行政公文處理中常見的格式問題分析

《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)、《國家行政機關公文格式》(以下簡稱《格式》)對行政機關的公文格式規定了十分嚴格的標準，但在我們黃委系統的公文處理實際工作中，仍然存在着許多不規範的現象和問題。主要表現在以下幾個方面：

1.公文格式組成部分中常見的問題

1.1眉首部分

1.1.1.發文機關標誌。黃委系統所有單位的發文機關標識字號應小於黃委，各市河務(管理)局應小於省局。但有的單位字號比黃委、省局都大，略小於國務院發文機關標識字號，應予以糾正。

1.1.2.發文字號。上行文的發文字號居左排列，左空一字，但這一點往往被忽略，左空不是多就是少;括年份應使用六角括號“〔〕”,而經常用方括號“[]”，如“某黃辦[XX]21號”;便函的發文字號置於武文線下1行版心右邊緣頂格標識，可是有的將發文字號置於武文線上，有的標識時沒有右頂格到邊緣。

1.1.3.簽發人。有的公文將“簽發人”標識為“簽發”，有的將簽發人姓名居前，如“簽發：某某”、如“某某：簽發”;還有的簽發人姓名字體不是楷體。規範的標識應為：“簽發人”用3號仿宋字體標識，後用全角冒號，冒號後用3號楷體標識簽發人姓名。

1.1.4.紅色反線。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角星，可是有的單位黨政不分，行政公文也使用中間有紅色五角星的反線，這是不對的。

1.2主體部分

1.2.1標題。常見的問題一是字體字號不規範，有用黑體的，有用宋體加黑的;有用二號字的，也有用小二號字的，不一而足。《格式》規定公文標題用2號小標宋體字。二是標題中濫用書名號等標點符號，《辦法》規定除法規、規章名稱加書名號外，標題中一般不加書名號;有的單位報送年度工作總結也用書名號括起來，有的標題中還有頓號、逗號等標點符號,不倫不類。

1.2.2.正文小標題。《辦法》規定公文正文內容結構層次為“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。《格式》規定小標題使用3號小標宋體字或黑體字，但對四個層次的標題字體沒有區別，建議一級標題用黑體，二級用楷體，三級用宋體加黑，四級同正文。

1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行標識，常見的問題是沒有與正文空開一行。附件名稱後不加標點，但是有的公文經常在名稱後加句號。還有就是沒有在附件左上角標明“附件”或者“附件×”字樣。

1.2.4.成文日期。縱向與正文的距離依印章的大小而定，其標準為印章蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白過大，就容易被加入其他內容。但在實際操作中，成文日期往往與正文拉的距離過大。另一個常見的問題是將“零”寫作“o”，如“二oo三年二月一日”，正確的寫法應為“二○○三年二月一日”。

1.2.5.印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方，並做到上不壓正文，下壓成文日期的年、月。常見的問題是蓋章不清晰，不居中，不端正，或上下壓文等,還有將印章蓋到成文日期以外。

1.2.6.附註。公文如有需要説明的事項要標識附註,如請示需標識聯繫人、聯繫電話等。常見的問題是請示沒有標識附註，或者是附註標識的位置不規範。

1.3.版記部分

1.3.1.主題詞。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體標引，且詞目之間空格不均。規範的標識“主題詞”三字用黑體，詞目用小標宋體3號字體，詞目間空一字。此外，還有表外詞不用“()”括起來的現象，《黃河水利委員會公文主題詞表》規定表外詞用“()”括起。

1.3.2.抄送機關。常見的問題是有的公文還將“抄報”和“抄送”分開，而不是統一為“抄送”;有的抄送機關較多回行時頂行，而不是與冒號後的抄送機關對齊;再有就是最後一個抄送機關經常不標句號。

1.3.3.印發機關和印發時間。印發機關和印發日期在抄送機關之下，印發機關左空一字，印發日期右空一字。但有的單位公文經常將二者左右頂格。

2.公文組成部分標識規則中常見的問題

2.1.排版裝訂。公文用紙應採用國標標準a4型，一般每個頁面排22行，每行28個字，雙面印刷，左側騎馬裝訂或粘貼。目前存有頁面排版不整齊，行數和每行字數不一、左側明訂、壞訂、訂位不正等問題。

2.2頁碼。置於版心下邊緣之一行，左右各一條4號一字線，單頁碼居左空一字，雙頁碼居右空一字，目的是方便閲讀。但有很多公文的頁碼一律居中，還有的頁碼兩側沒有一字線。

2.3.表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前後意思的聯繫而造成閲讀上的不便。但有的公文中經常穿插一些表格。

3.公文格式中常見的其他問題

3.1.數字。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯數字，如表示數量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語、慣用語、縮略法和具有修辭色彩語句中做為詞素使用的數字應用漢字。

3.2.名稱。公文中第一次出現人名、地名、組織機構名均應全稱，使用簡稱必須是約定俗成的規範化簡稱。為方便行文，如名稱較長，可在第一次使用時説明“以下簡稱為××××”，再次使用時用簡稱。

3.3.時間。儘量避免使用一些交待不夠清楚的時間概念，如“去年”、“前天”等，而應寫明具體的年、月、日。公文中如出現歷史朝代年號時，同時加註公曆年份。

3.4.標點符號。有將間隔號“·”寫為點號“.”的，如“96·8洪水”寫為“96.8洪水”，“山東省志·黃河志”寫為“山東省志.黃河志”。還有的連接號使用不規範，如“XX年2月2-6日”，使用連接號，應占一字的位置，並上下居中。

4.規範公文格式，提高公文質量的措施

4.1.提高認識，加強領導

規範公文格式，防止格式的隨意性，維護其規範的體式，對於進一步提高公文的處理效率，推動機關正常工作的開展，有着十分重要的意義。各級領導和機關工作人員都要從這個高度去認識規範公文格式的重要意義。各級要加強對公文處理工作的領導，不僅明確分管領導分管，安排業務精、責任心強的文祕人員專職從事公文的審核，而且各級領導還要帶頭學習公文處理知識並模範遵守。

4.2.加強文祕隊伍建設

適應新形勢下公文處理工作的需要，必須建設一支思想素質好、工作業務硬、勇於吃苦、樂於奉獻的文祕隊伍。加強文祕人員的政治理論學習，不斷提高他們的理論和政策水平，使之認識到文祕崗位肩負的重任，樹立一絲不苟、精益求精的工作作風，增強幹好工作的自覺性。加強文祕人員的業務培訓，積極創造條件，支持文祕人員參加業務知識的培訓學習，儘快提高業務素質。

4.3.健全制度，規範程序

各級各單位應根據《辦法》和上級的實施意見，相應制定本單位公文處理的實施細則，建立健全有關的公文處理制度，嚴格發文處理中的擬稿、審核、校對、印製等每一道程序，做到有章可依，照章辦事，形成公文處理規範化的運行機制。堅持公文處理由辦公室統一把關辦理的原則，防止“政出多門”。對某些格式問題，要做出統一規定，保證規範的公文格式落到實處。