辦公總務管理系統——會議管理制度

會議管理要領

(一)提高會議成效的要領

1.要嚴格遵守會議的開始時間。

2.要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的説明。

3.要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。

4.在會議進行中要注意如下事項：

(1)發言內容是否偏離了議題?

(2)發言內容是否出於個人的利害?

(3)是否全體人員都專心聆聽發言呢?

(4)是否發言者過於集中於某些人呢?

(5)是否有從頭到尾都沒有發言過的人呢?

(6)是否某個人的發言過於宂長呢?

(7)發言的內容是否朝着結論推進呢?

5.應當引導在預定時間內做出結論。

6.在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，並決定延長的時間。

7.應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。

8.應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。

(二)會議禁忌事項

1.發言時不可長篇大論，滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)

2.不可從頭到尾沉默到底。

3.不可取用不正確的資料。

4.不要盡談些期待性的預測。

5.不可做人身攻擊。

6.不可打斷他人的發言。

7.不可不懂裝懂，胡言亂語。

8.不要談到抽象論或觀念論。

9.不可對發言者吹毛求疵。

10.不要中途離席。

企業會議管理制度

(一)總則

為改進作風，減少會議、縮短會議時間，提高會議質量，特制訂本制度。

(二)會議分類及組織

第一條全廠會議歸納為四類：

1.廠級會議：主要包括黨政領導(擴大)會，全廠幹部會、全廠班組長會、全廠黨員大會、全廠團員大會、全廠職工大會，全廠技術人員會以及各種代表大會。應分別報請黨委或厂部批准後，由黨、政、工、團等辦事部門分別負責組織召開。

2.專業會議：系全廠性的技術、業務綜合會(如經營活動分析會、質量分析會、生產技術準備會、生產調度會、安全工作會等)，由分管廠領導批准，主管業務科室負責組織。

3.系統和部門工作會：各車間、科室、支部召開的工作會(如車間辦工會、科務會、支部會、車間(科室)職工大會等)由各車間科室、支部領導決定召開並負責組織。

4.班組(小組)會：由各黨、工、團小組長或行政班組長決定並主持召開。

第二條上級或外單位在我廠召開的會議(如現場會、報告會、辦公會等)或廠際業務會(如聯營洽談會，用户座談會等)一律由廠辦受理安排，有關業務對口科室協作作好會務工作。

(三)會議安排

第三條例會的安排。

為避免會議過多或重複，全廠正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容、組織召開。例行會議安排如下：

1.行政技術會議

(1)廠長辦公會：

研究、部署行政工作，討論決定全廠行政工作重大問題。

(2)廠務會：

總結評價當月生產行政工作情況，安排佈置下月工作任務。

(3)班組長以上幹部大會(或全廠職工大會)：

總結上季(半年、全年)工作情況、部署本季(半年、新年)工作任務，表彰獎勵先進集體、個人。

(4)經營活動分析會：

彙報、分析工廠計劃執行情況和經營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，揭露矛盾，提出改進措施，不斷提高工廠經濟效益。

(5)質量分析會：

彙報、總結、上月產品質量情況，討論分析質量事故(問題)、研究決定質量改進措施。

(6)安全工作會(含治安、消防工作)：

彙報總結前季安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防範措施。

(7)技術工作會(含生產技術準備會)

彙報、總結當月技術改造、新產品開發、科研、技術和日常生產技術準備工作計劃完成情況，佈置下月技術工作任務、研究確定解決有關技術問題的措施方案。

(8)生產調度會：

調度、平衡生產進度、研究解決各車間科室不能自行解決的重大問題。

(9)科務會：

檢查、總結、佈置工作。

(10)車間辦公會：

檢查、總結、佈置工作。

(11)班組會：

檢查、總結、佈置工作。

(12)班組(科室)班前會：

對先天工作進行講評，佈置當日工作任務和注意事項。

2.各類代表大會

(1)職工代表大會：

(2)車間(部門)職工大會(或職工代表小組會)：

(3)黨員代表大會：

(4)團員代表大會：

(5)科協會員代表大會：

(6)企協會員代表大會：

3.民主管理會議

(1)工廠管理委員會：

(2)廠長、黨委書記、工會主席聯席會：

(3)生產管理委員會：

(4)生活福利委員會：

4.論文、成果發佈會。

(1)科協年會：

(2)企協年會：

(3)政治思想政治工作研究會年會：

(4)廠qc成果發佈會：

(5)科技成果發佈會：

(6)信息發佈會：

(7)企管成果發佈會：

第四條其他會議的安排：

凡涉及多個車間(科室)負責人蔘加的各種會議，均須於會議召開前××經部門或分管廠領導批准後，分別報兩辦彙總，並由廠辦統一安排，方可召開。

第五條廠辦每週六應將全廠例會和各種臨時會議，統一平衡編制會議計劃並訂印發到廠領導和各車間、科室及有關服務人員。

第六條凡廠辦已列入會計計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集單位應提前2天報請廠辦調整會議計劃。未經廠辦同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。

第七條對於準備不充分、或重複性、或無多大作用的會議，廠辦有權拒絕安排。

第八條對於參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，廠辦有權安排合併召開。

第九條各部門會期必須服從全廠統一安排，各部門小會不應安排在全廠例會同期召開，(與會人員不發生時間上的衝突除外)應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。

(四)會議的準備

第十條所有會議主持人和召集單位與會人員都應分別作好有關準備工作。(包括擬好會議議程、提案、彙報總結提綱，發言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、備好坐位、茶具茶水、獎品、紀念品，通知與會人等)。