會議籌備方案的擬訂

（一）相關知識

1.會議籌備方案的內容

（1）確定會議的主題與議題

會議的主題是指關於會議要研究的問題、要達到的目的。

確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。

例：()的會議堅決不開

a.條件不成熟b.目的不明確c.議題過多d.地點

答案：b

解析：明確的目的是開會的重點和關鍵

例：會議主題的確定應做到（）

a.有切實依據b.能結合本單位的實際c.主題儘量細化d.有明確的目的

答案：abd

解析：確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。

（2）確定會議的名稱

（3）確定會議的流程：根據到會的主要領導，安排會議主持人；根據會議的主題，確定會議發言人；

（4）確定會議的時間和地點

會議時間包括實際進行時間和會議過程中的體會時間。會議的最佳時間要考慮主要領導是否能出席而定，確定會議的長短

會議地點選擇的重點是會場大小適中、地點適中。環境適中。交通方便，會議設施齊全

（5）確定會議所需的設備和工具

（6）確定會議文件的範圍並做好文件的印製工作

（7）確定會議代表的組成

（8）確定會議的經費預算

（9）確定會議住宿和餐飲安排

（10）確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工

例：祕書人員應根據會議籌備方案的內容，做好會前的（）

a.分工協作b.統籌協調c.統一彙報d.綜合檢查

答案：abd

2.會議籌備方案的作用

（1）確保會議的周密組織

（2）確保會議服務質量和溝通協調到位

（3）確保領導意圖得以貫徹執行。

3.電話會議及視頻會議

（1）電話會議

電話會議是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地方的人員舉行會議。

1）電話會議的交流的特點

a．電話會議方便靈活準備時間短，回覆迅速，是電子通信會議中花費最少的。

b．電話會議缺少身體語言，難以進行互動交流，而且缺少文本，難以傳遞大量細節信息。

c．為了提高電話會議的效率可以搭配使用其他通信方式，增進信息的傳輸與交流。

d．電話會議適用於分公司不遠、規模不大的企業

2）電話會議信息工作的要求

a．準確發出開會信息

b．認真分發會議書面信息材料

c．合理安排會場信息傳輸設備

d．按時接通電話

e．互相通報出席情況。

f．做好會議記錄。（用錄音電話系統記錄會議信息）

（2）視頻會議

視頻會議是利用通信網絡傳遞圖像和聲音信號的一種現代化會議方式。適用於佈置重要工作、宣佈重大決定

1）視頻會議的特點（視頻會議屬於同步會議）

a.實現了聲音和圖像同時傳遞

b.打破了空間的限制

c.節省時間、費用。

d.交流效果較好

e.視頻會議侷限，準備時間較長，投入成本高，交流不夠深入廣泛

2）視頻會議信息工作的要求

a.發出開會信息

b.分發文件信息資料

c.佈置會場

d.設置與檢查會場信息傳輸設備

e.做好會議信息準備

f.採用先集中後分散的形式。

g.彙總情況信息

4.遠程會議籌備方案的特點

（1）遠程會議具有節省時間和金錢，與電話服務機構商定使用錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡短的優點。

（2）遠程會議籌備方案擬定時，應先預先了解提供電信會議服務公司的服務要求，並提前將開會內容告知電信公司。

（3）會議材料‘程序必須儘量寄給與會人員

（4）要有專人負責檢查遠程會議設備

例：1.現代化遠程會議是建立在高科技的基礎上的。（）

2.現代化遠程會議可以使傳統的會議記錄方式不復存在。（）

3.遠程會議實現了（）進行會議的交流和溝通。

a.異時b.異種c.異地d.異向e.異常

答案：ac