物資管理制度

物資管理制度

為了規範企業經營行為，加強材料、物資管理，保證生產、工程材料、物資的供應。現根據上級有關文件精神，結合本公司的實際情況，為了加強公司的材料、物資管理與核算,制訂本制度：

1材料物資採購申請計劃

l)堅持實事求是的原則，按照上級主管部門和本公司批准的生產維修、大修、技改、業擴、基建等計劃任務，編制材料、物資採購計劃。

2)生產維修計劃所需用的材料物資計劃，一般由生產單位按照公司下達生產計劃和公司制定主要物資消耗定額、生產維修材料費用、綜合消耗定額以及事故備品定額等進行編制。

3)大修、技改、業擴和基建工程所需用的材料、物資的計劃，應根據經公司審批的初步設計材料、設備清冊，由公司業務主管部門分工程項目編制材料物資總需要量計劃，報公司分管副總經理、總經理審批。

4)備品備件需用量計劃，由公司生產技術部門會同有關單位根據實際的設備類型和數量，核定合理的儲備定額數量後編制。消耗後的補充備品備件計劃，由公司使用部門提出，報公司生產技術部門審核，分管生產副總經理、總經理審批。

5)勞保用品計劃，由公司工會負責組織編制。

6)材料物資採購申請計劃必須附文字説明和主要需用量計算依據，經公司業務主管部門審核，經公司分管副總經理、總經理批准，才能下達計劃給實業公司。

2、材料、物資採購

材料、物資採購要認真貫徹執行國家經貿委、安全監察室、審計署關於貫徹執行《國有工業企業物資採購管理暫行規定》有關問題的通知和本公司的有關規定。

1)除急需的零星材料和因特殊情況經公司領導批准外，生產、工程等所需的材料物資原則上都應由實業公司統一採購。

2)實業公司根據各單位報來經公司審批的材料物資採購申請計劃，進行彙總、平衡，確定採購計劃，組織材料物資供應，滿足公司的需要。

3)實業公司按月份編制材料供應計劃，臨時重大采購項目編制臨時供應計劃，供應計劃及有關情況，應及時報送公司業務主管部門和財務部門，以便有關部門及時瞭解材料物資的準備情況和組織資金供應。

4)在訂貨、採購和加工過程中，有關人員應認真核對材料物資名稱、型號規格、數量及技術要求。

5)貫徹擇優採購、講求經濟效益和兼顧扶持三產的原則。物資採購要做到在同等條件下，先批發後零售，先近後遠，定點採購。公司基層單位倉庫所需的材料、物資應從實業公司調撥，一般不直接對外採購。

6)公司向實業公司購買材料物資的訂價原則：生產、維修和檢修所需的一般材料、工具儀器儀表，由供需雙方協商訂價，最高不得超過同質同類產品的當地市場銷售價;大修、技改、業擴、基建工程所需的材料物資(包括設備)，由供需雙方協商訂價，最高不得超過按規定經審批的工程項目的預算價格。

7)經公司批准向外單位採購材料物資，必須選擇有生產許可證的廠家，並比質比價擇優選廠，對當年採購同類型材料物資，應作比質比價分析。不得采購不定型產品。對重大的設備，應按照公司研究決定的廠家訂貨。

8)委託加工材料應核實圖紙、技術要求和材料。提回成品後應組織有關人員及時驗收。

9)對外採購的材料物資，應努力爭取先用後付款或貨到驗收合格後付款或先用後分期付款，嚴格控制未收貨先預付款和託收承付結算方式，以防範資金風險和節約資金。

10)按公司有關規定須簽訂對外物資採購訂貨合同的，由業務主管部門和廠家進行簽訂;重大的物資採購，還應有生產技術、計劃、審計、財務、紀檢等部門和使用單位參加商談;公司向實業公司訂貨的合同，由公司業務主管部門與實業公司簽訂。所有的物資採購訂貨合同，必須符合以下要求：

(1)簽訂的合同，必須遵循《中華人民共和國合同法》。

(2)簽訂的合同，必須依據經審批的材料物資採購申請計劃、加工定製計劃和公司有關會議決定的廠家等事項。

(3)填寫後的合同須核對產品名稱、技術要求、數量、單價、要求交貨期都要與工程項目計劃相符。並要求填明售後服務的具體條件。

(4)按公司財務收支審批權限，物資採購合同金額壹萬元及以上需經公司業務主管部門、審計、財務等部門及分管副總經理、總經理會籤審批，才能加蓋公章。

(5)對合同組成部分有關簽訂合同的記錄、文書和圖表，應與合同一起管理。

(6)貨款結算應堅持用貨付款或驗貨付款的原則，嚴格控制籤合同就預付款和託收承付的結算方式。

3、材料、物資的驗收和付款

1)倉庫可按照材料物資的性質和用途分為若干類，如金屬材料、建築材料、化工材料、儀器儀表、電氣材料、工具器具、管理用具等。

2)材料和計價。

根據我公司的情況，材料的計價採取實際成本計價的方法，即：收入、發出和結存材料都按實際成本計價。由於各批材料價格不同，倉庫材料明細賬應逐筆登記材料的單價。發出材料的成本遵循先入庫的材料先發出的原則按各批材料入庫順序的不同單價分別計算。

按照材料的來源不同，構成材料的實際成本如下：

(1)外來材

料實際成本包括：買價(發票價款)、市內運雜費、外地運雜費(運費、裝卸費、包裝費、搬運費及保險費等)及運輸途中的合理損耗。

(2)委託加工材料的實際成本：包括被加工材料的實際成本、加工費用及加工材料的往返運雜費。

4)材料的收入

(1)材料收入的種類包括：外購材料、自制加工材料、委託加工材料的驗收入庫、餘料退庫和廢料的回收等。

(2)材料物資送到倉庫或工地時，有關人員要仔細核對物資採購計劃、採購合同、收貨單位、貨物名稱、型號、規格數量、包裝件數和供貨單位裝箱單、發貨明細表、發票(隨貨同行聯)、運輸部門的貨運單，進行數量的全檢。同時按合同或質量保證書或質量合格證與驗收的材料物資核對;檢驗物資外觀、機械性能的試驗成供方出廠的試驗報告，技改、大修工程的設備、主材和有關特殊要求的物資由供應部門會同公司業務主管部門和使用單位進行檢驗。對物資進行抽檢時，分為A、B、C三類，A類物資包括汽車、設備等實施全檢。B類物資如電力材料等按進貨5抽檢，如發現不合格超過1時，對母體樣本再進行20的抽驗，如發現有2的不合格品，本批物資報退貨處理。A、B類填“物資驗收單”、C類物資如辦公用品、紙張易耗品等由倉庫保管員，在“進庫單”上簽字視同驗收。如發現不合格，本批物資作退貨處理。

(3)驗收無誤，材料保管員根據發票中所列材料名稱、規格型號、數量、單價、金額、税金等項目認真辦理驗收入庫手續，並填寫“進庫單”一式三聯，第一聯倉庫自存登記材料明細賬用;第二聯隨貨款結算憑證送財務部門作為報賬依據;第三聯交物資供應方。

對符合固定資產條件的設備和技改等專項工程使用的材料、物資，採用含税價格驗收進入專項材料物資倉庫。

對生產維修和檢修的一般材料、不單獨構成固定資產的工具儀器儀表、勞保用品等大修工程的材料物資，採用不含税價格驗收進入“日常材料倉庫”。

對備品備件，如符合構成固定資產條件的，採用含税價格進倉，如不符合構成固定資產條件的，採用不含税價格進倉。

5)材料款的支付

根據合同，如屬驗貨付款的材料物資，由物資供應部門將貨物發票、運單、合同等和公司業務主管部門檢驗合格證明材料、驗收入庫單等整理填制“費用開支報銷單”和“銀行付款申請單”送財務部門辦理報賬付款手續。

如已驗收合格但暫不付款的材料物資，物資供應部門人員可先到財務部門辦理材料物資驗收入庫的報賬手續，適當時候再向財務部門辦理申請銀行付款手續。

承付期內未到貨的，應在承付期內核對合同並及時催交，或拒付貨款。購貨款，在匯出時應準確匯入購貨單位，任何人不得以任何理由匯入採購物資無關單位，採購材料物資匯款，經辦部門或個人要隨時清理，堅持一事一清，不準一次匯款長期使用。

6)其他材料收入憑證：其他材料(包括委託加工材料、自制材料等)也使用“進庫單”，但要在“進庫單”上加蓋“自制材料”、“委託加工材料”等印章，以示與外購材料相區別。

7)日常生產、工程中多餘的材料及廢料和報廢的設備退回倉庫驗收時，應填寫“退料單”，註明原領用材料的單位及用途或工程名稱，餘料完好未用過的其金額按原材料價格入庫，領料單位本月未用完材料或本工程項目多餘而下月或另一項工程需用，應辦理假退庫手續，即由領料單位既填寫退料單又填寫領料單，把兩張憑證同時交倉庫，多餘材料不必退回，領料單位可繼續留用。

廢料驗收金額按暫估價入庫，加強管理。回收廢料餘料和報廢設備過程發生的清理費用、運雜費、差旅費等，由公司開支。

8)“進庫單”必須按欄項目逐欄逐項填寫，中間不準留空，而且要填寫金額並在備註欄註明入庫材料單價是含税價或不含税價。

9)對短缺、破損和質量不合格的材料物資，應及時辦理拒付貨款、索賠和報損手續。

4、材料物資的發放

1)需領用材料，先由領料人填寫領料單，在領料單上填寫清楚領料單位名稱、領用事由(維修設備、地點、工程名稱等)、領用材料名稱、單位品種、規格型號、數量等，經領料單位領導審核簽字後，到倉庫辦理領料手續。領用事故備品備件，一般的經公司生產技術部審批，重要的經分管生產的公司領導批准，才能到倉庫辦理領料手續。

2)保管員一律憑手續完備的領料單發料。對專項工程領用設備和大宗材料，應核對材料設備清單(計劃)，並在備註欄註明生產廠家和出廠編號。公司內倉庫調撥，經公司負責人簽字或蓋章，再經公司財務部門蓋章後，才能辦理。凡手續不完整的，保管員應拒絕發料。

3)保管員應嚴格按手續完備的領料單、調撥單上所填的品名、規格型號和數量發放，不得任意代為更改。掌握先進先出的原則，縮短材料物資在庫時間。

4)保管員根據發料憑證發料後，應及時在發料憑證上填好實發數、單價等，核對憑證與實物是否相符，及時發現問題，及時處理。

5)保管員對保管材料、物資，不得外借或先用後領，不得用白條領料，不得拆其設備零部件發料。如遇急需拆設備零部件的或先用後領的，須經生產技術部門領導批准，並在事後五天內補辦領料手續。

6)事故備品備件的領用如遇緊急事故處理，由事故處理單位領導或安全監察室同意後可先領用，於事後五天內補辦領料手續。

7)對已辦理領料手續的物資，應一次領出，不能存放庫內，以免造成混亂。

8)領發料時，做到雙方共同監磅、檢尺、點數，共同檢查品名、規格、質量。如有不符，當場糾正。

9)領料單一式四聯，一聯領料單位自存、一聯送財務部門、一聯倉庫記賬、一聯供應部門備查。

5、材料的核算

l)物資供應部門或倉庫

材料的明細核算實行材料明細卡片和材料明細賬合一核算，只設置一套既有數量又有金額的材料明細賬，在倉庫按每一品種、規格型號的材料物資設置一張賬頁，每一類的賬頁裝訂在一起，前面設一張這類材料的彙總賬頁。對已辦理驗收入庫的材料物資，採購部門的有關人員要及時將有關票據整理填制“費用開支報銷單”，向財務部門報賬，按規定辦理銀行付款申請手續。

倉庫保管人員，根據材料收發憑證每日逐筆登記材料明細賬，序時地反映各種材料收發結存的實物數量和金額。月末，結算當月各類材料物資收發結存金額，月底將領料單報送財務部門。

2)財務部門

為了加強材料管理，便於材料賬的核對，在材料明細分類核算中。除倉庫設置材料明細賬核算各種材料收發結存情況外，財務部門在會計核算上，設置“原材料”一級科目，並按照材料物資的保管地點和類別設置二級科目，如公司可設置“日常材料倉”、“事故備品備件倉”、等材料明細分類賬，專項工程的材料物資設置“技改工程支出一工程物資”科目進行單獨核算、專門管理。財務部門根據倉庫轉來的材料收發憑證歸類彙總登記，用以反映和監督各倉庫各類材料物資資金的增減和結存情況。該賬可以與倉庫按類別或按品種設置材料明細賬相互補充和核對。

另外設置“應付賬款”科目反映預付採購材料款的結算情況。

3)材料稽核與材料賬的核對為了保證核算的正確性，必須做好材料的稽核工作和材料賬的核對工作。

材料稽核的基本做法是：材料核算會計員在認真做好每張材料收發憑證的審核的同時，還要定期到倉庫主動簽收材料收發憑證，並對材料收發、保管業務和核算工作進行檢查。一方面要認真審核材料收發憑證，檢查所發材料是否超過計劃，核對明細賬上登記的收發數量與材料收發憑證的收發數量是否一致，計價是否符合規定。

另外，在稽核過程中，還應檢查材料收發保管情況和核算手續的執行情況，還可抽查某些材料實際庫存與賬面庫存數量是否相符。只有認真做好材料稽核工作，才能保證做到賬證相符、賬賬相符、賬實相符。

材料賬的核對，是在材料稽核的基礎上，對財務部門和物資供應部門或倉庫的材料賬簿之間相互數額進行核對。在我公司財務部門、物資供應部門的各級材料賬都採用實際成本計價和同時進行實物數量、金額核算的條件下，對賬是利用材料總分類賬與明細分類賬的控制關係進行核對，即材料總賬的借方(收入)、貸方(發出)、餘額的金額，同所屬各類別材料賬借方(收入)、貸方(發出)、餘額的金額之和相等;各類別材料賬借(收)貸(發)餘金額，同其所屬各品種規格材料明細賬的收發餘金額之和相等。材料賬的核對辦法主要採用餘額核對法，財務部門和倉庫的總分類賬賬面餘額核對相符，材料總分類賬的餘額與其所屬各明細分類賬餘額之和核對相符。

6、庫存材料物資保管

l)按照上級主管部門的物資管理標準化有關規定，貫徹“以防為主”的方針，採取防火、防鏽、防漏、防黴爛變質、防蟲蛀鼠咬、防盜、防破壞、防爆、防有害氣體(十防)等技術措施，根據材料物資物理化學性能進行科學的分類、分庫、維護保養。

2)做到“四保”、“四無”。“四保”即保管保養，做到“保質、保量、保安全、保急需”;“四無”即庫存物資“無盈虧、無鏽蝕、無黴爛變質、無損壞事故”。

3)對庫存材料物資，要經常進行維護保養，塗油上漆，做好“十防”工作，及時處理超儲積壓物資。

4)庫存物資要按“四號定位”、“五五堆放”的管理規定擺放整齊，庫容庫貌要整潔乾淨。

7、材料物資清查

為如實反映材料物資資金的數額，保證材料核算的真實性，日常要做好材料收發計量、計價和記賬工作，還應對庫存材料進行月末盤點自查、年中巡迴盤點、年末全面盤點和不定期重點抽查，努力做到賬物、賬卡、賬證、賬賬相符。

清查核對結果不相符，應查清原因，填制“材料盈虧報告表”報送公司有關部門，按規定程序審批處理。

在清查中，對超過有效期限的物資，應及時向有關部門和公司領導報告，及時處理，以免物資失效浪費。