祕書需要具備的能力簡述

祕書人員的專業能力，主要是指語言文字應用能力、組織能力、判斷能力、應變能力和社交能力。下面是本站小編為您精心整理的祕書需要具備的能力簡述。

篇一

能力：

(一)較高的文字水平

祕書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，祕書人員必須具備紮實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內內容，並不是一件輕而易舉的事。這就要求祕書人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風的改革，培養洗煉的文字表達能力。

(二)較強的組織能力

現代的祕書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆紮扎、收收發發”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求，祕書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，祕書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閲歷和經驗。另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。

(三)準確的判斷能力

皮貝克(美國人才代徵聘專家)説：“最重要的才能莫過於能作出正確的判斷，而這種特殊才能將是電腦永遠無法取代的。”為了實現領導的指示，商務祕書必須正確領會領導意圖。不論是日常的還是突然而來的工作，商務祕書必須從各個角度對問題進行思考和分析，儘快地作出判斷，準確無誤地應付，或者當機立斷地去做，不致出現失誤或漏洞。艾科卡 (美國企業界的傳奇人物，美國克萊斯勒汽車公司總裁)説過：“如果你已經有了95%的資料，但想再取得其餘的5%，卻還得花費六個月。到了那時，市場行情已經變了，你的資料也過時了。生活的全部要點就是：選擇時機。”可見在如今的“商戰”中，商務祕書成熟敏捷的判斷力更為重要。

(四)敏捷的應變能力

祕書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要祕書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中，祕書是上司的代表和發言人，這要求祕書默契地配合上司，幫上司打圓場，為領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關係。在面對一些緊急情況時，有良好的應變能力並能在短時間內做出處理方案，這也是祕書要具備的非常重要的能力之一。

(五)廣泛的社交能力

當前，社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對於祕書人員來説同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博採眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。祕書人員辦理公務，聯繫事務，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

(六)掌握外語的能力

隨着市場國際化的發展和企業規模的擴大，越來越多的管理者要到國外進行投資、經濟管理或進行國際貿易交際、商務談判，簽訂合同等，這就要求商務祕書具備一定的外語能力。現在即使是沒有涉外經濟業務的企業，也要求商務祕書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閲讀或查閲資料，並熟練掌握外語會話、寫作的能力。

(七)計算機操作能力

美國在線公司總裁史蒂夫，凱斯説：“當多數人上網時，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息，這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息。”商務祕書需要閲讀、收集大量信息，或進行日常事務處理，或進行復雜的計算，都離不開計算機。利用網絡可以實現資源共享，快捷地瞭解世界經濟發展的現狀，節約人力和時間。隨着電子商務的興起和發展，不斷提高計算機操作能力對商務祕書而言是大勢所趨。

(八)創新能力

創新能力也是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。商務祕書的創新能力，是指創造性地貫徹領導意圖，為領導工作提供最佳服務的能力。商務祕書參謀作用發揮如何，在很大程度上取決於其創新能力的強弱。美國學者、管理專家加里·哈梅爾曾説：“嶄新的思想是為公司也為自己創造財富的唯一途徑。”沒有創新的意識，沒有創新的思維，沒有創新的膽略，是不可能為領導決策提供有價值的參謀建議的。

(九)運用WTO規則的能力

WTO的核心是一整套進行國際經濟貿易往來的遊戲規則體系，是一種崇尚公平、開放、規範競爭的規則網絡。中國加入WTO後，如何適應新的遊戲規則下的競爭，並運用這些規則參與競爭，是必須首先解決的關鍵問題。中國企業在這一方面的能力還很薄弱，龍永圖曾對此感慨地説：“入世後我們最大的風險不是開放，而是不熟悉規則”。作為商務祕書，應清晰地瞭解加入WTO對本企業到底面臨哪些機遇和挑戰，甚至遊刃有餘地運用規則。在儘可能短的時間內提高自身熟悉規則、運用規則的能力是使自己在競爭中獲勝的法寶之一。

篇二

優秀品質：

一.禮貌

面對一個有教養的人,有禮貌是十分容易的事;但是彬彬有禮地接待一個十分粗魯的人則是一種職業技能,做祕書的經常遇到這種情況。俗話説秀才遇到兵,有禮説不清。但職業要求祕書必須和各種各樣的人交往,因此,有禮貌地對待任何人就成了祕書職業品質的標準。禮貌要得體而不做作,只有温和善良才是真正的禮貌。

二.分寸感

一名好祕書可以從以下三方面掌握分寸:

A.這樣為人處世有分寸:自信而不自負;認真而不較真;正直而不刻板;勇敢而不魯莽。

做祕書的確不能事事較真,但一定要真誠,處理各種人際關係,必須從長計議,與人方便,與己方便。同在一個辦公室,搞好同事間的關係是非常重要的。關係融洽,心情就舒暢,這不但利於做好工作,也有利於自己的身心健康。

B.這樣説話有分寸:坦蕩而不輕狂;讚美而不虛偽;活潑而不輕佻;自尊而不張揚。

病從口入,禍從口出。因此,上班時,儘量多做事少説話。這樣做,可以避免無聊時閒談別人的是非。即使在工作之外,也不要對同事評頭論足,誰是誰非,自己心中有數。

C.這樣辦事有分寸:謙和而不自卑;拒絕而不冷漠;機智而不奸詐;實惠而不惟利。

三.謙虛

謙虛有三個好處:既能使你在別人心裏感覺良好,又不會樹大招風,更能幫助你提高自己在上司心中的價值。因為大部分老闆都喜歡謙虛和內斂的祕書。我父親曾經對我説過一句話,他説做人一定要低姿態;低姿態不表示你就低人一等,只能説明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。

四.自制

善於控制自己的情緒是一個人性格成熟的表現,但並不是每個成熟的人都有很好的自制力。而祕書卻要每時每刻都能夠很好地控制自己,而不應該是性情中人。我們常説辦公室裏有"六不"原則:不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。總而言之,急躁會影響人的判斷力,祕書,切忌躁火攻心,失去理智。

五.敬業心

祕書的職業特點,決定其工作主要是實幹。要圍繞領導的工作展開活動,做到招之即來,來之能幹,在具體緊張的工作中,腳踏實地,不計個人得失,有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

六責任感

責任分為兩種,明確的責任是你的職責範圍,不明確的責任是你主動承擔的份外工作。做好明確的工作,這是祕書的本份;做好不明確的工作,則會受人重用。一個好祕書,一定知道什麼事情是重要的,哪些細節會給上司帶來幫助,遇到突發性的意外事件,祕書應沉着、從容地應對,變通地解決。責任感不僅在危難時候需要,在日常的細節上就能反映出來。大量日常瑣碎的責任感才是對祕書品質的考驗。

篇三

文祕必學的日程會議流程常識

1.會議文件資料的立卷歸檔

1)會議文件的收集整理工作

(1)確定會議文件的收集範圍。

(2)選擇收集會議文件的渠道。

(3)運用收集文件的不同方法。

2)會議文件的立卷歸檔

把會議過程中的一整套材料，包括通知、領導報告和講話、會議記錄或紀要、會議簡報、會議報道等，進行分類立卷歸檔。

2.會議經費結算工作

(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓費、住宿費、餐飲費等)。

①應在會議通知或預訂表格中詳細註明收費的標準和方法。

②應註明與會人員可採用的支付方式(如現金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收費，應問清姓名、卡號、有效期等。

④開具發票的工作人員事先要與財務部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發票時，應與會議代表協商，開具收據或證明。

(2)在訂購各種設備和享受服務時，應掌握付款的方法和時間。

3.安排與會人員返程

案例

天地公司邀請全國的客户到新疆烏魯木齊參加風韻公司新開發的系列化粧品的洽談訂貨會。祕書初萌負責安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠地難以解決的車票預訂問題，而且她想當然地認為，只要為大家儘可能預訂火車硬卧票就行了。結果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票後，又要求更換車票或退票，結果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。

分析

會議結束並不意味着會議工作就結束了，有外部人員參加的會議應根據會議的長短、外部與會人數多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點

1.提早做好與會者的票務登記預訂工作

(1)應根據會期長短、外地與會人數多少等實際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。

(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意願。

(3)一般情況下，要按先遠後近的次序安排返程機票、車票的預訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，儘早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯繫，提前預訂好飛機、火車、汽車、輪船票。

(4)屆時應編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程後再返回，如有必要，還應安排有關領導同志為與會人員送行。

2.幫助與會者提前做好返程準備

(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。

(2)提醒與會者及時與會務組結清各種賬目，開好發票收據。

(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

(4)準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

(5)幫助部分與會者託運大件物品。

4.會議總結

總結工作要以科學的績效考評標準為指導。績效考評標準是指對會議工作人員績效的數量和質量進行評價的準則，它應具有完整性、協調性和比例性。

(1)會議工作總結要根據崗位責任制和工作任務書的內容逐條對照檢查。總結工作的方法如下。

①檢查會議目標的實現情況。

②檢查各個小組的分工執行情況。

③將員工自我總結和集體總結相結合。

④以總結經驗、激勵下屬、提高工作水平為目的。

(2)決定會議效果的主要因素有以下幾個。

①是否具有召開會議的必要。

②會議準備得是否充分。

③議程是否科學合理。

④主持人的能力水平。

⑤是否嚴格控制了會議人數。

⑥與會人數是否達到了有效交流信息並形成有效決議的最低限度。