2023年經典檔案管理制度（精選21篇）

2023年經典檔案管理制度 篇1

一、職責

1、公司檔案管理工作實行公司(含公司職能部門)、管理處和部門三級管理制度。

2、公司行政人事部經理、管理處經理、部門主管分別負責公司、管理處和部門檔案管理工作，分別對公司、管理處和部門工作過程中產生的文件資料及與本部門工作相關的其它文件進行管理和控制。所有檔案立卷、歸檔後分別由公司行政人事部和管理處統一實行管理。

3、公司財務檔案由公司財務部依據相關法律法規建立和完善，其立卷、歸檔、管理工作由公司財務部經理負責管理和控制。

二、管理內容與方法

1、立卷歸檔

公司應立卷、歸檔的文件資料包括：

⑴證照資料：包括營業執照、税務登記證、法人組織機構代碼證、收費監審證，以及公司開辦、年檢、變更等有關資料。

⑵規章制度：包括公司制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。

⑶行政資料：包括公司內部文件、總公司與各管理處往來文件，公司與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批覆等文件，公司與其它公司、單位和個人業務往來文件，公司發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。

⑷合同資料：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產生的有關資料。

⑸工程技術資料：包括公司工程技術項目實施過程中產生的設計、施工圖紙、設備資料等。

⑹照片、聲音資料：包括反映公司發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤資料。

⑺其他需歸檔的文件資料。

管理處應立卷、歸檔的文件資料包括：

⑴公示資料：包括公司營業執照、税務登記證、法人組織機構代碼證、收費監審證等有關證照資料，項目物業服務合同、管理規約、服務內容、服務標準等資料。

⑵規章制度：包括公司和管理處制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。

⑶客户資料：包括客户綜合、彙總資料等。

⑷物業資料：包括物業項目竣工總平面圖，單體建築、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;

包括共用設施設備清單及安裝、使用和維護包阿姨那個等技術資料;

包括供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等准許使用文件;

包括物業質量保修文件和物業使用説明文件;

包括物業服務所需的其它資料。

⑸服務資料：包括客户報修、維修和回訪記錄、徵求客户物業服務建議意見記錄、住宅裝飾裝修巡查記錄、客户繳費收費統計、記錄等客户服務資料;

包括房屋共用部位維修養護記錄、共用設施設備巡查維護保養維修記錄、突發設備故障演練記錄等工程服務資料;

包括秩序維護各崗位詢查檢查登記記錄、安全防範監控記錄、安防設施巡查檢查記錄、車輛機動有序通行和停泊記錄、治安和安全防範突發事件應急演練記錄等秩序維護服務資料;

包括消防安全巡查檢查記錄、消防安全整改通知、消防安全控制記錄、消防安全突發事件應急演練記錄等消防安全服務資料;

包括物業公共區域清潔保潔工作記錄、清潔保潔巡查檢查記錄、清潔衞生消毒消殺記錄等清潔保潔服務資料;

包括園林綠化養護管理服務資料等。

⑹行政資料：包括公司內部文件、總公司與各管理處往來文件，管理處與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批覆等文件，管理處與其它公司、單位和個人業務往來文件，管理處發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等資料。

⑺照片、聲音資料：包括反映管理處發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤等資料。

⑻其他需立卷、歸檔的文件資料。

部門應立卷、歸檔的文件資料：

管理處各部門應根據管理處應立卷、歸檔的文件資料結合各自物業服務實際建立、健全和完善物業服務檔案資料，認真做好各項物業服務管理工作台賬，並及時立卷和送交管理處歸檔管理。

部門因物業服務工作需要建立的檔案，其立卷、歸檔管理工作由各部門主管負責管理和控制。

客户資料，包括客户服務資料(如通知、合同、協議等)、客户裝修資料等由客户服務部分户立卷和歸檔，其立卷、歸檔管理工作由客户服務部主管負責管理和控制。

2、立卷歸檔要求

⑴各類文件應分別立卷，按年、按類裝訂成冊;

⑵文件的正文與附件、底稿等應歸案在一起，保持檔案資料的完整性;

⑶立卷歸檔的文件應便於查找;

⑷文件有標題的，應在目錄中列上標題。無標題的，應根據文件內容擬定標題，並標上方括號以示立卷人加的標題;

⑸案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚，對破損文件應加以裱糊;

⑹照片、聲像、磁盤檔案需用文字標明內容、時間、地點。

3、檔案的使用

⑴各部門因工作需要需查閲、借閲檔案，應經查閲人、借閲人主管領導批准;

⑵查閲、借閲檔案，要填寫查閲、借閲登記簿，查閲、借閲後應及時歸還。查閲人、借閲人對所查閲、借閲的檔案應妥善保管，防止遺失、泄密和污損，不得抽換、塗改、勾畫、拆散和轉借，不得擅自複製;

⑶外單位借閲、查閲公司檔案(含管理處檔案、部門檔案)，需經公司總經理同意。

4、檔案銷燬

⑴檔案保存期限，由公司行政人事部負責統一管理。專業性檔案(如財務檔案、工程技術檔案、客户檔案等)的保存期限按照國家有關制度執行;

⑵對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案管理部門負責人提出銷燬申請，報公司總經理批准;

⑶銷燬檔案時，應認真清點，由2名以上監銷人員監銷。監銷人員由公司行政人事部經理指定。銷燬後，由銷燬經辦人和監銷人員在銷燬記錄上簽字;

⑷對已銷燬文件，應制定目錄清冊存檔。

5、檔案管理

⑴公司、管理處應建立檔案登記、統計制度。檔案收進移出、銷燬必須在流水帳簿上登記;

⑵檔案管理人員離職或調職，必須與接任人員辦理移交手續;

⑶檔案管理人員對保存的檔案應根據需要進行全面或重點檢查，平時注意檔案的保存情況，發現問題，及時報告解決;

⑷檔案管理應注意防火、防黴、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，並注意温度適宜;

⑸立卷的檔案應分類放入檔案盒存放。

6、檔案移交

⑴由部門負責管理的檔案不移交，公司行政人事部、管理處定期對部門負責管理和控制的檔案進行檢查;

⑵由部門負責按年度立卷、歸檔的檔案資料，部門應在每個自然年度結束後1個月內，將立卷、歸檔的檔案資料交該檔案管理部門管理和控制;

⑶負責管理、控制和保管檔案的員工離職或調離工作崗位時，應將有關檔案資料按要求整組卷後，與行政人事部負責人、部門負責人一同進行檔案移交，移交給本部門負責人或接崗人;

⑷檔案移交時，移交人應填寫移交清單一式三份，交接雙方按清單核對交接，並在移交清單上簽字。移交清單由移交人、接交人、公司行政人事部或管理處各執一份。

三、責任

員工違反檔案管理制度有下列行為之一者，公司視情節輕重依據《員工手冊》給予處罰：

1、損壞、丟失公司檔案的;

2、擅自提供、銷燬公司檔案的;

3、塗改、偽造檔案的;

4、不按制度立卷、歸檔或不按期移交檔案的;

5、檔案管理人員玩忽職守，造成公司檔案損、損毀的;

6、其它嚴重影響檔案立卷、歸檔和管理的。

2023年經典檔案管理制度 篇2

一、文書類

1.黨羣組織工作文件材料

1.1本村黨組織(黨委、黨總支、黨支部)委員會會議記錄、黨員大會會議記錄、村“兩委”聯席(班子)會議記錄永久

1.2本村黨組織年度工作計劃、總結等材料永久

1.3本村黨組織關於機構設置、撤併、名稱更改、啟用和廢止印章的請示，上級批覆、通知、決定等材料永久

1.4本村黨務幹部任免、分工、考察、獎懲等材料永久

1.5本村黨組織換屆選舉候選人的請示、批覆和換屆選舉工作的通知、議程、報告、領導人講話、大會發言、選舉辦法、選舉結果、決議、上級批覆等材料永久

1.6本村黨員教育培訓、組織活動、黨性分析、民主評議等方面的計劃、總結、會議(活動)記錄、請示及上級的批覆永久

1.7本村發展新黨員，黨員轉正、延期、退黨，處置不合格黨員等方面的材料永久

1.8本村執行上級黨組織工作的決定、紀要、報告等材料

(1)重要的永久

(2)一般的30年

1.9本村黨組織、黨員名冊和年報表永久

1.10本村黨組織關係介紹信、通知書存根永久

1.11本村黨員交納黨費的清單、票據等永久

1.12本村先進集體、先進個人登記表，審批表，名冊及各種事跡材料

(1)受到縣級(含)以上表彰、獎勵的永久

(2)受到縣級以下表彰、獎勵的 30年

1.13本村黨員違法違紀的有關材料，處理意見和上級決定、批覆等材料

(1)受到警告(不含)以上處分的永久

(2)受到警告處分的30年

1.14本村紀檢、黨風廉政工作的計劃、總結、報告等材料30年

1.15本村開展政治思想、形勢教育、精神文明建設工作的計劃、總結等有關材料10年

1.16本村共青團組織發展、換屆選舉材料，團員名冊、組織關係介紹信及存根、團費繳納、年度統計表等材料永久

1.17本村團代會通知、議程、代表名單、開幕詞、報告、決定、選舉結果、閉幕詞等材料永久

1.18本村團組織、團員獲得表彰獎勵及違法違紀受到處分的請示、報告、批覆等材料永久

1.19本村工會年度工作計劃、總結，工會代表大會的通知、名單、議程、開幕詞、報告、決議、閉幕詞、選舉結果等材料永久

1.20本村工會幹部任免的請示、批覆，會議記錄，工會幹部、會員名冊及統計年報表等材料永久

1.21本村婦代會換屆選舉等材料永久

1.22本村計劃生育工作年度計劃、總結、統計表等材料永久

1.23本村獨生子女證申請表，育齡婦女生育多胎的申請表、審批表及超生調查報告、彙報、處罰決定等材料永久

1.24本村村民婚姻狀況證明存根等材料永久

1.25本村五好家庭、敬老愛幼模範、文明户、好婆婆、好媳婦等評選活動的材料30年

1.26上級發佈的本村民兵工作需要執行的文件材料10年

1.27本村普通民兵、基幹民兵登記表和花名冊永久

1.28本村兵役登記材料，現役軍人、退伍軍人情況登記表永久

2.村務管理文件材料

2.1本村村委會會議記錄、紀要、決議等材料永久

2.2本村村委會年度工作計劃、總結等材料永久

2.3本村村史、組織沿革、大事記等材料永久

2.4本村村委會換屆選舉工作的通知、選票、選舉結果、幹部任免等材料永久

2.5本村各類工作的請示、報告、彙報及上級的批覆等材料

(1)重要的永久

(2)一般的30年

2.6本村幹部、村民名冊，村辦股份公司股民名冊、各類技術人員名冊等永久

2.7 本村幹部的招聘、錄用、定級、調配、人員任免、離退、調動介紹信存根、工資表，農業村級協管員的聘書、合同或協議等材料永久

2.8本村和村內機構設置、更名、撤併及行政區劃與隸屬關係的變化，啟用、廢止印章等材料永久

2.9本村關於年終分配方案、工資福利、勞動保護的各種文件材料和參加社會養老保險人員名冊永久

2.10本村幹部、職工工資單及年終收益分配審批表、歸户結算表等材料永久

2.11本村關於房屋拆遷、土地徵用、村民房產、地產等材料，相關人員名冊等永久

2.12本村的村規民約等各種規章制度材料永久

2.13本村各種年度統計報表(包括農副工業生產年報，收益分配報表，土地、人口、户數等基本情況統計表等材料)永久

2.14本村各種保險材料、綜合治理、安全生產承包責任和各種案件、民事糾紛的調解協議、處理決定等材料永久

2.15本村信訪信件處理結果等材料

(1)有領導重要批示及處理結果的永久

(2)有處理結果的30年

(3)沒有處理結果的10年

2.16本村擁軍優屬、優撫救助等材料30年

2.17本村開展教育、衞生、合作醫療等工作的材料永久

2.18本村規劃、經濟建設及重大決策等材料永久

2.19本村公共設施管理、維修維護的材料永久

2.20本村生產管理、企業管理的年度工作計劃及總結和重大決策等材料永久

2.21本村財務管理的年度計劃、總結，有關財務審計情況材料永久

2.22本村工業、農業等相關税收徵收清冊和納税變動情況等材料永久

2.23本村各種經濟、人口普查統計表永久

2.24本村重大事故事件登記材料，調查處理意見、情況報告及善後工作中形成的材料永久

2.25本村創建文明小區、愛國衞生工作形成的材料30年

2.26 本村農業村級協管事項公開、協查工作記錄等材料30年

3.村級集體經濟組織經營管理文件材料

3.1本村經營管理中長期規劃和專項發展計劃等材料永久

3.2本村企業發展重大經營決策方案、規劃永久

3.3本村企業董事會會議記錄、紀要、決議等材料永久

3.4本村企業負責人對企業承包、租賃、任期目標責任等材料永久

3.5本村企業改制、轉制等各種法律證書等材料永久

3.6本村企業歷史沿革、大事記等材料永久

3.7本村集體經濟組織、所屬各企業年度工作計劃、總結等材料永久

3.8本村企業的設置、撤併、名稱更改、啟用和廢止印章的請示、批覆、通知等材料永久

3.9本村及所屬各企業的產權文件、土地使用證，各種集體財產合同、協議、委任書、公證書等法律文本、證書材料永久

3.10本村集體經濟組織章程，換屆選舉工作的通知、選舉結果等材料永久

3.11本村集體經濟組織成員(股東)名冊、股權登記簿永久

3.12 本村新辦公司、企業項目的申請和批覆及可行性報告、章程、合同、驗資、營業執照等材料永久

3.13本村有關工商企業管理執照的申報、登記、批覆以及違章違法被處理，經營不善歇業、破產等材料永久

3.14本村企業年度各種統計報表及經濟分析等材料永久

3.15本村有關物資供銷工作的合同、協議等材料30年

3.16本村有關經營活動的爭議、索賠、判決等材料永久

3.17本村企業合資、獨資、聯營招商的合同、協議等材料永久

3.18本村企業年度經營、銷售統計等報表

(1)重要的永久

(2)一般的10年

3.19本村企業工資計劃、工資總額、獎懲、年終分配方案等表冊永久

3.20本村企業物資管理、安全生產檢查、整改措施執行情況等材料永久

3.21本村企業環境保護等材料永久

3.22本村企業有關產品標準、國際質量認證等材料永久

3.23本村企業有關資產評估，資金、價格管理的審查、驗證材料永久

3.24本村企業有關經營、審計活動中形成的各項證明和結論材料永久

3.25本村有關產品市場調查、宣傳、廣告和用户服務等材料30年

3.26本村有關產品銷售等活動中形成的材料30年

3.27本村各類農業普查材料永久

3.28本村農作物規劃佈局，糧、棉、油多種經營實種面積、產量以及採、購、留、分配等材料永久

3.29本村科學種植、科學飼養的經驗總結及原始記錄永久

3.30本村“星火”“豐收”“火炬”計劃項目的申報、驗收材料永久

3.31本村農業植保、農機管理、水利建設等材料永久

3.32本村副業生產及上交任務的指標(畜、禽、蛋、魚、菌菇等)以及各項任務完成情況、年報、統計表等材料永久

3.33本村村辦副業項目材料30年

3.34本村關於土地批租、出讓、租賃有關材料永久

3.35本村農村集體產權制度改革實施方案、工作計劃、總結、彙報材料永久

3.36本村成立的農村集體產權制度改革工作領導小組、理事會、監事會等機構及組成人員名單永久

3.37本村農村集體產權制度改革工作領導小組、理事會、監事會工作職責及工作制度30年

3.38本村研究農村集體產權制度改革工作所形成的會議記錄、紀要、決議永久

3.39通過協商、招標、掛牌、拍賣等方式流轉農村土地承包經營權的文件材料永久

3.40農村集體產權制度改革的動員會、宣傳、培訓，上級領導檢查等形成的文件材料10年

3.41農村耕地保護、土地承包經營權、集體建設用地使用權台賬永久

3.42集體土地調查材料及統計表永久

3.43農村集體土地所有權、農村建設用地使用權、村民宅基地使用權等相關確權、登記、頒證的文件材料永久

3.44農村土地承包經營權登記申請書、變更登記申請書、登記簿、核准文件永久

3.45農村土地承包經營權流轉備案申請書、登記表和備案證明等材料永久

3.46農村土地承包經營權確權登記方案、登記冊、花名冊及審核材料永久

3.47農村土地使用權確權登記註冊情況公告、註冊表永久

3.48農村土地承包合同、土地承包經營權流轉合同、耕地保護合同永久

二、基建項目類

1.項目建議書、申請、報告及批覆等材料永久

2.可行性研究報告、論證意見、項目評估、調查報告等材料永久

3.項目設計任務書、計劃任務書或立項報告、批覆等材料永久

4.基建項目的會議記錄等材料永久

5.地質勘探合同、報告、記錄、説明等材料永久

6.徵用土地移民申請、報告、批覆、通知、許可證、使用證、用地範圍等材料永久

7.工程建設執照、防火、環保、防疫等審核通知單長期

8.工程建設招投標文件、會議紀要等材料長期

9.工程初步設計圖紙、概算、設計合同等材料長期

10.施工設計、説明、總平面圖、建設施工圖、給排水圖等專業圖紙長期

11.施工合同、協議，施工預決算，圖紙會審紀要、技術核定單、工程更改、材料代用、原材料質保書和全套竣工圖等材料永久

12.施工監理文件材料長期

13.水電安裝合同、協議，施工預決算，技術交底，圖紙會審，材料出廠證明和竣工圖等材料永久

14.項目竣工驗收申請、批覆，消防、環保、防疫、檔案等驗收記錄，基建財務結、決算，項目審計，項目竣工驗收證書等材料永久

三、設施設備類

1.設備儀器購置可行性研究報告、申請、批覆和購置儀器資金申請、批覆等材料長期

2.設施設備招投標文件、設備採購合同、購買協議等材料長期

3.設備儀器開箱驗收記錄、使用説明書、操作手冊、合格證、裝箱清單等材料長期

4.設備儀器安裝調試記錄、驗收報告、操作保養規定等材料長期

5.設備儀器運行、檢修、保養、事故處理等記錄材料長期

6.設施設備技術改造、升級改裝、革新改進等文件材料長期

7.設備儀器報廢申請、批覆、證明等材料長期

四、會計類

1.各類會計原始憑證、記賬憑證、彙總憑證30年

2.會計賬簿類

2.1銀行日記賬、現金日記賬30年

2.2總賬、明細賬、輔助賬簿30年

3.會計報表類

3.1年度財務報表永久

3.2年度財務決算表永久

3.3月、季度財務報表10年

4.其他類

4.1會計檔案移交清冊永久

4.2會計檔案保管清冊永久

4.3會計檔案銷燬清冊永久

五、照片類

1.上級領導來村視察、檢查工作的照片永久

2.國際友人、專家、學者等知名人士前來活動的照片永久

3.本村委會各種會議、重要活動形成的照片永久

4.本村委會各種產品、獎狀、證書、獎盃、錦旗等的拍攝照片永久

5.反映村容、廠貌、市政項目建設等的照片永久

6.新聞媒體刊登的反映本村情況的照片永久

2023年經典檔案管理制度 篇3

第一章 總則

第一條為加強交通檔案管理，提高檔案管理水平，更好地為交通事業發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，結合交通工作特點，制定本辦法。

第二條交通檔案是指交通系統行政、事業單位、社團組織(以下簡稱“各單位“)以及個人在工作中直接形成的、對本單位和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條各單位形成的檔案應由各單位檔案部門實行集中統一管理，不得由各承辦部門和個人分散保存。

第四條各單位應加強對檔案工作的領導，明確分管檔案工作的領導。有科技檔案的單位，應指定一位總工程師或技術負責人兼管此項工作。各單位應將檔案工作納入本單位總體發展規劃，納入單位管理、生產建設、科學研究和技術管理的規章制度中，納入分管領導的崗位職責和工作人員的崗位責任制中。

第二章 檔案管理體制、機構和任務

第五條在國家檔案行政管理部門統籌規劃，組織協調，統一制度、監督和指導下，交通檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。

交通部對其直屬單位的檔案工作實行業務領導;對各省、自治區、直轄市及計劃單列市交通廳(局、委)的科技檔案工作進行業務指導。

各單位檔案業務同時接受上級和同級檔案行政管理部門的監督和指導。

第六條交通部檔案管理部門的主要任務：

(一)貫徹執行國家關於檔案工作的方針、政策和法律、法規，結合交通檔案工作特點制定交通系統檔案工作的規章制度和行業標準規範;

(二)制定交通檔案工作的發展規劃，並組織實施;

(三)對交通系統檔案工作進行業務指導和檢查;

(四)對交通部機關各單位文件材料的歸檔工作進行業務指導，集中統一管理部機關及按規定進館的各類檔案，為部機關和交通系統提供服務，按規定向中央檔案館移交檔案;

(五)指導、協調交通專業檔案協作組的活動，總結交流檔案工作經驗，組織交通檔案專業學術理論探討、研究;

(六)組織交通系統有關單位檔案幹部業務培訓;

(七)組織學習、研究和推廣檔案管理的先進技術、方法和經驗，推動交通檔案管理的現代化;

(八)組織並參加國家重點建設工程項目竣工文件材料驗收;

(九)制定交通部檔案館檔案進館範圍的規定，並報國家檔案局備案;接收交通系統有關單位的檔案進館。

第七條各單位應設立與本單位檔案工作相適應的檔案管理部門，或設專人負責檔案管理工作。具體職責是：

(一)貫徹執行國家有關檔案的法律、法規和部頒標準規範，制定本單位檔案管理規章制度、實施細則;

(二)對所屬單位的檔案工作進行監督和指導;

(三)對本單位的歸檔工作進行指導，集中統一管理本單位的檔案;

(四)積極開發檔案信息資源，編制檢索工具，彙編文件資料，做好檔案利用工作;

(五)會同本單位有關業務部門對已超過保管期限的檔案進行鑑定;

(六)學習、研究和採用新技術，推進檔案管理的現代化;

(七)參加工程竣工、科研成果評審鑑定和設備、儀器開箱的文件材料驗收工作;

(八)培訓本系統有關單位檔案工作人員，交流檔案工作經驗;

(九)根據交通部檔案?館檔案進館範圍的規定，組織向交通部檔案館移交檔案

(十).組織完成上級檔案部門交辦的檔案業務工作。

第三章 檔案工作人員的條件與職責

第八條各單位應依據國家有關規定和實際需要，配備檔案工作人員，並保持檔案工作人員的相對穩定。

檔案工作人員應當熟悉檔案專業理論知識，熟悉交通業務和本單位業務範圍;忠於職守，遵守紀律;身體健康，一般應具有大專以上文化程度和一定專業知識。負責管理黨組織檔案的工作人員必須是共產黨員，符合機要人員條件。

檔案管理處、科、室、館的負責人，一般應由具有館員(或者相當於館員)以上專業技術職務的人員擔任。

檔案工作人員的職務、職稱的評定和晉升，業務能力的考核，應按照國家有關規定執行，並享有專業人員的同等待遇。

第九條檔案工作人員的主要職責：

(一)貫徹執行檔案工作的各項規章制度，掌握檔案管理現代化技術;

(二)指導相關部門做好文件材料的收集、整理等歸檔工作，提高檔案質量;

(三)做好檔案的收集、整理、鑑定、登記和統計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況;

(四)保護檔案的安全，做好防護工作;

(五)開展檔案業務指導工作，並採取各種有效措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作;

(六)做好檔案利用服務工作，編制適用檢索工具，迅速準確地查調檔案，彙編檔案資料;

(七)遵守保密制度。未經批准，不得利用職權擅自擴大檔案的利用範圍，不得泄露檔案的機密內容，確保檔案的安全。

第四章 文件材料的歸檔

第十條各單位應建立、健全文件材料的歸檔制度。

凡本單位各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文書處理部門或文件材料形成部門按照交通部發布的有關檔案質量標準的規定和要求進行整理，並定期向檔案部門歸檔。

各省、自治區、直轄市及計劃單列市交通廳(局、委)的科技檔案，應執行交通行業科技檔案管理制度、規範、標準。

第十一條 電子文件在歸檔移交前，歸檔與接收部門均應對歸檔電子文件的載體及技術環境進行檢測，確保載體的安全利用。

第十二條 文書檔案一般應在第二年上半年向檔案部門歸檔;科技檔案應按不同類別及專業特點進行歸檔;聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結束後兩個月內由會議主辦單位負責歸檔。交接雙方應對歸檔的文件材料進行檢查、清點、核對，並履行移交簽字蓋章手續。

第五章 檔案的管理

第十三條 各單位的檔案，應作為一個全宗進行整理和保管。

一個全宗內的文書檔案，可根據本單位的實際情況，按年度、機構、問題、保管期限等方式排列。

科技檔案應按不同類別、項目分別上架排列。

第十四條 各單位應設檔案保管專用庫房，繪製庫藏檔案存放示意圖，配置必要的設備，認真做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等工作。堅持庫房檢查制度和庫房温濕度記錄制度，嚴格控制庫房的温濕度，確保檔案的安全。

第十五條 檔案庫房(含膠片庫、磁帶庫、磁盤庫)的温度應控制在14攝氏度_24攝氏度，相對濕度應控制在45—60%。保存母片的膠片庫温度應控制在13攝氏度—15攝氏度，相對濕度應控制在35—45%。

第十六條 檔案管理人員，應着工作服、戴潔淨手套操作，防止汗漬、細菌等有害物污染檔案。

第十七條 檔案部門應建立庫存檔案和設備定期檢查制度，並做好檢查記錄。對破損、字跡模糊或變質的檔案，應及時修補或複製;對庫存檔案發現可疑情況或者發生意外事故，應及時進行檢查，並將檢查的結果立即向單位領導報告。

第十八條 檔案部門應建立接收、移出檔案總登記簿，及時對接收和移出的檔案分別進行登記。按照要求，準確編制交通檔案工作基本情況統計年報，於次年2月底報送交通部檔案館。

第十九條 檔案部門應按檔案的保管期限，定期用直接鑑定法對檔案進行鑑定。文書檔案的鑑定工作應在分管領導或機關辦公廳(室)主任的領導下，由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組共同進行。科技檔案的鑑定工作，要在總工程師或科學技術負責人的領導下，由檔案人員和科技人員共同進行。

第二十條 鑑定工作結束後，應由檔案部門提出檔案鑑定報告，編寫檔案銷燬清冊，經本單位分管領導簽字批准後，方予銷燬，並報上級檔案部門備案。銷燬檔案實行兩人監銷制，監銷人應在檔案銷燬清冊上簽字。未經鑑定和批准，不得銷燬任何檔案。

第二十一條 檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好檔案的交接手續。

第六章 檔案的利用

第二十二條 各單位應積極開展檔案利用工作，編制適用的檢索工具;開展檔案的編研工作，為行政管理、生產建設、經營管理和科研教育等提供檔案信息服務。

彙編的檔案資料如需印發或出版，應經本單位領導批准，並報上級行政主管部門備案。

第二十三條 各單位檔案部門應設立檔案閲覽室，健全檔案借閲和複製、複印制度，嚴格履行檔案借閲手續。

第二十四條 外單位借用本單位一般檔案時，必須持有單位的介紹信(介紹信中應説明借用檔案人員的政治面貌，借用的範圍和用途)，經檔案形成部門同意後方可借閲。重要的檔案應經辦公廳(室)主任或單位負責人批准。

第二十五條 聲像檔案實行兩套制，以複製件提供利用。借出的聲像檔案不得轉借他人或擅自複製。

第二十六條 對電子文件採用網絡的方式利用時，應採取身份認證、權限控制等安全保密措施，並遵守有關的借閲規定。

第二十七條 根據檔案材料縮微、抄錄、複製、複印的材料，經檔案部門核對無誤後，加蓋檔案部門。檔案材料證明專用章。

第二十八條 本單位工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案為15天，科技檔案為1個月，聲像及其不同載體檔案借閲期為7天。若因特殊情況需延長借期，應到檔案部門辦理續借手續，續借期限同上述期限。

第二十九條 因借用檔案解決重大阿題，併產生較大的經濟效益和社會效益的，應填寫檔案利用效果登記表。

第三十條 借用檔案的人員，對所借檔案要負安全、保密之責，不得損毀、丟失和抽取、拆散，不得自行轉借、翻印，嚴禁在文件上塗改和作任何文字標記。

第三十一條 各單位檔案部門應遵守《中華人民共和國保守國家祕密法》，認真貫徹執行國家、交通部的保密法規，做好保密工作。檔案部門在收到保密委員會和有關部門關於檔案解密的通知後，應及時調整密級。

第七章 檔案的移交

第三十二條 交通系統重要的科技檔案，應按規定向交通部檔案館移交。

第三十三條 凡合併、撤銷機構，應根據國家有關規定將本機構全部檔案進行認真整理，不得分散，並按下列辦法進行處理：

(一)撤銷機構的檔案，應向上級主管部門進行移交或交由主管機關代管;

(二)撤銷機構的業務劃歸幾個單位或部門的，原機構的檔案材料不得分散，可由其中一個單位代管或向上級主管部門移交;

(三)一個機關併入另一個機關或幾個機關合併為一個新的機關，其檔案材料應移交合並後的機關代管或向上級主管部門移交;

(四)一個機關內一部分業務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接收機關，如果接收機關需要利用，可以借閲或複製;

(五)機關撤銷或者合併時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關繼續處理，並作為新的機關的檔案加以保存;

(六)一個機關改變隸屬關係，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統一管理;

(七)各種臨時工作機構撤銷時，其檔案應向主管機關移交。

第八章 附則

第三十四條 本辦法由交通部負責解釋。

第三十五條 本辦法自20__年11月1日起施行。交通部、國家檔案局1992年1月9日頒發的《交通檔案管理辦法》(交辦發(1992)89號)同時廢止。

2023年經典檔案管理制度 篇4

第一條 為了加強農村檔案工作, 規範村級檔案管理，服務新形勢下的農村工作，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農業法》和國家有關規定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織等(以下簡稱村級組織)在黨組織建設、村民自治、生產經營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進行的收集、整理、保管、鑑定、利用等工作。

第四條 村級檔案工作實行統一領導、集中管理、安全方便的原則。

村級組織應將檔案工作作為村級工作的重要事項，健全相應的工作制度，明確領導、健全機制、保障經費，確保檔案的真實、完整、規範和安全。

第五條 村級檔案工作在業務上接受鄉鎮人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農業部門和相關部門的監督和指導。

第六條 村級組織應當指定專人負責檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應當設立專用檔案櫃和檔案庫房集中管理檔案。

檔案管理人員應當具有良好的政治素質，遵紀守法，忠於職守，具備相應的檔案管理知識，並經過一定的檔案業務培訓。

第七條 村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應當按照要求規範整理後歸檔，任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

縣級檔案行政管理部門可以依據《村級文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表》(見附件)的規定，制定符合本地實際的村級文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表。

第八條 村級檔案一般包括文書、基建項目、設施設備、會計、音像、實物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時間如下：

(一)文書類應當按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-20__)或者《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-20__)的要求進行整理，於次年上半年歸檔。

(二)基建項目類應當按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20__)，並參照《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規範》(DA/T 28-20__)的有關規定及時整理歸檔。

(三)設施設備類應當在開箱驗收後即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行收集管理。

(四)會計類應當按照《會計檔案管理辦法》(財政部 國家檔案局令第79號)的要求進行收集整理，在會計年度終了後於次年3月底之前歸檔。

(五)照片應當按照《照片檔案管理規範》(GB/T 11821-20__)、《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T 50-20__)整理，由拍攝者在拍攝後1個月內將照片原圖連同文字説明一併歸檔。

(六)電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T 18894-20__)收集歸檔並管理。

(七)實物和其他門類按照檔案工作有關規定及時歸檔。

第九條 檔案製成材料和裝訂材料應當符合檔案保護的要求。

第十條 檔案庫房應當採取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高温、防有害生物等措施。

檔案管理人員應當定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

第十一條 不具備檔案安全保管條件的，應當將檔案交由鄉鎮檔案機構代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。

第十二條 村級組織換屆選舉後10日內，應當履行檔案交接手續。必要時可以在選舉前將檔案暫存鄉鎮政府。村以及村民小組在設立、撤銷、範圍調整時，應當將檔案妥善移交。

檔案工作人員離任時應當進行檔案移交，履行交接手續，防止檔案散失。

第十三條 銷燬已達到保管期限的檔案時，應當成立檔案鑑定工作小組及時進行鑑定。

鑑定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員(或者村民代表)組成，鑑定後應當形成檔案鑑定報告。對失去保存價值的檔案，應當清點核對並編制檔案銷燬清冊，經過必要的審批手續後按照規定銷燬。

禁止擅自銷燬檔案。村級檔案銷燬清冊應當永久保存。

第十四條 村級檔案工作應當積極推進檔案信息化建設，配備必要的設施設備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數據庫，逐步實現檔案的信息網絡共享。

第十五條 村級檔案工作應當建立檔案查閲利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務。查閲檔案要遵守利用規定、履行查閲手續，不得有塗改、損毀、調換、抽取檔案等行為。

檔案管理人員應當圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作，如編寫村史、村志、大事記等。

第十六條 對在村級檔案工作中作出突出貢獻的村幹部、檔案工作人員和其他組織、個人，由各級人民政府、檔案行政管理部門及相關單位給予表彰和獎勵。

第十七條 各省(自治區、直轄市)、新疆生產建設兵團檔案行政管理部門商同級民政部門和農業部門，可以結合本辦法和本地實際，制定實施辦法及細則。

第十八條 本辦法由國家檔案局、民政部、農業部負責解釋。

第十九條 本辦法自20__年1月1日起施行。

附件：村級文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表附件

2023年經典檔案管理制度 篇5

第一章 總則

第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。

第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。

第二章 檔案歸檔

第四條 歸檔範圍

(一)

(二) 通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、註冊申報資料等。 工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理 (變更、進度控制、質量控制)、工程驗收、工程報批資料等。

(三) 合同：原輔料採購、設備採購、工程基建、技術轉移、委託合同、設計 合同、其他合同。

(四) 設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備;生產部設備、工程部設 備、QC部設備等。

(五)

(六) 員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。 計量：化測類、力質類、温濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、 流量類等，設備內部校驗記錄歸於設備檔案中。

(七) 產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白 批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告(含送檢或抽檢)、產品重大質量事故資料等。

(八)

(九)

(十) 檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷燬記錄、 盤存表、温濕度記錄、物料請驗單等;

(十二) 批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標準操作規程。

(十四) 驗證文件：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產設備驗證、QC設備驗證、 工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。

(十五) 行政類文件：

行政法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標 準、規章規程等;

各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批覆;

各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、税務登記證、 土地證、房產證、商標註冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等; 人事任命、勞動糾紛等;

各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備説明書、 保修卡等;

所有加蓋公章的文件複印件;

在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。

第五條 歸檔時間

(一) 各類證照、批件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件複印 件須於文件產生的24小時(一個工作日)內到檔案室辦理歸檔手續;

(二) 設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨 時歸檔;

(三) 員工培訓類資料按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續;

(四) 計量類資料按半年歸檔，於每年5月25日之後6月5日之前、11月25 日之後12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;

(五) 供應商檔案按年度歸檔，於每年1月25日之後2月5日之前將上一年的

資料到檔案室辦理歸檔手續; (六) (七) 手續; (八)

驗證文件隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，於每年1月25 記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;

批記錄文件按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理歸檔

日之後2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續; (九) (十)

其他文件每週一集中歸檔一次。

未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，並根據情節

輕重予以相應處理。

第六條 歸檔份數 (一) (二)

原件全部歸檔，並註明份數、出處。

使用頻繁的檔案，各使用部門應複印留存自用。

第七條 歸檔要求 (一) (二) (三) (四)

由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。 對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。 文件必須通過系統整理後再歸檔。

文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認後方可歸檔。

第八條 歸檔手續

各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。

第三章 檔案的收集與整理

第九條 檔案的收集 (一)

由各部門指派專人，每週一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，並進行分類、排列、編目後移交檔案室。

(二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、

全面的整理。 (三)

收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

第十條 檔案的整理

(一) (二)

檔案採用按類別分類的方式，做到層次分明，便於保管和利用。 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，並做電子目錄方便日後檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體説明如下：

7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案櫃號。 、4位為二級分類的編號。 、2位為一級分類的英文縮寫。

第四章 檔案建檔

第十一條 分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號，於文件歸檔的當天入庫，並建立《檔案明細台賬》。 第十二條 檔案專用章

所有歸檔的複印件及歸檔原件產生的複印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的複印件視同原件使用，檔案專用章置於檔案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置於檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。 第十四條 檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應關係的電子版檢索目錄，並定期核對。

第十五條 電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一併建檔備份。

第五章 檔案使用和歸還

第十六條 檔案使用 (一)

文件複印：由使用人填寫《檔案複印登記薄》，一般性文件經部門負責人批准，重要文件同時報分管副總批准，由檔案員複印、提供。

(二)

借出已加蓋檔案專用章的複印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准;十日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。

(三)

借閲原始文件：由使用人填寫《檔案借閲登記薄》，經部門負責人批准，於檔案室指定的地點查閲，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准。

(四)

借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批准，總經辦會籤;五個工作日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續;原件借出後不再歸還的，須經分管副總、總經理批准，總經辦會籤，檔案室保留複印件備查;

(五)外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批准後方可使用。

(六)

按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記並簽字確認方可使用檔案;違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。

第十七條 檔案歸還 (一)

檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤後，應在《檔案借出登記薄》登記，並由使用人和檔案員分別簽字確認。

(二)

發生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失

的，由使用人全部承擔，並根據情節輕重予以相應處理。

(三)檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。

第十八條 檔案保管與檢查

(一)

公司各類應歸檔文件應集中於檔案室管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷燬或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。

(二)

每月底，總經辦負責人將對檔案室的資料進行抽查;每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，並填寫《檔案清查記錄》。

(三)

檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。

第六章 檔案保管期限和銷燬

第二十條 檔案的銷燬 (一)

對需要進行銷燬處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷燬申請表》，並製作

《檔案銷燬清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷燬檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑑定的情況和銷燬的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意後，方可銷燬。

(二)

由檔案員進行檔案銷燬，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案

銷燬須協同保衞部門共同處理。

(三)

檔案銷燬時檔案員要在銷燬清冊上“銷燬情況”一欄註明“已銷燬”字

樣和日期，監銷人員要在銷燬清冊上簽字確認。

2023年經典檔案管理制度 篇6

當前事業單位人事檔案管理工作存在的問題

隨着經濟技術的發展，事業單位人事檔案管理需要進行改革來適應新形勢的發展，朝着制度化、科學、合理的方向去發展，但事業單位在人事檔案管理等工作中也存在一些問題需要解決。事業單位對人事檔案不夠重視

事業單位中人事檔案管理工作較為繁瑣，需職工對其進行長期的維護，但效果不怎麼好，導致大部分事業單位對人事檔案的管理都不重視，覺得人事檔案管理就是將職工的信息進行登錄並整理就可以了，後期並沒有起到多大的作用，導致職工工作散漫，沒有積極性，這樣嚴重阻礙了人事檔案的發展，對事業單位的發展也沒有起到服務作用。

管理人員專業水平需要提高事業單位由於對人事檔案的管理工作不夠重視，導致管理人員的專業性不夠強，甚至是非專業出身，那麼對人事檔案管理的專業性知識則嚴重缺乏。人員調動過程中，新任的檔案管理人員自學能力差，工作中存在一定的畏懼情緒，人事檔案業務主管部門組織舉辦系統專業的知識培訓較少，傳、幫、帶和銜接工作不到位。同時職工對檔案的相關要求及材料的收集、整理之類的都不太瞭解，導致難以滿足崗位的需求，使得人事檔案管理工作並不到位。檔案管理工作中人員及專項經費缺乏由於在事業單位中存在着編制緊缺的情況，所以經常出現串崗及一人多崗的狀況，這嚴重阻礙了檔案管理的發展。同時檔案管理的專項經費也缺乏，導致檔案管理的保密工作做得不到位，有的直接將檔案存放在辦公室，有的將辦公室隔出一部分來存放檔案，這嚴重阻礙了人事檔案管理的發展。

提高事業單位人事檔案管理的措施

加強人事檔案管理工作事業單位需充分認識到人事檔案的重要性，並在思想上進行轉變來不斷地學習。單位領導要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，加大對檔案管理工作的各項投入，做好檔案管理這個基礎性工作，才能為各項工作的順利進行提供有力保障。同時，事業單位的職工也需端正工作態度，瞭解檔案管理的重要性，保持良好的管理態度，來促進管理工作的發展。專業培訓促進管理髮展通過培訓來提高職工的專業水平以及職業素養，實現事業單位人事檔案管理水平的進一步發展。隨着我國經濟技術的發展，事業單位在不斷地改革，在改革的過程中職工的素養、專業水平及技能等都在不斷的改革，只為了促進事業單位的發展。那麼在事業單位中，根據需要來對人事檔案管理進行專項的培訓，通過多種方式促進知識的吸收，提升自身的水平。加強檔案管理的信息化建設想要很好地發展人事檔案管理，就需從各個方面來入手，將各個方向都進行加強。加強檔案的信息化轉換，來減輕檔案儲存及搜索的難度，並逐漸用電子版代替紙質版，以便於資料的收集。同時，各部門也需做好信息化轉換工作，共同完成信息化的建設。隨着經濟的發展，事業單位中人事檔案的管理工作也在進行改善，將管理工作中存在的問題進行改善，通過合理科學的措施解決。規範檔案管理工作，提升職工的專業水平以及職業態度，在良好的環境中來做好這份管理工作，並結合事業單位的實際情況來進行檔案的管理工作，各個部門也相互配合，一起來促進單位人事檔案管理的發展，這對職工後期的相關憑證也有幫助。

2023年經典檔案管理制度 篇7

安全檔案的建立、完善和管理，是安全管理工作的重要 組成部分。學校應根據實際情況建立安全工作計劃部署檔 案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安 全檔案的管理工作，由朱寶雙老師統一管理負責。安全檔案 應包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應包括 以下內容：

(一)年度安全工作計劃、部署，各種安全文件資料。

(二)單位基本概況，重點部位情況。

(三)安全責任人、管理人、安全員崗位職責。

(四)各種安全制度。

(五)各種安全設施、器材情況。

(六)其他與安全有關的情況。

安全管理情況應包括以下內容：

(一)安全設施、器材定期檢查記錄，維修保養的記錄。

(二)安全隱患及其整改情況的記錄。

(三)安全檢查、巡查記錄。

(四)安全宣傳教育培訓記錄。

(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。

(六)獎懲情況記錄。

(七)其他有關安全管理的情況。 學校資金安全管理制度;(漢正國小);為了規範學校財務行為，加強財務管理，建立健全資金;一、嚴格執行現金管理制度，按規定辦理銀行和現金收;

二、嚴格審核原始單據的合法性;三、凡屬購買的固定資產、圖書、儀器設備等，必須由;四、所有原始憑證必須由當事人、分管領導、校長簽字;五、根據上級規定，凡屬政府採購的項目，需事先編制;六、學校大型基建費年初編制預算，項目完成。

2023年經典檔案管理制度 篇8

第一條 為了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規,制定本辦法。

第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監督和指導。

縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作,並對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。

第五條 單位應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑑定銷燬等管理制度,採取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委託具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。

第六條 下列會計資料應當進行歸檔:

(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;

(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料,包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、納税申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊、會計檔案鑑定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第八條 同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬於歸檔範圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:

(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審籤程序;

(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關係;

(四)採取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔範圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。

第十一條 當年形成的會計檔案,在會計年度終了後,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,並按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一併移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一併移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閲、複製、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。

單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,並在規定時間內歸還。

第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

會計檔案的保管期限,從會計年度終了後的第一天算起。

第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行,本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑑定,並形成會計檔案鑑定意見書。經鑑定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷燬。

第十七條 會計檔案鑑定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

第十八條 經鑑定可以銷燬的會計檔案,應當按照以下程序銷燬:

(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷燬清冊,列明擬銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷燬時間等內容。

(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。

(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷燬工作,並與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷燬前,應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷燬後,應當在會計檔案銷燬清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷燬還應當符合國家有關電子檔案的規定,並由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷燬,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑑定意見書、會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止或辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規定處置。

第二十一條 單位分立後原單位存續的,其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管,其他方可以查閲、複製與其業務相關的會計檔案。

單位分立後原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商後由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置,各方可以查閲、複製與其業務相關的會計檔案。

單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,並按照規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以查閲、複製與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務單位保存,並按照規定辦理交接手續。

第二十二條 單位合併後原各單位解散或者一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合併後的單位統一保管。單位合併後原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算後及時移交,並按照規定辦理交接手續。

第二十四條 單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,並由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢後,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應當與其元數據一併移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一併移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

第二十五條 單位的會計檔案及其複製件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規定執行。

第二十六條 單位委託中介機構代理記賬的,應當在簽訂的書面委託合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。

第二十七條 違反本辦法規定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。

第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商户,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑑定銷燬等參照本辦法執行。

第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產建設兵團財務局、檔案局,國務院各業務主管部門,中國人民解放軍總後勤部,可以根據本辦法制定具體實施辦法。

第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋,自20__年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發佈的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。

附表：1.企業和其他組織會計檔案保管期限表

2.財政總預算、行政單位、事業單位和税收會計檔案保管期限表

2023年經典檔案管理制度 篇9

建立和健全安全生產檔案制度是安全生產管理基礎工作之一，也是檢查考核落實安全生產責任制的資料依據，同時它為安全生產管理工作提供分析、研究資料，從而能夠掌握安全動態，以便每個時期的安全生產工作進行目標管理，達到預測、預報、預防事故的目的，安全生產檔案資料也是現代安全生產管理基礎。為此，安全生產檔案資料工作越來越引起重視，並對資料分類進行規範化、標準化的研究。我公司創建了安全生產管理基礎檔案資料，主要有以下幾個方面的內容要求。

一、安全生產組織機構

公司成立安全生產領導小組及專職安全生產管理部門，安全生產領導小組領導成員要有具體分管安全生產的領導。以上組織機構都要用項目部內部的文件形式發佈並存檔案備案。

二、安全生產責任制度

安全生產領導小組根據國家和上級有關安全生產法規、指令和要求，結合公司的實際情況建立安全生產責任制。在建立健全安全生產責任制的基礎上制定安全生產各項規章制度，同時根據本公司的從業情況，制定各工種的安全技術操作規程。

三、安全生產目標管理制度

制定安全生產管理目標。要將安全生產責任目標分解建立考核規定和考核辦法。

四、安全生產考核制度

制定安全生產考核制度。安全生產考核制度要有安全生產技術措施，專業性較強的考核內容。安全生產規範流程的制訂，操作船舶嚴格遵守規範流程執行。

五、安全生產檢查制度

安全生產領導小組制定安全生產檢查制度，檢查要有記錄。安全生產檢查中發現的事故隱患要有整改通知書，整改完後要有檢查記錄。安全生產檢查評分表格要歸檔。

六、安全生產宣傳、教育培訓制度

碼頭及辦公等區域的安全生產宣傳標牌、標誌佈置等，除有書面記載外，還採用攝影攝像進行記錄歸檔。安全生產領導小組要制定安全生產教育制度，新員工入場前的三級安全教育、變換工種的安全教育、各工種工人的安全技術操作規程的培訓、特種作業人員要經過培訓取證、施工管理人員的定期安全技術培訓、專職安全員的專業培訓與考核等，都要有書面記錄歸檔。

七、班組安全生產活動制度

班組安全生產活動要有制度，班組安全生產活動要有針對性，每次活動要有記錄。

八、安全生產獎罰制度

在執行各項安全生產製度中，經過檢查評比，對於安全和工作做出了顯著成績的單位和個人，對排除安全隱患有功人員，要給予獎勵和表彰。對於安全責任心差，平時不重視安全生產，甚至於造成生產安全事故的班組和個人，要進行處分和處罰。一切安全生產獎罰資料有要有資料歸檔。

九、工傷事故檔案管理制度

凡發生工傷事故，要組織進行調查，寫也調查報告，分析發生事故的原因，提出整改的措施，使施工人員受到教育，對責任者提出處理意見，按照“四不放過”的原則進行處理。凡發生工傷事故都要按規定進行報告，並建立工傷事故檔案。

十、有關安全生產的文件和會議記錄制度

收集齊全國家和上級有關安全生產、勞動保護方面的法律、法規、規範、標準、條例、制度及文件通知。各種有關安全生產的會議，都要有記錄，會議記錄都要整理歸檔。

十一、總、分包工程安全生產文件資料

總、分包工程，要有分包施工合同，合同條款要明確規定總、分包雙方安全生產工作的責任。總、分包單位各自的生產經營範圍和生產經營資質證件(可以留存複印件)。

十二、搞好安全生產管理資料的建檔工作

首先要認真收集和積累資料，事前要有制度、有計劃、

有措施，過程中有檢查、有記錄、事後有資料;其次是要定期對資料進行整理和鑑定，保證資料的真實性、完整性和保存的價值性;其三是將資料分目、編號、裝訂歸檔。

2023年經典檔案管理制度 篇10

近日，國家檔案局局長李明華簽署國家檔案局第十三號令，公佈《機關檔案管理規定》(以下簡稱《規定》)，自20__年1月1日起施行。

《規定》的頒佈實施，是國家檔案局在新形勢下推動機關檔案工作的一項重大舉措。《規定》是以中辦、國辦《關於加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為指導，以《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規為依據制定的。全文共7章70條，第一章“總則”，明確了《規定》制定的目的和依據，機關檔案定義，機關檔案工作的意義、體制和管理原則;第二章“機構和人員”，明確了機關檔案工作機構、人員的要求，確定了機關檔案工作的基本任務;第三章“基礎設施”，明確了機關應設置的各類檔案用房及基礎設施設備要求;第四章“管理要求”，明確了機關檔案的門類和管理要求，提出了檔案從形成到移交整個管理流程的各項要求;第五章“信息化建設”，明確了機關檔案信息化工作管理要求，對傳統載體檔案數字化和電子檔案的管理做出了詳細規定;第六章“獎勵與處罰”，明確了應予獎懲的各類情形;第七章“附則”，對解釋權、施行日期等加以規定。

《規定》具有3個顯著特點。一是普適性。將適用範圍確定為各級黨和國家機關、人民團體，事業單位、社會團體可參照執行。《規定》對機關檔案管理工作提出的要求，充分考慮了不同層級機關客觀條件的差異，特別對縣級或檔案形成數量較少的機關明確了基本要求。二是實用性。《規定》梳理借鑑數十個機關檔案工作參照的標準規範，對機關檔案門類劃分，檔案形成收集、整理歸檔、保管保護、鑑定銷燬、開發利用、統計移交等做出詳細規定，具備較強的實用性和操作性。三是創新性。《規定》特別關注近年來機關檔案工作出現的新情況、新問題，提出了新形勢下機關檔案工作的任務和要求，明確了機關檔案工作監督指導的原則和方式，提出了建立檔案工作協調機制和工作網絡，確定了檔案工作各類業務用房需求，加強了機關檔案信息化工作等，為機關檔案工作轉型升級提供了依據。

國家檔案局希望各地區各部門認真學習，抓好貫徹落實。國家檔案局將繼續組織宣貫活動，不斷加強監督指導，採取有效措施引導提升各地區各部門機關檔案管理水平。

2023年經典檔案管理制度 篇11

一、每學年初，對新生進行心理健康普查後，要及時建立健全心理健康檔案。

二、心理檔案應包括學生的基本情況、心理健康測量結果、個人性格分析等;日常的諮詢情況，要及時補充到檔案中。

三、心理檔案要分類(正常/異常)保存。對普查中出現的心理狀況異常學生，經指導和諮詢恢復正常後，及時將其檔案歸入正常學生檔案中。

四、心理檔案要統一保管在指定的檔案櫃中，由專職人員負責保管。值班人員如需調閲，需登記並寫明原因，用後及時歸還，不得私自帶出中心。

五、檔案只能作為輔導人員開展輔導服務的依據，要實行專人管理，不得對外公開，確保其保密性。

六、特殊情況若確需對外提供或帶出時，必須經負責人同意，並隱去全部可辯認的來訪者的信息。如有損壞或丟失，借出人要負全部責任。

翠屏區趙場初級中學校

20xx年1月

2023年經典檔案管理制度 篇12

第四章 管理要求

第一節 一般規定

第二十三條 機關檔案包括：

(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;

(二)機關履行行業特有職責形成的專業檔案;

(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

(四)業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;

(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;

(六)其他檔案。前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

第二十四條 機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關係、名稱發生變化但工作性質和主要業務範圍未變化的，維持原全宗不變。機關應當建立並定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規範》(DA/T12)執行。

第二十五條 機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規範有序，保管安全可靠，鑑定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。涉及國家祕密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。

第二節 形成與收集

第二十六條 機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。文件材料形成時，應當採用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。

第二十七條 機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集範圍。機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人徵集的、與機關有關文件材料等。

第二十八條 機關應當編制本單位文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後施行。機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意後施行。文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限從其專門規定。機關所屬機構文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表報機關審查同意後施行。

第二十九條 文書檔案的收集範圍按照《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。會計、科研、基建檔案收集範圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規範》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規範》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。照片檔案的收集範圍應當符合《照片檔案管理規範》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T50)規定。其他門類檔案收集範圍按照國家相關規定執行。

第三十條 電子文件應當連同元數據一併收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。

第三節 整理與歸檔

第三十一條 機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便於檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。機關檔案分類方案一般採用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。

第三十二條 機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用，逐步推進卷件融合管理。文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

第三十三條 機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。

第三十四條 機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。

第三十五條 機關檔案經文書或業務部門整理完畢後，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;採用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，並履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第三十六條 歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

第四節 保管與保護

第三十七條 機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。機關應當制定檔案管理應急預案並定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

第三十八條 機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高温、防污染等防護工作。庫房温濕度應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九條 檔案工作人員應當監測和記錄庫房温濕度，根據需要採取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期採取措施，防治鼠蟲黴等。

第四十條 機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，並建立檢查和處理情況台賬。

第四十一條 檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、複製或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，儘量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復製備份，做出修復説明。

第四十二條 機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

第五節 鑑定與銷燬

第四十三條 機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑑定處置。鑑定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑑定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。鑑定結束後，應當形成鑑定工作報告。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限並做出標註;對確無保存價值的檔案，應當按規定予以銷燬。

第四十四條 經鑑定可以銷燬的檔案，應當按照以下程序銷燬。

(一)機關檔案部門編制檔案銷燬清冊，列明擬銷燬檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷燬時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批准;(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人在檔案銷燬清冊上籤署意見;(三)機關檔案部門組織檔案銷燬工作，並與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷燬前，應當按照檔案銷燬清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷燬後，應當在檔案銷燬清冊上簽名或蓋章。銷燬清冊應當永久保存。

第四十五條 檔案銷燬應當在指定場所進行。電子檔案和檔案數字複製件需要銷燬的，除在指定場所銷燬離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字複製件從系統中徹底刪除。銷燬時應當留存電子檔案和檔案數字複製件元數據，並在管理過程元數據、審計日誌中自動記錄銷燬活動。涉密檔案的銷燬應當符合《國家祕密載體銷燬管理規定》。

第六節 利用與開發

第四十六條 機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、範圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批准。利用檔案應當履行查閲手續，進行檔案查閲登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

第四十七條 機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

第四十八條 機關應當積極推進檔案信息開發工作，採取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、專題文件彙集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條 機關應當積極採用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發的力度和深度。

第七節 統計與移交

第五十條 機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑑定銷燬情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計並建立完備的台賬。統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便於統計分析。

第五十一條 機關應當編制檔案工作情況統計年報，彙總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條 機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字複製件應當與檔案原件一併移交。機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，並提出劃控與開放意見。

第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。電子檔案移交可以採用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。電子檔案移交後，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

第五十四條 機關撤銷或合併的，檔案移交按照下列辦法進行。

(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;

(二)撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(三)一個機關併入另一個機關或幾個機關合併為一個新的機關，其檔案應當移交給合併後的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬於國家綜合檔案館接收範圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章 信息化建設

第五十五條 機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。

第五十六條 機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。

第五十七條 機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字複製件應當保持原貌並納入電子檔案管理系統統一管理。

第五十八條 紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規範》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規範》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。機關應當積極實施紙質檔案數字複製件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便於檢索和開發利用。

第五十九條 機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規範要求。各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

第六十條 機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條 機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要並適當宂餘、方便擴展。機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。機關在電子政務雲或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防範等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務雲之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

第六十二條 機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔範圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑑定、整理工作，實施預歸檔。電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。電子檔案管理系統等級保護不得低於二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務雲服務的，應當與電子政務雲管理機構明確安全管理責任。

第六十三條 電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

第六十四條 機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

第六十五條 機關應當制定電子檔案備份方案和策略，採用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

第六十六條 機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，採取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

第六章 獎勵與處罰

第六十七條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;

(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;

(三)檔案利用、開發取得突出效果的;

(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;

(五)同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭，表現突出的;

(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

第六十八條 有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

(一)機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;

(二)機關未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;

(三)將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的;

(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;

(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;

(六)明知所保存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第七章 附則

第六十九條 本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。

第七十條 本規定自20__年1月1日起施行。

2023年經典檔案管理制度 篇13

為貫徹落實《機關檔案管理規定》，近日，全國人大機關重新修訂了《全國人大機關檔案管理辦法》，並經十三屆全國人大常委會祕書長、機關黨組書記楊振武批准同意，印發機關各單位、各部門施行。

《機關檔案管理規定》的頒佈施行是國家檔案局在新形勢下推動機關檔案工作的一項重大舉措，是進一步依法加強機關檔案科學規範管理的一個重要抓手。《機關檔案管理規定》具有很好的普適性、實用性和創新性，為機關檔案工作轉型升級提供了重要依據。全國人大機關以學習貫徹落實《機關檔案管理規定》為契機，深入開展檔案法治宣傳教育，以規範檔案管理工作流程為目標，貫徹落實依法依規治檔的本質要求，將標準化、精細化、流程化作為檔案工作的重要任務，進一步完善檔案管理體制機制。

全國人大常委會辦公廳祕書局高度重視，及時召開座談會組織機關兼職檔案員進行學習討論。檔案處認真學習領會《機關檔案管理規定》，結合全國人大機關檔案工作的實際情況，啟動《全國人大機關檔案管理辦法》的修訂工作。

在修訂工作中，檔案處堅持加強宣傳、集思廣益，廣泛徵集修訂意見。通過舉辦檔案工作學習班、召開座談會、印發徵求意見稿等形式，使機關32家立檔單位和各單位、各部門兼職檔案員廣泛參與到此次修訂工作中。徵求意見稿經歷了“三上三下”的修改過程，充分吸收了國家檔案局檔案館(室)業務指導司機關檔案業務指導處的意見。此次修訂工作共對現行辦法進行了42處修改，新增條款15條，對19條條款作出重大調整，保證新修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》適應當前和今後一段時期機關檔案管理工作需要。

修訂工作同時堅持統籌協調、與時俱進，積極創新機關檔案管理工作體制機制。新修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》首次明確了由全國人大常委會副祕書長牽頭的機關檔案工作協調機制，協調處理全國人大機關檔案工作重大事務和重要事項，要求機關各立檔單位建立以主要負責同志、分管檔案工作領導、專職或兼職檔案員、業務人員組成的4級檔案工作機制，為機關檔案工作的明確責任、分級管理、齊抓共管提供了有力的制度保障。按照新時代機關檔案工作信息化要求，針對全國人大機關數字檔案室建設情況，結合《機關檔案管理規定》的精神，《全國人大機關檔案管理辦法》明確規定了全國人大機關檔案信息化建設的技術要求和工作部署，保證全國人大機關檔案信息化建設有規可循、安全規範。

此次修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》完整覆蓋機關檔案收集、整理、保管、鑑定、利用、編研等各個工作環節，明確要求檔案工作與業務工作同步部署、同步實施、同步發展，具有較強的規範性、針對性和實用性，對做好新時代全國人大機關檔案工作具有重要意義。

2023年經典檔案管理制度 篇14

環境保護檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了加強環境保護檔案的形成、管理和保護工作，開發利用環境保護檔案信息資源，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國環境保護法》等相關法律法規，結合環境保護工作實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱環境保護檔案，是指各級環境保護主管部門及其派出機構、直屬單位(以下簡稱環境保護部門)，在環境保護各項工作和活動中形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，主要包括文書檔案、音像(照片、錄音、錄像)檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。

第三條 環境保護檔案工作是環境保護部門的重要職責，實行統一領導、分級管理。

第四條 國務院環境保護主管部門對環境保護檔案管理工作實行監督和指導，在業務上接受國家檔案行政管理部門的監督和指導。

地方各級環境保護主管部門對本行政區域內環境保護檔案管理工作實行監督和指導，在業務上接受同級檔案行政管理部門和上級環境保護主管部門的監督和指導。

第二章 環境保護部門檔案工作職責

第五條 環境保護部門應當加強對檔案工作的領導，完善檔案工作管理體制，建立檔案管理機構，配備政治可靠、責任心強、具備檔案管理及環境保護相關專業知識和業務技能的正式專職檔案管理人員。環境保護部門辦公廳(室)檔案管理機構歸口負責本部門檔案管理工作。

第六條 環境保護部門應當將檔案工作納入本部門發展規劃和年度工作計劃，列入工作考核檢查內容，及時研究並協調解決檔案工作中的重大問題，確保檔案工作與本部門整體工作同步協調發展。

第七條 環境保護部門應當按照部門預算編制和管理的有關規定，科學合理核定檔案工作經費，並列入同級財政預算，加強對檔案工作經費的審計和績效考核，確保科學使用、專款專用。

第八條 環境保護部門應當按照國家有關檔案管理的規定，確定文件材料的具體接收範圍，包括本部門在各項工作和活動中形成的具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，以及與本部門有關的撤銷或者合併部門的全部檔案。

第九條 環境保護部門應當將檔案信息化建設納入本部門信息化建設同步實施，推進文檔一體化管理，實現資源數字化、利用網絡化、管理智能化。

第十條 環境保護部門應當為開展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫房、閲檔室和檔案整理間應當分開。

第十一條 環境保護部門應當加強檔案基礎設施建設，改善檔案安全管理條件，提供符合設計規範的專用庫房，配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲等安全設施，以及計算機、複印機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機、防磁櫃等工作設備。

第十二條 環境保護部門應當將檔案管理人員培訓、交流、使用列入幹部培養和選拔任用統一規劃，統籌安排，為檔案管理人員學習培訓、掛職鍛鍊、交流任職等創造條件。檔案管理人員的職務晉升或者職稱評定、業務能力考核，按照國家有關規定執行，並享有專業人員的同等待遇。

第十三條 環境保護部門應當按照《中華人民共和國保守國家祕密法》等有關法律法規，確保環境保護檔案安全保密和有效利用。

第三章 檔案管理機構、文件(項目)承辦單位職責

第十四條 環境保護部門的檔案管理機構應當履行下列職責:

(一)貫徹執行國家檔案法律法規和工作方針、政策。經國家檔案行政管理部門同意，國務院環境保護主管部門的檔案管理機構負責研究制定環境保護檔案管理規章制度、行業標準和技術規範並組織實施。地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構依據上級環境保護主管部門和檔案行政管理部門的相關制度要求，制定本行政區域內環境保護檔案管理工作制度並組織實施。

(二)負責本部門檔案的統一管理，地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構對本行政區域內環境保護檔案管理工作進行監督和指導。

(三)負責編制本部門檔案管理經費年度預算，將檔案資料收集整理、保管保護、開發利用，設備購置和運行維護，信息化建設，以及檔案宣傳培訓等項目經費列入預算。

(四)負責本部門檔案信息化工作，參與本部門電子文件全過程管理工作，組織實施本部門檔案數字化加工、電子文件歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質備份工作。

(五)負責對本部門重點工作、重大會議和活動、重大建設項目、重大科研項目、重大生態保護項目等歸檔工作進行監督和指導，參與重大科研項目成果驗收、重大建設項目工程竣工和重要設備儀器開箱的文件材料驗收工作。

(六)負責制定本部門文件(項目)材料的歸檔範圍和保管期限，指導本部門的文件收集、整理、歸檔工作，組織檔案信息資源的編研，科學合理開發利用，安全保管檔案並按照有關規定向檔案館移交檔案。

(七)國務院環境保護主管部門的檔案管理機構，負責彙總統計地方環境保護主管部門，本部門及其派出機構、直屬單位檔案工作基本情況的數據，並報送國家檔案行政管理部門。地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構，負責彙總統計本行政區域內環境保護檔案工作基本情況數據，並報送同級檔案行政管理部門和上級環境保護主管部門。

(八)負責開展環境保護部門檔案工作業務交流，組織檔案管理人員專業培訓。

(九)各級環境保護主管部門的檔案管理機構負責組織實施同級檔案行政管理部門佈置的相關工作，並協調環境保護部門的檔案管理機構與其他部門檔案管理機構之間的檔案工作。

第十五條 環境保護部門的文件(項目)承辦單位在本部門檔案管理機構的指導下，履行下列職責：

(一)負責本單位文件(項目)材料的收集、整理和歸檔。

(二)負責督促指導文件(項目)承辦人分類整理文件材料，做到齊全完整、分類清楚、排列有序，並按照規定向本部門檔案管理機構移交。

(三)重大建設項目、重大科研項目、重大生態保護項目承辦單位負責制定專項檔案管理規定、歸檔範圍和保管期限，報環境保護部門的檔案管理機構同意後，由項目承辦單位組織實施。

第四章 文件材料的歸檔

第十六條 環境保護文件材料歸檔範圍應當全面、系統地反映綜合管理和政策法規、科學技術、環境影響評價、環境監測、污染防治、生態保護、核與輻射安全監管、環境監察執法等業務活動。

第十七條 環境保護部門在部署污染源普查、環境質量調查等專項工作時，應當明確文件材料的歸檔要求;在檢查專項工作進度時，應當檢查文件材料的收集、整理情況;重大建設項目、重大科研項目和重大生態保護項目文件材料不符合歸檔要求的，不得進行項目鑑定、驗收和申報獎項。

第十八條 環境保護文件材料歸檔工作一般應於次年3月底前完成。文件(項目)承辦單位根據下列情形，按要求將應歸檔文件及電子文件同步移交本部門檔案管理機構進行歸檔，任何人不得據為己有或者拒絕歸檔：

(一)文書材料應當在文件辦理完畢後及時歸檔;

(二)重大會議和活動等文件材料，應當在會議和活動結束後一個月內歸檔;

(三)科研項目、建設項目文件材料應當在成果鑑定和項目驗收後兩個月內歸檔，週期較長的科研項目、建設項目可以按完成階段分期歸檔;

(四)一般儀器設備隨機文件材料，應當在開箱驗收或者安裝調試後七日內歸檔，重要儀器設備開箱驗收應當由檔案管理人員現場監督隨機文件材料歸檔。

第五章 檔案的管理

第十九條 環境保護部門應當加強對不同門類、各種形式和載體檔案的管理，確保環境保護檔案真實、齊全、完整。

第二十條 環境保護檔案的分類、著錄、標引，依照《中國檔案分類法 環境保護檔案分類表》《環境保護檔案著錄細則》《環境保護檔案管理規範》等文件的有關規定執行，其相應的電子文件材料應當按照有關要求同步歸檔。

文書材料的整理歸檔，依照《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-20__)的有關規定執行。

照片資料的整理歸檔，依照《照片檔案管理規範》(GB/T 11821-20__)的有關規定執行。

錄音、錄像資料的整理歸檔，依照錄音、錄像管理的有關規定執行。

科技文件的整理歸檔，依照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20__)的有關規定執行。

會計資料的整理歸檔，依照《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)的有關規定執行。

人事文件材料的整理歸檔，依照《幹部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)、《幹部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)、《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔20__〕12號)等文件的有關規定執行。

電子文件的整理歸檔，依照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T 18894-20__)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(GB/T 17678.1-1999)等文件的有關規定執行。重要電子文件應當與紙質文件材料一併歸檔。

第二十一條 環境保護部門的檔案管理機構應當定期檢查檔案保管狀態，調試庫房温度、濕度，及時對破損或者變質的檔案進行修復。

第二十二條 環境保護檔案的鑑定應當定期進行。

環境保護部門成立環境保護檔案鑑定小組進行鑑定工作，鑑定小組由環境保護部門分管檔案工作的負責人、辦公廳(室)負責人，以及檔案管理機構、保密部門和文件(項目)承辦單位有關人員組成。

對保管期限變動、密級調整和需要銷燬的檔案，應當提請本部門環境保護檔案鑑定小組鑑定。鑑定工作結束後，環境保護檔案鑑定小組應當形成鑑定報告，提出鑑定意見。

第二十三條 環境保護檔案的銷燬應當按照相關規定辦理，並履行銷燬批准手續。未經鑑定、未履行批准銷燬手續的檔案，嚴禁銷燬。

對經過環境保護檔案鑑定小組鑑定確認無保存價值需要銷燬的檔案，應當進行登記造冊，報本部門分管檔案工作負責人批准後銷燬。檔案銷燬清冊永久保存。

環境保護檔案的銷燬由檔案管理機構組織實施。銷燬檔案時，檔案管理機構與保密部門應當分別指派人員共同進行現場監督，並在銷燬清冊上簽字確認。檔案銷燬後，應當及時調整檔案櫃(架)，並在目錄及檢索工具中註明。

第二十四條 環境保護部門撤銷或者變動時，應當妥善保管環境保護檔案，向相關接收部門或者同級檔案管理部門移交，並向上級環境保護主管部門報告。

第二十五條 文件(項目)承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動時，應當及時對屬於歸檔範圍的文件材料進行整理、歸檔，並辦理移交手續，不得帶走或者譭棄。

第六章 檔案的利用

第二十六條 環境保護部門的檔案管理機構應當積極開發環境保護檔案信息資源，並根據環境保護工作實際需要，對現有檔案信息資源進行綜合加工和深度開發，為環境保護工作提供服務。

第二十七條 環境保護部門應當積極開展環境保護檔案的利用工作，建立健全檔案利用制度，明確相應的利用範圍和審批程序，確保檔案合理利用。

第二十八條 環境保護檔案一般以數字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。

利用環境保護檔案的單位或者個人應當負責所利用檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得對檔案原件進行摺疊、剪貼、抽取、拆散，嚴禁在檔案原件上勾畫、塗抹、填注、加字、改字，或者以其他方式損毀檔案。

第七章 獎勵與處罰

第二十九條 有下列事蹟之一的，依照國家有關規定給予表揚、表彰或者獎勵：

(一)在環境保護檔案的收集、整理或者開發利用等方面做出顯著成績的;

(二)對環境保護檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的;

(三)將個人所有的具有重要或者珍貴价值的環境保護檔案捐贈給國家的;

(四)執行檔案法律法規表現突出的。

第三十條 在環境保護檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規給予處分;情節嚴重，涉嫌構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。

第八章 附 則

第三十一條 地方各級環境保護主管部門可以根據本辦法，結合本地實際情況，聯合同級檔案行政管理部門制定實施細則，並報上級檔案行政管理部門和環境保護主管部門備案。

第三十二條 本辦法自20__年3月1日起施行。1994年10月6日公佈的《環境保護檔案管理辦法》(原國家環境保護局 國家檔案局令第13號)同時廢止。

2023年經典檔案管理制度 篇15

第一章 總則

第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規範管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。

第二條 本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條 機關檔案工作實行統一領導、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閲、複製有關檔案資料等方式開展。中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。

第五條 機關的全部檔案應當集中、統一管理。機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便於檢索、利用和開發。

第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、年度工作計劃和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。

第二章 機構和人員

第七條 機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。

第八條 機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡。縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。

第十條 機關檔案工作的基本任務是：

(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，並將規範本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

(二)制定並組織實施檔案工作發展規劃或計劃;

(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;

(四)負責管理機關的全部檔案並提供利用，協助做好機關政府信息公開工作;

(五)負責機關檔案信息化工作並統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規範管理;

(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;

(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務範圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質，並接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。機關檔案業務社會化服務限於檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字複製件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規範》(DA/T68)規定。

第十二條 檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠於職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，並定期參加業務培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。

第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。

第三章 基礎設施

第十四條 機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閲覽用房和檔案庫房，並根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等。檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根據載體類型分區設置。縣級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閲覽等基本功能分區設置。

第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。閲覽用房面積應當滿足不同類型檔案閲覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閲覽的需要。檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量存放年限)60m²/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少於2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m²測算。整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。

第十六條 檔案用房宜集中佈置，自成一區。檔案辦公用房選址應當便於檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利於檔案保護。檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衞生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條 檔案辦公用房建築設計應當符合《辦公建築設計規範》(JGJ67)規定，整理用房、閲覽用房建築設計應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具佈置、門窗設置應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。

第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節櫃、密集架、光盤櫃、底圖櫃等檔案裝具，不得采用木質櫃、玻璃門櫃等裝具。檔案整理台、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房採用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小於8kN/m²或按檔案裝載情況相應增加。

第十九條 檔案庫房應當配備温濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的採暖系統。保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恆温恆濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣淨化設備。

第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇採用潔淨氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防範系統。整理用房、閲覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。

第二十二條 機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足温濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防範、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足温濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

2023年經典檔案管理制度 篇16

第一章 總則

第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規範管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。

第二條 本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。

機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條 機關檔案工作實行統一領導、分級管理。

國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。

檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閲、複製有關檔案資料等方式開展。

中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。

第五條 機關的全部檔案應當集中、統一管理。

機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便於檢索、利用和開發。

第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、年度工作計劃和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。

檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信

息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。

第二章 機構和人員

第七條 機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。

第八條 機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。

經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡。

縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。

第十條 機關檔案工作的基本任務是：

(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，並將規範本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

(二)制定並組織實施檔案工作發展規劃或計劃;

(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;

(四)負責管理機關的全部檔案並提供利用，協助做好機關政府信息公開工作;

(五)負責機關檔案信息化工作並統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規範管理;

(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;

(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務範圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質，並接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。

機關檔案業務社會化服務限於檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字複製件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規範》(DA/T68)規定。

第十二條 檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠於職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，並定期參加業務培訓。

不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。

第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。

第三章 基礎設施

第十四條 機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閲覽用房和檔案庫房，並根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等。

檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根據載體類型分區設置。

縣級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閲覽等基本功能分區設置。

第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。

閲覽用房面積應當滿足不同類型檔案閲覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閲覽的需要。

檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量 年增長量存放年限)60m²/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少於2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m²測算。

整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。

第十六條 檔案用房宜集中佈置，自成一區。

檔案辦公用房選址應當便於檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利於檔案保護。

檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衞生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條 檔案辦公用房建築設計應當符合《辦公建築設計規範》(JGJ67)規定，整理用房、閲覽用房建築設計應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。

檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具佈置、門窗設置應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。

第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節櫃、密集架、光盤櫃、底圖櫃等檔案裝具，不得采用木質櫃、玻璃門櫃等裝具。檔案整理台、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。

檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房採用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小於8kN/m²或按檔案裝載情況相應增加。

第十九條 檔案庫房應當配備温濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的採暖系統。

保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恆温恆濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣淨化設備。

第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇採用潔淨氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防範系統。整理用房、閲覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。

第二十二條 機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足温濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防範、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。

縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足温濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

第四章 管理要求

第一節 一般規定

第二十三條 機關檔案包括：

(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;

(二)機關履行行業特有職責形成的專業檔案;

(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

(四)業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;

(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;

(六)其他檔案。

前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

第二十四條 機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關係、名稱發生變化但工作性質和主要業務範圍未變化的，維持原全宗不變。

機關應當建立並定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規範》(DA/T12)執行。

第二十五條 機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規範有序，保管安全可靠，鑑定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。

涉及國家祕密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。

第二節 形成與收集

第二十六條 機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。

文件材料形成時，應當採用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。

第二十七條 機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集範圍。

機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人徵集的、與機關有關文件材料等。

第二十八條 機關應當編制本單位文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後施行。機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意後施行。

文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔範圍和檔案保管期限從其專門規定。

機關所屬機構文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表報機關審查同意後施行。

第二十九條 文書檔案的收集範圍按照《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。

會計、科研、基建檔案收集範圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規範》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規範》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。

照片檔案的收集範圍應當符合《照片檔案管理規範》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T50)規定。

其他門類檔案收集範圍按照國家相關規定執行。

第三十條 電子文件應當連同元數據一併收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。

第三節 整理與歸檔

第三十一條 機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便於檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。

機關檔案分類方案一般採用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。

第三十二條 機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯繫，區分不同價值，便於保管和利用，逐步推進卷件融合管理。

文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

第三十三條 機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。

機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。

第三十四條 機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。

機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。

第三十五條 機關檔案經文書或業務部門整理完畢後，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;採用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。

歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，並履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

第三十六條 歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。

滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

第四節 保管與保護

第三十七條 機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。

機關應當制定檔案管理應急預案並定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

第三十八條 機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高温、防污染等防護工作。庫房温濕度應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。

檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

第三十九條 檔案工作人員應當監測和記錄庫房温濕度，根據需要採取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期採取措施，防治鼠蟲黴等。

第四十條 機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，並建立檢查和處理情況台賬。

第四十一條 檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、複製或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，儘量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復製備份，做出修復説明。

第四十二條 機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

第五節 鑑定與銷燬

第四十三條 機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑑定處置。鑑定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑑定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。

鑑定結束後，應當形成鑑定工作報告。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限並做出標註;對確無保存價值的檔案，應當按規定予以銷燬。

第四十四條 經鑑定可以銷燬的檔案，應當按照以下程序銷燬。

(一)機關檔案部門編制檔案銷燬清冊，列明擬銷燬檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷燬時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批准;

(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人在檔案銷燬清冊上籤署意見;

(三)機關檔案部門組織檔案銷燬工作，並與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷燬前，應當按照檔案銷燬清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷燬後，應當在檔案銷燬清冊上簽名或蓋章。銷燬清冊應當永久保存。

第四十五條 檔案銷燬應當在指定場所進行。

電子檔案和檔案數字複製件需要銷燬的，除在指定場所銷燬離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字複製件從系統中徹底刪除。銷燬時應當留存電子檔案和檔案數字複製件元數據，並在管理過程元數據、審計日誌中自動記錄銷燬活動。

涉密檔案的銷燬應當符合《國家祕密載體銷燬管理規定》。

第六節 利用與開發

第四十六條 機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、範圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批准。

利用檔案應當履行查閲手續，進行檔案查閲登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

第四十七條 機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

第四十八條 機關應當積極推進檔案信息開發工作，採取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、專題文件彙集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。

全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第四十九條 機關應當積極採用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發的力度和深度。

第七節 統計與移交

第五十條 機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑑定銷燬情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計並建立完備的台賬。

統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便於統計分析。

第五十一條 機關應當編制檔案工作情況統計年報，彙總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。

機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

第五十二條 機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字複製件應當與檔案原件一併移交。

機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，並提出劃控與開放意見。

第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。

電子檔案移交可以採用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。

電子檔案移交後，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

第五十四條 機關撤銷或合併的，檔案移交按照下列辦法進行。

(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;

(二)撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(三)一個機關併入另一個機關或幾個機關合併為一個新的機關，其檔案應當移交給合併後的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬於國家綜合檔案館接收範圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。

第五章 信息化建設

第五十五條 機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。

機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。

第五十六條 機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。

第五十七條 機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。

檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字複製件應當保持原貌並納入電子檔案管理系統統一管理。

第五十八條 紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規範》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規範》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。

機關應當積極實施紙質檔案數字複製件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便於檢索和開發利用。

第五十九條 機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規範要求。

各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

第六十條 機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

第六十一條 機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要並適當宂餘、方便擴展。

機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。

機關在電子政務雲或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防範等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務雲之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

第六十二條 機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔範圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑑定、整理工作，實施預歸檔。

電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。

電子檔案管理系統等級保護不得低於二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務雲服務的，應當與電子政務雲管理機構明確安全管理責任。

第六十三條 電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

第六十四條 機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

第六十五條 機關應當制定電子檔案備份方案和策略，採用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。

機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

第六十六條 機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，採取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

第六章 獎勵與處罰

第六十七條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;

(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;

(三)檔案利用、開發取得突出效果的;

(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;

(五)同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭，表現突出的;

(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

第六十八條 有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

(一)機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;

(二)機關未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;

(三)將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的;

(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;

(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;

(六)明知所保存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第七章 附則

第六十九條 本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。

第七十條 本規定自20__年1月1日起施行。

2023年經典檔案管理制度 篇17

1目的

為規範安全管理體系文件的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。

對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。

2範圍

本程序包含了文件的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用於各過程管理體系文件的控制。

本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用於公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。

3職責

3.1各過程管理部門職責：

3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。

3.1.2負責對所需的文件進行策劃並安排專人編寫。

3.1.3負責過程管理文件的(程序、規定、制度、表格)組織編制。

3.1.4負責嚴格執行過程管理文件的規定，並按規定的表格做好相應的記錄。

3.1.5負責文件更改內容等。

3.2生產部職責：

3.2.1負責管理手冊的編制。

3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。

3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批准。

3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。

4程序內容

4.1確定文件種類

4.1.1為便於文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

4.1.2外來文件：外來文件係指國家、地方政府部門發佈的法律、法規、條例和標準(見法律法規的識別與評價程序);上級部門下發的通知、要求、規定和辦法;相關方的期望和要求。

4.1.3綜合管理體系文件

a.方針、目標和指標;

b.實現方針、目標和指標的策劃;

c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。

4.1.4資料和記錄

相關的資料包括但不限於：

a.各類分析/評價/統計數據(如OSHA 統計分析數據);

b.特種設備(如壓力容器等)及其附件的安全技術監察(檢測)資料; c.建設(工程)項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批覆意見;

d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄;

e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告;

f.化學危險品安全標籤、安全技術説明書、儲存、使用防護指南;

g.危化品應建立一欄三卡(職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)

h.設施的設計、運行技術資料;

i.供應商和承包商檔案;

j.作業許可證等;

k.其他資料。

4.2提出文件的編制和修改需求

4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。

4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。

4.3指定編寫人

4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃並安排專人編寫。

4.3.2管理手冊由生產部負責編制;部門各過程管理類文件(管理過程的程序、規定、表格)由過程負責人負責組織編制;

4.4進行編寫

4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內容：

a.目的：明確編制本文件要達到的目的

b.範圍：本文件使用的範圍，包括活動範圍、職能範圍和管理範圍

c.定義：需要對使用人解釋的術語或詞彙

d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門

e.程序/規定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限

f.相關文件：編制本文件所依據的文件或引用的文件

g.相關記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄

h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄

i.文件概要/流程：規定類文件的概要及程序文件的流程圖

4.4.2文件的編號按如下要求：

記錄編號

文件層別號

文件類別(AQ)

公司代號JP

其中：序號為阿拉伯數字，如：01，02，03 „„„等;

文件類別為：管理手冊用01標識，程序文件用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產部用QG標識。

例子：

文件編號：JP-AQ-0201《法律法規標準規範管理程序》

表格編號：編號JPL-AQ-0201/01(適用法律法規標準和其他要求清單)，其中01表示對應程序的第一張記錄。

所有文件(包括表格)必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。

4.5評審和審批

4.5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中籤字，交部門主管審核同意，再送交

相關部門主管審閲會籤(由部門主管確定會籤部門的數量)，並由4.5.2文件批准人應對文件進行仔細審核後，如果同意在批准欄簽字;如果不同意將文件返回文件編寫人(或部門)，待修改完畢後再批准。

4.5.3文件審批權限。

a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經理批准。 b.過程管理文件(程序、規定、制度、表格)由過程負責部門主管審核，安全生產負責人批准。

c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由技質部主管審批。 d.各部門內部適用的文件由本部門負責人批准。

4.6發放控制

4.6.1生產部發布綜合管理體系文件, 建立外發文件清單，該清單內容包括：文件名稱、編號、版本、發放日期、數量、發至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應保持最新狀態。。

4.6.2各過程負責人將所編寫的文件經授權批准人批准後，將書面文件及電子版文件一同送交生產部，生產部保存文件原件。

4.6.3各部門需建立《文件控制清單》，在發佈/修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。

4.7使用控制

4.7.1生產部組織負責更新管理體系有關文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態;每季度備份一次電子版文件。

4.7.2管理體系相關的文件必須妥善保存;各部門負責保管本部門相關文件;不得在文件上亂塗畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易於識別和檢索。

4.8文件更新

4.8.1文件更改時，由過程管理部門持原批准人批准的文件(原件一份、電子一份)、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案後。同時更新《文件控制清單》，

生產部保存批准的文件原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面文件應立即回收並更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。

4.8.2當文件在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出

文件更改申請後組織對文件進行編寫並按原文件的審批程序進行審批。

4.9安全記錄管理

4.9.1建立記錄清單

安環部制訂安全記錄台帳，使用統一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。

4.9.2安全記錄的使用

按規定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意塗改，不能使用鉛筆填寫。

4.9.3收 集

定期對安全記錄進行收集並整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。

4.9.4儲存、保護

記錄可以是紙質或電子媒體，對於電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。

記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。

保存期限依據“安全記錄台帳”中保存的期限規定。

4.9.5處 置

記錄保存人按照“安全記錄台帳”中規定的處置要求在保存期滿後進行處置，包括銷燬或歸檔。

5相關文件

無

6相關記錄

AQ-0202/01文件控制清單

AQ-0202/02文件發放、回收記錄 AQ-0202/03文件更改通知單 AQ-0202/04安全記錄台帳 AQ-0202/05評審記錄

2023年經典檔案管理制度 篇18

為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閲手續，使公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

1.檔案管理的範圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、後勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

2.檔案的管理部門

公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專(兼)職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存複印件。

接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

3.檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財會檔案、(D)生產經營管理、(E)技術質量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來文件、(H)聲像檔案、(I)實物檔案、(J)其他檔案。 財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎盃獎旗等實物。 以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

4.歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留複印件，並將複印件與原件一起存檔，並加以説明。

4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯繫的原則，並按立卷要求特徵及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，並區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚(一律使用用黑色中性筆填寫)，字跡工整、清晰，裝訂整齊。

4.5檔案盒(袋)內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。

4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷燬手續。

4.7歸檔時間：部門或責任人應於相關工作結束後立即(最遲一週內)將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

5.檔案的查閲和借閲

5.1查閲檔案應填寫檔案查閲登記表，寫明查閲時間、查閲內容、查閲目的等。有關人員應在檔案室內查閲檔案資料，閲後及時歸還。

5.2查閲檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須複製的，應填寫檔案資料複製申請單，經所在部門經理簽署意見後方可複製。

5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閲，但必須由所在部門出具借閲申請並由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閲人的相關權限。借閲檔案時應做到以下幾點：

5.3.1借閲者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案櫃翻閲查找;

5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閲;

5.3.3要愛護檔案，不得丟失，並注意保密，不得擅自轉借他人;

5.3.4所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫;

5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閲者當面核對清楚;

5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;

5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件後方可辦理調離手續。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

7.檔案的保管

要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案櫃所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。對於不易繼續保存的檔案資料，應及時予以複製;對於已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，並按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閲與自己工作內容無關的檔案資料。

8.檔案的銷燬

公司對各類檔案每二年進行一次鑑定。對超過保管期並經鑑定無保留價值的檔案做出銷燬處理意見，報總經理批准後予以銷燬

公文管理制度

1.為規範機關及項目部文印管理，提高文印質量，根據有關規定，結合實際，制定本制度。

2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。

3.公司公文必須由公司綜合事務部統一收發、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷燬。

4.公司行文程序規定如下：

根據文件性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯合行文，必須由聯合行文的部門會籤後送公司綜合事務部審稿。屬行政序列文件須經行政領導簽發，公司綜合事務部統一編排字號和登記後，並打印出來。相關職能部門原擬稿人校對後，再繕印、用印和封發，文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章後由檔案室存檔。

5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經修改後的底稿，如果稿面較亂，必須由擬 稿人或承辦部門清稿後交付簽發和打印。

6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門負責。

7.公司設立檔案室，統管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責並及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。

8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應及時交檔案室統一歸檔。

9.嚴格履行文件閲辦手續。凡需借閲、傳閲文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

10.外單位人員需查閲本公司公文案卷，必須持介紹信。查閲一般性公文案卷，由綜合事務部部長審批;查閲重要公文和重要資料須經公司總經理審批。

11.歸檔公文和資料的複印或複製，必須經分管領導審批，並要在檔案管理人員的監督下完成複印或複製工作。

12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經上級批准，不允許複製。根據上級機關的要求和安排，文祕人員應按時上交標密文件。

13.有關公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執行。

文檔管理制度

1.目的

為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：

1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術、設備、財務和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

1.2本公司所有職工有保護義務。

2.行文條例

2.1公司行文由發文部門擬辦後呈部門負責人核稿，一般情況下報總經理簽發，最後送至綜合事務部打印發文。

2.2公司收發各類文件，根據文件性質(以文頭為準)，報總經理批示辦理，並及時做好文件的登記、歸檔工作。

2.3公司領導不在時由指定的負責人負責各類行政性文件的簽發、批示。

3.管理

3.1工作人員在工作中形成的各種材料應及時移交至本部門，集中管理，個人不得據為己有。

3.2各部門的工程技術資料一般按年定期彙總移交至綜合事務部管理，綜合事務部根據文件資料性質，定期彙總存檔。

3.3公司舉辦重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。

3.4財務資料由財務人員按規定管理。

3.5各種資料應建立電子文檔，實行電子化檔案管理。

3.6銷燬檔案必須經過總經理認可，才可以銷燬。禁止管理人員擅自銷燬。

3.7禁止個人將公司檔案及複印件送他人或出賣。

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3.8公司對保密檔案，落實專人妥善保管。

3.9綜合事務部應嚴格按檔案性質、類別、保存年限來處理(銷燬)檔案，意見先報公司總經理。

4.責任

有下列行為者，將根據公司有關規定和國家法規，給予責任行為人行政、經濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。

4.1擅自塗改檔案。

4.2未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。

4.3未按規定向他人提供檔案。

4.4損毀、丟失屬於公司所有的檔案。

4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。

2023年經典檔案管理制度 篇19

一、設立健康檔案資料櫃，以户為單位，為家庭和居民建立健康檔案。

二、健康檔案要集中保管，按行政村名和編號順序存放，保持整潔、美觀和規範有序，逐漸實行計算機化管理。

三、責任醫生要對健康檔案進行按照60歲以老人、困難羣體、兒童、孕產婦、慢性病人進行分類專冊登記，檔案盒要目錄和分類信息登記。

四、定期開展隨訪工作，每年免費隨訪4次，結合參加合作醫療農村居民和育齡已婚婦女兩年一次的健康體檢，以及兒童預防接種和體檢、孕產婦系統管理和常見婦女病檢查、臨牀診斷治療、職業體檢和健康隨訪服務等資料內容，及時記錄在健康檔案中，對體檢和隨訪發現的健康問題，進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。

五、各科醫師應及時登記已經獲取的各種信息，並進行分析統計，及時反饋，以便及時納入該居民本人的健康檔案;凡居民因大病轉上級醫院住院時允許隨帶健康檔案，出院後繼續交本院保管並及時將本次住院概況記入檔案。

六、非本院衞生專業技術人員，不得隨意翻閲已經建檔的各種資料。未經院長同意，任何人不得調出、轉借各種檔案資料。

2023年經典檔案管理制度 篇20

一、居民健康檔案(及電子健康檔案)是記錄居民健康信息的系統資料，是對居民進行衞生服務和健康管理的重要依據，應設健康檔案室和檔案櫃專門存放。有專(兼)職人員管理、維護，檔案放置有序，取用方便。

二、居民健康檔案實行動態管理，居民接受醫療服務和公共衞生服務的信息，以及其他信息變動情況，都應在健康檔案(含電子檔案)中及時記錄。

三、使用健康檔案要細心、愛護，用後及時放歸原處，防止丟失。輔助檢查報告單據和轉、會診的相關記錄應粘貼留存歸檔，保持健康檔案完整無損。

四、居民健康檔案不可外借，也不準其他人員查閲。管理和使用健康檔案的人員，應保護居民個人隱私，不得隨意泄露檔案中的信息。

五、居民電子健康檔案的數據存放在區級健康檔案數據中心，查閲居民電子檔案應設置分級權限和密碼，保證信息系統的數據安全。

六、應定期分析、利用居民健康檔案記錄的信息，評估居民健康狀況，及時發現健康問題，針對危險因素和健康問題，制定、實施並調整干預計劃或治療措施，管理、維護居民健康。

七、健康檔案室及檔案櫃應具備適當的防塵、防曬、防潮、防火、防蛀、防鼠等防護設施。健康檔案室或檔案櫃中，不存放其他無關物品。

八、建檔居民住址變更的，遷出與遷入地的社區衞生服務機構之間，應做好居民健康檔案(或電子檔案)的轉出與接收，保證居民健康管理的連續性。

九、建檔居民發生死亡的，應在其檔案(或電子檔案)做好相關記錄，整理裝訂後，按死亡年度分卷另行存放(電子檔案也要妥當保存)。

2023年經典檔案管理制度 篇21

1.健康檔案包括家庭健康檔案、個人健康檔案。家庭健康檔案每户一份，個人健康檔案每人一份，以家庭為單位成冊。實施電子健康檔案後，應將健康檔案信息及時錄入電子檔案。

2.健康檔案由責任醫生填寫，應內容真實、準確、齊全，字跡清晰、不得隨意塗改。健康檔案的內容包括基本人口信息，主要慢病患病現況、治療、康復情況，慢病相關生活行為因素、家庭社會經濟狀況等。對患有高血壓、糖尿病、冠心病、腦卒中、腫瘤的病人，應在健康檔案袋(盒)上用紅、綠、橙、藍、黑色標識區分。

3.健康檔案實行動態管理，健康體檢、門診就診、參合住院病人出院隨訪、健康隨訪、慢性病隨訪等資料內容及時記錄並歸入健康檔案。婦女病檢查、宮頸癌檢查、孕產婦系統管理、兒童系統管理、預防接種、精神病康復管理、肺結核治療管理等專案(冊)管理內容，仍按專線管理要求，做好資料存檔，暫不歸入健康檔案，但有關信息特別是異常情況及治療情況應簡要記入。

4.社區責任醫生應及時登記已經獲取的各種信息，並進行分析統計，及時反饋。臨牀保健醫生、責任醫生應將非本人責任轄區居民的診療情況及時反饋給轄區責任醫生，以便納入該居民本人的健康檔案。

5.中心站、村衞生室應設立健康檔案資料室(櫃)，健康檔案按行政村(居委會)名和編號順序，專櫃分冊存放，保持整潔、美觀和規範有序，無污損，無丟失。檔案盒要有索引目錄和分類信息登記。

6.健康檔案主要由轄區責任醫生保管、閲覽或利用，不得轉借、塗改和丟失，並確保個人隱私不向外泄露，嚴格保密。

7.凡居民因大病轉上級醫院住院時，可以把病人原始檔案裏的資料借給轉診醫生，但須辦理借閲登記手續;出院後及時歸還，並及時將本次住院概況記入檔案。

8.非社區衞生服務資料管理人員，不得隨意翻閲已經建檔的各種資料。除轄區責任醫生外的本中心(站)人員調出、轉借各種檔案資料，須經檔案管理人員同意;非本中心(站)工作人員，調出、轉借各種檔案資料，須經中心分管領導同意。

9.設立健康檔案管理人員，建立健康檔案質量控制小組，開展健康檔案質量檢查和評價，不斷提高健康檔案質量。