辦公室完整日常管理制度

一、辦公室管理條例

第一章總則

第一條為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規範，明確要求，規範行為，創造良好的企業文化氛圍。

第二章細則

第二條服務規範:

1、儀表:公司職員工應儀表整潔、大方;

2、微笑服務:在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應註釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方;

3、用語:在任何場合應用語規範，語氣温和，音量適中，嚴禁大聲喧譁;

4、現場接待:遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間(包括午餐時間)辦公室內應保證有人接待;

5、電話接聽:接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁佔用公司電話時間太長。

第三條辦公秩序

1、工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閒聊、吃零食、大聲喧譁，確保辦公環境的安靜有序。

2、職員間的工作交流應在規定的區域內進行(大廳、會議室、接待室、總經理室)或通過公司內線電話聯繫，如需在個人工作區域內進行談話的，時間一般不應超過三分鐘(特殊情況除外)。

3、職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束後做好個人工作區內的衞生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。

4、各部門專用的設備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設施則由辦公室負責定期的清潔保養工作。

5、發現辦公設備(包括通訊、照明、影音、電腦等)損壞或發生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。

第三章責任

本制度的檢查、監督部門為公司辦公室共同執行，違反此規定的人員，將給予50-100元的扣薪處理。

二、辦公室物資管理條例

第一章總則

為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節約開支，特制訂本規定，此規定的執行部門為辦公室。

第二章物資分類

1、公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產。

2、低值易耗品:筆、紙、電池、訂書釘、膠水等

3、管制品:訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等

4、個人保管物品:個人使用保管的三百元以上並涉及今後的費用開銷的物資;

5、實物資產:物資價格達300元以上，如:空調、計算機、攝像機、照相機。

第三章辦公用品物資採購

1、公司辦公用品物資的採購，原則上由辦公室統一購買，屬特殊物資經辦公室同意，可由申購部門自行購買。

申購物品應填寫物品申購單，300元以內物品申購交部門經理同意，辦公室批准;300元以上(含300元)部門主管同意，辦公室審核，總經理審批。

2、物資採購由辦公室指定專人負責，並採取以下方式:

1)定點:公司定大型超市進行物品採購。

2)定時:每月月初進行物品採購。

3)定量:動態調整，保證常備物資的庫存合理性。

4)特殊物品:選擇多方廠家的產品進行比較，擇優選用。

第四章物資領用管理

1、公司根據物資分類，進行不同的領用方式:

2、低值易耗品:直接向辦公室物品保管人員簽字領用

3、管制品:直接向辦公室物品保管人員簽字領用

4、貴重物品:根據專立文件的領用程度來領用

5、實物資產:由辦公室設立實物資產管理台帳，以準確記錄固定資產的現狀

第五章公司物資借用

1、凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，並由部門主管簽字認可

2、借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還

3、借用物資發生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償

第六章附則

1、新進人員到職時有管理部門通知，向辦公室領用辦公物品;人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續，未經辦公室認可的，其它部門不得為其辦理離職手續。

2、辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。

3、本辦法由人事部解釋、補充、修改時亦同，經總經理批准頒行。

三、傳真使用管理辦法

(一)、總則:為加強公司傳真使用管理，特制定本辦法。

(二)、使用範圍

1、本辦法適用於公司使用傳真機的各種情況。

2、使用範圍包括本地、國內、國際傳真。

(三)、傳真的接收管理

1、傳真件的接收納入公司收發管理辦法範圍內，由收發員統一接收。

2、傳真件接收後，填寫收件登記簿，並及時分發收件部門和人員。涉及公司事務的原件在行政部留存，業務部門留複印件。

3、公司傳真機應隨時處地開機接由狀態。

(四)、傳真的發送管理

1、各部門和人員發送傳真，由收發員統一發送;重要文件可由當事人親自發送。

2、傳真發送，須經領導批准，填寫發文登記簿表，並及時發送出去;因故不能發送，應及時通知有關當事人迅速另行處理。

3、傳真原件留存行政部。

(五)、附則

傳真電話不能被佔為普通電話使用，以免延誤傳真收發。

四、公司值班管理條例

一、總則:為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全，特制定本制度。

二、管理體制

1、員工值日:公司依據自身情況，設立公司或部門值日製度;

2、部門主管值班:公司依據自身情況，設立公司部門主管值班制度。

三、管理要點和內容

(一)、員工值日。

1、目的:維護公司日常工作秩序，及時聯絡、處理事務;

2、一般以工作時間為責任時間;

3、值班要點:

1)、巡察辦公場所保潔情況;

2)、電話記錄、處理、轉送;

3)、領導交辦任務。

(二)、部門主管值班

1、目的:以公司業務工作為主;

2、一般以下班時間或節假日為值班時間;

3、值班要點:

1)、接待下班後來客;

2)、處理未完成工作;

3)、處置下班後的突發、緊急事件;

4)、值班人員接打值班電話，應記錄來電時間、單位、授話人、主要內容;

5)、值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內容，提出處理意見;

6)、值班人員要按規定準確填寫值班日誌。

四、值班規定

1、遵守值班紀律，按時交接班，有事須先請假，以便安排臨時代替人員;

2、值班時堅守崗位，不得聚眾打牌、看電視、嗑睡;

3、在規定的時間做好防盜、防火等工作，尤其加強對重點部位的監管;

4、接待來賓外鬆內緊、熱情招呼，具有高度警惕性，善於鑑別來人意圖，要守口如瓶，不能隨便亂説;

5、值班人員密切關注領導活動行蹤，遇到緊急情況即能取得聯繫，須將公安、消防、醫院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機、出租車的地址、電話、路線等信息置於明顯處，以備應急需要;

6、遇到緊急事件，首先要冷靜，敢於負責，一方面大膽採取應急措施，以免貽誤;另一方面及時彙報主管領導或和公安部門報警。

五、接聽值班電話應注意:

1、禮貌相待:不論打進、接入，應主動通報公司名稱、職務、姓名，如對方未通報，應客氣詢問清楚;

2、使用語言文明，切忌粗聲粗氣;

3、對重要或較長的電話內容，可請對方複述一遍;

4、對要求打公司領導的電話，首先問清對方的單位名稱、職務、姓名，然後婉轉回答“請您稍等，我給您找一下”之類的話再處置;

5、對打聽事情、諮詢類擔心條態度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答;

6、除緊爭情況隨時報告外，一般將若干電話內容集中到一起，有條理地予以報告;

7、加大節假日值班力量，由公司部門主管帶班，徵求下屬中同意後排定值班表，印發各有關部門和人員;

8、根據需要，可安排公司單身職工多兼值班工作，並給予適當的加班補貼。