關於企業職工檔案管理情況的調研報告大綱

關於企業職工檔案管理情況的調研報告

xx縣勞動保障局

根據市勞動保障局統一部署，近期，我局組織有關人員對全縣企業職工檔案管理情況進行了全面調研，現將有關情況報告如下。

一、基本情況

1、企業職工檔案的管理方式

《企業職工檔案管理工作規定》（勞力字[1992]33號）實施以來，我縣企業職工檔案大多由企業主管部門的人事部門（政工科）統一管理，少數由企業人事部門（政工科）進行管理。

2、企業職工檔案包括的內容

企業職工檔案主要包括學歷材料（畢業生登記表、學歷證明等）、工人錄用材料（包括招工、子女補充、工人轉正定級等）、入黨入團材料(包括入黨入團的申請書、志願書、轉正材料等）、工資表、獎勵呈報審批表、處分決定及解除決定、培訓結業成績表和評定技能的審批材料、勞動合同、調動轉移材料、聘用審批表、復員退伍審批表、轉業審批表、 退休（退職）審批表等。

3、職工流動中檔案的移交保管方式

企業職工流動其檔案由縣勞動行政部門調配股密封、蓋章後郵寄或隨轉。

4、對因企業破產、倒閉而失業的職工，其檔案移交縣失業保險部門統一管理，直至再就業辦理轉移手續。

二、企業職工檔案管理工作中存在的問題

1、現行企業職工檔案管理體制與市場經濟發展不相適應。現在企業職工檔案沒有統一管理，企業主管部門管理固定工身份和部分合同制工人檔案，有些企業也管理合同制工人檔案。這種管理方式，有悖於企業實行的全員勞動合同制，給企業的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利於維護職工個人利益，促進勞動力合理有序流動，建設科學、規範的勞動力市場。部分國有企業改製為私有企業，對檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案無人問津，甚至丟失，職工在調動工作時找不着檔案或把檔案長期存放在個人手裏，有的企業負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調動手續。這些問題的出現，影響了檔案管理的嚴肅性，更侵害了職工個人利益。

2、企業職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由於部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡前後不一致，出現多個參加工作時間，個人經歷前後記錄不完整等。

3、檔案管理的軟硬件不適應形勢發展的需要。檔案管理人員素質急需提高。檔案管理是一項政策性、規範性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。多數檔案室設備陳舊，管理手段落後，防火、防潮、防蛀等達不到標準，檔案管理只滿足於不丟失，裝進袋子，鎖進櫃子，在充分利用檔案資源，提高隊伍素質，促進企業管理方面下功夫不夠。

三、有關建議

針對上述情況,為做好企業職工檔案管理工作,建議採取以下措施:

一是建立與市場經濟發展相適應的企業職工檔案管理體制,以適應經濟發展和新型勞動力市場發展的需要,由現在的多頭分散管理逐步過渡為集中統一管理。勞動保障行政部門與檔案行政管理部門儘快制定企業職工檔案管理辦法,進一步明確企業職工檔案管理範圍、內容、方式、標準等。建議有條件的大中型企業由勞動保障部門指導，獨立管理職工檔案，小型企業和私營、個體、外資企業的職工檔案由勞動保障部門的人事檔案部門統一管理。

二是各級勞動保障行政部門要高度重視企業職工檔案管理。制定規範有效的管理制度,加強督促,定期檢查,發現問題,及時解決。定期對檔案管理人員進行業務培訓,不斷提高檔案管理人員業務水平。針對目前企業職工檔案管理存在的諸多問題,在規定時期內對所有企業職工檔案進行全面的清理、規範,確保職工檔案的完整、真實、準確。

三是使企業職工檔案管理更加規範化、科學化。對職工檔案的內容、分類、檔案用品標準重新進行規範。有條件的地區要利用計算機網絡技術,逐步建立職工個人檔案與養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、再就業等系統化管理體系,通過科學的管理,為企業提供便利的服務,有效地保障職工和企業利益,充分發揮勞動保障部門的服務職能,提高辦事效率,使檔案管理工作科學規範化。

二○○五年六月二十四日