公司行政專員崗位説明書

崗位名稱：行政專員

崗位編號：

所屬部門：行政人事部

崗位定員：1人

直接上級：行政人事經理

所轄人員：

直接下級：

【本職概述】公文管理、行政管理、設備、辦公用品管理、臨時交辦的各項任務。

【職責與工作任務】

職責一

職責表述：負責起草企業各項行政管理規章制度及業務報告

工作任務

1、根據公司發展，制定符合公司發展的各項行政管理制度，包括但不限於公文管理及流程、合同管理及流程、車輛管理及流程、辦公用品管理及流程等相關制度

2、就各項制度執行，跟蹤管理，提出可行性修改意見並完善

3、負責起草行政類合同，協調參與合同談判、簽約和履行流轉

職責二

職責表述：負責行政管理工作

工作任務

1、負責公司辦公場所基礎設施建設與管理工作，做好日常維護，並做好維修申報工作

2、負責公司證照年檢、備案、變更管理工作

3、負責公司會議的組織和聯繫工作，會議安排，檢查和會議紀要整理及執行情況

4、負責公司內外部房屋租賃事宜，包括租賃辦公場所事務、股東等住房房屋租賃事務

職責三

職責表述：辦公用品管理

工作任務

1、負責編制辦公用品管理制度及配置標準

2、收集辦公用品信息，參與辦公用品供方審核，建立辦公用品信息庫及採購渠道，進行辦公用品採購

3、按各部門：辦公用品申購計劃進行彙總、申購、領取、發放等工作

4、辦公用品的清點、統計，各部門：使用情況並整理存檔，做到帳實相符

5、編制辦公用品申領流程，審核辦公用品申請

職責四

職責職責表述：資產管理

工作任務

1、負責收集資產供應商信息，建立供應商名錄，進行購置資產價格調查，參與資產採購，不斷拓寬資產採購渠道

2、負責固定資產盤點、建立固定資產台帳，每月進行一次資產盤點工作

3、編制辦公資產申領流程，審核辦公資產申請單併合理配置

4、負責公司資產內部調撥使用的審核，做好資產調撥的記錄

5、負責辦理公司報廢資產處理事宜，協助財務部做好處理資產的賬務處理

6、負責公司實物資產的出入庫管理工作，填寫資產出入庫單，正確填寫資產編號：，出入庫數量及時間

7、負責建立辦公資產台賬

職責五

職責表述：行政費用管理

工作任務

1、負責編制公司行政費用總預算及各部門：行政費用預算，建立費用控制指標

2、負責每月底依據部門：行政費用預算表審核各部門：行政費用，對超預算費用項目，提出審核意見

3、負責公司各項涉及行政費用的統計登記工作，正確填寫歸屬科目，登記時間及發生部門：，數字核對無誤

4、行政費用月報表的統計，報部門：經理審核

5、負責行政費用控制指標合理分析及調整

6、負責建立行政類合同台賬，詳實記錄合同付款情況

職責六

職責表述：車輛管理

工作任務

1、編制、執行車輛管理制度及使用流程

2、負責車輛的調度管理，協調車輛使用情況

3、根據車輛管理制度，負責對車輛進行管理

4、定期或不定期檢查駕駛員交通違章記錄，監督落實處理結果

5、控制車輛油料、維修費用

職責七

職責表述：後勤服務管理及安全管理

工作任務

1、編制、組織、執行公司環境衞生管理制度

2、(不)定期檢查公司各部門：環境衞生情況，提出環境衞生整改意見

3、監管行政前台做好公司消防、安全管理工作

4、其他後勤服務工作

職責八

職責表述：企業文化及其他

工作任務

1、負責公司新聞、要事的彙編

2、負責組織員工文化活動，開展豐富多彩的員工活動

3、完成領導交代的其他工作

權限範圍：

1、對於各部門：之間制度不清、職責不明的問題有建議權

2、對任何損害公司利益的行為有制止權

3、對辦公設施的維護權、管理權

4、對公司的後勤服務管理情況的監督權、檢查權

5、監督資產使用情況，對提出資產合理配置有建議權

【工作協作關係】

內部協調關係

公司內部所有部門：及員工

政府有關部門：各有關採購供應商

【任職資格】

教育背景

學歷：

大學專科及以上學歷：

專業：

祕書、中文、公關、行政管理等相關專業：

培訓經歷：

相關專業：培訓及其他

經驗與專業：資格

經驗:

3年以上行政工作經驗

【能力與素質要求】

1、掌握企業行政管理知識及實踐應用，對房地產行業有深入的認識，具備綜合分析能力、應變能力、撰寫文書能力

2、做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業;工作細緻認真，謹慎細心、責任心強

3、具有很強的人際溝通協調能力，團隊意識強;較強的分析、解決問題能力，思路清晰，考慮問題細緻

4、熟練使用辦公軟件，辦公自動化設備

【工作條件】

辦公設備：計算機、一般辦公設備、網絡

工作環境：辦公室

職業安全：基本無危險，無職業病危險

時間特徵：正常工作時間，根據工作情況加班