其他原因導致檔案無法轉遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年後轉寄回學生生源所在地。

第八章 法律責任

第二十六條 檔案管理員不準向無關人員談論有關學生檔案內容，嚴禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、塗改、銷燬檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違反《中華人民共和國保守祕密法》、《中華人民共和國檔案法》和《幹部檔案工作條例》、《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》的，視情節輕重，予以嚴肅處理直至追究相應法律責任。

第九章 附則

第二十七條 本辦法與現實行法律、法規、部門規章相牴觸的，以法律、法規、部門規章為準。現行法律、法規及政策未明確規定且本辦法未盡事項，以主管校領導批覆為準。

第二十八條 本辦法的解釋權歸學務部所有。 第二十九條 本辦法自公佈之日起實施。

畢業生檔案管理辦法

(修訂)

隨着我院辦學規模不斷擴大，辦學類型逐步增加，畢業生人數逐年增多，畢業生的檔案管理工作日益繁重，為了更好地把畢業生檔案管理工作做好，根據上級主管部門要求及我院實際，特制定本辦法。

一、檔案整理

1、提供檔案材料的部門應在6月底前把材料準備好，提供給各系(院)集中整理;

2、專科畢業生檔案必須有入學檔案(高中、中專檔案)、成績 單、畢業生登記表、就業報到證副本、體檢表;衞生類畢業生加裝實習報告。

3、中專畢業生檔案必須有入學檔案(檔案卡或學籍卡)、成績 單、畢業生登記表、報到證副本。

4、三二轉段畢業生檔案必須有入學檔案(檔案卡或學籍卡)、成績單、畢業生登記表、報到證副本、體檢表;衞生類畢業生加裝實習報告。

5、《畢業生登記表》的填寫，要嚴格按照“填表説明”的要求填寫，填表時間統一填為每年7月1日，在“學校組織意見”欄內蓋系(院)黨支部公章，最後到校企合作與就業指導中心蓋章，再裝入畢業生檔案袋。

6、每屆畢業生的檔案袋編號由校企合作與就業指導中心統一編 制公佈。

二、檔案驗收

1、畢業生離校前，各系(院)將集中整理好的畢業生檔案轉交校企合作與就業指導處驗收。確實不合格的檔案要報告不合格原因(缺少何種材料、是系部原因還是學生本人原因)，不合格檔案退回所在系(院)繼續整理。

2、嚴格控制不合格檔案數量。不合格檔案超過3%的系(院)將在年終考評中適當扣分。

3、嚴格按照檔案袋封面材料名稱和順序將袋內材料排序。

4、填寫畢業生檔案袋封面。在相應的位置填寫“檔案編號、姓名、性別、系、專業、生源地(具體到區縣)”，並對照原始檔案材料在“件數”欄內標明具體數量。

5、將學生檔案材料裝入對應的檔案袋中，並再次核對，防止漏放、錯放。

6、各系(院)將檔案以附表中檔案號按大中專分類分別排序。

三、檔案的寄送

1、已簽約的畢業生檔案直接寄送至用人單位;

2、已簽約，但用工單位不接收的檔案可寄送至生源地人事部門，或由學生直接辦理人事代理手續;

3、靈活就業或未就業的畢業生檔案寄送至生源地人事部門，或由學生直接辦理人事代理手續;

4、升學的畢業生檔案由所在系(院)提供詳細通信地址，由校企合作與就業指導中心統一寄發至錄取學校;

5、報到期內，畢業生檔案可以申請暫留系(院)，也可以由學生直接辦理人事代理手續;

6、除不合格檔案外，畢業生檔案不辦理留校手續。

7、寄送回生源地的檔案，由校企合作與就業指導中心統一按各生源地政策要求分裝轉遞。

四、工作要求：

1、各系(院)上報畢業生檔案時，需將《畢業生檔案編號登記表》用A4紙打印一份，加蓋系(院)公章，負責人在首頁公章處簽字，一併將電子表格報校企合作與就業指導中心;

2、檔案袋書寫要用黑色或藍黑色鋼筆或黑色中性筆，字體要公正、字跡清晰;

3、相關檔案材料整理配檔表見附件。未盡事宜另行通知。

五、該辦法由校企合作與就業指導處負責解釋。