祕書意識與氣質的修養的討論

祕書意識與氣質的修養的討論 論祕書意識與氣質的修養 古時君王視祕書為股肱之臣。當今領導人用祕書如左膀右臂。祕書是領導人的智囊和助手。他輔助領導人從事各項管理工作,負有參政設謀,協調綜合,督促檢查,拾遺補缺等重大責任。祕書素質的強弱直接關係到工作質量與效率的高低,關係到黨和國家方針政策的正確貫徹與各項事業的興衰成敗。因此,祕書人員必須具備較高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素質。但是,僅僅具備這些基本的素質,還不是合格的祕書人才,還不能説是一個精明能幹的祕書。祕書要在領會貫徹領導意圖的過程中與領導配合默契,使領導得心應手,並達到心領神會,揮灑自如的境界,僅有其基本素質顯然是不行的,欲達到完成祕書使命的優化標準,還必須具備和培養良好的祕書意識和氣質。

自我意識與角色意識的對立統一

唯物主義認為,存在決定意識。人們的自我意識是在社會實踐中產生的發展的,它表現願望、意向、興趣、理想、信念等。自我意識的高層次表現為一種豐富性動機,就是在社會生活中不斷推進提高的自我實現的精神支柱,每個人在進入自我實現的某個階段以後,又會出現新的更高的自我實現的追求。這種時時更新的自我意識總呈膨脹之勢。祕書是人在社會組織中擔當的一種角色。其角色意識又必須控制在社會組織為他規定的規範之內。也就是説,他不是在自己選定的環境下創造,而是在他直接碰到的環境下創造。因為祕書在社會組織中不是領導者、指揮者、決策者,僅僅是領導者、指揮者、決策者的參謀和助手。他僅僅服務於領導工作,活動於幕後。作為處於從屬輔助地位的祕書,必須聽命於人,只能在受控的前提下施控。這種受規範控制的角色意識制約着呈膨脹狀態的自我意識,而強烈的自我意識能在一定條件下促進、推動角色意識,這就是自我意識與角色意識的對立統一。在這種對立統一的發展過程中,自我意識與角色意識始終是互相滲透、互為因果的。祕書要實現自我,首先必須衝出自我,在“無我”中實現自我並達到“超我”。

融自我於角色,角色中見自我。任何自我實現不可能在角色之外達到,一個人必須全力塑造豐滿的角色形象,才能真正達到自我實現。在戲劇舞台上,鑼鼓一響 、音樂聲起,演員就各自完全進入自己的角色。演員所塑的聲情並茂,維妙維肖的角色形象就是他在戲劇舞台上的一種自我實現。在祕書崗位上扮演祕書角色,就要像演員塑造角色一樣,把追求、跨越更高階段的自我意識不斷調整轉移到塑造完美豐滿的祕書形象上來。要徹底擯棄“身在曹營心在漢”或“這山望見那山高”的心態,使強烈的自我實現的豐富性動機完全融匯在角色意識之中。在角色意識中溶化了強烈的自我意識,那麼從屬性的被動工作就會出現創造性、主動性態勢。在規範的角色位置上塑造出了鮮明的角色形象,其自我實現也就達到了新的境界,也就是在角色形象中展現了嶄新的獨特的自我。

隱個性於共性,共性中顯個性。個性,是指一個人在他內在生理素質的基礎上,在一定的社會條件下,通過社會生活的實踐鍛鍊與陶冶,逐步形成的觀念、態度、氣質與習慣等,它是一個人比較穩定的生理、心理素質和社會行為特徵的總和。是一個人在人與人相互接觸中表現出來的性格傾向。共性,是人在社會生活中能夠配合他人的行為,適應羣體生活的共同要求,符合羣體行為規範的性格傾向。心理學家認為,只要不是病態,任何個性都是可愛的。這是從宏觀角度對社會構成與發展而言。而從微觀角度,對適應某種社會規範而言,個性是要服從於共性的。作為祕書,不僅要個性服從於共性,而且還要使自己的個性巧妙地溶合於共性,具有最大限度的可壓縮性,剛柔相濟,富有彈性。在任何情況下,在任何環境中,不但能順應羣體共性,尤其還要順應其服務對象的獨特個性。

能使個性泯消於微觀而顯現於宏觀,是運用掌握個性維度的上乘境界。人們生活中看不到有什麼個性的人,往往是最有個性的人。對祕書來説,自負清高,目中無人是狹隘危險的個性;點頭哈腰,奴顏卑膝是令人噁心、沒有出息的個性;而有禮有節、不亢不卑、自信自謙、能屈能伸,才是一個正派祕書所應該具有的個性。一個有作為的祕書,有志獻身於與自己的服務對象共同為之奮鬥的事業,他在工作中為了事業和工作的需要,為了適應所在羣體的共性和服務對象的個性而壓抑個性、犧牲自我,任勞任怨、埋頭苦幹,不計名利,委屈求全,這種沒有“個性”的個性,不正是一種高尚可貴的“個性”麼?

以角色建自我,無形中求有形。不論是默默無聞還是驚天動地,人總是表現自我,總是在建造一種自我。有人認為,祕書只是橋、舟、燭,只能渡送他人淹沒自己;只能照亮他人,毀滅自己,不能實現輝煌的自我。認為“祕書是艘破渡船,只把別人送上岸。渡了一船又一船,自己還在河這邊”,懷着自我實現難以滿足的滿腹怨屈,生出懷才不遇、有志難展的種種牢騷,這是一種狹隘的“唯我”之見。

自古以來的祕書雖然一般都名不見於經傳,利不顯於俸祿,但其中胸懷大志而成大業者大有人在。舍遠而觀近、避古而論今,毛澤東同志在黨的第三次代表大會以後曾擔任黨中央祕書,鄧小平同志則在黨的八、七會議時任過黨中央的政治祕書。他們後來都成為叱吒風雲、扭轉乾坤的一代英傑。田家英作為毛主席的祕書,雖沒有在政治舞台上拋頭露面,而其祕書的錚錚風骨卻萬人敬仰,流傳千古。以此觀之,他們是在扮演的角色中,一步一步地實現自我,是在衝出自我時達到“超我”,堪稱我們祕書工作者的楷模。

內在思想與外在行為的逆向調節

祕書是領導者的“輔弼之臣”,其智囊作用主要表現在以“謀”助 “斷”、以“謀”促“斷”、以“謀”執“斷”。因此,在內在思維上,必須站在領導者的角度去思考問題,要具有領導思維。但是,處於從屬地位的祕書只是領導者、指揮者、決策者的參謀和助手,他沒有也不 應當具有領導、指揮、決策的權力。所以,在外在行為上他只能不折不扣地執行領導意圖,而不能自行其是。在某種意義上,祕書是思維的“巨人”,行為的“矮子”!祕書內在思維與外在行為的要求的不一致,是祕書工作的一個顯着的獨特性,祕書要充分注重自我把握這種內外有別的逆向調節。

主導思維,輔助施行。一個勇敢的士兵要有將軍的氣慨,一個能幹的祕書要有領導的思維。有些人行動上習慣於唯唯諾諾、畏首畏尾,思想上滿足於做“桐油燈芯”——撥一下動一下。凡事不敢主動去想,不會超前去想,總是要等領導有所指示或暗示後才去慢慢地揣摸領會其意圖,自己美其名曰“謙虛謹慎”,其實這種人不是庸材便是奴才。

也有許多人確實才高八斗、聰明卓絕。他們的思想往往高於或先於領導者,對領導的意圖一揣即透。可是不善於把這種高明的內在思想恰如其份地表現在外在行為上,而好先聲奪人,賣弄聰明,以致令人生厭或惹下大禍。《三國演義》中曹操的主薄楊修,從曹操發佈的口令“雞肋”中,揣摸出了其撤軍的意圖,但他不經曹操允許就先行散播了撤退的輿論,結果被曹操以動搖軍心之罪而殺之。他的思維脈絡不可謂不佳,而其越軌行為則不可謂不蠢也。在現代,有些好表現自己的祕書也常常出現這種愚蠢的行為。

主導思維,是祕書在內在思維上以領導者的思想高度、站在領導者的角度去考慮問題。在思維上完全可以高於或先於領導者,以促進和協助完善領導意圖,但必須善於巧思妙導、不傷領導之自尊。祕書主導思維的出發點在於高效率地領會、執行或協助完善領導意圖,不是賣弄聰明,表現自己。因此,在行為上絕不能先於領導的決斷。

祕書的內在思維與外在行為,完全是逆向發展的。以高的角度去思維,從低的位置去執行。或者説,思在其前,行在其後。如果這個“度”調節把握不準,祕書不是越權僭位,就會無所作為。

同步思維,從屬施行。祕書與領導在知識才幹上旗鼓相當,平分秋色,而且歷來配合很好,在許多情況下,“英雄所見略同”,這種與領導一拍即合,心領神會的思維即是同步思維。祕書具有與領導同步思維的能力時,如果不加調節控制,會出現我行我素,自作主張的行為,這正是祕書之大忌。

祕書在主動、積極、創造性地工作中,要十分注重尊重領導,及時請示彙報。在原則問題上,即使與領導觀點一致,也不能自作聰明,信口開河,或“替天行道”,而要站在從屬性位置有程序,有分寸、有節制地施行。

全局思維,局部施行。祕書所屬領導,對下而言是全局,對上而言是局部;領導集體是全局,領導者個人是局部。祕書有責任協助所屬領導顧全大局,因而必須具有全局思維。

社會主義的新型祕書不同於封建社會的師爺、門客,他是為國家機關和領導集體服務 ,不是為領導者個人的私利服務;是拿國家薪金,不是食“君”之祿。因此,不能在人身上依附於領導者,對領導者的個人意志唯唯喏喏,曲意奉迎,為領導者的個人私利不遺餘力,奔波效勞。祕書只從屬於自己所在的領導機關。他為領導者提供各種職能性服務是為了保證整個領導工作的順利進行。他的思維幅射點應從全局出發,在領導決策過程中,以全局的思維的意見、建議供領導參考,並有責任巧妙幫助和引導領導者克服一時的偶然的局部意識。

如果一個祕書沒有全局思維,不能及時為領導提供嚴謹、正確的意見和建議,而只會隨聲附和,或站在局部利益亂出歪點子,他就失去了祕書的正常職能。祕書內在思維時,應從全局的高度和角度出發,向領導者提供可行性意見、建議供其參考決斷,而在執行過程中則又必須以局部的角度,從屬的地位為出發點。一旦領導作出決斷,祕書就只能堅決無條件地執行,而不能有絲毫遊移,更不能自以為是,與領導分庭抗禮或另搞一套。

祕書內在思維能力是與其學識才幹膽略相對應的。不具備相當的才幹能力,無所謂發達的內在思維,內在思維發達而又有膽有識的祕書,則尤其要在外在行為上謙虛謹慎。

祕書氣質與志向風操的自我修持

氣質的含義一般是指人的個性特點,如直爽、沉靜、浮躁等,也指其風格、氣度。祕書氣質則此二者皆兼而共有,主見於風格氣度。志向風操是一個人的主觀價值取向及實現這種價值取向的自我操持。祕書氣質即其志向風操的特殊外延,自我之志向風操是祕書氣質的豐富內涵。

社會上不乏偏見和誤解,總以為古往今來的祕書,似乎都是點頭哈腰的軟殼蛋、看風使舵的應聲蟲,是毫無風骨、氣度的附屬品。這是“一葉障山,不見泰山”。在浩渺無涯的歷史長河中,正直無私的祕書一般隱性埋名而很少見於經傳,但光照日月的輝煌業績中無不包含滲透了他們無聲無形的大智大勇之奉獻。常言道,一個事業的成功者後面往往站着一位賢惠的妻子。而每個英明卓越的領導者後面無不擁有一羣聰敏能幹的祕書。在日益壯大的祕書隊伍中,許許多多的祕書人員都具有着令人歎服的才華、令人傾倒的風度、令人欽佩的骨氣、令人讚美的精神。氣質發源於風操、風操立足於志向。這種才華、風度、骨氣、精神彙集凝結為獨特的祕書氣質,它是與志向風操的自我修持密切相關、互為因果的。

絕頂為峯的恢弘志氣,始終如一的中心意志。志氣是一個人實現其理想、目標的內動力。追求的目標愈遠,理想愈高,志氣就愈大。祕書工作是培養、鍛鍊和造就人才的搖籃,祕書雖處於輔助地位,在現時協同領導通觀全局、運籌帷幄,而隨着時代和事業發展的需要則存在着位移的可能。因此,要站得高、望得遠,為共產主義理想奮鬥,為社會主義事業獻身,要具備一種“海到無邊天作岸,山登絕頂我為峯”的恢弘志氣。祕書的志氣是為國家為社會獻身盡責的志氣,是憂國憂民的志氣,是勵精圖治,振興中華的志氣。封建時代的范仲淹尚能“居廟堂之高則憂其 君,處江湖之遠則憂其民”,作為社會主義時代的祕書當然應該比他的胸懷更開闊、眼光更遠大。祕書有了為國家、為民族、為社會主義“四化”大業盡責的恢弘之志,其奉獻精神必會油然而生,就會在被動的崗位上神清氣爽地主動地去工作,就可以不論在民主型、開拓型、超脱型、事務型、業務型,還是平庸型、放任型、專斷型、世故型、權勢型領導者的手下,都能應變自如,自覺做好份內工作。祕書工作的難度不僅僅在於其從屬性、政治性,主要的、直接的難度還是在於它的綜合性、事務性和羣眾性。它的這種職能決定了其具體工作的瑣碎性、突發性、嚴密性和連續性。這種“沒分沒曉,沒完沒了”的工作特性,是足以窒息理想、壓抑志氣的。那麼,祕書靠什麼從這樣的困難之海到達理想追求的自由彼岸?光有志氣是不夠的,還要有始終如一的中心意志。

遠大的目標,堅韌的意志是祕書人員心靈的護衞和保障。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價、任何犧牲都要達到其目標的決心、恆心、信心,就是堅韌的中心意志。它是祕書用以克服、解除一切困難的鑰匙。具有堅韌的意志,不但是一切成就大事業的人們的心理特徵,而且也是平凡崗位上默默無聞,不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特徵。做一件事,完成某項工作,能否有不達目的不肯放手的勁頭和毅力,是評判祕書是否具備堅韌的意志力的一個標準。一般情況下,許多人都能隨眾而向前,順利時也肯努力奮鬥。可是,在別人都已退出,或者都已向後轉的情況下,對於一個既要參與政務,又要管理事務的祕書,如果不具有這種始終如一的中心意志,他的工作就會虎頭蛇尾,有始無終,難以令人滿意。有了這種貫穿始終的中心意志,他就能兢兢業業,滿懷信心,勝利到達理想的彼岸。

自重自愛的人格操守,張弛自如的容忍度量。人格、操守是基本的、最可靠的事業之本。一個人能夠知道尊重自己的人格,不把自己當作一件買賣品,不肯為了金錢、權勢、地位而出賣自己的靈魂和人格、降落自己的操守,則他一定能成為社會中備受尊敬的人。每個人都應認識到,在自己的生命中是應該具有寶貴的人格的。這種人格非富貴之所能淫,貧賤之所能移,威武之所能屈,這種人格為任何代價所不能購買,“寧為玉碎,不為瓦全”。這種人格之基石就是克已奉公,誠實公正,言而有信,行而有義。在社會生活中是否受人尊重,主要決定於一 個人的人格,不是一個人的職位。毋庸置疑,黨和國家機關的祕書必須首先具有這種基本的人格,然後才談得上黨性、國格。

祕書與服務對象的關係,在封建社會是人身依附關係;在資本主義社會是僱傭關係;在社會主義社會則是平等的同志關係。他與自己的服務對象只有職能分工的不同,就更應自己尊重自己的人格。領導與祕書在人際關係上並沒有天然的鴻溝,相互之間往往是相互制約、相互影響的。祕書的高尚人格也可以對領導起一定的潛移默化的影響,甚至制約作用。祕書失去了人格比一般人沒有人格為害尤甚,就會由國家機關的祕書淪為領導者個人的門客和奴僕,就會與搞不正之風的領導者同流合污,以權謀私、為虎作倀,這是非常危險的。祕書工作的從屬性是工作職能方面的從屬,不是人格、操守上的從屬,祕書有自己獨立的人格,絕對不應盲從。祕書在人格操守上能夠自重自愛,可以説是國家之福、領導之幸。

容忍的度量,就是一種廣闊的胸懷。對國家、民族、共產黨和人民的根本利益受到損害,即危害四項基本原則問題,對一切違法亂紀的行為理所當然不能容忍。容忍的前提,是從黨和國家及人民的根本利益出發。祕書為了協調工作的需要,對下要容,對上要忍,委屈求全,經得起敲打。容則能合眾,忍則能抗壓。俗話説:人上一百,形形色色。祕書面對龐大的社會網絡,身處複雜微妙的地位,不可持個人之性,不能逞一時之氣,而要從非我的角度,謹言慎行,能容能忍。虛懷若谷,委屈求全就是善於容忍即聽得起批評,受得起委屈,耐得了刺激,“不以物喜,不以已悲”,驟然臨之而不驚、無故加之而不怒,我行我素正常工作,這就是祕書氣質的基本要素。為祕書者應有“草不謝榮於春風,木不怨落於秋滅”的心態和境界。

滿腔熱忱的工作精神,盡善盡美的辦事態度。測驗祕書氣質還有一個標準,那就是看他工作時所具的精神。假使他對於工作是被動的而非自動的;假使他對於自己的工作感到厭惡、毫無熱誠和愛好之心,不能使工作成為自己的一種喜悦,而覺得像是在被迫服一種苦役的話,那他是絕難取得工作成效,做得有聲有色的。一個祕書工作時所具的精神,不但對於工作的效率與質量大有影響,而且與造就培養他本人的品格和氣質也大有關係。祕書的工作就是祕書的人格之表現,是祕書的志趣、理想能力、氣質之外部寫真。看到了他所做工作的品質,也就“如見其為人”了。祕書的工作,是祕書的自我塑像,為美為醜,可愛可憎全操於他自己之手。因此,祕書應對自己的工作臨之以一種藝術家的精神,持以樂觀、滿腔熱忱的心理,才能變被動為主動,變消極為積極,使自己的工作成果放出光彩。

除了對工作具有滿腔熱忱的精神狀態,還要有一絲不苟,盡善盡美的辦事態度。如果做祕書工作養成了輕視與忽略的壞習慣,時時抱着一種馬馬虎虎、敷衍苟且的應付態度,那麼,即使他有滿腔熱忱,沖天幹勁,其效果也會被這種惰性所抵銷。做祕書工作,事無大小、事無鉅細,每做一事都要竭其心力、求其完美,這也是祕書氣質反映在事業上的一個標記。祕書以盡力為本,以奉獻為榮,他在每做完一件工作時,應當可以捫心自問,可以有勇氣這樣説:對於這件工作,我問心無愧,我盡到了自己的最大努力,已經做到了力所能及範圍內的“最好”。許多人最常見的毛病就在於辦事不徹底,缺乏貫穿始終、盡善盡美的工作態度。他們對工作、對事業不想求其完美,而在個人利益上則企望有最理想的收穫,這是祕書人員不可取的。祕書工作不僅有輔助性、服務性、全面性的特點,而且具有很強的機密性、政策性,它環環相扣,關係密切,“牽一髮而動全身”,往往涉及一個全局和整體,尤其需要一絲不苟,盡 善盡美的辦事態度。

在建設有中國特色社會主義宏圖大業中,各行各業、各級黨政機關需要有大批精明能幹的祕書,才能適應現代社會高效率的管理。儘管祕書人員級別不同,行業各異,“聞道有先後,術業有專攻”,其祕書意識與氣質不能不具備,不能不深化。有較高的祕書意識與氣質的修養,祕書功能才能得到最佳發揮,祕書職能才會高效運轉。因此,祕書人員在不斷擴充理論、應用知識、提高各種辦事能力的同時,必須自覺加強祕書意識與氣質的修養。

作者:孫昌喜