公司辦公設施管理規定

第一節 辦公設施管理

一、辦公設施分類

辦公設備：包括電腦、打印機、複印件、傳真機、服務器、軟件、等物品。

辦公傢俱：包括辦公桌椅、會議桌、洽談台、文件櫃等物品。

二、辦公設施採購

（一）辦公設施的採購，由行政部統一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求，提交行政部彙總並編制下一年度辦公設施購置計劃和預算，經財務部複核、總經理審核後，報董事會審議。

（二）根據年度辦公設施購置計劃，由使用部門提出書面報告，經綜合行政部與財務部會審，報總經理批准後，歸口行政部購置。計劃外的辦公設施購置，除辦理以上手續外，需特別説明購置的理由， 並報董事會批准後實施。

（三）購置、建造單項價值在 5 萬元以上或總價值在 20 萬元以上辦公設施時，必須按招標方式進行，並報董事會備案。

三、辦公設施的管理

（一）辦公設施編號

1、辦公設施實行編號管理，由行政部會同財務部，在辦公設施交付使用的當天，進行登記並統一編號。

2、編號辦法：編號形式為：公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。

①辦公設備編號（xxxx-yp-xxx；包括：電腦，打印機，軟件，服務器,傳真機等物品）。

②辦公傢俱編號（xxxx-jj-xxx；包括：辦公桌椅，會議台，洽談台, 文件櫃等物品）。

（二）辦公設施標牌製作

1、定製統一的辦公設施牌，標牌的內容包括：公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。

2、標牌的材料為即時貼，由行政部會同財務部在辦公設施交付使用的當天，進行登記並貼上標牌。

四、辦公設施的異動管理

（一）辦公設施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、調入、調出、報廢等，必須由使用部門提出書面報告，經行政部與財務部會審，由財務經理審核確認並報總經理批准後方可辦理相關手續。

（二）辦公設施的內部轉移，由使用部門或使用人提出書面報告，經行政部與財務部會審，報總經理批准後實施。

（三）按規定程序發生的辦公設施異動，行政部應在手續完成後的當天作相應的登記，並填寫《辦公設施異動通知單》，財務部應在手續完成後的三天內根據《辦公設施異動通知單》作相應的帳務處理。

（四）涉及辦理產權登記的辦公設施，由行政部負責辦理產權登記手續及根據產權變動情況辦理產權變更登記手續。

五、辦公設施的維修

由使用部門提出維修計劃並填寫《辦公設施維修申請單》，經行政部與財務部會審， 500 元以下維修費用，報副總經理批准； 500 元以上報總經理批准。

六、重大辦公設施的原始發票複印件由行政部負責妥善保存，做好登記帳，如經批准用於抵押需提交原始發票時，應留複印件保存，並做好相應的輔助登記帳，註明抵押合同號、抵押事項、抵押期限、債權人、經辦人、批准文件等主要內容，到期辦妥相關手續後，及時收回原始發票專門保管。

七、因管理或使用不當造成辦公設施毀損、丟失的，由直接責任人承擔直接經濟損失。

八、行政部與財務部應每半年對辦公設施進行一次全面的核對清理，清理時應做到標牌與清單相符、清單與明細帳相符、明細帳與總帳相符。對於不符的，應查明原因，並在次月15 日前，將辦公設施清理情況專題報告公司領導，同時對辦公設施的變動情況提出處理意見或建議。

第二節 電腦管理

一、日常管理

（一）公司辦公電腦的安裝、調試、維護、保養、管理由公司行政部指定專人負責。

（二）公司電腦由各使用人負責保管。

二、使用需求申請

（一）硬件需求由使用人所在部門提出申請，送行政部做出計劃， 綜合行政部經理審核，費用在 500 元以下報財務經理批准，500 元以上報總經理批准。

（二）軟件需求由使用人根據工作、業務需要提出申請，由所在部門送行政部做出方案，由行政部經理審核，費用在3000 元以下由報總經理批准， 費用在3000 元以上報董事會備案。重大項目按招、投標方式進行。

三、注意事項

（一）公司員工應妥善設置和保管好開機密碼，不得將密碼，特別是財務軟件使用密碼泄露他人。

（二）儘量利用公司辦公網絡以無紙化方式處理公文，確需打印的資料，應妥善保存，不得無序擺放。

（三）不得在辦公電腦上玩遊戲，未經批准，不得將外來盤插入電腦使用。

（四）個人筆記本電腦的硬盤不得存儲涉及公司機密的文件，凡機密文件出差時用軟盤（或其他存儲器）存儲，並妥善保管。

（五）不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。

四、違則

公司電腦因人為因素造成損壞的，由使用人負責賠償，特殊情況以書面形式報公司領導，視原因酌情處理。

第三節 複印機管理

一、複印機機統一由行政部負責管理。

二、複印機使用完畢後，應按“清除”按扭，將複印機恢復至初始狀態，複印無效的文件應立即銷燬。

三、複印資料注意節約紙張，避免浪費。

第四節 傳真機管理

一、傳真機統一由行政部負責管理，並指定專人負責公司傳真接收。

二、每一份收到的傳真件都要按接收的部門或個人在行政部進行編號、登記,重要傳真件須複印一份在行政部存檔, 原件由行政部及時通知有關部門或個人領取。

三、每一份發出的傳真件都要按發出的部門或個人在行政部進行編號、登記後才能發出，重要傳真件須複印一份交行政部存檔。

四、嚴禁使用傳真機打電話。

五、無關人員無故不要進入傳真區域, 更不準擅自翻閲甚至取拿傳真件。

六、不得傳真私人資料和未經批准手續先行發出傳真。

七、傳真機的使用注意事項（不得把下列稿件傳入傳真機）

1、塗改液未乾或稿件有塗層；

2、稿件有皺紋、折縫或嚴重捲曲；

3、破裂的稿件或稿件過厚；

4、炭紙或背面有炭的稿件。