公司辦公設備管理制度（精選3篇）

公司辦公設備管理制度 篇1

1.0、目的

為了更有效地管理和使用公司的計算機、傳真機等辦公設備,使現代辦公設備在本公司生產和管理中充分發揮作用,並進一步提高員工的計算機應用水平,把企業計算機信息管理提到公司戰略管理日程,特制定本制度。

2.0、範圍

計算機等辦公設備,包括計算機及附屬設備、網絡設施、電話機、傳真機、複印機、音響及附屬設備、投影儀等專用於公司辦公、開會及培訓所用的資訊設備。

3.0、職責

3.1、計算機等辦公設備使用人負責計算機等辦公設備的正確使用和日常維護與保養。

3.2、信息管理課負責計算機等辦公設備的採購、維修與故障排除、報廢判定、日常管理等工作。

3.3、公司資材管理部負責計算機等辦公設備的報廢處理工作。

3.4、集團公司行政管理部為本制度的歸口部門,負責本制度的編制、培訓及落實執行工作。

3.5、集團公司企業管理委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核,總裁負責本制度的批准執行。

4.0、作業內容

4.1、相關作業流程圖和責任人、配合人。(詳見流程圖)

4.2、流程圖相關事項説明

4.2.1、辦公設備請購

、辦公設備請購,由使用人提出申請,填寫“計算機等辦公設備請購單”,經部門部長審核確認後提交信息管理課(若同一部門多個員工均須請購,則由部門彙總、部長簽字,統一提交信息管理課)。信息管理課根據具體情況進行審核,填寫意見(包括預計費用),依照審批權限報主管領導審批。在信息管理課課長審核權限之內的,由課長確認簽字直接安排採購(若有庫存貨,則直接按領用程序領用);在信息管理課長審核權限之外的,報主管領導審批後,由信息管理課安排採購(若有庫存貨,則直接按領用程序領用)。採購審批權限參照《財務審批制度》。

4.2.2、辦公設備入庫、驗收

、採購回來的辦公設備須辦理入庫、驗收手續,信息管理課負責設備質量的驗收,驗收合格後,保管員根據實際入庫數量填寫“計算機等辦公設備入庫單”入庫。

4.2.3、辦公設備領用與配置

、計算機等辦公設備專用於員工辦公使用,不得挪於非工作之外其它用途。員工領用、配置標準依照《崗位職務説明書》中辦公設備配置要求,填寫“計算機等辦公設備領用單”,按照《財務審批制度》審批權限要求進行審批後,到信息管理課領用。

、電話機、傳真機的'領用與配置,各部門根據實際工作需要,確定要安裝、及須增加的電話機和傳真機。安裝內線電話須填寫“電話、傳真服務聯繫單”,由本部門部長簽字後,提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真,須填寫“電話、傳真服務聯繫單”,由本部門部長、分管總監簽字,提交人力資源總監審核,報總裁批准後,交信息管理課負責辦理。

4.2.3、辦公設備使用與維護

、計算機及附屬設備的使用與維護

、計算機及附屬設備由使用人負責保管,除電腦工程師外,任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、更換配置、隨意搬離辦公地點。若出現人事變動(調崗、離職等),辦公設備交接參照公司《員工異動、移交管理制度》執行。

、計算機使用人要負責所使用的計算機及相關設備始終處於整潔、無灰塵的狀態。

、規定在工作時間內不得做與工作無關事情,禁止在計算機上安裝各種遊戲。違反者按公司《獎懲管理制度》執行,信息管理課對上述違紀現象須作定期或不定期抽查,並對違紀行為作出處罰建議,交主管部門執行。

、接收e-mail的時,須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒後,才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計算機網絡。

、禁止私自更改計算機的ip地址,以免影響網絡上其他計算機的正常工作。

、電腦使用人在利用網絡給其他員工共享文件須設置密碼,以免被他人給破壞。

、電腦使用人須遵守公司的保密規定,電腦信息屬公司機密,不得向公司外部人員泄露。

、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設備,若經發現、核實後,照原價3倍進行賠償。

、電腦使用人在關機時,不得強行切斷電源進行關機,應按操作規範進行關機。

、電腦使用人須經信息管理課確認上崗資級,不具備操作資格者,須經事先培訓上崗(參見《員工培訓管理制度》)。非計算機使用人不得上機操作,如有發現或造成計算機無法正常使用者,按制度處罰外,一切後果自負。

、計算機使用人要做好日常數據備份工作,堅持做到數據雙備份,重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求,可以把季度或年度的資料彙總做成光盤作永久性保存。

、打印機的日常使用中,色帶、墨合用完需及時更換,更換時須嚴格按操作説明操作。

、電話機、傳真機、複印機、音響及附屬設備、投影儀等辦公設備的使用與維護

、以上辦公設備操作,詳見《使用説明書》,出現故障須叫專業人員維修。

、若使用過程中出現人為損壞,經發現、核實後,照原價3倍進行賠償。

4.2.4、辦公設備的維修

、計算機及附設備的維修:計算機使用者在使用過程中出現軟、硬件問題時,使用人需填寫“維修服務聯繫單”提交到信息管理課,信息管理課憑“維修服務聯繫單”安排技術人員進行維修。修好後,使用人須在“維修服務聯繫單”上簽字、確認。

、其它辦公設備的維修:一般異常,由信息管理課技術人員排除,填寫“維修記錄表”;若涉及更換配件,使用人須填寫“維修服務聯繫單”提交信息管理課報修,信息管理課根據“維修服務聯繫單”安排相關技術人員維修,修好後,使用人須在“維修服務聯繫單”確認、簽字。

、所有辦公設備,在保修期內,參照《設備保修協議》執行,保修期外,由信息管理課依實際情況安排相關技術人員(可以外請,涉及費用須事先上報核准)進行維修。

4.2.5、辦公設備的報廢認定與處理

、計算機、打印機、複印機、傳真機等辦公用品,由於故障而無法修復或無維修價值需要報廢的,設備使用部門須填寫“計算機等辦公設備報廢單”,交信息管理課進行審核,按審批權限報主管領導批准後,將“計算機等辦公設備報廢單”及待報廢辦公設備交公司資材管理部處置。

、資材管理部確認無誤後,填寫“待報廢物品入庫單”入庫。資材管理部出售或報廢處理物品時,須填寫“報廢物品處理確認單”。附上“計算機等辦公設備報廢單”一起交給信息管理課進行審核,按審批權限報主管領導批准後,進行出售或報廢處理。

公司辦公設備管理制度 篇2

辦公設備專為保障公司各項業務工作得以順利進行而配備,各部門必須嚴格按規定使用,具體如下:

一、辦公設備購置

1、公司購置的辦公設備(打印機、複印機、電腦、飲水機、裝訂機、碎紙機、辦公桌椅等)均由總經辦報計劃,經集團綜合管理部審批同意後由總經辦統一安排購置。

2、公司的辦公設備均需由總經辦統一實物資產編號、登記、造冊。

二、辦公設備的使用管理

(一)電話

1、公司電話是聯繫業務及溝通各項工作的工具,各部門所使用的電話機由使用人負責維護、管理;在使用中應注意通話簡潔,避免長時間佔線。

2、公司各部門辦公電話均未開通國內長途功能,只有前台傳真機開通此項功能,若因工作需要,需拔打長途電話可到前台使用。

(二)傳真機

為確保公司傳真機暢通,一般情況下不得使用傳真機撥打電話;若因工作需要,需撥打長途電話或傳真均須在前台登記。

(三)複印機

1、複印的文件資料應與工作有關,各部門需指定專人負責複印本部門的文件資料,因人為因素造成複印機的損壞,由個人承擔維修費用。

2、複印機管理部門定期對複印機進行維護和保養。

(四)電腦、打印機

1、各部門使用的電腦由使用人對其進行統一管理,並設置開機密碼和屏保密碼,由總經辦組織財務電腦部的專業人員對電腦使用人員進行系統的管理及相關培訓。

2、電腦、打印機應定期維護,使用人員要隨時注意微機的保養,定期清潔微機表面。電腦使用人員應按《文檔管理規定》的要求定期進行備份,以免公司電腦因病毒或系統崩潰造成數據丟失。

3、各部門電腦若多人使用,請建好各自的電腦文檔。

4、各部門電腦使用人員應嚴格遵守正確的`電腦操作規則,不得對電腦上的軟件設置進行任何增刪、改動。如確需新裝軟件及更改設置,應事先通知總經辦備案。

5、每台電腦所存文檔、資料是公司的重要信息資源,不得用於私人用途和私自拷貝。備份軟盤請妥善保管,不得遺失和公盤私用。不得使用非公司所發的軟盤,一旦使用,致使電腦染上病毒,造成系統數據破壞和電腦文檔丟失,公司將給予20-100元的經濟處罰。

6、各部門電腦操作人員均需定期對其使用的電腦及備份軟盤進行殺毒,發現問題及時通告並處理。

7、在辦公區域內任何人不得玩電腦遊戲、上網聊天或下載網絡遊戲及音樂,凡發現者罰款人民幣20元整,情節嚴重者,予以辭退。

公司辦公設備管理制度 篇3

(一)電腦

1.行政部根據公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統;

2.根據保密原則需要,由行政部對行政、業務文件目錄設定統一管理的電腦密碼;

3.員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄

4.員工不得私設電腦密碼

(二)傳真機、複印機:

1.由公司行政部統一管理與使用

2.建立嚴格的'使用登記制度

3.未經許可,個人不得自行操作使用

(三)可運用狀態維護

行政部負責電腦、傳真機/複印機的檢查、保養和維修,保證設備的可運用狀態。