公司公文管理規定範文3篇

公司公文管理規定是提高公司的公文質量和辦結效率,實現公文管理工作的規 範化、制度化及標準化的重要實施措施。下面是公司公文管理細則，歡迎參閲。

公司公文管理規定範文1

1.目的： 為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規範化、制度化，特制定本制度。

2.適用範圍：

本制度適用於集團總公司、子公司。

3.職責範圍

3.1集團總裁辦

3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。

3.1.2負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷燬等工作。同時負責指導各部門和各子公司的文件處理工作。

3.1.3負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。負責本制度的實施。

3.2 集團其它各部門、子公司

3.2.1不得以集團名義自行對外正式行文。

3.2.2負責按本制度規定執行

4. 公文處理原則

4.1公文處理原則

4.1.1公文處理包括公文擬製、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

4.1.2公文處理應按照行文要求和公文處理規範進行，做到準確、及時、安全、保密。

5. 公文的種類：

5.1公文的定義

5.1.1公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規範格式的公務文書，是傳達、發佈指示、請示和答覆問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。

5.1.2常用的公文種類

常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規定、函、會議紀要等。

(一)決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”;經會議討論通過並要求貫徹執行的事項，用“決議”。

(二)意見：用於對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。 (三)通知：用於傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執行的事項。

(四)通報：用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

(五)報告、請示：向上級部門彙報工作、反映情況、提出建議用“報告”;向上級部門請示指示、批准用“請示”。

(六)規定：用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範。

(七)函：是相互商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門提出請求的公文。

(八)會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。

6. 公文格式和行文規則

6.1公文格式和行文規則

6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸

(1).公文用紙幅面尺寸

公文用紙採用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

(2).公文頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。

6.1.2公文中圖文的顏色

除紅頭文件外，未作特殊説明的公文中圖文的顏色均為黑色。

6.1.3排版規格與印製裝訂要求

(1).排版規格

正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

(2).製版要求

版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

(3).印刷要求

單面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品着墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

(4).裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脱落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

6.2公文中各要素標識規則

組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首;置於紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置於主題詞以下的各要素統稱版記。

6.2.1眉首

(1).公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

(2).祕密等級和保密期限

密級公文應分別標明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格;密級分為ABC三個等級。密級程度應由發文主管單位領導根據文件內容確定。如需標識和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行。

(3).緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

(4).發文機關標識

由公司全稱或規範化簡稱後面加“文件”組成，即“湖南九州集團有限公司(文件)”或“九州集團”;對一些特定的公文可做相應的改變，如通知即可寫為“湖南九州集團有限公司(通知)”。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。

(5).發文字號

發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

②如發文單位為總裁辦，則具體格式為：

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

(6).簽發人

公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名，特殊情況手籤簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。

公司公文管理規定範文2

1. 總則

為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

2. 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

3. 收文的管理

3.1 公文的簽收

3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)後分別交辦公室機要祕書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要祕書均要注意檢查封口和郵戳。對於口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

3.1.2 對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。

3.2 公文的編號保管

3.2.1 辦公室文書對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閲單”，並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。

3.2.2 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

3.3 公文的閲批與分轉

3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閲籤後，由機要祕書分送承辦部門閲辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完，緊急文件要月即辦。

3.3.2 一般函、電、單據等，分別由辦公室機要祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯繫後再分轉處理。

3.3.3 為加速文件運轉，機要祕書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

3.4 文件的傳閲與催辦

3.4.1 傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

3.4.2 閲讀文件應抓緊時間，當天閲完後應在下班前將文件交機要室，閲批文件一般不得超過2天，閲後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.4.3 閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閲手續，以防止丟失泄密。

3.4.4 文件閲完後，應送交辦公室機要祕書，切忌橫傳。

3.4.5 辦公室機要祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

3.4.6 按照閲文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閲文。

4. 發文的管理 4.1 發文的規定

4.1.1 全公司上報下發正式文件的權力集中於公司，各羣眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

4.1.2 各羣眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，並將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司×字發文。

4.1.3 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管範圍的文件，須由經理批准簽發。其餘文件均由分管公司領導批准簽發。

4.2 發文的範圍

4.2.1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

4.2.2 公司下發文件主要用於： ① 公佈公司規章制度;

② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件; ③ 公佈公司體制機構變動或幹部任免事項;

④ 公佈公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

⑤ 發佈有關獎懲決定和通報; ⑥ 其他有關公司的重大事項。

4.2.3 公司上行文、外發文主要用於：

① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

② 同兄弟單位聯繫有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

4.2.4 在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發佈。

4.2.5 凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。

4.2.6 各業務部門與外單位發生的一般業務聯繫，可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。

5.文件的立卷與歸檔 5.1 文件的歸檔範圍

5.1.1 凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔： ① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批覆;

② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;

③ 經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄;

④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

⑤ 有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果;

⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上彙報發言材料等;

⑦ 上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行彙報的提綱和材料;

⑧ 反映公司生產、經營活動、先進人物事蹟及公司領導工作等的音像攝製品;

⑨ 公司日誌和大事記;

⑩ 公司向上級請求批覆的文件及上報的有關材料。

5.1.2 業務部門、各羣眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、羣眾團體負責立卷歸檔。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

5.2.2 立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

6. 文件的銷燬

6.1 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

6.2 經審核同意銷燬的文件，應派專車分別由公司機要祕書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。

公司公文管理規定範文3

為使公司(以下簡稱公司)公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高工作效益和辦理公文質量，結合公司實際，特制訂本管理規定。

2 適用範圍本規定適用於公司機關、分子公司及各單位。

3 規範性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨後所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用於本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的文件，其最新版本適用於本標準。 《國家行政機關公文格式》

《集團公司機關公文處理辦法》

《集團公司公文管理辦法》

4 職責

4.1經理(黨委)辦公室負責公司機關部門公文管理和對分子公司公文的管理、檢查、指導工作。

4.2各分子公司辦公室或相關部門負責本單位公文管理工作。

4.3公司主要領導負責公文的審閲簽發工作。

4.4行文部門負責公文的擬辦和發文手續辦理工作。

4.5公司檔案室負責公文的歸檔指導工作;按歸檔範圍，督促檢查、指導工作。

5 活動描述

5.1 管理原則

5.1.1公司和子公司形成的公文，是在履行管理職能過程中形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是傳達、貫徹、落實黨和國家的路線、方針、政策，請示和報告問題，批覆和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。

5.1.2 公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等相互關聯、銜接有序的工作。公司經理(黨委)辦公室是公文處理的管理部門，負責公司的公文處理工作，並負責指導公司分子公司和機關部室公文處理工作。

5.1.3 公文處理必須堅持實事求是、精簡高效的原則，做到準確、及時、安全，統一收發、分辦、傳遞、催辦、用印、審核、立卷、歸檔和銷燬。

5.1.4 公文處理必須嚴格執行國家和企業有關保密法規，確保國家祕密和企業商業祕密安全。

5.2 管理內容

5.2.1 公文種類

通知：用於轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉下級單位公文;傳達要求下級單位辦理和需要周知或共同執行的事項;任免和聘用人員。

通報：用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

報告：用於向上級彙報工作，反映情況，提出建議或者意見，答覆上級詢問的事項。

請示：用於向上級請求批示、批准的事項。

批覆：用於答覆下級單位的請示事項。

決定：用於對重要問題或重大行動做出安排及決策。

意見：用於對重要問題提出見解和處理辦法。

會議紀要：用於記載和傳達會議情況和議定事項。

函：用於不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

公告：用於向公司內外、國內外宣佈重要事項。

5.2.2 公文格式

公文一般由眉首(密級、緊急程度、文頭、發文字號、簽發人)，主體(標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附註)，版記(主題詞、抄送單位、印發單位和日期)三部分組成。

密級和緊急程度

涉及國家機密和商業經濟祕密的公文，標明密級。涉及緊急事項的公文，標明緊急程度。

文頭

用發文單位全稱或規範化簡稱;分為公司、部室、子公司三類文頭。

發文字號

包括單位代字、年份、序號、形式為“代字 [年份]序號”。公司文頭髮文代字為“黨發，”，部門文頭髮文代字為“A字”(A為部室代號，包括羣眾組織);子公司文頭髮文代字為“××B發。年份用四位阿拉伯數字，序號為該代字流水號。聯合發文只標明主辦單位代字、序號。

簽發人

上行文應註明簽發人，簽發人一般應為單位主要領導。

標題

準確簡要概括公文主要內容，並可表明公文種類。

主送機關

公文的主要受理機關，用全稱或規範化簡稱、統稱。

附件

如有附件，標明名稱。附件説明在正文下空1行、左空2行字進行標識。如：

附件： 1.××××××××××××

2.××××××××××××(後面不加標點符號)

印章除會議紀要外，各文種均加蓋印章;印章應與文頭相符。

成文時間

以負責人簽發日期為準。

附註

公文如有其他需要説明的事項，應加附註，用括號括起位於成文時間下一行居左空2格加圓括號標識;上行文應在附註中註明聯繫人姓名和電話。

主題詞

按照《集團公司公文主題詞表》標註;同時結合企業實際，規定五種自由詞作為主題的補充，包括公文中關鍵的人名、單位(地)名、產品名、項目名、裝置(設備)名。主題詞不能超過5組。

抄送單位

公文如需除主送機關外的其他機關知曉或執行，應註明抄送單位;抄送單位名稱應使用全稱或規範化簡稱、統稱。

印發單位和日期

標明主辦單位全稱或規範化簡稱以及印發時間。

印刷和裝訂

公文采用國際標準A4型紙張雙面印製，左側裝訂。

5.2.3 行文規則

行文應當確有必要，注重效用。

公司機關各部門根據職權範圍，可以代表公司，以公司名義向分子公司行文;子公司及職能部室可在本單位範圍內行文，不得對外正式行文。

向上級機關行文，應主送一個上級機關，如需其他上級機關閲知，可以抄送;公司形成的請示、報告公文要將底稿和兩份文件交公司經理(黨委)辦公室存檔，然後再將兩份文件送上級辦公室閲批。

一般不得越級請示或報告;除生產事故、大型集體上訪、突發事件等緊急重大情況或逐級行文延誤時機將造成損失，經公司領導指定可以越級行文外，均要逐級行文。因上述情況必須越級行文時，應抄送被越過的上級機關。

“請示”和“報告”在公文中不能並用;“請示”應一文一事;報告中不得夾帶“請示”事項。

除本《規定》規定的公文種類以外，工作要點、活動方案、計劃等文體都不能作為公文的獨立行文文種，必須以“通知”的形式印發。

5.2.4 發文辦理

發文辦理是指制發公文的過程，包括擬稿、審核、簽發、複核、繕印、校對、用印、登記、分發等程序。

草擬公文應當做到：

a. 符合國家的法律、法規和企業有關規定，遵循上級機關的指示精神，完整、準確地體現發文機關的意圖;

b. 全面、客觀反映情況，提出的政策、措施切實可行;

c. 觀點明確、條理清楚，結構嚴謹，表述準確，直述不曲，文字精練，字詞規範，標點正確;

d. 人名、地名、數字、引文準確;引用公文應先引標題後引發文字號;引用外文註明中文含義;日期寫明具體年、月、日;

e. 結構層次序數為：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”;

f. 根據行文目的和發文機關職權選擇適當的文種;

h. 公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序號和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字;

i. 應使用國家法定計量單位;

J.文中使用非規範化簡稱，應先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時註明準確的中文譯名;

k. 公文書寫稿紙要乾淨耐用，書寫字跡整齊，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆書寫，不能用鉛筆、圓珠筆和彩筆書寫;用計算機打印的，排版要規範。

行文前，應填寫發文稿紙，標明起草人，主送機關和公文標題。

擬製的公文，由起草單位負責人進行審核。公文的簽發，凡以公司(子公司)名義報送上級機關或下發的涉及全局工作的重要公文，都要由主要領導簽發;涉及專項或某一系統工作的公文，由分管領導簽發。需要會籤的聯合行文，應在會籤欄註明會籤部門;簽發或會籤應署姓名和日期。

審核、簽發或會籤公文，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆，注意不要在文稿左側裝訂線外書寫。

公文不准翻印，經辦公室批准，可以複印或翻印。

擬製公文，對涉及其他部門職權範圍內的問題，主辦部門應當與有關部門協商，取得一致意見後方可行文。

公文送負責人簽發前，應先經起草部門負責人核稿、把關、簽字，然後由辦文單位(部門)送經理(黨委)辦公室進行審核，最後呈送公司(子公司)相應領導簽發。經理(黨委)辦公室審核的重點是：

a. 是否確需行文，行文方式是否妥當;

b. 是否符合黨的路線、方針和政策，是否符合國家法律、法規和企業的有關規定，是否符合上級有關精神和本單位實際;

c. 是否符合行文規則，公文的諸要素如人名、地名、產品名、裝置名、單位部門名稱、時間、數字、引文和文字表述，密級，主題詞是否準確、恰當，文字、標點符號及文種使用、公文格式是否符合本《規定》的規定;報批手續是否符合規定;核稿、會籤等手續是否齊備。文件中的數據、計量單位，由辦文單位領導把關。

對不符合要求的文稿，可按以下方法處理。

a. 文字質量存在問題，如文字修改量不大，由經理(黨委)辦公室負責修改;需要做重大修改的，由擬搞部門修改後再報審;

b. 違反公文辦理程序的，由擬稿部門補辦;