關於進一步加強和改進公文處理工作的意見

關於進一步加強和改進公文處理工作的意見

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徐教辦〔20××〕 53 號

局機關各處室：

近年來，我局認真貫徹省、市關於機關行政公文處理工作的規定，不斷改進公文處理工作，發文數量明顯減少，公文質量不斷提高。但是，與新形勢下加強機關作風建設、提高文件質量和運轉效率的要求相比，公文處理工作還存在一些問題。為切實轉變機關作風，精簡文件數量，提高辦文質量，規範公文運轉，根據省、市政府關於行政機關公文處理辦法和省教育廳《關於進一步改革公文處理工作的意見》要求，現就進一步加強和改進公文處理工作提出以下意見。

一、嚴格規範發文規格和形式

(一)規範以市委教育工委、市教育局名義制發的公文使用範圍。“中共徐州市委教育工委文件”、“中共徐州市教育局黨委文件”和“徐州市教育局文件”主要用於貫徹執行省市黨委、政府和省教育廳的重要決策和工作部署;發佈關係全市教育改革發展的重要規劃和計劃、重要政策、重大改革方案和需要各級教育行政部門、學校普遍執行或周知的重大事項;以執法主體名義作出的具體行政行為;向上級機關的請示、報告;與平行機關共同組織實施重大事項的聯合發文;以及其它需以局名義印發的公文等。

“徐州市教育局”函件主要用於市教育局就具體事項或日常事務與有關部門或單位進行商榷;答覆有關部門和單位的重要詢問;批覆下級機關或學校的一般性工作請示;答覆市人大代表、政協委員的建議和提案;向上級領導和部門報告(通報)具體事項;以及其它應當以局名義印發的函件。

(二)規範以局辦公室名義制發的公文使用範圍。“徐州市教育局辦公室文件”主要用於就具體問題向教育系統和直屬單位進行工作佈置或通報有關事項;就具體問題向上級有關部門請示、報告;印發一般性會議通知;答覆省教育廳辦公室、市有關委辦局徵求對有關具體問題的意見，或報告辦理結果;就具體事項與市有關部門辦公室、縣(市、區)教育部門或有關單位進行商榷;屬於經常性、事務性工作中需要各處室轉達或答覆的事項;經局領導同意的事項，以及其它需以局辦公室名義印發的公文。

二、切實精簡發文數量

(三)嚴格控制發文數量。內容空泛、要求籠統的文件不發;法律法規已有明確規定的不再發文;已有明確政策或辦法，只是重申要求的不再發文;凡可用電話、函件等方式解決的問題，不另行文。對一般性會議、活動問題的請示，可複印或傳真局領導批件答覆請示單位，不另行文。對可不行文或不便行文的請示，可通過電話將局領導批示的精神答覆請示單位，電話答覆時應請對方做好記錄。

(四)規範發文規格和形式。屬於市委教育工委、市教育局黨委、市教育局各部門工作職權範圍內的事項，不以市委教育工委、市教育局黨委、市教育局或市教育局辦公室名義下發。凡可通過函件發的，不發文件。凡可以局辦公室名義發文的，不以局名義發文;教育廳處室函件的轉發、落實和回覆，原則上使用局科室函件，特殊情況使用局函件。

(五)規範文件編號。凡涉及全局性的政策性較強的重大工作安排使用“徐教”、“徐委教”或“徐教黨”編號;一般性的全局工作安排、多個處室聯合發文一般使用“徐教辦”編號;涉及全局且專業性較強的工作安排使用“徐教X”編號(“X”為處室簡稱);紀委、工會、共青團、機關黨委等一般單獨編號;各處室的具體工作安排一般使用“徐州市教育局科室函件”，發至下級對口科(股)室，不編號;轉發文件一律使用“徐教轉發”編號。

(六)規範會議通知類文件。除重要會議外，一般會議通知文件通過“徐州市教育局”函件形式下發，由主辦處室負責電傳、分發至主送和抄送單位。

(七)減少轉發性文件。對上級機關來文，如沒有具體實施意見或已見諸於媒體的，不再層層轉發。對需要轉發的上級機關或有關部門的函件式公文，如無明確的貫徹實施意見，不另發轉發性文件，直接在原文件上加蓋“徐州市教育局轉發文件專用章”轉發。

(八)加快電子公文傳輸系統建設。推動電子政務建設，提高工作效率，充分發揮計算機網絡在公文運轉中的作用。凡無保密要求、面向全系統的編號文件、會議通知、函件和教育工作信息等均通過電子公文傳輸系統(OA系統)發至各接收單位，同時停止以上紙質公文的制發。

三、規範公文制發程序

(九)規範公文標題。公文標題必須準確簡要地概括公文的主要內容，並標明發文機關全稱(或規範簡稱)和公文種類。聯合發文時，聯合發文機關在三個及以下的，要全部列出發文機關;聯合發文機關在三個以上的，可省略標註。轉發上級機關文件或批轉下級文件，如原標題過長，可重新概括確定標題。

(十)規範公文內容。公文的內容要符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定，做到情況真實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。結構層次序數，第一層用“一、”，第二層用“(一)”，第三層用“1、”，第四層用“(1)”。“請示”類公文應當在首頁註明簽發人姓名，在附註處註明聯繫人姓名和電話。成文日期以負責人簽發的時間為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。公文應按主送單位要求標註主題詞，一般不超過五個詞目。

(十一)規範主送機關和抄送機關。局機關下行文一般主送下級教育行政部門、局直屬單位、市屬大中專學校;市委教育工委下行文一般主送下級教育行政部門黨委、直屬單位黨組織、在徐大中專學校黨委。除法律法規規定或經市政府批准，不得主送下一級人民政府。需要其他機關執行或知曉的公文，必須相應抄送。與不相隸屬機關之間行文，商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項，應用“函”的形式。

(十二)規範公文會籤程序。公文主辦處室負責人須對草擬好的公文認真審核，嚴格把好公文的需求關(是否需要發文)、政策關(是否符合政策)、格式關(是否符合格式)、文字關(是否簡明扼要)，並簽署姓名和提出會籤處室。會籤處室負責人要認真核稿。主辦處室要主動徵求會辦處室的意見，取得一致意見並清稿後送辦公室核稿。教育局頒發涉及行政許可或涉及行政管理相對人合法權益的規範性文件，須經政策法規處會籤。凡不符合會籤要求的公文，辦公室將退回主辦處室。

(十三)規範公文核籤程序。以局(教育工委)名義印發的一般性文件，由局分管領導簽發;向市委、市政府和省教育廳報送的上行文，或涉及重要事項的文件，經分管局領導審核，由局長(教育工委書記)簽發。與市有關部門聯合行文，經局領導審籤後由主辦處室主動與市有關部門協調核籤;市有關部門來我局要求會籤的文件，須經相關處室負責人簽署意見報分管局領導徵求局長(教育工委書記)意見後會籤。以局辦公室名義印發的文件，一般由辦公室主任簽發，重要事項須報經有關局領導審核同意。所有正式文件在送局領導簽發前須經辦公室核稿;如涉及有前文背景或成文過程複雜的文件，應附有關説明、緣起文件、背景資料或政策依據等。處室函件由處室主要負責人簽發。所有文件由辦公室實行扎口管理。

(十四)規範公文印製要求。局機關各類公文一般由辦公室統一組織印製。樣稿由擬稿人校對無誤並簽字後交文印室印製，各辦文處室負責裝訂、發送等。如處室自行印製，需按照《國家行政機關公文格式》規範要求。

四、加強公文和證書用印管理

(十五)規範公文用印管理。局機關公文使用印章(含鋼印，下同)，凡使用市教育局(教育工委)印章，以局領導簽發的簽字為根據，未經局領導簽發，不得用印;使用教育局辦公室印章，由辦公室主任或副主任批准。

(十六)規範證書類用印管理。由市教育局組織或批准的全市性各類比賽、競賽活動，以教育局或局辦公室名義發文部署和公佈結果，獲獎證書或獎狀上原則上不得使用教育局印章，可以加蓋比賽、競賽組織委員會或其辦公室的印章;未設組委會的可加蓋局辦公室印章或負責組織的具有獨立法人資格的事業處室印章。經局黨委(教育工委)同意立項的局級表彰獎勵、評優評先等榮譽證書，可以加蓋教育局(教育工委)印章。以教育局名義舉辦重要活動聘請有關人員的聘書，可以加蓋教育局印章。

(十七)加強用印資格審查。用印前印章管理人員應檢查公文是否符合規範要求，確認無誤後方可蓋印。蓋印應清晰、端正。在外印製，確認無誤後提供印模，供印刷時套印印章，印製完畢後主辦處室必須將印模送交印章管理人員銷燬。

五、簡化公文運轉程序

(十八)簡化收文運轉辦法。凡主送我局的正式文件，由局辦公室登記、提出擬辦意見後送相關局領導閲批，辦公室按局領導批辦意見運轉。局領導圈閲的，視為同意辦公室擬辦意見並由辦公室負責繼續運轉。對緊急公文或有辦理時間限制的公文，可將來文複印(非涉密)，分別送有關局領導閲批和主辦處室閲辦。

(十九)各地教育行政部門、學校和局直屬單位報送教育局審批的公文，應由辦公室統一登記運轉，按照局領導分工呈批，重大事項報局長審批。屬於常規性、程式化的審批事項的請示類文件，辦公室按照辦文程序登記後批交有關處室處理或提出意見，待我局發文審批時一併送局領導審籤。非市管的學校、各地中國小來文請示，一般不直接批覆。

(二十)簡化已經研究決定事項發文的會籤程序。凡已經局黨委會議、局務會議、專題辦公會議研究決定的事項，主辦處室可根據實際情況，適當簡化有關會籤程序，加快辦文運轉速度。

(二十一)簡化涉及多個處室職能的文件運轉。涉及多個處室職能的文件，由主辦處室會同有關處室共同辦理。

(二十二)簡化函件運轉程序。主送我局的各類函件，如教育廳處室函件、市有關部門和單位函件等，由辦公室登記後先交相關處室辦理，再由主辦處室提出擬辦意見呈分管局領導閲批。函件內容涉及重要事項的，承辦處室要及時送局領導審閲或向局領導彙報。

六、提高公文辦理效率

(二十三)嚴格遵守公文辦理時間。對上級機關轉辦的公文，屬職權範圍內的事項，應在7個工作日內辦結;需要市政府審批的事項，應在7個工作日提出意見。需要我局審批的事項，有關處室應在7個工作日內提出意見;需要會辦的事項，主辦處室要抓緊會商相關處室和單位，在10個工作日內提出意見;需要調查論證的事項，應先説明辦理情況，報告結果不得超過30個工作日。對特急、緊急公文以及限時辦理的公文，應在規定時限內辦結。局領導對報請審批的各類公文，要及時批閲，一般應批示明確意見。

(二十四)加快非保密性文件上網。凡涉及意見、規定、辦法、通知等可面向社會帶有公告性質的非保密公文應在公文制發後兩天內通過徐州教育網上網公佈。

(二十五)規範公文的管理。各處室要加強對文件的管理，明確專門的文件管理人員，建立嚴格的登記、運轉制度，積極主動與辦公室和有關處室、單位聯繫協商，共同做好辦理工作，確保我局公文處理工作規範、有序、精簡、高效。

(二十六)切實加強對公文處理工作的領導。公文處理工作直接關係着機關作風的轉變和機關建設的形象，要切實加強領導，建立工作責任制。局領導要認真把好文件簽發關，帶頭精簡文件。各處室和單位要充分發揮職能作用，切實轉變工作作風，切實精簡文件，切實提高公文質量，確保規範公文處理工作落到實處。

二O××年十月八日