促進行政組織有效溝通的方法

行政組織溝通在行政管理活動中起到非常重要的作用，下面是本站的小編為大家整理的一些有關促進行政組織有效溝通的方法的資料，歡迎閲讀。

促進行政組織有效溝通的方法

(1)應做好溝通的準備工作

(2)及時反饋與跟蹤

(3)改善行政組織的結構

(4)健全組織溝通的機制

(5)創造良好的溝通氛圍

(6)改進溝通技巧，充分利用主動傾聽

(7)建立必要的反饋機制.

(8)考慮文化、環境等外在因素對溝通的影響

(9)秉持一定的溝通處理原則

行政組織溝通指什麼

行政組織溝通是指在行政管理活動中，行政組織與外界環境之間，行政組織內部各部門、層級、人員之間信息的交流與傳遞過程。

行政組織溝通的障礙

結構障礙即因組織結構不合理而引起溝通的障礙

政府的組織體制主要還是以有嚴密等級結構、嚴格規範約束的官僚製為主的組織形式。而在這種層級體制中，溝通分為縱橫兩個方向，縱向如省一市一縣、部一司一處一科結構，橫向包括平級間的互動。信息在這兩條傳播路徑中，不斷出現流失、失真現象，影響信息的真實性。中間層次會刪減對其不利的資料，代之以虛假信息，從而造成決策失誤。同時，隨着社會的進步，信息量前所未有地劇增，過多層級削弱了信息的流量與時效性。

地位上的障礙

工作人員在機關組織中的地位不一樣，因此對問題的看法不一樣，心態也不一樣，所以容易在溝通作法與溝通信息方面產生障礙，大致表現為：上級領導由於不瞭解溝通的重要性，認為只要由上面直接下命令，部屬照章行事即可，因此不願推動溝通工作;上級或多或少存有自是、自傲的心理，認為他的看法和作法一定比部屬強，因此表現出不屑聽取部屬意見的態度;上級常存有“民可使由之，不可使知之”的觀念，認為部屬只要聽命令行事就好，不必多問，帶有“愚民政策”性質;部屬常存有自卑、自保的心理，在“多説多錯，不説不錯”觀念下，不願表示意見;部屬對上司常常只報喜不報憂，歪曲事實，矇蔽真相。主管與部屬可能因需要不一致、觀念不同、利害不一、地位有別等，而造成隔閡，難以坦誠溝通。上述種種情況都是因為地位差距而造成的，對此，參與溝通的當事人應該有一個清楚的認識，尤其是上級領導更應主動打破這些地位上的距離，與下屬之間保持良好關係，確保溝通的質量。

促進有效溝通的原則

1、善於傾聽

據國外學者研究,一般情況下,人在傾聽時的效率大約僅有25%,也就是説在75%的交流時間裏,你沒有能明白對方要表達的含義。因此,為了達到溝通的目的,交流的時候首先要全神貫注於對方,讓對方感到你是在聽,使對方有一種滿足感,也只有認真地聽,才能明白領導交代的事務和同事反映的事項,從而做出正確的判斷。其次要適時插話,調動對方的情緒。中途插話會顯得不禮貌,不説話卻又會讓對方感到尷尬。最好的方式就是邊聽邊交流,運用語言、表情、手勢等多種形式,在適當的時候給予反映,對肯定的問題表示接受,對不確定的問題及時提出疑問,從而確保能夠準確地完成領導所交代的任務。

2、與人為善

(一)真誠的溝通還要做到與人為善,做到尊重與包容。美國行為科學家馬斯洛的需要層次理論認為,人的需要分生理、安全、社交、尊重、自我實現五個層次。毫無疑問,尊重是人際溝通的重要原則。作為祕書,既要尊重領導的權威,也要尊重同事的權益。尤其是在與同事的相處中,要做到不在同事面前説三道四;不能因為對某個人有意見或看不慣,就不屑於與其説話;不能因為同事的一點小缺點就不斷地挖苦諷刺;答應別人的事情一定要努力做到;對每一位同事都要平等相待,這樣才能取得同事的信賴,建立起良好的人際關係網,進而提高工作效率。

(二)準確、及時原則作為領導和下屬之間的中間人,祕書在進行溝通時,信息的傳遞一定要準確。一方面要準確地傳達領導的決策內容,另一方面也要準確地傳達下屬的意見和建議。祕書在信息溝通傳遞的過程中,千萬不能任意地添加自己的主觀理解,而造成溝通的誤解。準確性還表現在用於溝通的語言必須是清晰、明確的。在溝通時,清楚地使用普通話,聲音洪亮;不寫錯別字和冷僻字,對文字進行組織整理,都能提高溝通的準確性。信息時代,能否及時掌握關鍵信息成為競爭成敗的重要因素。因此祕書與領導、同事溝通一定要及時。只有及時地把領導的意圖傳達下去,才能保證組織的正常運轉;也只有及時地把下屬的意見反映上來,才能為領導者決策提供依據,使組織能良性發展。在這裏,祕書還要注意一個問題,傳達信息時要找對人,即面對同一條信息,誰應該是第一個知道的,哪些人可以被傳遞,而哪些人是不要被傳遞的,都要作出正確判斷,這樣才能將信息更加及時地傳遞出去,提高溝通效率。

溝通的方法與技巧

(一)口頭溝通及技巧口頭溝通大致包括面談、會議、演講、廣播、電話聯絡等方式,都是以語言為主要溝通媒介的。它的優點在於能夠使對方感到親切,可以當面獲知對方的反映,溝通速度快。同時它也存在着一些不足,如口頭溝通的過程中容易滋生謠言、口齒不清或鄉音過重使對方不易瞭解等。針對以上情況,在口頭溝通的時候一些技巧的使用會有助於提高溝通的效果。首先,進行語言表達時要做到明確、簡潔。事件本身是什麼就是什麼,有一是一,實事求是,絕不能模稜兩可,更不能添油加醋。同時,祕書在進行事件敍述時,要分清主次,突出重點,不講空話廢話,刪除語言表達中多餘的成分,做到言簡意豐。其次,進行語言表達時還要做到委婉、通俗。同樣一句話,用不同的語氣表達出來,結果就會很不一樣。祕書無論是與領導溝通,還是與同事溝通,應儘量使用陳述的、温和的、禮貌的語氣,同時用口語化、大眾化的語言進行表達,會更加有利於溝通的雙方交流、理解。

(二)文字溝通及技巧文字溝通主要是以文字為溝通媒介的。它的優點在於可以在溝通前斟酌文句以求得表達的最佳效果,可以防止轉述時的遺漏和曲解,可以長期保存以備日後查考,法律責任明確。當然文字溝通也存在着不足,如溝通的速度慢,且由於人們理解能力不同,同樣的文字不同的人也會有不同的理解,會有不同的溝通效果等。因此在進行文字溝通時,要儘量避免錯別字、冷僻字的使用,按照正規的公文寫作要求,簡潔、平實地進行寫作。

(三)消除溝通障礙溝通時產生的種種障礙不利於溝通的進行。造成溝通障礙的因素很多,比如心理障礙、語言符號障礙、認識和理解障礙、身份地位障礙、非語言符號的模糊性引起的障礙等。認清阻礙有效溝通的種種因素,在實際的溝通中有意識地避開這些障礙,就能達到有效溝通的目的。比如,在溝通時,真誠的微笑、注意禮節可以消除身份地位上的障礙;通過不斷學習,提高自己的知識水平,不隨意改動溝通的內容,可以消除認知和理解障礙;正確使用溝通的語言,減少非語言的使用,可以消除非語言符號的障礙等。