某酒店管理公司資金管理制度大綱

為規範酒店的資金運作及管理工作，根據集團相關財務管理制度之規定，結合酒店業實際經營情況，特制定本辦法。

第一章 一般規定

第一條 所有人員必須根據合法、完整的原始憑證，按規定粘貼、填制報銷賬單據。

1、原始憑證的基本要求

1)原始憑證內容必須具備：憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證單位名稱或者填制人的姓名;經辦人員的簽名或者蓋章;接受憑證單位的名稱;經營業務的內容、數量、單位和金額。

2)從外單位取得的原始憑證，必須符合國家票證管理辦法，並蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位領導人或者其指定人員的簽名或蓋章。

3)凡填有大寫或小寫金額的原始憑證，大寫與小寫必須相符。購買實物的原始憑證，必須有入庫單或驗收證明;支付款項的原始憑證，必須有收款單位的收款證明。

4)一式幾聯的原始憑證，應註明各聯的用途，並且只能以一聯作為收款證明。一式幾聯的發票和收據，必須用雙面複寫紙(發票和收據本身具備複寫紙功能的除外)套寫。

5)經有關部門批准的經濟業務，應當將批准的文件作為原始憑證附件。如果批准文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上註明批准部門、日期、批准人及“原件存檔”字樣;如果批准文件涉及兩項報賬內容，可將原件附其中一份報賬單據，另一份註明原件在“××報賬中”字樣。

2、原始憑證粘貼的具體規定：

1)在空白報銷單上將原始報賬憑證按小票在下，大票在上的要求，從右至左呈階梯狀依次粘貼;若票據較少，可直接在正式報銷單的反面粘貼(原始憑證的正面與報銷單的正面同向);若票據較多，可在多張空白報銷單上粘貼。

2)將已填寫完畢的正式報銷單粘貼在已貼好的原始報銷憑證的空白報銷單上(將左面對齊粘貼)。

第二條 如果需報銷的原始單據遺失，除飛機票、火車票、船票、長途汽車票，在理由充分的情況下，按票價的50%報銷外，其他票據遺失一律不予報銷;特殊情況，必須報請酒店財務部負責人批准;已由銀行付款，需進行報賬核銷的原始單據遺失，須憑加蓋對方發票章(或財務章)的原始單據複印件和經部門負責人簽字的專題説明進行核銷，同時對經辦人予以100元的處罰。

第三條 對不真實、不合規定的原始憑證不予報賬;對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，並要求按規定更正、補充;原始憑證有錯誤的，應要求出具單位或填報人重開或更正(金額只可改小，不可改大)，更正處加蓋單位印章或簽章。

第四條 嚴格執行報賬期限規定，及時進行報賬。

1、差旅費借支必須在返回酒店五天內報賬，其他現金借支十天內必須結清。

2、領用的轉賬支票，經辦人員必須在十天內到財務部門辦理報賬手續;直接由酒店匯往各往來單位的款項，記入經辦人員往來賬，經辦人員必須在付款後(或貨到，或工程完工後)一個月內到財務部門辦理報賬手續(合同上有規定的除外)。

3、凡未在規定期限內到財務部門結清財務手續的，按起點30元，每超期一天按兩元的標準遞增予以罰款。

4、費用單據超過二個月的，不予報賬。

第五條 嚴格執行酒店的審批規定，所有開支必須經部門負責人同意，酒店總經理及財務部負責人審批後方可辦理。

第六條 各項費用開支，以現金方式支付的，必須填寫酒店(或絲寶集團)費用報銷單;

第七條 已取得結算憑據的報賬業務，必須填寫絲寶集團報銷單;未取得結算憑據的付款業務，應由經辦人填寫請款單，待貨到(或工程完工)後由經辦人取得發票，辦理入庫驗收(或工程驗收)手續，填寫報銷單辦理報賬手續。

第二章 資金支付的審批規定及流程

第八條 報賬審批規定

1、各部門員工的日常費用，由部門負責人控制審核，報酒店總經理和酒店管理公司財務經理審批，;部門負責人的日常費用，直接由酒店總經理和酒店管理公司財務經理控制審批。

2、車輛保養、改裝或維修，單項費用在3000元以內(含3000元)的，必須以書面形式，報管理公司總經理批准;單項費用在3000元以上的，必須逐級上報，由集團批示。

3、 酒店各種辦公、印刷用品、小車過橋及汽油費用、電話費(含個人手機話費)等所需資金的支出，由酒店辦公室管理及審核，報酒店總經理及酒店管理公司財務經理審批。

4、酒店日常經營所需的水、電及零星工程設備維修費用，由工程部負責核實，報酒店總經理及酒店管理公司財務經理審批。

5、酒店日常購置原材料、低值易耗品、物料用品、促銷品、宣傳品、電腦設備及耗材等用於經營的物資，由採購部負責核實，報酒店總經理及酒店管理公司財務經理審批。

6、酒店管理公司和酒店所有需支付的資金(除臨時處置資金外)，均通過酒店管理公司財務經理統籌安排。

第九條 報賬審批流程

1、員工因工發生的日常費用必須按規定事先報請部門負責人批准(部門負責人發生的費用，應逐級上報上級領導批准);部門負責人必須做到嚴格控制，杜絕先斬後奏的現象發生。

2、凡涉及購買物資的部門，應預先提交申請報告，根據報賬審批權限的規定經審批人批准後，由酒店指定的部門負責簽定合同(除零星採購以外，所有采購業務均必須簽定採購合同)、購置及報賬。

3、各級審批人出差期間，對必須開支的款項可授權他人代理行使審批職責。授權書上必須詳細註明授權的範圍、期限、被授權人等主要內容。授權書一式兩份，一份由本部門留存，另一份交財務部門存檔。

第三章 資金的預算管理

第十條 每年元月10日前，酒店根據當年的經營計劃，提出當年資金總需求預算方案，報集團總部審批。

第十一條 各酒店根據集團總部批准的資金預算方案，制定各月的資金預算計劃，每月將酒店節餘資金彙總部集團使用。

第十二條 酒店總經理審定各部門申報的資金需求計劃，並將總資金預算計劃分解到各需求部門。

第十三條 按照確定的分部門資金需求計劃，合理調度和安排資金的運用。

第四章 借支及請款規定

第十四條 現金借支規定

1、凡酒店員工因工作需要，需申請臨時借支的，必須填寫借支單，註明借支事由，經部門負責人核實、財務部負責人審批後辦理借支手續。

2、差旅費借支必須由部門負責人根據員工出差天數及日費用標準核定;其他現金借支一次不得超過XX元。

3、因工作性質特殊，需借支備用金的，由借支人填寫借支單，註明“備用金”字樣，經部門負責人批准後在財務部門辦理借支手續。

4、現金借支，嚴格遵循“前賬不清、後賬不借”的原則。

5、備用金借支，由財務部門每季度出具各部門備用金借支明細，交各部門負責人重新核定。如有工作或額度調整，應及時通知財務部門。

第十五條 轉賬支票借支規定

1、除採購員借支外，其他部門超過XX元(含XX元)以上的開支，必須使用轉賬支票付款。

2、使用轉賬支票付款，經手人應提供準確、詳實的收款單位名稱及金額;確實不能事先提供準確收款單位名稱或金額的，由財務部門開具限額轉賬支票。

3、經手人預先領用轉賬支票的，應按規定填寫請款單，詳細註明收款單位名稱、金額(或限額)、款項用途，協議號(已簽定合同)，經部門負責人批准後在財務部門辦理借支手續。

第十二條 異地付款的請款規定

1、原則上，異地付款一律採用電匯方式;如特殊原因需匯票付款的，必須詳細註明原因，經財務部門負責人批准後才能辦理。如辦理的匯票需寄給往來單位，必須在辦理正式交接手續後交酒店指定郵寄員郵寄;如辦理的匯票為收款單位自帶，則財務部門必須在認真檢查、核對取票人身份證，及收款單位提供的加蓋單位公章或財務印鑑章，並指明取票人姓名的委託書(原件)後，才能辦理匯票領取手續。“委託書”及取票人身份證複印件由財務部門妥善保存。

2、對依據合同或協議支付的款項，請款人必須嚴格依據合同或協議上填寫的收款單位名稱、賬號及開户行填寫請款單;如果收款單位名稱、賬號或開户行發生變動，請款人必須提供往來單位加蓋公章或財務印鑑章的變更證明原件。

第五章 報賬程序及報賬的具體規定

第十三條 費用報賬

1、費用開支後，應憑報銷單辦理報賬手續;有借支的，必須先清理借支。

2、費用報賬時，必須由經手人根據酒店有關制度及規定填寫報銷單，詳細註明報賬事由，並附正式原始發票，經部門負責人批准後在財務部門辦理。

3、根據合同開支的各項費用，報賬時，應詳細註明合同號。

4、根據報告開支的各項費用，報賬時，應附已批示的報告原件。

5、購置辦公用品、低耗品、物料、水電衞生設施等物資必須辦理入庫手續，報賬時附入庫單或直接由領用人在原始憑證上簽字證明。

第十四條 固定資產報賬

1、固定資產(包括機器設備)購置報賬應附申購單(或批示報告)、購貨發票、入庫單或驗收報告等單據;特殊行業的資產(如電梯、鍋爐等)，必須同時附專業檢測部門出具的檢驗合格報告。

2、結算在建工程完工工程款時，房產公司將結算依據移交給集團財務總部，由集團財務總部會同審計師事務所進行審計，並根據審核結論、工程結算髮票及完工驗收單全額結算。

第十五條 供應商開户及貨款結算

1、供應商開户規定

1)日常計劃採購開户規定：日常計劃採購內容指酒店經營所須的基礎性原材料、資產等。如：食品、酒水、香煙、客房用品、美容美髮用品、成批的低耗品及大額的固定資產等。採購部按照競價篩選原則確定供應商後，須與供應商簽定供貨協議(或合同)。協議中必須註明質保金的繳納和結算方式。協議簽定後必須由採購部指定專人及時遞交(原件一份)給財務部合同專管員，以便財務部及時錄入電腦。供應商持供貨協議書到財務部繳納質保金，成本會計查實該供應商協議確已錄入電腦並已繳納質保金後，方可辦理開户手續。

2)對於零星或急件採購的物品(如零星物料用品、少量補充的基礎性原材料等)，金額較小，可以不簽定協議，以經辦的採購員户頭辦理入庫手續。

2、供應商貨款結算

1)個體户供應商貨款支付的規定：凡以個人名義與酒店簽訂協議的供應商，在協議中必須詳細註明該供應商姓名、身份證號碼、聯繫電話和地址(一家供應商只能以一個人名義簽訂協議，不得多户多人)。財務根據此協議中提供的資料錄入電腦，並據此開户名稱辦理入庫手續。在支付貨款時，由協議中的供應商持本人身份證領取現金或支票，出納員必須與電腦資料逐一核對無誤後，方能發放。

2)以單位名義開户的供應商貨款支付的規定：凡以單位名義與酒店簽訂協議的供應商，在協議中必須詳細註明該單位全稱、開户銀行、賬號、委託經辦人姓名、身份證號碼以及貨款的支付方式(支票、電匯等)，收款單位必須與合同單位一致，否則，必須由合同單位出具委託付款協議書，並由其法人簽字、蓋章認可。

3)供應商供貨、結款應嚴格按照協議執行，即：在辦理入庫時，以協議中的單位名稱開户;在進行貨款支付時，由協議中的委託經辦人持本人身份證領取支票(電匯由出納員直接按協議辦理)。如有變更，須有加蓋該供應商單位公章或財務專用章的、負責人簽名的書面變更通知，出納員方可辦理結算手續。

3、所有以供應商名義辦理入庫和結算手續的貨款支付，原則上不得由酒店採購員代為結算，如有此情況，出納員有權拒絕付款。

4、供應商付款方式的規定：個體户性質的供應商以現金支票或轉賬支票方式支付，其他供應商原則上要求以轉賬支票、電匯或銀行匯票方式支付。

5、供應商貨款結算流程及時間的規定：供應商貨款集中按月支付，下月支付上月貨款。

a、每月的18日-20日為上月貨款對賬日。供應商將上月的貨物驗收單整理，開據正規有效的發票(不得使用複印件)，在採購部粘貼填寫《報賬單》，註明單據張數、貨品名稱、金額和供應商單位或姓名，由經辦採購員簽字後，到財務部往來賬會計處對賬。財務部往來賬會計對貨款的結算金額的真實性、發票及報賬單填寫的規範性、有效性進行認真審核，不合規定者不予以辦理。

b、每月的21日-23日為採購部負責辦理貨款審批手續日。由採購部指定專人將已對賬的貨款單據統一收取，並報採購經理和各酒店總經理審核簽字後，交酒店管理公司財務經理審核。

c、每月的23日-28日為財務付款結算日。酒店管理公司財務經理將審核無誤後的貨款單據交出納。出納按貨款支付方式之規定開出支票或匯票，並通知供應商領取貨款。

d、上述結算時間的規定一般不得變動，除此時間之外的對賬和結算(特殊情況除外)財務一律不予受理。

第六章 現金的日常管理

第十六條 現金管理制度

1、實行備用金管理辦法。備用金(庫存現金)在核定的限額內使用。酒店備用金的領用包括：出納員、收銀主管、前台收銀員、各營業點收銀員、採購員。原則上出納員庫存現金不得超過一萬元;收銀主管一萬五千元;前台收銀員一萬元以及各營業點收銀員找零用備用金伍百元;採購員備用金一萬元。

2、除零星開支部分從庫存現金中支付外，其他一切支出必須從銀行提取，不得坐支。因特殊情況需要坐支現金的，需報財務部負責人批准，核定坐支範圍和限額。庫存現金超過限額的部分，必須當日送存銀行。

3、酒店與其他單位之間的經濟往來，除允許現金支付的款項外，其餘必須通過銀行進行轉賬結算。

4、現金的使用範圍如下：

① 臨時員工工資(原則上要求由銀行發放);

② 出差人員必須隨身攜帶的差旅費;

③ 酒店處理緊急情況時的支出;

④ 轉賬結算起點以下的零星開支;

⑤ 人行規定需要支付現金的其他支出。

第十七條 現金收支控制

1、出納員與會計人員必須分工明確，出納員不得兼辦收入、費用、債權債務賬簿的登記、稽核和會計檔案保管等工作，會計人員不得兼管出納工作。

2、出納人員應熟練掌握並嚴格執行有關現金管理制度。根據審核無誤的收、付款憑證負責辦理現金和銀行存款的收付款業務;負責登記現金和銀行存款日記賬;清查庫存現金，與賬面、銀行核對，做到賬款、賬賬相符;負責保管庫存現金、各種有價證券、支票和法人代表、出納印章(財務專用章暫由天怡酒店財務部負責人保管)。

3、嚴格現金收付業務的審批制度。出納員進行款項收付業務時，首先要認真審核所依據的憑證，既要審核手續是否完備，數字是否準確，還要審核其內容的合理性和合法性。對於手續不完備、數字錯誤的憑證，要求經辦人完善手續後方可報銷;對於不應開支的款項，應拒絕報銷;對塗改或冒領款的不法行為，應及時向財務部負責人彙報。出納人員辦理現金收付時，收付雙方應當麪點清，並認真複核，加蓋收付戳記及出納人員簽章，以防重收、重付。

4、對庫存現金(含各部門的備用金)，財務部負責人、主管會計要實施經常性地檢查和突擊性抽查，並填制庫存現金(備用金)核查情況表，説明檢查結果。對於核查出的長短款，要及時查明原因並提出處理意見。

5、出納人員工作調離，必須辦理嚴格的交接手續。

第七章 銀行存款管理

第十八條 賬户管理

1、酒店在銀行開立基本賬户和一般存款賬户。上述賬户只供公司業務經營範圍內的資金支付，不準出租、出借或轉讓給其他單位或個人使用。

2、不得塗改和偽造結算憑證。各種結算憑證必須按要求填寫齊全，如實填明來源或用途。

3、賬户上必須留有足夠的資金保證支付，不得簽發空頭支票。

第十九條 支票結算管理

1、現金支票由出納人員簽發和保管，簽發現金支票不得超越規定的現金使用範圍和限額，使用黑色墨水填寫，字跡要清晰，數額要正確，大小寫金額必須一致，不得塗改。填寫錯誤的支票必須加蓋“作廢”戳記與存根一併保存。

2、酒店購買商品、原材料或享受勞務供應時，可簽發轉賬支票，直接交給收款單位，然後由收款單位持向自己的開户銀行，辦理轉賬結算(詳見供應商貨款結算程序)。

3、支票一律採取記名式，簽發支票要註明接受單位名稱或個人姓名。

4、不準簽發空頭支票和遠期支票，嚴格執行支票的有效期限。

5、原則上不準攜帶蓋好印鑑的空白支票出外採購，不準將支票給銷貨單位代為簽發。如果確需攜帶蓋好印鑑的空白支票時，一定要填好籤發日期、收款單位名稱和最高結算限額，並要督促經辦人及時報銷。

6、支票遺失或被盜時，需及時向領導彙報，並立即到銀行辦理掛失手續。

第八章 員工薪金儲蓄卡管理辦法

第二十條 酒店規定，所有在職員工薪金統一通過銀行儲蓄卡(以下簡稱工資卡)發放。酒店新員工工資卡的建立，由人事部提前一個星期將新員工的詳細資料(如姓名、性別、身份證號碼)報財務部出納員到銀行辦理工資卡。

第二十一條 新員工的工資卡辦好後，財務部出納員通知各部門員工領取。發放時由財務部出納員和人事部工資管理員共同核實發放給員工本人。

第二十二條 對因部門經理保管不當形成工資卡遺失，從而造成經濟損失的，由責任人全額承擔。

第二十三條 如員工本人不慎將工資卡遺失，應由其本人及時到銀行辦理掛失手續並通知財務部，同時由員工本人在銀行辦理新的工資卡，將新辦的卡號通知人事部，以便人事部進行新舊卡號的更換。如因員工本人遺失又未及時通知人事部，造成的經濟損失由員工本人承擔。

第二十四條 本制度自頒佈之日起試行。