日常公文處理程序、常見問題及處理意見

各類通用公文、文書的定義、特點、格式、要素、結構、使用範圍、制發程序等在有關公文寫作與處理的工具書中均有規範的解釋與説明，這裏結合實際，就工程處日常公文文書處理程序、常見問題及處理意見作以相互學習，以促進廣大從業者共同提高。

一、工程處常用文書種類

（一）公務公文種類：通知、報告、請示、決定、通報、函、意見、公告（公示）、會議紀要等。

通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文用“通知”。例：建設工程處關於開展安全生產月活動的通知。

報告：向上級機關彙報工作、反映情況，用“報告”。例：中共建設工程處委員會關於XX年工作情況的報告。

請示：請上級指示和批准，用“請示”。例：建設工程處關於建設員工文化活動中心的請示。

決定：對某些問題或者重大行動做出安排，用“決定”。 例：中共建設工程處委員會 建設工程處關於表彰XX年度先進集體、先進生產（工作）者的決定。

公告、公示：向公眾宣佈重要的事件用“公告”、或“公示”。平常大多見到的是公示，公示和公告二者的關聯性是公示和公告都是向公眾公佈一件具體事項或決定，類似通知、通報，但公示、公告沒有象通報對事物的表揚或批評成分，也沒有像通知由約束性的要求內容。二者的區別是公示是擬決定幹什麼，大家在限定期限內有意見可以提，內容還可以改。公告就是告訴大家已經決定了的事情，大家知道就行了。例：幹部職務調整公告，幹部任前公示。

通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項用“通報”。例：建設工程處關於一季度基礎工作檢查情況的通報。

函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批准等用“函”。例：處長辦公室關於購置一台彩色複印機的請批函。

意見：對重要問題或事項提出見解或處理辦法用“意見”。例：中共建設工程處委員會關於強化領導幹部作風建設的指導意見。

會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的用“會議紀要”。例：工程處5月份月度工作例會會議紀要。

（二）事務文書種類：總結、彙報、計劃、規劃、方案、工作報告、領導講話、述職報告、會議記錄、賀信、慰問信、感謝信、祝酒詞、歡迎詞、主持詞、申請書等。例如：年度工作總結、專項工作總結，階段性或專項工作彙報，領導在會議上的講話、在各類儀式上的致辭，年度考核領導幹部時各位領導的述職述廉報告，各種會議的會議記錄，業主單位向我們實現重要工程節點目標的祝賀信，節假日向廣大職工家屬或特殊時期向特定羣體發出的慰問信，表示工程處、工程處黨委的感謝關心之情，社會團體向工程處集體或個人所做出的先進事蹟、特殊幫助的感謝信，宴會上的祝酒詞、歡迎外部團體來工程處考察訪問的歡迎詞，以及我們平時見到的入黨申請書等等。

（三）商務文書種類：投標書、可行性研究報告等。

（四）規章制度種類：細則、管理制度、規定等。

二、工程處公文處理程序及要求

（一）公文處理程序：

1.領會發文意圖（根據工作需要或領導授意）；

2.起草文稿；

3.校對、審核；

4.上載股份oa辦公系統；

5.部門審核；

6.辦公室審核；

7.領導簽發；

8.蓋章；

9.成文。

（二）公文處理要求

1.總體要求：

及時準確、遵守程序、保守祕密、達到目的。

2.具體要求：

（1）正確領會、理解發文背景、目的和意圖；

（2）準確把握油田公司、工程處總體工作部署和相關規章制度的原則性要求，確保公文符合政令；

（3）確定好行文方式和文種；

（4）嚴格按照公文格式、要素要求編寫提綱、草擬文稿；即行文邏輯嚴密、格式規範。

公文一般有相對固定的格式，任何發文單位不得另搞一套，自行其是。起草公文時要把握特點，行止有序，自然、清晰、嚴謹。正文一般分開頭、中段、結尾三部分。

開頭：開篇明意，簡述發文依據和理由或者目的、結論。通常有引據式、目的式、綜合式等寫法。覆文要引述來文日期和文號，長文可先提出要點。

中段：表述主要內容。根據辦文的目的，把情況、問題、要求闡述清楚。

結尾：表述發文機關對文件辦理的要求，或請求批覆，或要求執行，或提出希望，首尾呼應，結束全文。

對於不同的行文關係、行文方向，語氣上要有所區別。

（5）語言要嚴肅、平實、得體、簡明，數據要準確、可靠；

（6）認真校對文稿；用盡量少的文字反映儘量多的內容，這是寫文章的基本要求，為此，就必須在遣詞造句方面字斟句酌，使公文的字、詞、句準確通順，段落、層次分明，標點符號無誤。

（7）嚴格按照oa系統要求程序處理公文。

三、工程處常用事務文書起草注意事項

1.界定清楚文書的類別；

計劃規劃類：工作計劃、活動方案、工作規劃；

總結匯報類：工作總結、工作彙報、述職報告、調研報告；

講話發言類：會議報告、領導講話、表態發言、經驗交流、開幕詞、閉幕詞等；

函書類：表揚信、慰問信、感謝信、賀信、倡議書；

2.熟悉文書特定的格式；

3.不急於動筆，先動腦思考，對材料的主題、基本結構、內容在腦子裏形成雛形；

4.針對性收集材料；

5.編寫提綱；

6.起草文稿；

7.檢查文稿內容與主題有無偏差，反覆閲讀、檢查修改語、詞、句及標點符號；

8.送呈領導審核，再修改、再完善；

9.完稿打印。

四、工程處公文處理常見問題及注意事項

（一）處理程序方面：

1、橫穿直送。基層單位或業務部門直接向業務主管領導報送文件。原則上，除上級領導直接交辦事項外，全處各單位（部門）收到的外來、上級、上報文件統一由處長（黨委）辦公室處理，由處長（黨委）辦公室文書人員呈送批閲，不得以單位名義向領導個人報送公文。

2、不按順序呈批呈閲。一般講，呈閲文件應按照領導職務高低或排序先後依次呈送，呈批文件則反之。

（二）處理技術方面：

1.文種應用不當。對公文種類界定不清，通報、通知不分，報告夾帶請示，請示報告不分，胡請示亂報告，機關部門之間也相互請示報告。應嚴格按照公文使用目的、適用範圍確定文種，嚴格按照隸屬關係確定是否需要報告請示或使用請批函。

2.標題擬寫不規範。一般來講，文件標題包含“發文機關+事由+文種”，有的公文標題可以省略發文單位，但黨委文件以及重要文件一般不能省略；工作要求、工作安排、管理細則等不能單獨行文，必須以印發《****》的通知形式發文。範例：建設工程處XX年****工作計劃，**項目部關於****的請示，《關於****的決定》等。

3.文件主旨不明，意思表達含糊不清。草擬公文前首先要確定主旨，要將主旨直截了當、準確地表達清楚，一般通過文件標題就要能簡明的表達清楚文件的主旨，使受文單位一目瞭然是要幹什麼的文件。

4.主題詞引用不當。主題詞主要用於公文的檢索查詢。一般講，最多標註5個主題詞。先標類別此，再標類屬詞，先標反映公文主要內容的詞最後標反映公文形式的詞（文種）若在主題詞表中難以找到準確反映公文主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當的詞標引。

5.語言過度口語化。公文要使用書面語言。

6.語言文字欠推敲、意思表達不簡明、層次不清楚，或語言宂長。要仔細斟酌、反覆審核文稿，從而發現問題整改問題。

7.文件格式不規範。

主送單位：各基層單位、機關各部門；

文件排版：上下27㎜，左右25㎜，行距固定行距30；

字體及結構層次序號：標題為方正小標宋二號，正文為方正仿宋簡體三號。第一層次序號為“一、”，字體為三號方正黑體簡體；第二層次序號為“（一）”，字體為三號方正仿宋簡體加粗；第三層次序號為“1.”，第四層次序號為“（1）”，字體均為三號方正仿宋簡體。

時間表達：完整、規範，如XX年、XX年，不能寫作XX年、XX年；

數字引用：公文中的數字除要求必須使用漢字外，一般均用阿拉伯數字，公文中的數字用漢字的情況主要有：成文日期；部分結構層次序號；數字作為詞素構成定型的詞，如三四天、十有八九等。

請示、報告附註：凡是請示必須要加附註，報告中如有需要批覆的事項，也應加附註。附註要寫明聯繫人和聯繫電話。

8.公務通知文件編號不規範。各部門公務通知應統一使用如〔XX〕第3號；公告、公示也應有編號，編號如同公務通知。

9.引文不規範。引用公文，應先引文件標題，後引文件字號；涉及引文出處的標註，要講究順序，不能隨意顛倒。

10.個別人員工作責任心不強，依賴思想嚴重，文件校對不仔細認真。建議從業人員對工作高度負責、養成嚴謹細緻的工作習慣，最大努力減少公文處理出現瑕疵。