國際商務祕書—祕書隊伍中的獨特分支

２００７年６月和８月，應邀分別在吉林市與長沙市，參加了兩次關於國際商務祕書理論與實務的研討會。這兩次會議是由國家商務部門與湖南《當代祕書》雜誌社、吉林金嶺職業學校等組織的。參加的人不多，但有商務部所屬機構的領導、來自幾所商業大學的教授，和北京、東北、廣東、湖南等地的經驗豐富的祕書職業教師，以及曾任駐外使館商務參贊的國際商務專家；我可説是與會的“外行”，特別感到有新的體會與收穫。

我國祕書學科與對祕書工作的研究，近三十年來發展迅速，成果輝煌，但主流是對黨政機關祕書的研究；其次是對民間祕書的研究也有所進展，最近幾年對於祕書職業技能實務的探索,從深圳到北京也有很好的探索。然而，對國際商務祕書的研究，則是一個空白。在全球化的時代，國際商貿不僅數額龐大，對於中國來説，已經是國家富強、和平崛起的支柱。試設想假如沒有從國際商貿而賺來的１萬多億的外匯美元，我國今天在國際上能有那樣大的發言權嗎？可見探討國際商務祕書問題的迫切性與重要性。再從另一角度看，也説明了祕書學科的分支廣闊，不能大家都停留在機關祕書領域裏去研究，商務祕書是祕書隊伍中的一個重要的獨特的分支。

會議探討了一些基本問題：

國際商務祕書的概念：是指從事國際間的商務貿易往來的機構中的專業祕書人員，具有跨文化傳播的特徵，重在輔助上司外貿經營。而不同於“涉外祕書”的概念。它們是上司的經營助手，而不同於管理行政事務的助手。

因此，國際商務祕書的素質要求，必須通曉有關國家的商業文化，善於收集、分析國際商貿信息，把握最佳互利互惠的商貿機運。當然，必要的交際語言、禮儀形象是其素質的一部分。

國際商貿祕書信息工作的內容，包括：政策信息（本國與外國）、市場信息（也是多國多方的）、內部（含員工）信息、物資信息（庫存）等。

國際商務祕書還具有培養海外客户、溝通客户感情的任務，這也與一般公關不同的，它必然涉及國外的不同文化、宗教、習俗，而不僅是利益問題。比如你不懂基督教，就很難與西方國家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯蘭文化，也就不可能做好與中東、北非的商貿分析。

國際貿易的分工、國際金融和市場營銷原理、進出口有關國家和部門的法規、税收、保險、風險防範等等，都必須十分精通，稍一疏忽，就可能造成重大經濟損失。可見商務祕書要求之高與專，需要專門培養。至於國際市場供需動態分析、有關的文書撰寫，如業務信函、契約文書、也是種類繁多，各國國情各異的。近年來電子商務興起，它的設計、操作，都需要專門訓練培養。

會上還研究涉及一些對機關和民間祕書都有啟發的觀點。比如，認為一切領導活動都是有成本的，祕書在輔助領導中應當注意降低領導成本。再如一切活動都離不開時間因素，時間是無法挽回的財富，祕書協助領導安排、掌握時間，是最重要的輔助內容，不管當助手，做參謀，都應當做好時間的助手與參謀。對於過去祕書“三辦”（辦文辦會辦事）的提法，有學者認為改為“管理事務”、“辦理文書”、“籌辦會務”，語言比較更準確、規範。

會議還研究了國際商務文員的問題。文員是上個世紀９０年代以來，從海外流傳來的詞語。１９９３年我帶團在香港專門瞭解過文員（那時英國人還在）的含義，文員介乎白領和藍領之間，有各種各樣的文員，諸如報關文員、接待文員等，也有的就是店員。文員在國際商務活動中是必不可少的工作人員，其任務重在實務操作，如接待一般客商，管理資料檔案，應用電腦操作等。國際商務中的商務單證員、跟單員等都屬於文員，而不一定是祕書。文員屬於較祕書低一個層次的工作人員，也可算作廣義祕書的範疇。

以上這些初步認識，還可能改正。會議認識到培養國際商務祕書和文員的重要、迫切性，決定在商務部和國際商務學會領導下，編輯商務祕書與商務文員兩種教材，適應時代的急需。

北京的盧教授介紹了她培訓職業學生操作的經驗，在國際禮儀訓練中要求男女同學練習擁抱禮節，她的班上女多男少，一個男生嚇的開溜了，剩下一個男生和二十幾位女生一一擁抱。這種方式已大不同於老師口講筆寫的老教學方式，相信這個小男生會一輩子記得擁抱禮節的。