怎麼寫會議籌備方案

怎麼寫會議籌備方案?下面就由本站小編給大家介紹介紹吧，希望對大家有幫助。

一、認真領會會議籌備方案的基本特點

1.預演性。會議籌備方案是會議過程的預演，為了確保會議順利舉行，需要會議工作人員通過設想和策劃，將會議計劃全過程可能發生的事項預先安排出來，形成相對嚴謹周密、可資指導實施的文字方案，以便統籌佈置會議各項事宜。

2.周全性。會務工作是一項複雜的系統工作，一個會議特別是大中型會議往往涉及的點多面廣，籌備組織工作稍有疏忽就會出現不可控因素而發生難於彌補的錯誤，造成不良影響，因此，在制定會議籌備方案時，要充分考慮方方面面的內容，只有細節考慮具體、安排到位，在做會務準備工作時才能有條不紊、主動從容。可以説，擬定一份考慮周全、細緻縝密的會議籌備方案，是做好一切會務工作的前提和基礎。

3.可操作性。制定會議籌備方案其目的是通過明確會議所需的人、財、物以及時間、地點等要素，細化具體事項及責任人、完成時間等，用以指導做好會議籌備工作，方案應當是具體詳實的、操作性強的，否則就失去了方案的作用和意義。

二、全面掌握會議籌備方案的格式要素

會議籌備方案一般由標題、正文、尾部組成。

1.標題

標題一般由會議主辦單位名稱、事由和文種構成，如例文標題《××集團公司20xx年工作會議籌備方案》，再如《××學院三屆一次職工代表大會籌備方案》;也有的標題省去單位名稱，由事由和文種構成，如《××會議籌備方案》。

2.正文

正文部分是方案的核心。一般因會議性質、規模等的不同，會議籌備方案的內容也有所區別和側重，但主體要素不能缺少。至少要包括但不限於寫明會議目的、任務、主題、時間、地點、參會人員範圍、日程、議程、會議設備、文件資料、會務分工、會議經費等，一般分條列項寫出。如例文中，方案對會議主題、時間、地點、規模、主持人、日程、會場佈置、會議材料準備、餐飲住宿及接送站安排、會議通知、會務工作分工及進度、會議經費預算等作了詳細計劃，對單位領導、會議籌備人員和參會人員都具有較強的指導作用。有的大型會議還可以建立專門的會議籌備領導機構及工作機構，制定會議安全保衞工作及應急處置措施、媒體接待計劃和宣傳報道方案等。

3.尾部

落款處一般署上擬定會議籌備方案的單位名稱和簽署日期，必要時應加蓋單位公章。

三、充分考慮會議籌備方案的注意事項

有些人往往對會議籌備方案不置可否，認為是可有可無、無關緊要的文件。事實上，編制會議籌備方案是一項系統性很強的工作，需要注意的事項很多。一份考慮細緻全面的會議籌備方案，是整個會議的綱領性文件，其作用是不容小覷的，往往能確保會議的周密組織，確保會議服務質量和溝通協調到位，確保領導意圖得以貫徹執行，從某種程度上決定了會議的成效和質量。實際工作當中，有些會議還需向上級機關請示核准，會議籌備方案可作為上級審核批准的重要依據;有些會議需向聯辦或與會單位通報籌備情況，以便做好必要的準備，此時會議籌備方案又可起到周知信息的作用。從這個角度來看，就不難理解編制會議籌備方案的重要性了。

因此，祕書人員在制定會議籌備方案前，要明確領導意圖，弄清籌備方案的目的、意義和要求，以便有的放矢地擬定方案。方案制定過程中，要反覆多次與領導及有關方面商定和徵求意見;對經費的把關要精打細算，不可太鬆也不可太緊，既不能過於鋪張浪費，也不能影響會議效果。方案擬定後，要報經領導審核和批准，並及時召開會務工作會議，明確分工和時間節點，必要時可以進行會議模擬演練，以便發現問題，查漏補缺，進一步優化籌備方案。

特別是臨近會議召開前，要組織對會議籌備工作情況進行現場檢查驗收，預先制定現場檢查路線，確定現場檢查重點，製作檢查表單，以便現場檢查時逐一查驗核對，對未達到檢查要求的項目及時提出整改和修訂意見等。檢查驗收的主要內容包括：會議準備是否充分，會議環境條件是否具備，會議文件材料、用品準備、會議設備調試、會場佈置等是否到位，以及會議應急預案、會議安全保衞工作是否就緒，會議期間能否排除各種干擾等。

總之，對會議籌備情況進行檢查的過程，同時也是對會議籌備方案的齊備性、嚴謹性等再認識、再完善的過程，對會議籌備工作者改善工作方法、提高方案質量具有重要的實踐意義。

會議籌備方案範例

根據年度工作計劃安排和局領導指示，X市人社局擬定於10月下旬開始，採取會議培訓的形式，對全市用工單位負責人進行相關法律法規培訓。為了保證培訓會議前期籌備工作的順利實施，特制訂籌備方案如下：

一、組織機構及職責

成立“培訓會議籌備工作領導小組”，全面負責本次會議的籌備工作：

組長：XXX

副組長：XXX

成員：XXX XXX XXX

領導組下設5個工作組

(一)文字組

組長：XX

成員：XX XXX XXX

主要職責：

1.負責起草籌備工作和培訓會議實施方案

2.負責手氣、準備會議相關法律、法規、文件、資料。

3.負責準備會議材(資)料，統一裝袋分發。

4.負責會議之後所有材料的歸檔。

5.完成領導小組安排的其他工作。

(二)聯絡組

組長：XX

成員：XX XXX XXX

主要職責：

1.負責會議地點的選定、踩點和對會場的督導、完善、聯絡工作。

2.負責授課老師的聯繫和安排工作。

3.負責與其他相關部門的聯繫、協調工作。

4.負責會議期間的秩序維護、治安保衞工作。

(三)會務組

組長：XX

成員：XX XXX XXX

主要職責

1.負責購置會議相關辦公用品。

2.負責參會人員的報道、接待工作。

3.負責會議的宣傳報道。

4.負責落實會議用車。

5.完成領導小組安排的其他工作。

二、實施步驟

培訓會議分兩個階段進行：

(一)前期準備(9月20日-10月13日)

1.9月20日-9月23日，成立籌備工作領導小組，制定籌備工作方案，研究安排工作。

2.9月24日-10月12日，各工作小組按照具體分工，明確職責，抓好落實。

3.10月13日，完成前期準備工作，籌備工作領導小組驗收。

(二)召開會議(時間待定)

三、工作要求

此次培訓會議意義重大，各工作小組和全體幹部一定要站在講政治、顧全局的高度，充分認識召開這次培訓會議對推進依法行政，落實年度工作總要求和高標準完成年度工作目標任務的重要性。本次培訓會議要求嚴、時間緊、任務重，局黨委十分重視，各工作小組和全體幹部一定要按照統一部署，明確各自的工作職責和任務分工，周密部署、精心組織、緊密配合、全力以赴，認真抓好落實工作，確保培訓會議順利召開。