應收賬款日常管理制度

為了進一步規範應收賬款的日常管理和健全客户的信用管理體系，對應收賬款在銷售的事前、事中、事後進行有效控制，特制定本管理規範。

一、建立客户檔案，進行有效的信用評估和跟蹤記錄：

二、事前控制：（簽約到發貨）

從初識客户到維護老客户，業務人以及經辦業務的各級管理人員都應全面瞭解客户的資信情況，選擇信用良好的客户進行交易。

對客户的審查內容（5w）：

1、who 人員素質，銷售業績，社會關係

2、where 地理位置，物流配送情況

3、when 從事本行業的時間，何時開始合作，有否合作經歷

4、what 信用檔案，有無不良紀錄

5、why 關鍵點，為什麼要合作，合作原因，合作動機，合作前景

對客户的評定等級

a 類客户，回款2個月內

b 類客户，回款5個月內 （最好預付一部分貨款）

c 類客户，回款8個月內 （必須預付一部分貨款）

d 類客户，回款時間相當長，不可靠 （必須貨款兩清）

簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對，合同的每一項內容，都有可能成為日後產生信用問題的憑證。合同是解決應收賬款追收的根本依據。

在銷售合同中應明確的主要內容 ：

1、明確交易條件，如：品名、規格、數量、交貨期限、價格、付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標準等；

2、明確雙方的權利義務和違約責任；

3、確定合同期限；

4、簽訂時間和經辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章（避免個人行為的私章、單一簽字或其它代用章）；

5、電話訂貨，最好有傳真件作為憑證。

合同的簽訂必須經過市場部經理審核確認才可以蓋章。

三、事中控制：（發貨到收款）

1、發貨查詢，貨款跟蹤。每次發貨前客服部必須與銷售合同保持核對；公司在銷售貨物後，就應該啟動監控程序，根據不同的信用等級實施不同的收賬策略，在貨款形成的早期進行適度催收，同時注意維持跟客户良好的合作關係。（由銷售人員和客服中心進行全程跟蹤）

收賬策略如下：

a 類客户，按常規合同

b 類客户，最好預付一部分貨款

c 類客户，必須預付一部分貨款

d 類客户，必須貨款兩清

2、回款記錄，賬齡分析。財務要形成定期的對賬制度，每隔一個月或一季度必須同顧客核對一次賬目，形成定期的對賬制度，不能使管理脱節，以免造成賬目混亂互相推諉、責任不清；並且詳細記錄每筆貨款的回收情況，經常進行賬齡分析。

有幾種情況容易造成單據、金額等方面的誤差。

1、產品結構為多品種、多規格；

2、產品的回款期限不同，或同種產品回款期限不同；

3、產品出現平調、退貨、換貨時；

4、客户不能夠按單對單（銷售單據或發票）回款；

以上情況會給應收賬款的管理帶來困難，定期對賬避免雙方財務上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死賬現象，同時對賬之後要形成具有法律效應的文書，而不是口頭承諾。

四、事後控制：（欠款到追收）

1、欠款到追收。對拖欠賬款的追收，要採用多種方法清討，催收賬款責任到位。原則上採取大區經理負責制，再由大區經理落實到具體的業務員身上。如果是單一的大區經銷商或代理商，則由客服中心定期對其進行溝通、催付。對已發生的應收賬款，可按其賬齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實催討責任。對於確實由於資金週轉困難的企業，應採取訂立還款計劃，限期清欠，採取債務重整策略。應收賬款的最後期限，不能超過回款期限的1/3（如期限是60天，最後收款期限不能超過80天）；如超過，即馬上採取行動追討。

2、總量控制，分級管理。財務部門負責應收賬款的計劃、控制和考核。銷售人員是應收賬款的直接責任人，公司對銷售人員考核的最終焦點是收現指標。貨款回收期限前一週，電話通知或拜訪負責人，預知其結款日期，並在結款日按時前往拜訪。

追款三步驟：

①、聯繫：電話 聯繫溝通 債務分析 分析拖款徵兆

銷售人員或客服中心要適時與客户保持電話聯繫，隨時瞭解客户的經營狀況、財務狀況、個人背景等信息並分析客户拖款徵兆。

②、信函： 期限 實地考察 保持壓力 確定追付方式

銷售人員要對客户進行全程跟進，與客户接觸率與成功回收率是成正比的，越早與客户接觸，與客户開誠佈公的溝通，被拖欠的機會就會越低。並且給予客户一個正確的觀念，我們對所有欠款都是非常嚴肅的，是不能夠容忍被拖欠的。

③、走訪：資信調查 合適的催討方式

銷售人員要定期探訪客户，客户到期付款，應按時上門收款，或電話催收。即使是過期一天，也應馬上追收，不應有等待的心理。遇到客户風險時，採取風險預警和時時、層層上報制，在某個責任人充分了解、調查、詳細記錄客户信用的情況下，由主管、經理等參與分析，及時對下屬申報的問題給予指導和協助。

3、對已拖欠款項的處理事項 ：

①、文件：檢查被拖欠款項的銷售文件是否齊備；

②、收集資料：要求客户提供拖欠款項的事由，並收集資料以證明其正確性；

③、追討文件：建立賬款催收預案。根據情況不同，建立三種不同程度的追討文件―——預告、警告、律師函，視情況及時發出；

④、最後期限：要求客户瞭解最後的期限以及其後果，讓客户明確最後期限的含義；

⑤、要求協助：使用法律手段維護自己的利益，進行仲裁或訴訟。

五、預警管理

1、每一客户會計年度終結，必須取得欠款人對所欠款的書面確認。

2、任何應收款應在發貨之日起，逾期一年零六個月，一律報告公司總經理，並通知公司法律顧問啟動催討程序。