辦公設備管理制度

1.0、目的

為了更有效地管理和使用公司的計算機、傳真機等辦公設備，使現代辦公設備在本公司生產和管理中充分發揮作用，並進一步提高員工的計算機應用水平，把企業計算機信息管理提到公司戰略管理日程，特制定本制度。

2.0、範圍

計算機等辦公設備，包括計算機及附屬設備、網絡設施、電話機、傳真機、複印機、音響及附屬設備、投影儀等專用於公司辦公、開會及培訓所用的資訊設備。

3.0、職責

3.1、計算機等辦公設備使用人負責計算機等辦公設備的正確使用和日常維護與保養。

3.2、信息管理課負責計算機等辦公設備的採購、維修與故障排除、報廢判定、日常管理等工作。

3.3、公司資材管理部負責計算機等辦公設備的報廢處理工作。

3.4、集團公司行政管理部為本制度的歸口部門，負責本制度的編制、培訓及落實執行工作。

3.5、集團公司企業管理委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。

4.0、作業內容

4.1、相關作業流程圖和責任人、配合人。(詳見流程圖)

4.2、流程圖相關事項説明

4.2.1、辦公設備請購

、辦公設備請購，由使用人提出申請，填寫“計算機等辦公設備請購單”，經部門部長審核確認後提交信息管理課(若同一部門多個員工均須請購，則由部門彙總、部長簽字，統一提交信息管理課)。信息管理課根據具體情況進行審核，填寫意見(包括預計費用)，依照審批權限報主管領導審批。在信息管理課課長審核權限之內的，由課長確認簽字直接安排採購(若有庫存貨，則直接按領用程序領用);在信息管理課長審核權限之外的，報主管領導審批後，由信息管理課安排採購(若有庫存貨，則直接按領用程序領用)。採購審批權限參照《財務審批制度》。

4.2.2、辦公設備入庫、驗收

、採購回來的辦公設備須辦理入庫、驗收手續，信息管理課負責設備質量的驗收，驗收合格後，保管員根據實際入庫數量填寫“計算機等辦公設備入庫單”入庫。

4.2.3、辦公設備領用與配置

、計算機等辦公設備專用於員工辦公使用，不得挪於非工作之外其它用途。員工領用、配置標準依照《崗位職務説明書》中辦公設備配置要求，填寫“計算機等辦公設備領用單”，按照《財務審批制度》審批權限要求進行審批後，到信息管理課領用。

、電話機、傳真機的領用與配置，各部門根據實際工作需要，確定要安裝、及須增加的電話機和傳真機。安裝內線電話須填寫“電話、傳真服務聯繫單”，由本部門部長簽字後，提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真，須填寫“電話、傳真服務聯繫單”，由本部門部長、分管總監簽字，提交人力資源總監審核，報總裁批准後，交信息管理課負責辦理。

4.2.3、辦公設備使用與維護

、計算機及附屬設備的使用與維護

、計算機及附屬設備由使用人負責保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、更換配置、隨意搬離辦公地點。若出現人事變動(調崗、離職等)，辦公設備交接參照公司《員工異動、移交管理制度》執行。

、計算機使用人要負責所使用的計算機及相關設備始終處於整潔、無灰塵的狀態。

、規定在工作時間內不得做與工作無關事情，禁止在計算機上安裝各種遊戲。違反者按公司《獎懲管理制度》執行，信息管理課對上述違紀現象須作定期或不定期抽查，並對違紀行為作出處罰建議，交主管部門執行。

、接收E-MAIL的時，須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒後，才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計算機網絡。

、禁止私自更改計算機的IP地址，以免影響網絡上其他計算機的正常工作。

、電腦使用人在利用網絡給其他員工共享文件須設置密碼，以免被他人給破壞。

、電腦使用人須遵守公司的保密規定，電腦信息屬公司機密，不得向公司外部人員泄露。

、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設備，若經發現、核實後，照原價3倍進行賠償。

、電腦使用人在關機時，不得強行切斷電源進行關機，應按操作規範進行關機。

、電腦使用人須經信息管理課確認上崗資級，不具備操作資格者，須經事先培訓上崗(參見《員工培訓管理制度》)。非計算機使用人不得上機操作，如有發現或造成計算機無法正常使用者，按制度處罰外，一切後果自負。

、計算機使用人要做好日常數據備份工作，堅持做到數據雙備份，重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求，可以把季度或年度的資料彙總做成光盤作永久性保存。

、打印機的日常使用中，色帶、墨合用完需及時更換，更換時須嚴格按操作説明操作。

、電話機、傳真機、複印機、音響及附屬設備、投影儀等辦公設備的使用與維護

、以上辦公設備操作，詳見《使用説明書》，出現故障須叫專業人員維修。

、若使用過程中出現人為損壞，經發現、核實後，照原價3倍進行賠償。

4.2.4、辦公設備的維修

、計算機及附設備的維修：計算機使用者在使用過程中出現軟、硬件問題時，使用人需填寫“維修服務聯繫單”提交到信息管理課，信息管理課憑“維修服務聯繫單”安排技術人員進行維修。修好後，使用人須在“維修服務聯繫單”上簽字、確認。

、其它辦公設備的維修：一般異常，由信息管理課技術人員排除，填寫“維修記錄表”;若涉及更換配件，使用人須填寫“維修服務聯繫單”提交信息管理課報修，信息管理課根據“維修服務聯繫單”安排相關技術人員維修，修好後，使用人須在“維修服務聯繫單”確認、簽字。

、所有辦公設備，在保修期內，參照《設備保修協議》執行，保修期外，由信息管理課依實際情況安排相關技術人員(可以外請，涉及費用須事先上報核准)進行維修。

4.2.5、辦公設備的報廢認定與處理

、計算機、打印機、複印機、傳真機等辦公用品，由於故障而無法修復或無維修價值需要報廢的，設備使用部門須填寫“計算機等辦公設備報廢單”，交信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批准後，將“計算機等辦公設備報廢單”及待報廢辦公設備交公司資材管理部處置。

、資材管理部確認無誤後，填寫“待報廢物品入庫單”入庫。資材管理部出售或報廢處理物品時，須填寫“報廢物品處理確認單”。附上“計算機等辦公設備報廢單”一起交給信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批准後，進行出售或報廢處理。

、資材管理部出售或報廢處理的辦公設備，其現金上交財務部入帳，同時，財務部負責對出售或報廢處理的辦公設備進行銷帳。

5、本制度相關支持文件及表單

(1)、《財務審批制度》

(2)、《採購物資驗收入庫管理制度》

(3)、《員工異動、移交管理制度》

(4)、《公司獎懲管理制度》

(5)、《員工培訓管理制度》

(6)、《辦公設備操作説明書》

(7)、《設備保修協議》

(8)、《報廢物品處理管理制度》

(9)、《計算機相關操作教材》

6、記錄與表式

(1)、計算機等辦公設備申請單

(2)、計算機等辦公設備入庫單

(3)、報廢物品入庫單

(4)、報廢物品出庫單

(5)、維修服務聯繫單

(6)、計算機等辦公設備領用單

(7)、計算機等辦公設備報廢單

(8)、計算機維修記錄單