祕書學理論的起點與珠峯—簡述祕書的定義

什麼是"祕書"？世界各國迄無一致定義，因為各有各的國情。定義不清，必然各説各的。所以，它既是祕書學理論研究的起點，又是祕書學理論體系研究中的珠穆朗瑪峯。

一、國外的定義

1．西方發達國家的定義。國際職業祕書組織（英文全稱：professional secretaries international）是以歐美等發達國家為主的跨國祕書組織，它給祕書所下的定義是："具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負責、積極進取、幹練果斷、能在授權範圍作正確決定的經理助手。

2．原蘇聯的定義。認為："祕書是一項普通的職業，其職能主要為機關提供稱作祕書的輔助性、事務性和信息性的服務。"這主要指機關祕書，因為私人祕書不是主體，它強調的是全面輔助領導與為領導服務的祕書職能。這個定義較接近我國的情況。

3．日本的定義。日本學者認為祕書是"幫助與處理各種事務的工作人員"；還有通俗的説法："祕書是全能運動員"。這突出表明了祕書的工作範圍是隨着領導人的工作範圍而變化的，"賦予性"強，是很難明確界定的，同時也強調了祕書為領導人服務的"直接性"。日本社會具有東西交融的特點，它對祕書必須絕對忠於領導的要求特別強烈。

以上國外定義的共性：（1）祕書是一種社會職業，而不僅是一種官職名稱；（2）祕書主要是為領導服務的人員。不管要求與權限有何不同，前一點與我國的現狀是有差異的，在我國祕書主要地還是一種職務名稱，而沒有完全社會職業化；後一點則是古今中外祕書的共性，即一切祕書都是為其領導人服務的助手，沒有領導就沒有祕書，正是領導人的需求，導致了祕書工作的產生與祕書的誕生。

二、我國對祕書定義的各種説法

我國自80年代以來，對祕書的定義進行了探討，並有所進展，各家界説多種多樣：

1．1979年《辭海》祕書詞條寫道：祕書是"職務的名稱之一，是領導的助手。祕書工作是一項機要性的工作，它的任務是收發文件、辦理文書、檔案和領導交辦的事項，各機關和企業、事業單位，一般均設有祕書工作部門或祕書工作人員。"

2．1982年毛含德教授在《祕書學概論》（內部版）中説："祕書是一種職務的名稱……是在國家政權單位、事業和企業單位中，協助領導綜合情況，研究方針政策，密切各方面的關係，辦理文書、檔案、人民羣眾來信及其他日常行政事務的人員，也是一種職稱。" 提出了研究政策問題是正確的，但"職稱"只是一種設想。

3．1983年張金安、常崇宜在《祕書學概論》中認為："祕書是一種職務、也應當是一種職稱"，"是領導的耳目、助手和參謀。" 當時"信息"一詞尚未流行，"耳目"實際上指這個意思；另外這是第一次明確提出了"參謀"問題。但"職稱"之説是不確的。

4．1986年張家儀在《祕書》雜誌上撰文認為："祕書是身處領導機構或附着個人，撰制掌管文書，輔助決策，並處理日常事務的服務人員。"並認為"祕書從事的工作也就是祕書職業，祕書職業也就是服務性的，所以祕書決不是一種職務而是一種職業。"

上述祕書的"近身"特點（即"身處領導機構"）是1985年底李欣在武漢提出的；輔助性是上海樓宇生強調的祕書的本質屬性；社會職業化是常崇宜1983年在《祕書學概論》中提出的。張家儀概括較好，反映了祕書學研究的深度。但"附着個人"的提法不準確，講"祕書決不是一種職務"也嫌絕對化。

5．1987年常崇宜在《現代祕書工作》一書中認為，"祕書是一種職務名稱，也是一種社會職業。是領導機關首腦或特定領導人員的助手。各種祕書的具體助手作用各不相同，但都是通過輔助領導，直接為領導服務去體現為人民服務、為社會主義服務的。"

這是試圖對公務與私人祕書、各行業、層次、工種祕書作出的廣義定義，其中的"特定領導人員"包括了私人祕書的領導者，正由於是廣義，文字概括不精練。

6．1987年劉祖遂、王守福在《通用祕書學》中認為："祕書是社會職務的名稱之一，是為領導中樞和領導者提供綜合性、輔助性服務的公務人員。" 這裏明確指出"公務人員"，是一種狹義的定義。

7．1989年董繼超在《公務祕書學》中認為；"所謂祕書，就是掌管文書並直接輔助上司全面處理事務的人員。" 這裏用了"所謂"二字，並沿用了論述祕書活動方式的辦法，以及強調了"事務"而未提"參謀"，反映了定義的難度。

此外，筆者所見到的我國祕書界著名學者李欣、王千弓、翁世榮等在他們的論著中，都沒有直接探討定義問題。1990年袁維園主編的《祕書學》也只講到祕書"是廣泛的社會職業之一"，是"一種行政職務"。

歸納起來，各家説法中涉及的有四個問題：（l）我國祕書是一種職務名稱，還是一種社會職業，或者二者兼有？（2）我國祕書的主要職能作用是助手，還是參謀，或者二者兼有，又如何準確表達？（3）對祕書下定義時應主指狹義的辦公廳室中的祕書，還是應包括廣義的如研究室、信訪局、保密局、檔案局等與辦公廳室獨立平行的機構、甚至業務科室中從事祕書工作的人員？（4）私人祕書的情況很不相同，但數量正在擴大，要不要包括進去？

三、初步的結論

l．廣義祕書的概念；"祕書是領導人的事務與信息助手。"這裏的廣義，包括了公務祕書、私人祕書，又包括了各行業、層次、工種；領導人既含單數，又含複數--領導集體；因此只能是簡明、抽象的概括。

2．狹義祕書的概念。"祕書是一種職務名稱，正在成為一種社會職業，指處於領導近身，直接為領導從事事務性、信息性的輔助服務的工作助手。"這裏着重排除了私人祕書。

廣義與狹義內涵相通，又有差異。主要強調了祕書是領導近身的直接助手，是直接為領導服務的人員這一含義。這個"助手"包括了智力性的助手在內，從而也反映了現階段我國要求祕書部門發揮"參謀作用"的現實。