學校辦公室管理制度

辦公室是學校的綜合辦事機構。它擔負着對外接待、安全衞生、文字處理、電話、傳真、信函收發、數據收集與管理、年度報表與簡報等項工作。

1.堅持四項基本原則，積極參與教育教學改革，愛國、愛校、熱愛本職工作。

2.待人熱情，虛心聽取羣眾的意見與建議，做到對待領導和羣眾一個樣，對待生人和熟人一個樣，對待校外客人和校內教職工一個樣，對待其他單位職工和學校辦公室內部職工一個樣。

3.經常保持辦公室、會議室內外衞生。辦公室佈置合理，辦公桌上文件、材料放置整齊有序。

4.準時上下班，不遲到，不早退。工作時間內不得擅離崗位，因公外出，經部門負責人批准後，方能外出。

5.不在上班時間與人閒談、喧譁，保持一個良好的工作環境。

6.認真學習有關知識，不斷提高自己業務水平，不斷提高辦事效率和工作質量。

7.對自己分管的工作要認真負責，不推委，不扯皮，對人態度和藹，一視同仁，樹立良好的服務態度。

8.辦公室人員除了日常自己分管的工作外，要隨時接受學校領導臨時安排的各種工作任務，保證令行禁止。

9.要注意辦公室安全，下班前關好門窗，鎖好辦公桌和文件櫃，關好水源、電源等。

10.全體辦公室成員必須嚴格遵守該管理制度。

辦公設備使用規定

規定辦公用品包括：桌椅、計算機、複印機、打印機、傳真機、電話等。

1.辦公用品屬學校財產，使用時應愛惜和掌握正確使用方法。禁止暴力錘擊或鋭物刻劃。

2.計算機、打印機等設備下班後必須切斷電源。

3.計算機關機必須按程序正常關機，嚴禁非法操作;計算機停止使用時，計算機應用防塵罩蓋住;嚴禁私自搬移計算機;嚴禁使用未經檢測的計算機軟盤和光盤。

4.禁止在計算機上玩遊戲或未經允許上網(專業人員因工作需要除外)。

5.複印機、計算機、傳真機應指派專人負責維護和清潔。

6.用打印機打印文本只能打印一份，如需多份應複印。

7.嚴禁打私人電話聊天。

8.因公需打長途者須經部門主管領導簽字並作登記後方可在專門電話上撥打。

9.辦公設備損壞應請專業人員維修，禁止非專業人員隨意拆卸。

辦公室工作綜述

學校辦公室是運用科學管理理論、技術、方法，發揮祕書職能，參與政務、管理事務、提供服務，輔助學校領導總攬全局，溝通上下，聯繫內外，協調各個職能部門正常運轉，為學校教學、科研、學生管理等服務的一個管理工作部門。

一、總論

學校辦公室工作是學校的綜合辦事機構。它雖然同本單位各部門一樣是在領導統一指揮下工作的，但它又不同於平行的其它部門。在本單位平行的各部門中它又起着綜合組織各方面工作、協調平衡各部門關係的作用。

(一)、學校辦公室管理的指導思想是做好“三服務”。

這是辦公室工作的使命所賦予的，是做好辦公室工作的出發點和落腳點，具體體現在辦公室管理中首先是為領導服務;其次是為各職能科室、部門服務;三是為全校師生員工服務。

(二)、學校辦公室管理的作用主要有參謀作用、助手作用、協調作用、樞紐作用和窗口作用。

1、領導決策的參謀作用。主要體現在第一，做好調查研究工作，有針對性地蒐集決策所需要的信息，向領導提供真實情況，為決策提供依據;第二，綜合意見，彙總方案，陳述利弊，分析比較，供領導者參考;第三，在工作中，主動研究學校各個時期的工作重點，針對領導需要，積極提供建設性意見和工作措施等建議，在當好助手的同時，發揮參謀作用。

2、領導工作的助手作用。主要體現在第一，協助領導辦文、辦事。協助領導辦理上級、下級的公文，起草檔、材料，進行公務接待等，可以使領導騰出時間和精力抓大事;第二，協助領導做好各項決策的佈置落實工作，全面掌握貫徹實施情況;第三，協助校領導做好督促檢查工作。包括對領導決策的大事、要事執行落實情況的督查，也包括對文件處理和事務處理的督查，必要時出面牽頭，積極協助校領導推動問題的解決。

3、學校管理的協調作用。一般是指協助領導處理管理工作中各方面的關係，解決運行過程中的矛盾和問題。運用各種工作方式和手段，在上下之間、部門之間進行溝通調節，做好上令下行、下情上達，以取得最佳管理能效。

4、信息溝通的樞紐作用。信息溝通具有雙向性，一方面要注意收集來自下面的實際工作情況和動態反映，以及上級的指示精神、外單位和兄弟學校的經驗，全面、準確、及時地為校領導提供切合實際、正確無誤的信息，為領導決策提供依據。另一方面應該主動開展工作，把領導的意圖傳達下去，把學校的改革動態和工作經驗傳播出去，並運行信息反饋。

5、內外聯繫的窗口作用。學校辦公室是學校的窗口、門面，主要體現在辦事的效率和質量，以及服務的作風和態度上，無論是電話受理，還是接待洽談，都從一個側面反映出學校的思想作風、精神面貌，實質上對學校的管理起着示範作用。

(三)、辦公室的工作要遵循“迅速、準確、保密”的原則。

1、迅速。辦公室工作要保證領導決策的形成、貫徹、落實的高效率，要養成辦事敏捷、及時高效、雷厲風行的好作風。

2、準確。具體地説是辦文要準確，辦事要穩妥，瞭解情況、反映問題要真實。養成嚴肅認真細緻的好作風。

3、保密。要切實做到：不該説的不説，不該問的不問。不該看的不看，不該記的不記。

二、學校辦公室的主要工作

(一)信息工作

學校辦公室要做好校內信息的定期編髮工作，及時、準確、全面反映學校各項工作。另外，為領導提供信息是辦公室的一項重要任務，搞好信息的收集，按照科學的程序進行篩選、分類、分析和整理使之成為領導所需要的真實準確的信息，以適應領導科學決策的需要。

(二)文書工作

文書工作是辦公室工作的重要組成部分，文書工作總的任務是準確及時、安全地處理文書事務，組織公文運轉，充分發揮公文的作用，為有效地推進工作服務。

學校文書工作的具體任務是：

第一，做好收文處理包括：簽收、登記、擬辦、批辦、傳閲、承辦;

第二，做好發文處理包括：擬稿、核稿、簽發、用印、封發等工作;

第三，做好文書管理包括：保管、提供借閲、整理、歸檔等工作。另外還包括學校的各種會議記錄。

(三)值班工作

學校辦公室要做好值班的工作。負責安排值班、值班檢查、值班統計;每天查看值班記錄，瞭解值班情況，發現問題及時反饋;做好值班人員的管理和值班室的管理工作。

(四)會務工作

會務工作是指會議的籌辦、組織以及與此有關的服務工作。會務工作是使會議正常進行、取得預期效果的保證。

搞好會務工作的關鍵是：

1、會前要做好充分準備:這是保證會議開好的前提，

包括(1)安排議題(2)確定會名、會期、會址(3)準備會議文件(4)提名與會人員(5)編輯與會人員名單(6)確定會議議程(7)制定會議通知(8)選擇、佈置會場及安排座位、座次。

2、會中嚴密組織：主要工作有(1)簽到(2)文檔的印製分發(3)安排發言(4)會議記錄(5)會議紀要與編髮簡報(6)生活保障與安全。

3、會後要妥善處理好有關事宜：主要有(1)會議總結(2)文件處理(3)會議決議的貫徹落實(4)其它事務性處理。

做好會務工作要遵循以下原則：

1、要做好充分準備;

2、要進行周密安排;

3、要做好周到服務;

4、要協調好各方面關係。

(五)檔案工作

學校檔案工作就是用科學的原則和方法管理學校檔案，為學校各項工作服務。學校檔案工作的基本任務是：

1、貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針政策及法規，組織有關人員學習檔案知識，總結經驗。

2、制定本校關於檔案工作的規章制度，並負責監督、指導和檢查執行情況。

3、負責收集、整理、鑑定、保管、統計全校的各類檔案及有關資料。

4、做好檔案的編研和開發利用工作。

5、指導學校各科室有關人員做好文件資料的形成、積累、立卷、歸檔和利用工作。

(六)接待工作

接待工作包括安排接待上級領導來校檢查、指導工作，安排兄弟學校和其它來訪人員的參觀交流活動。接待工作遵循的原則是服務熱情周到、講究禮儀規範、務求工作實效。接待工作的內容是迎來送往、安排住宿、安排會見會談、安排日程等。

(七)統計工作

學校辦公室的統計工作，是一項重要的基礎工作，直接為領導決策和學校管理提供依據，併為上級主管部門各項政策的制定提供依據。必須認真抓好統計資料的收集、整理，確保真實性和可靠性。

(八)印信管理

印信管理，是指保管和使用學校公章、校長名章，開具介紹信、證明信等。學校辦公室要嚴格執行學校印信管理使用規定，不得循私舞弊，擅自用印。

(九)協調工作

協調工作的目的在於溝通情況，統一認識，化解矛盾，從而保證各科室、部門在學校各項工作中相互配合、上下銜接，形成一個有機統一、相互支持的整體。對學生、年級組、專業組、處室反映的問題要及時協調，重要協調內容有記錄。協調過程中，既熱情周到，又掌握原則，不越俎代庖。

三、學校辦公室管理隊伍建設

隨着教育改革的深化和學校內部管理體制改革的不斷深入，對學校辦公室管理人員的素質要求越來越高，辦公室人員應具有政治理論素質、思想作風、職業道德、專業知識及能力結構、創新精神。

(一)、政治理論素質：認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”的重要思想，認真學習掌握黨和國家的方針政策，服從領導，認真完成領導交辦的任務。

(二)思想作風：學校辦公室人員要具備全心全意為人民服務的精神，實事求是、謙虛謹慎的工作態度;在具體工作上，要求做到一絲不苟，雷厲風行和精益求精。

(三)職業道德：要在實踐工作中逐步形成良好的職業道德規範：愛崗敬業、甘於奉獻;忠於職守、嚴守本份;鑽研業務、注重效率;守口如瓶、保守機密;謙虛謹慎、平等待人。

(四)知識結構：掌握辦公室管理工作的基本理論和實務知識;瞭解與辦公室工作密切相關的學科知識;熟悉有關教育管理理論和學校教學、科研、管理方面的知識。

(五)能力結構：努力提高辦公室人員的能力結構，其中包括基本能力：即敏鋭觀察能力、良好記憶能力、健全的思維能力、豐富的想象能力和集中的注意力;專業能力：即語言表達能力、交際能力、應變能力和組織管理能力;業務技能：即速記、打字、管理檔案、使用複印機、傳真機等。

(六)創新精神：學校辦公室人員要有開拓精神和創新精神。學校辦公室管理人員面臨大量的新情況、新問題和新技術，不能光憑老經驗辦事，要不斷學習進取，提高能力，樹立科學管理的觀念，跟上學校改革發展的步伐。

(七)形象建設：辦公室是一個單位的“窗口”，辦公室人員的行為不僅代表一個部門，而且還代表着一個單位的精神風貌。因此，加強精神文明建設，搞好形象建設尤為重要。形象建設是多方面的，但就辦公室的地位和業務特點來講，主要是樹立精明幹練、踏實肯幹、熱情待客、整潔有序、儀表端莊、團結活潑的良好形象。

總之，學校辦公室的工作“細、繁、雜、忙”，是學校的“不管部”。要切實做好辦公室工作,就要了解辦公室工作的性質、作用、特點，以及應該遵循的原則，同時努力學習科學文化知識和現代化管理經驗，注重實踐，不斷提高業務水平，加強辦公自動化管理，高質高效地完成各項工作，為學校的發展建設貢獻力量。