工程檔案的管理制度（精選17篇）

工程檔案的管理制度 篇1

一、工程檔案的歸檔範圍及質量要求

(一)工程檔案的歸檔範圍

對於工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷後歸檔。(詳附件一)

(二)歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應為原件。

2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程文件尺寸統一採用A4規格歸檔。

二、工程檔案的管理機構

各工程部設資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計

(一)工程檔案的收集

文件形成後,文件形成責任人(經手人)必須於當天交一份原件給資料員,資料員收到文件後,當天登記入盒。

(二)工程檔案的整理

按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先後順序進行分類排列。

(三)工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

(四)工程檔案的編目

1、每卷單獨編號,

頁號從"1"開始,案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,摺疊後的圖紙一律在右下角。

2、卷內目錄:"序號"以一份文件為單位,"責任者"填文件的直接形成單位和個人,

有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其餘用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原有的文號或圖號;"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。

未按要求編目的,每項扣罰部門資料員5元。

(五)工程檔案的裝訂

案卷可採用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應採用線繩三孔左側裝訂法。

(六)工程檔案的歸檔

單位工程竣工驗收完成後30日內,部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。

(七)工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成後60日內,部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。

(八)工程檔案的索引(待討論工程代號、檔號)

工程代號由集團公司統一規定,檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。

案卷號如:第1卷1.1.1-1

專業號如:基建類1為1.1.1

工程代號如花園首期為1.1

樓盤代號如花園代號為1

(九)工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的乾燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。

(十)工程檔案的統計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閲情況進行統計,及時催促借閲到期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)

1、永久:是指工程檔案需永久保存。

2、長期:是指工程檔案的保存期限等於該工程的使用壽命。

3、短期:是指工程檔案保存20年以下。

同一案卷內有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長。

五、工程檔案密級

密級分為機密、祕密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。

工程準備階段文件為機密級,

監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為祕密級。

六、工程檔案的借閲及銷燬

按照集團公司檔案管理制度執行。

本制度由部門經理負責考核部門資料員,工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發布之日起執

工程檔案的管理制度 篇2

1.總則

1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規範》的要求，特制定本制度。

1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目,從醖釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，並確保檔案的完整性、準確性。

2工程檔案管理制度

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理並與工程建設同步。行政部集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，並負責工程技術檔案資料的接收和移交。

2.1.2工程建設中，各種技術資料交由行政部統一管理髮放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。

2.1.3設備到貨後，由技術部匯同有關部門開箱驗收後，設備資料（歸檔的發給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記並建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最後付款必須由技術部對竣工資料簽收合格後支付。

2.1.4購置技術資料、圖書、標準由行政部門統一申請，經批准後按計劃辦理，或委託有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收後方可辦理報銷手續。

2.2歸檔文件的質量規定

2.2.1凡合同、協議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或複印件歸檔）。

2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯繫單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫並原件（如表式為複印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用複印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用複印件）歸檔。

2.2.5書寫規定

A）書寫字跡工整，圖樣清晰。

B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

C）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。

3工程文件收發及管理規定

為加強工程文件收發管理，理順傳遞關係，並按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給技術部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由行政部統一接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的文件也由行政部統一接收。

3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。

3.1.3設備文件，技術部匯同有關部門對設備開箱驗收後，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由行政部統一歸口發放給有關單位。

3.1.4技術部對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

3.1.5登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數後，應按技術部領導審定的工程文件及時分發給有關單位和部門。

3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，並認真執行密級文件資料的借閲規定。

3.2工程文件資料發放

3.2.1分發外單位和部門的工程文件資料由行政部統一辦理。

3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術部領導確定發放單位和數量。

3.2.3為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，並書面通知行政部；行政部按指定名單發放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責

參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。並負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規範標準的項目檔案。

由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委託監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，並審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的`文件。5施工單位歸檔範圍

負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。

負責提交全部機組建設期間的工程聯繫單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調試單位歸檔範圍。

負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔範圍

負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。

負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。並切實執行竣工圖編制的有關規定。負責提交設計總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）監理部門歸檔範圍

負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，並在案卷內備考表審核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：

對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閲、利用。本着既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案凡因工作需要借閲者，須辦理下列手續：

6檔案、資料借閲制度

5.1借閲檔案、資料一般只需由本人填寫借閲登記即可（註明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之後方可歸檔。

5.2借閲檔案、祕密技術檔案和資料，須填寫借閲單，經部門經理簽字同意即可。

5.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閲單上註明範圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批准、檔案人員只能按其範圍、要求、內容提供利用。

5.4外單位人員借閲檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要註明查閲範圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批准方能借閲。

5.5借閲的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加註、拆頁等。借閲人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得複印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閲。

5.6借閲時間在兩週以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批准，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對後重新借出。對長期借閲檔案不歸還，又不説明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閲部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閲。並嚴格按經濟責任制考核辦法執行。

5.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借後暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續。同時行政部如因工作需要有權將檔案、資料調回行政部。

工程檔案的管理制度 篇3

第一節目的

為了規範工程文件資料管理，明確工程中有關文件資料的範圍、接收、分發、回收、存檔的具體工作程序，劃分各部門的職責，確保各有關方均能及時獲得，順利進行工作，以利工程建設和竣工移交，特制定本資料管理制度。

第二節適用範圍

本管理制度適用於房地產開發項目的全過程（前期、中期、後期）。

第三節職責

1、負責本部門文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。

2、負責工程施工組織設計、施工方案、環境控制措施等文件的初審、督促實施，以及相關文件的歸檔管理。

3、負責項目建設中工程文件資料的收集、積累和完整、準確地掌握工程施工的情況，以及竣工資料的收集、整理。

4、管理好領用的工程文件，回收、整理、移交文件。

5、負責施工單位、監理公司、質檢單位等的相關工程文件，進行回覆、收集、歸檔。

6、負責本公司總工辦、施工單位等相關部門文件資料的收集、傳遞、回覆、歸檔。

第四節管理內容及要求

一、文件資料的接收、分發

1、對施工方、監理方、總工辦等相關單位或部門發送至我部門的文件資料進行整理、分類、歸檔。

2、將整理完畢的圖紙資料，經有關主管領導批准後按規定的份數分發至相關單位，並做好發放記錄。

二、標識、版本更新、設計變更

1、設計及材料、設備文件均應在每張圖上做明顯狀態標識，以確認是否為有效版本。

2、名稱相同的改版文件，如是整卷冊（整袋）改版的則在圖紙袋上加註版次，如是對前版文件某一張（某幾張、某一部分）進行改版的，要在文件袋上清楚的註明將前卷冊文件哪一張（哪幾張，哪一部分）作廢更換。

3、對於發送至工程部的設計變更通知單，工程部將對設計變更通知單分類、編號、登記。原件歸檔，同時按照有關要求發放給有關單位，並做好收發記錄。

三、圖紙資料的補遺和索賠

1、圖紙資料如遇交付清單不符或短缺，難以辯認等問題時，工程部應立即通知總工辦，由總工辦函告設計方限期補齊和更換。

2、如圖紙資料末按合同日期提供，工程部應及時上報公司相關部門，督促落實。

四、圖紙不符的處理

1、收到圖紙資料，如果認為該圖紙資料與工程項目不符不能執行應註明原因，及時將圖紙資料送還總工辦。

2、如問題涉及甲供材料、設備製造廠商。工程部及時督促總工辦物資採購人員協調解決並負責與材料、設備廠商聯繫處理。

五、對單位、分部（分項）工程的有關要求

1、工程部所有文件按單位工程或分部（分項）工程分類，並在工程的施工組織過程中不斷補充、完善。單位分部（分項）工程竣工驗收、分部試運前應組編完畢，並作為竣工、試運必要條件，不符合要求者不予驗收。

2、文件應齊全、規範、完整、符合要求，歸檔文件資料要字跡清晰，圖面整潔。編制文件資料應使用微機打印或黑墨水或藍黑墨水書寫。

3、在竣工後移交給有關單位和部門。有關人員對竣工資料的編制、整理、審核、交接、驗收等鑑定合格，檔案管理人員逐項檢查，全部合格後接收資料，由工程部保管，歸檔文件應為原件。

六、施工、調試文件的審查。

1、當施工方、調試方的施工專業文件資料、資質文件資料及工程合約等準備就緒時，應由施工方、調試方單位負責人或法人代表審核、蓋章（簽字）確定，資料文件上報交監理方審核、確定後交工程部審核備案。

七、工程文件資料的借閲、複印

1、工程文件資料需要借閲時，應由借閲人填寫《工程文件資料借閲申請單》，經借閲人所屬部門或單位負責人核准，簽字確認，工程文件資料借閲即借即還不得將文件資料帶至文件資料借閲指定區域之外。

2、工程文件資料原則上不允許複印，因工程需要必須複印時，由當事人填寫《工程文件資料複印申請單》經借閲人所屬部門或單位負責人核准，簽字確認，方可複印。複印件按照受控文件控制要求執行。

八、工程技術檔案資料編制要求

1、工程技術資料主要劃分為五類：

①工程質量保證資料；

②工程分部分項（觀感質量評定）評定資料；

③工程技術資料；

④施工管理資料；

⑤竣工資料（竣工圖）。

2、工程技術資料的編制，應隨施工進度反映工程質量。新工藝的實施，新結構的試驗，地基檢測，現場安全，文明施工，工程相關的照片，音像資料，能夠反映工程的實施情況。資料應按有關規定裝訂，每冊資料應有名稱、目錄、頁碼、説明，以便查找核實。凡引用複印資料必須有複印時間，日期，複印人簽字，複印單位的公章，並註明原件存放的位置和索引。

3、工程技術資料的編制流程：工程技術資料應採用國家統一的格式、表格。

對於工程質量保證資料、工程分部分項評定資料、工程技術資料，應先由施工單位按照相關規定編制、填寫，然後報監理公司審核。監理公司根據現場實際情況，對相關資料進行復核、確認，再由監理公司向建設單位工程部申報。建設單位對監理公司上報的工程技術資料進一步審核，根據資料的類型交相關負責人，包括總工辦（材料部、造價部）各專業工程師的核實、給予籤認，並留檔備查，同時復回監理公司。對建設單位不須確認的工程資料，工程部存檔即可返回。

對於施工管理資料，工程竣工資料，施工單位應向監理公司申報，經監理公司審查後會同監理公司的資料統一上報建設單位，建設單位統一審查、歸檔、移交社會檔案管理中心。

4、工程技術資料應隨施工進度同步收集、整理、整編，應做到齊全、準確、真實、可信，不得弄虛作假，對確認歸檔的資料，不得塗改、刪除、更換，工程資料由工程部專人負責。

九、工程部檔案資料入檔序目

1、工程招投標資料

a、招標文件；

b、招標答疑；

c、標外文件；

d、商務標；

e、技術標；

f、中標通知書

2、工程竣工資料由施工單位按當地檔案部門規定順序整理。如：前期資料及設計變更圖紙會審記錄（原件）、各種檢驗實驗資料、分部分項自檢資料、竣工驗收資料、竣工驗收備案表（原件）等。

3、竣工圖（有竣工圖章內容齊全）

4、竣工工程結算書（造價諮詢單位審查三家蓋章）

入檔的文件資料要按照有序、成卷、分類存放，便於查詢、有條件利用的原則進行保管。

十、工程部檔案資料的銷燬

工程部接收施工單位報來的竣工工程檔案資料，在本部存放時間為3年（從工程竣工備案之日起），期滿後由工程部綜合業務主辦人員辦理相關手續，負責移交給綜合辦檔案室。

工程部移交給綜合辦公室的檔案，按照檔案管理規定管理期限為50年，需要銷燬時要辦理銷燬手續，逐級審批，監督銷燬。

工程檔案的管理制度 篇4

1、學校營養餐工作建立檔案，由分管此項工作老師專人管理。

2、上級主管部門關於營養餐工作下發的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。

3、學校制定的營養餐工作各種管理制度，突發安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。

4、學校接收、發放營養餐情況等材料必須及時歸檔，按自然月份存放。

5、對於突發事故，應同步介入收集相關材料歸檔備查。

6、學校營養餐工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進行管理。

7、管理人員隨時搞好營養餐工作檔案的保管，注意防盜、防火、防遺失。

8、管理人員隨時注意收集整理營養餐工程材料並及時歸檔。若發生遺漏和失誤要追究管理者的.責任。

9、檔案的資料必須真實、準確，為各級主管部門檢查營養餐工程落實情況提供詳實的資料依據。

10、借閲檔案須經學校領導同意，並辦理借閲登記手續，借閲人要愛護檔案原件，用後及時歸還。

工程檔案的管理制度 篇5

第一章 總則

1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分,對工程項目的開展及公司的生產經營有着重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責,規範檔案管理,結合施工企業的實際情況,制定本規定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則,由項目部統一管理,重要及常用的文件移交檔案室保管,以確保工程檔案的完整、準確和安全,並便於使用。

1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章 工程檔案管理機構的職責

2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者,負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;並對工程項目進行統一整理造冊。

2.2現場工作組是項目部的下屬部門,受項目部的直接領導,在項目部的'領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關方移交的資料,並對收到的資料進行統一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案,並加以分類、整理、管理,並負責工程資料的收發、借閲等工作。

第三章 項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導工程項目及日後的生產、建設活動的重要依據,是繼承工程項目知識的重要手段,因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點,明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。

3.2從項目開始立項,項目部制定工程項目檔案負責人,工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料,從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集後根據項目工程的邏輯性,對工程項目資料進行分類整理,對缺少的資料應及時收集,使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據工程項目特性,現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部,由項目部,由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序,分類保存,保存的資料應做好標識,方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統一整理後,重要的、日常使用的資料,項目部應及時歸檔,方便資料需要人的使用,項目部歸檔的工程資料應為原件,項目部自留複印件。

檔案室應做好項目部移交資料的登記,並對移交工程資料單獨歸類存放。

3.6檔案室管理人員應做好借閲管理,原件資料一般不允許借閲,借閲複印件供借閲人使用,因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好説明,備註原因。

工程項目檔案借閲後,檔案管理人應及時通知借閲人,按期歸還。

第四章 項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄,包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中,施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料,工程資料一律先收集、整理、歸類,再移交項目部,由項目部統一整理、分類,在項目工程每環節完成後,根據項目特點,由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;

(2)遵循檔案的自然形成規律;

(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;

(4)認真審核,未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備,工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件,並按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。

4.4.2項目施工階段,由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理,並移交現場工作組;項目監理單位負責收集,積累項目監理文件,並提交現場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段,承包單位負責項目完工資料的收集、整理,提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全,歸入建設工程項目檔案。

收集範圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

4.4.5各類文件應按文件形成的先後順序或項目完成情況及時收集。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合,在資料收集整理過程中,對形成的項目工程文件進行鑑別,包括完整性、準確性鑑別以及審批情況。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類,要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點;

(2)在公司各類工程項目中,同一類工程檔案的分類標準應該一致;

(3)分類層次,類目要簡明,不宜過多過繁;

(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律,保持項目檔案材料之間的有機聯繫,充分利用檔案原有的整理基礎,對項目檔案進行分門別類的整理,便於保管和利用。

4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件,應根據文件的性質,內容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件,應按工程項目整理。

4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業,階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯繫,分類科學、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。

4.8.3設備類案卷按設備依據性材料,外購設備開箱驗收(自制設備設計、製造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。

4.8.4項目檔案號,要反映項目檔案系統整理後的客觀秩序,同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明,不要過於複雜繁瑣。

項目檔案號=分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備註等內容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當工程項目文件需要更改時,文件更改人或更改部門通知收集管理人,並説明更改的理由依據和更改內容。

4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批,經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人,收集人交上級管理部門或檔案室,並做好更改備註。

4.11工程項目檔案的借閲

需要臨時借閲文件的人員應填寫《工程項目檔案借閲申請表》(見附件),經檔案室相關人員同意後方可借閲,檔案室借閲文件一般為複印件,借閲後必須及時歸還,《工程借閲記錄》(見附件),如果原件一般情況下不外借,如確需外借,説明原因。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定,在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出,由檔案室人員在保管期滿後,提出銷燬申請,項目部決定其銷燬與否。

4.13 工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料,作為項目實施及工程價款支付的依據,現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。

工程項目合同一經審批簽訂後,項目部組織相關人員收集,並移交檔案室,通知做好留底工作。

工程項目發生變更後,修要更改合同或補充的,項目部應在合同修改或補充審批後,通知檔案室,並將新的合同或協議歸檔。

第五章 附則

5.1 本制度由項目部負責解釋。

5.2 本制度由項目部制定、修改,自總裁批准之日起生效實施。

工程檔案的管理制度 篇6

一、目的

為規範公司的工程項目檔案管理，防範與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。

二、工程項目檔案歸檔範圍

本規定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的開發、設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，採購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委託書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

三、檔案機構及其職責

公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閲等工作。其主要職責包括：

1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

2、檔案材料的保管和銷燬；

3、檔案材料的查借閲、催還。

四、檔案的立卷、收集、整理

1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。

3、各項目的'職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。

4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，並填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯繫人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。

五、檔案的管理

1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每年對檔案進行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、對破損和褪色的材料進行修補和複製。

六、檔案要求

1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

2、必須齊全完整，裝訂整齊，並適當管理。

3、傳真件應複印一份歸檔。

七、檔案的保管

1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

2、所有檔案應專櫃存放，加鎖。

3、所有檔案不得隨意查閲、變訂，不得置於公共場所。

4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限的，保管期限從長。

八、檔案的銷燬

1、檔案管理人員根據檔案保管年限的規定對檔案進行鑑定，登記已失效的檔案，編制檔案銷燬清冊（見附表三）。

2、檔案銷燬清冊經核准人批准，方能銷燬失效檔案。

3、銷燬一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷燬方式另作説明。

4、銷燬時要有二人以上監銷，並在檔案銷燬清冊上簽字。

5、銷燬人員應採取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。

九、檔案的查借閲

1、因工作需要查閲檔案的應填寫好查閲申請單，由核准人簽字同意，方可查閲（見附表四）。

2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經核准人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

3、資料員對文件的查（借）閲情況要進行登記（見附表五）。

4、借閲人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管及時處理。

6、外單位借閲檔案，應持有單位介紹信，經核准人批准後方可借閲，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核准人同意且審核後才能帶出。

7、公司對調閲制度實行分級制度，公司可根據借閲人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閲”“複印件借閲”“局部複印件借閲”。

十、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1、毀損、丟失或擅自銷燬檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

3、塗改、偽造檔案。

4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

5、未按手續借閲、外帶及越級借閲。

工程檔案的管理制度 篇7

為了更好的規範工程資料、文件、設計圖紙的保管、發放和使用，根據公司檔案資料及圖紙數量的實際情況，本着為工程服務的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細則。

一、收集範圍

從工程項目建議書始到工程竣工決算止所有與工程有關的，具有保存價值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像各種載體的文件材料等。

二、工程資料、檔案的保管

1、認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》及公司的有關制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權益。

2、及時將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類，編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閲、出借、歸還的登記制度。

3、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

4、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標籤。 5、做好檔案的“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案櫃必須加鎖。

6、保存的.工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。

三、工程資料、檔案借閲

1、有關單位查閲檔案，應出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續。

2、本單位職工查閲檔案，檔案管理員同樣要做好查閲登記手續。

3、檔案一般只供查閲，不予外借。如因工作需要確需外借，需經部門經理批准並約定歸還日期，由管理員按期追還，需續借的要重新登記，借閲人應做好外借檔案保管工作。

4、原件原則上不外借。

5、查閲、借用檔案，應保證檔案完好無損，嚴禁撕損、塗改、抽頁、沾污（包括劃線、畫圖等、檔案資料。

6、允許複印的檔案，應在登記時註明複印的名稱和份數。

四、施工圖紙的接收、登記

1、施工圖紙從設計院出圖審查後，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規定接收設計院分發的施工圖紙，準確核對後，按專業分類、編號，並將目錄輸入微機。

2、工程施工過程出現的變更文件等相關設計文件的內容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發放。

五、施工圖紙的發放、借閲

1、招標代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閲程序借出，招標結束後，3日內送還檔案室，延期管理員要儘快督促還回。施工圖紙的發放由管理員按中標通知書通知有關單位領取。

2、施工單位等部門的圖紙接收人為公司負責人。 3、圖紙發放由資料室辦理髮放手續，接收人核查無誤後進行簽字、領取。

4、對於已領取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閲該部分圖紙。

5、公司其他科室需在資料室借閲的圖紙，借用人在資料室進行借閲登記，由各自部門領導簽字認可，借閲時間最長不得超過七天。

6、檔案室存檔的圖紙原則上不予借出,特殊情況下如需借閲,經公司主管經理批准後,方可借閲。

7、圖紙變更單執行上述規定。

六、作廢圖紙的處置

對施工中由於變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領導審查，由主管領導發佈變更通知，資料室通知各使用部門將舊圖紙交回資料室後，按領用程序重新領用新圖紙。回收的作廢圖紙，按有關規定進行處理。

七、工程竣工後

根據建設局檔案室及質檢站有關的要求，由檔案室對圖紙、資料進行整理、移交、備案。

八、相關記錄表式

1、收文登記表

2、發文登記表

3、借閲登記表

4、廢圖回收登記表

工程檔案的管理制度 篇8

物業工程設備技術檔案管理制度

1、技術檔案管理

各類技術資料必須分類裝訂成冊，編制目錄，專人管理及制訂借用制度。技術檔案一般可分成四類：

物業施工竣工驗收的整套檔案資料；

設備的規範、標準、各項制度及技術標準；

設備新技術信息及資料；

職工技術考核標準及資料。

1.1所有工程技術資料、圖紙、使用説明書、工具書、工程維修保養原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統一保管。

1.2文件、資料是大廈的重要財富，人人都要愛惜。

1.3未經批准，不得將任何資料借給本公司以外人員。

1.4重要的工程技術檔案應保存原件，原件通常不予借閲，以複印件的版本外借。

1.5檔案資料借閲要嚴格履行借閲手續。除圖書外，檔案資料嚴禁帶出大廈。重要資料只限在資料室內閲讀。

1.6借閲圖書每次限借一本，特殊情況需得到總工程師批准。借期為一個月，到期應辦理續借手續。圖書不得在個人手中長期持有。

1.7對檔案資料，借閲人不得裁減、抽頁、亂畫、塗改，保持版面清潔。

2、設備登記卡

設備登記卡是設備管理的主要依據，每一台設備都應設立一張登記卡。為了便於查閲，可按設備系統分別裝訂成冊。現代化設備管理的一條重要經驗，就是重視對設備狀況及維修保養工作情況的調查和統計，系統地、有計劃地積累分析原始記錄，在調查分析中研究設備維修保養工作的規律，使設備能夠達到最高的綜合效率。

設備登記卡應包括設備檢查、維修保養記錄，設備缺陷記錄以及重大事故記錄，這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的重要依據，也是設備技術改造、報廢的主要依據。

設備一般每年按設備登記卡進行一次全面的清點核對，應該做到帳物相符。

3用户設備檔案卡

物業的'每套客房可認為是為用户服務的獨立設備，因此，每一獨立單元需設立一張用户單元設備檔案卡。這有利於掌握對用户設備的完好程度及設備返修率程度的瞭解。

4質量記錄

《設備檔案卡》ed—tb—0309—113

《設備編號法則》ed—tb—0309—129

工程檔案的管理制度 篇9

1、工程設備檔案由資料管理員管理。資料管理員者應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。

2、各類檔案應按系統分類：強、弱電；給排水；暖通、空調；消防報警；房屋結構；資料管理員存放於檔案盒內並貼上標籤。

3、編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標籤一致。

4、外單位交來圖紙由資料管理員統一簽收，並將有關圖紙交各相關專業的管理員核對實物，如圖紙無誤則由資料管理員按系統歸檔；圖紙有誤，則由資料管理員聯繫交圖單位更正。

5、檔案及圖紙是工程維修保養的重要依據，應妥善保存。

6、借閲檔案須經相應系統的管理員以上人員批准，資料管理員登記並指定歸還日期，由資料管理員按期追還，需續借的`要重新登記。

工程檔案的管理制度 篇10

為對工程技術檔案的收集、整理、編目、歸檔及報送等管理工作實施有效的控制，特制定本辦法。本辦法由公司工程部負責實施。

一、工程技術檔案資料的內容

1、施工單位竣工資料：

(1)質量保證資料；

(2)施工技術資料；

(3)施工管理資料；

(4)竣工圖；

(5)竣工驗收報告。

2、工程監理單位監理資料：

(1)監理規劃；

(2)監理實施細則；

(3)監理月報(包括各階段性檢查記錄)；

(4)工程開、停、復工令；

(5)工程總進度計劃、月進度計劃審批文件；

(6)施工組織設計審核意見；

(7)工作聯繫單；

(8)監理日誌；

(9)項目竣工驗收報告：

a)工程竣工驗收質量評估報告及評定表；

b)工程項目施工例會紀要；

c)工程質量檢測記錄；

d)材料、設備進場質量檢測報告；

e)監理工程進度付款審核報表：

f)應業主要求提供的其它專題報告；

3、工程管理資料：

(1)施工圖紙等設計文件；

(2)設計變更；

(3)初步設計圖紙等設計文件；

(4)工程概算、預算；

(5)工程勘察報告；

(6)文物普探及問題坑處理報告；

(7)深基坑支護設計文件；

(8)地基(樁基)檢測報告；

(9)設計合同、施工合同、監理合同；

(10)工程招、投標文件；

(11)工程綜合驗收資料；

(12)工程竣工驗收資料；

(13)工程報建報審資料；

(14)工程部與公司、監理單位、施工單位的工作聯繫單；

(15)工程技術資料發文記錄；

(16)向公司提交的專題報告；

(17)結構試驗、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。

二、工程技術資料編制要求

1、原則工程技術資料嚴格按照《建設工程技術整編評定統一規定》進行編制並及時歸檔。

2、要求

(1)施工單位資料由施工單位按以上《規定》編制，監理單位定期檢查施工資料的質量，按標準驗收。

(2)監理資料嚴格按監理規範的要求編制。

(3)工程管理資料由工程部按相關規範、規定的要求編制。

三、工程竣工資料的'審查

1.監理單位負責審查施工單位竣工資料的完整性、真實性。

2.工程部負責複核施工單位資料並審查監理單位的竣工資料。

3.經監理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質檢站。

四、竣工資料的報送

1、工程竣工驗收後一個月內，施工單位將竣工資料報送市城建檔案館一套，建設單位兩套存檔。

2、施工單位憑政府主管部門開具的竣工資料收據，方可與建設辦理竣工結算付款手續。

工程檔案的管理制度 篇11

為了切實抓好工程檔案資料的管理工作，確保工程檔案資料的完整、準確、系統和有效的利用，特制定本制度。

一、工程檔案工作要與工程建設同步。

二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內容真實，不修正塗改，不弄虛作假，並確保及時性、連貫性。

三、工程項目建設過程中，建設、監理、施工單位應在各自職責範圍內做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監理審查和保管工作。

四、各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理工程檔案資料。

五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多籤，禁止用不確定的語言或模稜兩可的語句進行定性評定。

六、做好工程聲像資料。參建單位應指定專人負責各自產生的照片、膠片、錄像等聲像材料的收集，工程建設重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

七、建設單位隨時檢查有關檔案材料的收集、整理情況，對於各階段、各類檔案達不到要求的，要限期整改，整改後仍不合格的，建設單位不返回工程質量保證金。

八、按照工程檔案管理規定及相關規範、規定進行整理、立卷、歸檔。

二0xx年八月十八日

工程檔案的管理制度 篇12

為規範公司工程檔案管理工作,根據國家、地方工程檔案管理有關規定,結合我司的特點,制定本制度。

一、工程檔案的歸檔範圍及質量要求

(一)工程檔案的歸檔範圍

對於工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷後歸檔。

(詳附件一)

(二)歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應為原件。

2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程文件尺寸統一採用a4規格歸檔。

二、工程檔案的管理機構

各工程部設資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、

索引、保管、統計

(一)工程檔案的收集

文件形成後,文件形成責任人(經手人)必須於當天交一份原件給資料員,資料員收到文件後,當天登記入盒。

(二)工程檔案的整理

按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先後順序進行分類排列。

(三)工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

(四)工程檔案的編目

1、每卷單獨編號,頁號從“1”開始,案卷不宜超過30mm;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,摺疊後的圖紙一律在右下角。

2、卷內目錄:“序號”以一份文件為單位,“責任者”填文件的直接形成單位和個人,有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其餘用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號;“文件題名”填寫文件標題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。未按要求編目的,每項扣罰部門資料員5元。

(五)工程檔案的裝訂

案卷可採用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應採用線繩三孔左側裝訂法。

(六)工程檔案的歸檔

1、單位工程竣工驗收完成後30日內,部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。

(七)工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成後60日內,部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。

(八)工程檔案的索引

工程代號由集團公司統一規定,檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。

案卷號如:第1卷1.1.1-1

專業號如:基建類1為1.1.1

工程代號如zz花園首期為1.1

樓盤代號如zz花園代號為1

(九)工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的乾燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。

(十)工程檔案的統計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閲情況進行統計,及時催促借閲到期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)

1、永久:是指工程檔案需永久保存。

2、長期:是指工程檔案的保存期限等於該工程的使用壽命。

3、短期:是指工程檔案保存20年以下。

同一案卷內有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長。

五、工程檔案密級

密級分為機密、祕密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。

工程準備階段文件為機密級,監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為祕密級。

六、工程檔案的借閲及銷燬按照集團公司檔案管理制度執行。

本制度由部門經理負責考核部門資料員,工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發布之日起執行

工程檔案的管理制度 篇13

一、目的

為規範公司的工程項目檔案管理，防範與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。

二、工程項目檔案歸檔範圍

本規定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，採購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委託書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

三、資料員及其職責

部門經理指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閲、交接等工作。其主要職責包括：

1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

2、檔案材料的保管；

3、檔案材料的查借閲、催還；

4、項目結束後與綜合部相關負責人完成檔案資料的交接。

四、檔案的立卷、收集、整理

1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。

3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。

4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，並填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯繫人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。

五、檔案的管理

1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每月對檔案進行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、對破損和褪色的材料進行修補和複製。

六、檔案要求

1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

2、必須齊全完整，裝訂整齊，並適當管理。

3、傳真件應複印一份歸檔。

七、檔案的保管

1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

2、所有檔案應專櫃存放，加鎖。

3、所有檔案不得隨意查閲、變訂，不得置於公共場所。

八、檔案的查借閲

1、因工作需要查閲檔案的應填寫好查閲登記表方可查閲。

2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經項目經理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

3、借閲人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告項目經理及時處理。

九、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1、毀損、丟失或擅自銷燬檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

3、塗改、偽造檔案。

4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

5、未按手續借閲、外帶及越級借閲。

附件一

工程技術資料參考目錄

1、開工報告、施工現場質量管理檢查記錄

2、圖紙會審紀要、設計變更、洽商記錄

3、施工組織設計(施工措施)

4、技術交底、技術複核

5、工程定位測量、放線記錄、複核記錄

6、原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）

7、施工試驗報告及見證檢測報告

8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄

9、施工記錄

10、預製構件、預拌混凝土合格證

11、地基基礎、主體結構驗收記錄及抽樣檢測資料

12、檢驗批、分項、分部工程質量驗收記錄

13、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄

14、施工日誌、地質勘察報告

15、土壤(素土、灰土)幹密度試驗報告（回填土試驗報告）

16、砂漿配合比通知單

17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定

18、混凝土配合比通知單

19、混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告及評定

（同條件養護混凝土試塊強度報告彙總及測温記錄）

20、商品混凝土出廠合格證、複試報告

21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證

22、水池滿水試驗記錄

23、建築物沉降觀測記錄

24、結構吊裝記錄

25、現場施工預應力記錄

26、工程質量事故處理記錄

27、管道、配件出廠合格證及進場檢（試）驗報告

28、管道、設備強度試驗、嚴密性試驗記錄

29、系統清洗、灌水、通水、通球試驗記錄

30、進場電器材料、設備出廠合格證及試驗報告）

31、設備調試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄

32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄

33、單位(子單位)工程質量控制資料核查記錄

34、單位(子單位)工程質量竣工驗收記錄

35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄

36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄

37、竣工驗收報告

38、竣工驗收證書

工程檔案的管理制度 篇14

一、總則

1、為了加強tq－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，根據《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規範》以及有關各類檔案管理的規定、規範、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統性，達到“建一流交通工程，創一流工程檔案”的目標。

2、檔案工作是企業管理、施工生產管理、技術管理的重要組成部分，各分部應根據分管業務內容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。

3、檔案管理體系與職責

經理負責檔案的全面工作，工程技術檔案，由項目總工主管。項目經理部誠懇接收通啟高速公路建設總指揮部的指導和檢查。

（一） 主管經理

1、組織經理部、分部技術部門，貫徹執行本制度的各項規定，並負責監督檢查。

2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。

3、佈置和檢查各項工作的同時要佈置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。

（二）檔案管理室

1、檔案管理室由工程部負責，貫徹執行本制度統一管理檔案。

2、負責檢查和協助各分部及有關資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。

3、對各分部檔案管理的質量好壞，給予獎勵和處罰。

4、 參加建設項目竣工及重要設備開箱的文件材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。

5、工程技術檔案由項目總工負責，由工程部主任根據《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設項目檔案室，並辦理移交手續。

（三）各分部

1、各分部接收檔案管理室的業務指導和檢查，在工作中接收主管領導和檔案管理室負責人的領導。

2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統計和日常必要的整理。

4、經理部、分部應加強對檔案工作的領導，由分部經理領導分管分部此項工作。並應將檔案工作納入工程計劃管理之中，納入施工管理及考核範圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經濟責任制，建設項目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質量評定會，參加設備開箱、參加各單項驗收和工程項目總驗收。

二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交

1、高速公路建設項目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質優良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪製。歸檔文件材料應為原始件。

2、做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格彙總簽證施工組織設計、圖紙會審記錄，施工日誌，變更設計報告，設計變更通知單，開工報告，施工技術總結等，按規定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，並加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。

3、在職責範圍內做好與高速公路建設項目有關的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔範圍內及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。

4、高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內文件有機聯繫，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質量標準》的要求，分類編號方法依據《江蘇省高速公路建設項目檔案分類編號表》執行。

5、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。

歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。

（1）、歸檔文件、齊全完整；

（2）、分類清楚，保持聯繫；

（3）、題名確定，容易查找；

（4）、卷內排列，系統條理；

（5）、保管期限準確；

（6）、密級劃分恰當；

（7）、藍圖摺疊，符合要求；

（8）、卷皮書寫，正楷整法；

（9）、案卷裝訂，整齊美觀；

（10）、聲像資料，清楚清晰。

6、在高速公路建設項目完成後三個月內將項目檔案文件向建設單位移交、歸檔。

7、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容，案卷數，圖紙份數，並有完備的清點、簽字等交接手續。

8、負責對全部工程歸檔文件的彙總整理，並根據江蘇省高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。

附：1、工程檔案管理流程圖

2、工程檔案管理組織機構圖

工程檔案的管理制度 篇15

一、總則

一、為了加強tq－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，根據《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規範》以及有關各類檔案管理的規定、規範、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統性，達到“建一流交通工程，創一流工程檔案”的目標。

二、檔案工作是企業管理、施工生產管理、技術管理的重要組成部分，各分部應根據分管業務內容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。

三、檔案管理體系與職責

經理負責檔案的全面工作，工程技術檔案，由項目總工主管。項目經理部誠懇接收通啟高速公路建設總指揮部的指導和檢查。

（一） 主管經理

1、組織經理部、分部技術部門，貫徹執行本制度的各項規定，並負責監督檢查。

2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。

3、佈置和檢查各項工作的同時要佈置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。

（二）檔案管理室

1、檔案管理室由工程部負責，貫徹執行本制度統一管理檔案。

2、負責檢查和協助各分部及有關資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。

3、對各分部檔案管理的質量好壞，給予獎勵和處罰。

4、 參加建設項目竣工及重要設備開箱的文件材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。

5、工程技術檔案由項目總工負責，由工程部主任根據《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設項目檔案室，並辦理移交手續。

（三）各分部

1、各分部接收檔案管理室的業務指導和檢查，在工作中接收主管領導和檔案管理室負責人的領導。

2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統計和日常必要的整理。

四、經理部、分部應加強對檔案工作的領導，由分部經理領導分管分部此項工作。並應將檔案工作納入工程計劃管理之中，納入施工管理及考核範圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經濟責任制，建設項目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質量評定會，參加設備開箱、參加各單項驗收和工程項目總驗收。

二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交

一、高速公路建設項目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質優良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪製。歸檔文件材料應為原始件。

二、做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格彙總簽證施工組織設計、圖紙會審記錄，施工日誌，變更設計報告，設計變更通知單，開工報告，施工技術總結等，按規定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，並加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。

三、在職責範圍內做好與高速公路建設項目有關的.文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔範圍內及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。

四、高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內文件有機聯繫，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質量標準》的要求，分類編號方法依據《江蘇省高速公路建設項目檔案分類編號表》執行。

五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。

1、歸檔文件、齊全完整；

2、分類清楚，保持聯繫；

3、題名確定，容易查找；

4、卷內排列，系統條理；

5、保管期限準確；

6、密級劃分恰當；

7、藍圖摺疊，符合要求；

8、卷皮書寫，正楷整法；

9、案卷裝訂，整齊美觀；

10、聲像資料，清楚清晰。

六、在高速公路建設項目完成後三個月內將項目檔案文件向建設單位移交、歸檔。

七、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續，明確檔案移交的內容，案卷數，圖紙份數，並有完備的清點、簽字等交接手續。

八、負責對全部工程歸檔文件的彙總整理，並根據江蘇省高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。

附：1、工程檔案管理流程圖

2、工程檔案管理組織機構圖

工程檔案的管理制度 篇16

管理制度

1.管理好物業工程設施時關係到物業是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。

物業管理人員必須發掘設備潛能，做到物盡其用，充分發揮設備的使用價值。

2.物業工程設施

須實行檔案管理制度，對設備的原始檔案必須歸檔、彙總、登記造冊，以便查考，為設備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業工程管理部建檔管理：

a.設備系統的資料，如竣工圖、構造圖等。

b.設備系統原始發票、收據、用户手冊以及售後服務卡等。

c.設備系統中重點部位的拍照資料及相關注釋。

3.建立設備管理考核制度，獎賞分明，調動員工工作積極性。

a.建立設備管理考核、督察制度。

b.對設備管理定期、不定期抽查、考核。

4.建立iso9001質量管理體系：

a.建立機房管理制度。

b.建立供、配電管理制度。

c.建立設備維修制度。

d.嚴格各項管理制度，做到責任到崗、任務到人、用科學化的'管理提高設備管理水平。

5.對於住宅小區物業工程設施管理在做到“三好、四會、五定”。

a.三好：即是設施要用好、修好、管理好。

b.四會：即是對設施使用、會保養、會檢查、會排除故障。

c.五定：即對設施進行潤滑、通風、清潔、檢修時，做到定點、定人、定崗、定時和定責。

6.住宅小區工程設施在設備管理上，必須堅持安全第一，降低耗能。

a.遵循“安全、經濟、；合理、實用”的原則。

b.儘可能採用節能、經濟適用且品質優良的材料，修舊利新。

c.培養管理隊伍的創新精神，維護業主的權益。

d.設施操作人員應嚴格按照操作規程和制度開展工作，做好必要的防護工作。住宅小區配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行，包括用户使用安全和操作人員操作安全。

e.加強安全意識，防止意外發生，做好宣傳工作。

7.提高物業管理服務質量。

a.堅持“物業管理服務第一”的意思，培養職業道德和責任心。

b.保證配套設施崗位上有專業操作人員，做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。

c.對員工做好“傳、幫、帶”工作，對設備進行現場操作，知道相關人員，使員工能夠適應崗位要求。

工程檔案的管理制度 篇17

第一章 總則

1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有着重要作用；為加強工程項目檔案的管理職責，規範檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，並便於使用。

1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章 工程檔案管理機構的職責

2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件；並對工程項目進行統一整理造冊。

2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理；接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，並對收到的資料進行統一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，並加以分類、整理、管理，並負責工程資料的收發、借閲等工作。

第三章 項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導工程項目及日後的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任；項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。

3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集後根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統一整理後，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留複印件。

檔案室應做好項目部移交資料的登記，並對移交工程資料單獨歸類存放。

3.6檔案室管理人員應做好借閲管理，原件資料一般不允許借閲，借閲複印件供借閲人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好説明，備註原因。

工程項目檔案借閲後，檔案管理人應及時通知借閲人，按期歸還。

第四章 項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員；同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成後，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

（1）認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則；

（2）遵循檔案的自然形成規律；

（3）保證項目檔案的齊全、完整、準確；

（4）認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊；

（5）資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件（施工前）以及設備，工藝和涉外文件；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，並按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件（見）。

4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，並移交現場工作組；項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，並提交現場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組；現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。