商務文祕知識介紹

商務文祕作為一種全球性的職業，商務文祕工作越來越趨於現代化、科學化和專業化，你知道哪些關於商務文祕的相關知識呢?下面本站小編給大家介紹關於商務文祕知識的相關資料，希望對您有所幫助。

商務文祕知識

商務祕書business secretary 指協助上司處理各類商業性事務，並且負責起草合同，聯絡客户，收發函電，參與商務考察、商務洽談、商業談判、商業決策，以自己的專業知識和實際經驗為上同理清頭緒、分析利弊、提供意見、落實計劃、辦理具體業務，等等。

發展前景

隨着我國市場經濟的迅速發展，商務祕書人員以驚人的速度增長。商務祕書已成為市場經濟條件下興起的社會職業羣體，他們是商務活動中重要的不可缺少的輔助力量。隨着我國改革開放特別是中國加入世貿組織，對商務祕書人員的要求是越來越高，他們從官職型向職業型、複合多能型轉變。

卓有成效的為企業經理層服務，高標準，高效率的完成本職工作。而目前全國大多數商務祕書人員沒有經過專門的培訓和考核，只能維持一般性的文祕工作職責。很多不具備現代商務祕書應具有的素質。為了培養具有現代祕書意識和技能，能適應社會主義市場經濟發展需要的祕書人才。為此中國商業聯合會從20xx年開始對全國商務祕書人員進行統一的培訓和考核。

商務祕書要求是複合型人才，不僅要有企業管理、營銷、人力資源方面的基本理論與知識，而且有商務公關、談判、外語、經濟法規運用的基本技能，能在涉外經濟貿易部門、外資企業及政府機構和各種企業從事實際業務、管理、調研和宣傳策劃工作。

商務祕書工作內容

崗位描述:

1.負責安排部門內部會議，並且負責會議記錄以及會後的文字整理工作;

2.負責日常商務往來的文件翻譯工作及其他商務工作，代表公司與購銷雙方聯絡。

3.維護與客户的良好關係以及建立持久聯繫，不斷拓寬現有客户的產品渠道，豐富業務內容。

4.承辦具體合同談判以及合同簽定後的後續跟蹤事宜。

5.一人跟單到底，把合同執行到最後。

崗位要求:

1.(根據單位具體情況而定)，大專及以上學歷，熟悉辦公自動化。

2.善與人溝通，有較強談判能力。

3.性格細心嚴謹，穩重塌實，有事業心。

4.有團隊合作意識和敬業精神。

國際商務祕書工作主要有以下幾個特點：

1.輔助性

在國際商務活動中，祕書的全部活動都必須在上司的授權和監督之下。祕書在處理任何問題時，都應根據上司的意圖、指示來辦理，而不能代替上司做決定;祕書應選擇適宜的時機和場合，通過提出意見、建議的方式提醒領導慎重決策;對上司一旦拍板決定的事項，祕書要毫無保留、不折不扣地貫徹執行。

輔助性是國際商務祕書工作的基本屬性。祕書只有通過有效溝通，使自己好的建議、意見為領導所採納，並以上司的名義或組織的名義去貫徹執行，才能真正地發揮補充作用。在許多企業中，上司是很願意向祕書徵求對各種問題的意見的，因為祕書掌握公司各方面的信息，與基層的員工聯繫比較緊密，又身處公司的中樞部門，提出的意見和建議一般有一定的代表性。祕書的輔助性特點可以從以下兩個方面去認識：

一是服務性，是指國際商務祕書的一切工作都是圍繞上司的工作展開的。企業管理者在組織中具有計劃、組織、指揮、協調、控制的基本職能，他們必須要考慮有關組織技術、規章

制度、經濟目標、社會態度、公眾需求等各方面的因素，因此他們的行為將側重在計劃、協調、溝通、監督、激勵、評價等六個方面。在這些工作中，國際商務祕書應追隨在上司左右。祕書要為上司的決策和管理提供服務，而且這種服務多側重於事務性工作。比如，上司要主持召開一次會議，祕書要做的是會前準備好材料，蒐集上司講話所需要的信息，佈置會場，召集與會人員，準備會議場地，還包括會上的組織服務、會後的逐一催辦落實等，祕書應靠自己全面的服務和輔助，使這次會議圓滿成功。

二是從屬性，是指國際商務祕書人員在處理任何問題時，必須根據上司的意圖和要求處理，不能超越自己的職權範圍，遇事不能自作主張，自行其是。從屬性是由祕書的從屬地位決定的，祕書的從屬地位決定了祕書所做的一切都必須依上司的意圖行事。

2.中介性

國際商務祕書是處於決策部門與業務部門、本職能部門與其他職能部門、本公司和外公司之間位置上的輔助管理人員，起着承上啟下、聯繫左右;溝通內外的作用。國際商務祕書要清楚自己正是憑着所處的中介位置展開各項工作的，因此必須要樹立中介的意識，正確地把握自己在工作中的位置，把工作過程視作發揮中介作用的過程。只要能真正起到橋樑、紐帶、媒介的作用，祕書工作就一定能卓有成效。

3.綜合性

祕書部門是綜合辦事部門，國際商務祕書的工作是為上司的各種國際商業事務工作服務的，因此國際商務祕書工作的內容和活動方式必然涉及國際商業事務工作的各個方面，內容具體而繁雜，因而具有鮮明的綜合性。國際商務祕書工作的綜合性具體表現在全面性、多樣性和系統性三個方面。凡涉及企業工作運轉的一切事務，祕書人員和祕書部門都有責任擔負起來;涉及職能部門協調運作的一切事務，包括由業務工作引起的各種事務，也是國際商務祕書應自覺擔負起來的工作;對企業中出現的新問題、新事務、新情況，需要協調和解決的問題，祕書都要參與。因此，祕書工作的內容是全面且多樣的。祕書工作的綜合性還表現在祕書要有條理地處理紛繁複雜的事務性工作，在綜合服務中完成輔助管理的職責。

4.機要性

機要性，是指祕書工作的機密性和重要性。國際商務祕書身處企業的決策者、管理者身邊，企業祕書部門最貼近企業的中樞部分，祕書工作的一個重要部分就是輔助上司進行決策管理和開展各種商務活動，所以在祕書工作中有相當的內容屬上司的工作範圍。因為工作需要，祕書必須瞭解和掌握這些工作內容，甚至在有些必要的場合，還要代替上司臨時實施管理和展開商務活動。

而且，在上司的工作中，相當一部分內容關係組織的重大決策和重要事項，由於辦理事務的需要，上司對祕書是不保密的，為了便於處理事務，祕書比別人知道組織的祕密會更多一些、更早一些，祕書還要負責保管組織的各種保密文件，這些都決定了祕書工作具有機要性。

另外，國際商務祕書的工作內容涉及範圍廣，工作環境錯綜複雜。對於國際商務祕書來説，既需要對各方面的工作和情況瞭如指掌;又有必要明確哪些是需要自己知道的，哪些是

自己不必知道的。知道的內容要守口如瓶，不必知道的，絕不好奇打聽，自覺減少失密的可能。這也是祕書工作機要性的特點之一。在國際商務祕書工作中，涉及本企業商務貿易、經濟技術、產品開發、客户資料以及組織決策管理等方面的信息，都需要做好保密工作。