收款日常管理制度

為了進一步規範應收賬款的日常管理和健全客户的信用管理體系，對應收賬款在銷售的事前、事中、事後進行有效控制，特制定本管理規範。

一、建立客户檔案，進行有效的信用評估和跟蹤記錄：

二、事前控制：(簽約到發貨)

從初識客户到維護老客户，業務人以及經辦業務的各級管理人員都應全面瞭解客户的資信情況，選擇信用良好的客户進行交易。

對客户的審查內容(5w)：

1、who 人員素質，銷售業績，社會關係

2、where 地理位置，物流配送情況

3、when 從事本行業的時間，何時開始合作，有否合作經歷

4、what 信用檔案，有無不良紀錄

5、why 關鍵點，為什麼要合作，合作原因，合作動機，合作前景

對客户的評定等級

a 類客户，回款2個月內

b 類客户，回款5個月內 (最好預付一部分貨款)

c 類客户，回款8個月內 (必須預付一部分貨款)

d 類客户，回款時間相當長，不可靠 (必須貨款兩清)

簽約時要對銷售合同的各項條款進行逐一審查核對，合同的每一項內容，都有可能成為日後產生信用問題的憑證。合同是解決應收賬款追收的根本依據。

在銷售合同中應明確的主要內容 ：

1、明確交易條件，如：品名、規格、數量、交貨期限、價格、付款方式、付款日期、運輸情況、驗收標準等;

2、明確雙方的權利義務和違約責任;

3、確定合同期限;

4、簽訂時間和經辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章(避免個人行為的私章、單一簽字或其它代用章);

5、電話訂貨，最好有傳真件作為憑證。

合同的簽訂必須經過市場部經理審核確認才可以蓋章。

三、事中控制：(發貨到收款)

1、發貨查詢，貨款跟蹤。每次發貨前客服部必須與銷售合同保持核對;公司在銷售貨物後，就應該啟動監控程序，根據不同的信用等級實施不同的收賬策略，在貨款形成的早期進行適度催收，同時注意維持跟客户良好的合作關係。(由銷售人員和客服中心進行全程跟蹤)

收賬策略如下：

a 類客户，按常規合同

b 類客户，最好預付一部分貨款

c 類客户，必須預付一部分貨款

d 類客户，必須貨款兩清

2、回款記錄，賬齡分析。財務要形成定期的對賬制度，每隔一個月或一季度必須同顧客核對一次賬目，形成定期的對賬制度，不能使管理脱節，以免造成賬目混亂互相推諉、責任不清;並且詳細記錄每筆貨款的回收情況，經常進行賬齡分析。

有幾種情況容易造成單據、金額等方面的誤差。

1、產品結構為多品種、多規格;

2、產品的回款期限不同，或同種產品回款期限不同;

3、產品出現平調、退貨、換貨時;

4、客户不能夠按單對單(銷售單據或發票)回款;

以上情況會給應收賬款的管理帶來困難，定期對賬避免雙方財務上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死賬現象，同時對賬之後要形成具有法律效應的文書，而不是口頭承諾。

四、事後控制：(欠款到追收)

1、欠款到追收。對拖欠賬款的追收，要採用多種方法清討，催收賬款責任到位。原則上採取大區經理負責制，再由大區經理落實到具體的業務員身上。如果是單一的大區經銷商或代理商，則由客服中心定期對其進行溝通、催付。對已發生的應收賬款，可按其賬齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明確落實催討責任。對於確實由於資金週轉困難的企業，應採取訂立還款計劃，限期清欠，採取債務重整策略。應收賬款的最後期限，不能超過回款期限的1/3(如期限是60天，最後收款期限不能超過80天);如超過，即馬上採取行動追討。