税務局電子檔案管理工作彙報

近年來，隨着我國電子信息技術產生快速發展，税務部門的辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，税務部門許多日常工作和管理業務可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案几乎可以不使用紙和筆。於是隨着先進的技術和管理方式產生了大量的電子文件。

一、電子文件定義及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要藉助現代辦公設備才能閲讀利用；

2、電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的温濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統税務檔案的區別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同

電子文件由於採用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑑別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得複雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。税務檔案管理部門可以在接收到電子文件後打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，税務檔案管理部門在接收到電子文件後對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展後，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，並給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關係，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用户只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能註冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份並確定查閲權限獲得許可後，才可以查詢有關的電子檔案信息，並要進行借閲登記和繳納查詢費用。

三、電子文件對税務檔案業務管理工作的影響

（一）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機後，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，並在磁盤上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的閲卷歸檔制度。文件的歸檔閲卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔範圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

（二）由於電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯繫，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特徵和內容特徵均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用户可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

（三）由於電子文件的保存價值同時取決於其自身價值和可讀性，其鑑定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析範圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑑定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由於製作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由於用户的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑑定、管理方法亦無定論。此外，由於電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

四、電子文件在税務檔案管理中的運用

（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，瞭解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是説，通過採取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題

以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由於電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對於長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨着人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨着電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。