人事檔案管理中存在的問題及對策思考大綱

幹部檔案管理工作是黨和國家幹部工作不可缺少的一個重要組成部份，是做好乾部工作的基本條件之一，幹部檔案管理工作的好壞直接影響到幹部工作的效率和質量，涉及到每個幹部的切身利益。為了更好管理幹部檔案，為幹部工作服好務，今年，我局就我縣人事檔案管理的現狀及存在的問題進行了深入的調研，並就此提出瞭解決問題的思路及對策。

一、我縣人事檔案管理的基本現狀及沿革

1、我縣行政事業單位職工16917人、退休職工7180人，管有幹部、職工、退休職工等檔案24097卷，分別由20個管檔單位管理，多的單位有1萬多卷，少的只有幾十卷。

2、我縣幹部檔案管理主體的沿革

隨着我國各項改革的不斷深入，隨之進行的人事管理制度和用人制度的改革，也相應給我縣幹部檔案管理工作帶來了新的變化，即由原來組織、人事、勞動部門相對集中管理下放到組織、人事、委口管理，到1998年委口管理的檔案又下放到各主管局管理。現我縣縣直機關有組織部，人事、勞動、農業、林業、水務、畜牧、交通、公安、財政、教育、衞生、文體、城建、蠶桑局等20個單位管有人事檔案。

二、人事檔案管理目前存在的主要問題及原因

近幾年來，由於機構編制和用人制度的改革，單位管檔人員變動頻繁，出現了忽視人事檔案管理現象，影響了幹部管理工作，從調查中我們發現目前主要存在以下問題：

1、硬件設施解決落實差。對幹部檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料黴變、蟲蛀、個別單位的檔案夾都被蟲蛀多處小孔，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

2、材料收集不便，缺損嚴重。由於鄉鎮事業單位機構改革，管理體制發生了變化，實行了鄉鎮政府和主管部門的雙重管理，推行人員競爭上崗後，部分人員變動了工作崗位，檔案沒有及時轉遞，幹部檔案材料收集整理歸檔不及時。有個別單位從97年幹部檔案下放到主管局管後，一直未按全國統一標準整理，材料多年未歸檔，造成檔案材料不齊不全。在這次調研中，我們在抽查的841份檔案中，發現有438人差檔案材料，佔抽查總數的50%以上。其中：差入黨材料的208人，佔24.7%；差學歷材料的99人，佔11.8%；差履歷表的38人，佔4.5%；差年度考核表的93人，佔11%。在2003年新錄用的60名國家公務員中，有55名黨員，就有52人檔案中沒有入黨材料，佔94.5%。據統計，我縣檔案材料不齊不全，特別是入黨材料、年度考核、工資變動材料差缺率幾乎達40%以上。

3、管檔人員業務不熟、檔案管理制度執行差。近幾年管檔人員工作變動頻繁，新手佔70%，加之各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太瞭解，難以適應幹部檔案管理工作。個別管理人員在接、轉調出、轉入、工資、退休時需要查檔案時不嚴格履行手續按規定辦事，部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閲檔案，叫本人自己提，造成在接轉檔案時不密封，借出半月、1月甚至有長達10個月不歸還的，個別人鑽空子，抽取個人檔案材料造假、銷燬、塗改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性。

三、我縣人事檔案管理的對策與思考

1、提高認識，加強領導。幹部檔案是做好乾部工作的基本條件之一，藉助幹部檔案瞭解幹部在各個時期的表現，歷史地全面看待幹部檔案，把幹部檔案管好、用好是一項很重要的工作，國家在1990年制訂了《幹部檔案工作條例》，中組部發了[1988] 5 號、[1996]55號、[1998]13號文件，對加強幹部檔案管理制訂了一系列法規政策，體現了對幹部檔案工作的重視。在這次調研中，通過我們對5個管檔單位的瞭解中得知，只要領導重視的單位，檔案就管得好，基本設施完善，有專用檔案庫房、鐵質櫃、空調等，領導落實，人員落實，檔案裝訂好。領導不夠重視的單位，檔案裝訂管理就差，不談設施，就連裝訂工具都沒有，材料不齊不全，多年未裝。為此，必須提高各級各部門對人事檔案管理工作的認識，切實加強對檔案管理工作的領導，人事檔案管理工作應由各級各部門主要領導親自負責抓總。

2、將現行人事檔案管理權相對集中，推行人事代理制度。中組部、國家檔案局發佈的《幹部檔案工作條例》（組通字[1991]3號）第六條規定，“幹部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關單位的幹部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理，不具備保管條件或檔案很少的單位，其幹部檔案由上一級單位管理。”為此，應建立統一的政府所屬的人事檔案管理中心，以人事檔案管理機構的獨立性來確保人事檔案內容的真實性。

3、加強檔案工作的基礎建設。按照《幹部檔案工作條例》第二十七條規定，幹部檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案櫃、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高温等設施，庫房、閲檔室、辦公室三室分開，經調查我縣20個管檔單位只有十分之一的單位基本達到要求。為此，應將人事檔案管理中心設置為不以贏利為目的的、經費由政府財政補助的事業單位，改人事檔案付費託管為政府無條件保管，還人事檔案為國家所有的本來面目。

4、加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。《幹部檔案工作條例》三十八條規定，各級組織人事部門要注意加強幹部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事幹部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。而我縣的實際情況是，20個管檔專兼職幹部70%是新手，業務不熟。建議：

（1）由組織部門，每2-3年組織培訓一次業務知識，使他們瞭解管理檔案的重要性，增強責任心。掌握如何收集、鑑別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把檔案管好。

（2）配置專（兼）職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。幹部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規範統一內容的完整、真實、精煉、實用，要實現這個要求需要一支熱愛檔案工作，熟練檔案業務，安心本職工作，具有奉獻精神的檔案管理幹部。為此，應參照檔案局對文書檔案管理人員的待遇標準，落實人事檔案管理人員應有的待遇。

5、嚴格制度，推行責任追究制。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作管理制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閲、借閲檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成幹部檔案泄密、塗改等人為因素。對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究。

（1）在查閲、借閲檔案時必須持單位證明，二人以上到管檔單位，經領導批准方可查（借）閲。

（2）部門協作，除特殊情況需查（借）閲幹部檔案的外，其它任何需要檔案的單位，必須到管檔單位查（借）閲，不得為自身工作的方便，將個人檔案叫本人借閲到用檔單位一月半月，給個別人有機可乘，偽造、銷燬、塗改檔案等，不準隨意複印幹部檔案材料。

（3）轉出、轉入幹部檔案必須密封，蓋好密封章方能轉出、轉入。各審查單位審查完後必須密封蓋章或再轉另一個單位。

6、收集幹部檔案材料是幹部檔案工作的基礎。隨着政治經濟體制改革的不斷深化，幹部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給幹部檔案材料的收集帶來了新的要求。特別是鄉鎮事業單位人員聘用制改革後，幹部管理權限下放，事業單位人員工作崗位發生變化，檔案未隨着人員流動轉移等，也增大了收集材料的難度。建議：

（1）管檔人員必須及時向有關部門採取電話或一年一次上門催收與檔案有關的各種材料。

（2）各管委人事部門隨時收集材料及時交管檔部門，形成層層有人管，上下左右，縱橫相通的幹部檔案材料收集網絡。

（3）認真整理，保證幹部檔案質量。要按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂，管好乾部檔案為合理流動人才服務，做到經常檢查，室內清潔衞生、防火、防潮、防蛀、防塵。