我國祕書職業的特點

我國祕書正逐漸從“官吏”的概念，向“職業”的概念轉變。隨着改革開放、市場經濟的發展，深入研究祕書這種職業的現狀及其特點，對於人們認識祕書職業的重要性，進一步推動我國祕書的社會職業化，提高祕書的社會地位和工作效率，都是有益的。

祕書職業的特點主要如下：

一、人數眾多，遍佈全國

祕書是一種人數眾多的職業，它不僅遍佈城鄉各地，就連國外任何一個有中國外交使領館、商務辦事處的地方，只要那裏有一個我國的組織單位，就必定至少有一名領導人，需要有一名以上的人從事祕書工作。

祕書又是滲透於一切行業中的職業。無論政治、經濟、軍事、外交、文教各條戰線的領導機關，或是廠礦、農村、醫院、學校，都有着本層級領導工作與領導人，也自然就有祕書工作、需要或多或少、或專職或兼職的祕書人員來支持、輔助其領導工作。上至中共中央、全國人大常委會、國務院、全國政協、xx這些重要的首腦機構，都設有辦公廳，擁有大量的祕書人員；下至城市的街道辦事處、邊遠山區的鄉(鎮)人民政府，也都設有祕書部門或有祕書、文書人員。

祕書還是一切企事業單位都需要設置的崗位。這除了領導工作的需要，任何單位領導都需要有祕書輔助處理信息、傳遞管理文件、掌管印章、辦理日常事務外，還由於祕書部門具有的“不管部”功能，決定了任何機關還必須有人協助領導，去管理與處理一些無其他部門分管的工作。在民間、私營企事業中，祕書同樣存在，只是性質任務與工作方法有所差異。

筆者曾試圖用一個公式表示祕書的數量：

s>l>o（s指祕書，l指領導，o指組織機構)

這個公式表明了祕書的人數總是多於領導的人數，而領導的人數又總是多於組織機構的數量。這是一個十分簡明的普遍真理。我國由於歷史條件與其他複雜的原因，是一個多機構、多領導人的國家。我國的任何一個機構中，總有一個到幾個正副領導人。某些高級的、大型的機構，還不止有黨政兩套領導班子，還有工程技術(總工程師)、財會(總會計師)、工、青、婦等眾多的領導人。90年代筆者在某市調查，該市共有市級機構102個，鄉鎮28個，國有較大企業46户，集體所有制較大企業46家，鄉鎮企業和個體企業24267家，私營企業117家。在以上單位中從事專兼職帶祕書性質的達255l9人，其中專事文書、文字、情息等工作的狹義的祕書1034人。該市是90年代才建市的縣級市，人口為70餘萬，算是個中等略大的縣級市。另外還了解過一些大型企業的情況，如著名的大慶油田，下屬的縣團級單位就有200多個，每家都有黨辦、政辦、工會辦、分廠或車間辦，以及還可能有總工程師、總建築師、總會計師辦公室等等，都設有大大小小的祕書羣體。在一所普通大學裏，除了校部的祕書外，各系一般都有黨政兩辦，各業務處室如科研處、學報編輯部等，也都有祕書人員。如果我們把辦公室裏的工勤人員(如駕駛員、炊事員)除開，大致估計一下：我國大陸有31個省(市、自治區)，有2200多個縣，每個縣有幾十上百個部、委、局、辦、社等設有一兩個祕書機構的單位；我國有約lo萬個鄉鎮，80年代鄉鎮一般只有很少的文書人員，近年來由於經濟的發展與機構的膨脹，開始建立辦公室，大的鄉鎮還設立了鄉鎮的工商、税務、計劃生育、鄉鎮企業等業務部門，祕書人數自然也在增長。又據國家機構編制主管部門公佈的資料，至1999年10月止，全國事業單位如學校、醫院、研究院所等共有約114萬個，均有祕書羣體及祕書人員，再加上民間企事業，這樣粗略測算，我國的祕書人員近1000萬人；即便因定義不清沒有人準確統計，祕書隊伍是一支遍佈全國的龐大隊伍(它比鐵道、紡織、鋼鐵、石油等等許多行業人數更多)，應當是沒有疑問的。

祕書屬於第三產業，祕書又是信息工作者，在知識經濟和網絡時代，祕書職業還會發展。在某些發達國家如美國的祕書人數就從80年代初約佔人口的1％，90年已接近2％。我國的機關單位數目比例比發達國家高，各方面領導人需要祕書的程度也高得多，(單就文書、檔案這一系列的工作而言，我國的公文多得多，程序也繁雜得多。)我國祕書的人數如果達到總人口的1％，就有1300萬人，如隨着社會經濟的發展，達到總人口的1．5％，就會有1800萬人。然後，最早也要在21世紀中葉以後，才可能隨着辦公的高度自動化和家庭辦公的普及化，祕書的數量再逐漸減少，或祕書職業同其他職業互相滲透交叉。

祕書在全國縱橫交錯的行政與管理網絡中，構成類似神經中樞的信息系統與類似骨架的後勤保障系統，正是依靠這支龐大的隊伍，保證了各級各地領導機關及領導工作的運行，保證了全社會活動的正常運轉。如果沒有這支隊伍，各級領導都會信息閉塞，事務纏身，各個組織機構都將可能癱瘓，社會將出現無序化的混亂。我們從以上祕書的數量與分佈上，也可以看出祕書的重要。

二、位居中樞，近身助手

祕書職業是圍繞、依附、從屬於領導的一種職業。有的祕書界人士(包括實際工作者和理論工作者)不太願意承認這一職業特點，總覺得依附、從屬這些字眼不大好聽。其實社會上一切職業，都不是孤立存在的，許多職業之間、職業與社會之間，都有着依存的關係。知識分子，既依存附着於工農大眾，又每每先驅於工農大眾。而農民，《漢書?食貨志》説“闢土殖穀日衣”，是指依附於田地上從事糧食與副業生產的勞動者；醫生通常是在醫院診所中工作的；軍人是依附於老百姓的人民子弟兵。而祕書職業同這些職業都有個不同點，祕書是遍佈於一切職業之中，位居各個機構的中樞，圍繞於各個單位的領導的。祕書職業在社會組織結構中的地位，更接近於會計職業，任何單位只要有財務工作就有會計人員，只要有領導幹部就有祕書人員。但它又不同於會計人員，會計是專門管理資金賬目的專業人員，其職業的業務範圍專一明確；而祕書則是圍繞領導工作活動的領導的輔助人員，對領導發揮的主要是一種親密助手的作用。祕書在各單位組織結構中處在位居中樞，接近領導的特殊位置。xx同志在1990年全國黨委祕書長座談會上把辦公廳室形象地稱為領導人的“左右手”，這是很重要的應引起重視的提法：

(一)祕書的近身與“左右手”地位，使祕書成為領導同外界接觸交往的重要渠道，除了領導人本人直接收集的信息外，一個單位進進出出的信息，諸如文件、電話、傳真、報表等，都是先由祕書收發登記處理的。所以文書工作、信息工作、接待工作等成為祕書職業的經常性基礎工作，並使祕書職業帶有強烈的文牘性。

(二)祕書的近身與“左右手”地位，使祕書最易瞭解領導所轄範圍的情況，接近領導決策的全過程，加之祕書可能列席領導核心會議，領導簽發的文件也要交祕書之手才能發出。這也就決定了祕書職業帶有強烈的機要性。即使在民間企事業裏，雖然不一定叫機要性，但對經濟情報保密的要求也是很高的。

(三)祕書的近身與“左右手”地位，表明了祕書職業的圍核性。圍核性是原解放軍祕書學者董信泰提出的，不再專述。

(四)祕書的近身與“左右手”的地位，使得祕書在一定情況下，可能被授權代表領導人處理某些事務。祕書部門的負責人或個別祕書，還可能起着領導的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。這種作用可稱為“賦予性”的結果，其他人員也可能被領導賦予某些職權，但祕書的賦予性顯然強得多。

以上，從祕書職業所處的位置，也充分説明了祕書的重要性。如果沒有祕書，領導人將很難掌握信息，聯繫羣眾，正確決策，進行科學的、有效的領導。

三、全面綜合，服務領導

這主要指祕書職業是近身直接為領導工作服務的。領導工作的全面性，決定了輔助、服務於領導人工作的祕書職業，也就必然帶有強烈的全面性。它不同於任何專業業務部門，它不專事某項專門業務，如工業、商業、生產、計劃、宣傳、組織等，但祕書必須全面綜合各種信息，是領導的全方位助手。對此，論述甚多，也不再贅述。祕書的社會職業化是一個歷史發展過程。當然，官員型的祕書及祕書負責人，也還將長期存在，只是一般祕書的職業特徵將會越來越顯著。