請示、報告的辦理

請示是指下級機關向上級機關請求指示、批准事項的公務行為。請示公文就是作為下級機關向上級機關請求指示或要求批准事項的公務行為的書面載體。請示公文的辦理是指作為受文單位的領導機關對下級機關請求指示、批准的文件、電報，進行收文、提出擬辦意見、呈請領導審批和回覆呈文機關的過程。

報告是下級機關向上級彙報工作、反映情況、提出建議、回答上級機關的質詢的公文。報告的辦理是指承辦單位根據下級機關報告的內容提出擬辦意見、呈請有關領導同志審閲並按領導批示要求承辦的過程。

請示、報告辦理的責任單位是受文機關的文祕部門。文祕部門的經辦人員在辦理請示、報告時，必須堅持實事求是的原則，嚴格辦文程序，認真負責，講求效率，確保質量，做到件件有着落，事事有迴音。請示、報告在辦理過程中通常必須經歷收文、提出擬辦意見、呈請領導審批和回覆呈文機關等環節。在實際工作中，辦理請示和報告又有所區別，即請示必復，而報告則可復可不復。

第一節收文處理

一、收文登記

收到下級機關呈報的請示或報告，經辦人員要在《收文登記簿》上逐項填寫清楚，認真登記。收文登記是公文處理工作中的一項重要制度和首要環節，也是一項很細緻的工作，必須做到一絲不苟，嚴格把關，更不得錯登、漏登。登記的格式和方法，可根據本機關的實際情況和操作習慣，不必強求一致，但登記的原則應是有利於文電的運轉、統計、查找和催辦。收文一般採用簿冊式登記，這已在我國黨政機關中普遍使用，適用於按時間順序作流水式登記。收文登記的內容一般包括收文日期、原文編號、來文機關、文件標題、承辦單位、辦理情況、收文序號等。

收文登記可靈活掌握，文件多的機關可將請示、報告分簿進行登記；文件少的機關可將請示、報告混合進行登記，在“承辦情況”欄內加以説明即可。目前，隨着電子化辦公的日益普及，許多機關已採取文電網上辦理，網上辦文程序應根據收文處理原則，結合本單位本系統工作情況合理編制程序，以達到科學辦文的目的。

二、審閲鑑定

來文登記完畢，經辦人員要根據輕重緩急，立即對請示、報告的原文進行仔細閲讀和分析，請示公文必須弄清以下一些問題，並採取相應的措施：1、文中是否有請示事項，沒有請示事項的不能列為請示公文辦理；2、來文是否越級，不應越級請示的問題，要告知來文單位逐級呈報；3、請示是否一文一事，一文多事不好承辦的應要求來文機關更正重報；4、文中的請示事項未表述清楚，無法承辦或將會影響辦理效果的，要告知呈文機關修改後再報；5、是否附有與請示事項相關的背景材料或需要補充有關材料，無相關材料和政策依據但又必須補充的應要求來文機關及時提供和補充；6、請示事項是否徵得主管單位同意，主管單位沒有簽署意見的，應先徵求主管單位的意見；7、受文單位是否準確，發現確定不當的，要告知調整受文單位。如請示的主送單位是黨委，而請示事項則完全屬同級政府或有關職能部門回覆範圍的，要及時通知來文機關準確呈報，受文機關也可將請示公文轉到同級政府或有關職能部門辦理。

報告性公文應根據公文辦理原則，先弄清報告的內容，並根據報告的內容考慮呈請哪些領導同志閲知。報告內容夾帶有請示事項的公文，根據實際情況，可視作請示公文辦理，也可按報告性質先呈請有關領導同志審閲，但對於夾帶政策性強、涉及面廣的請示事項的報告，應告知來文機關將報告和請示事項分開呈報。請示事項緊急的，可先作請示公文辦理。

第二節擬辦與批辦

一、擬辦

擬辦是指文祕部門對需要辦理的請示、報告提出辦理意見和建議，並提供必要的背景材料。

（一）醖釀擬辦方案

對需要本級機關辦理的請示、報告，經辦人員進行認真閲讀分析，深入瞭解吃透所要擬辦的請示、報告的內容和反映的問題及來龍去脈，查閲有關政策依據，考慮初步擬辦方案，同時對初步擬辦方案要進行反覆斟酌研究，看自己醖釀的初步擬辦方案是否可行，提出的建議性意見對領導同志是否有參考價值，是否需要提出一些合理化建議，擬辦件是否有辦理時限要求，需要呈請哪些領導同志審閲等等。必要時，還可向來文單位進一步瞭解情況。醖釀擬辦方案的主要任務是明確擬辦件需要呈請哪一級、哪些領導同志審閲審批，請示由誰來辦，怎樣承辦，是否需要協調，有無背景材料和前卷可查，由誰審批以及文祕部門對辦理該請示的建設性意見等。初步擬辦方案不一定要形成文字，形成初步擬辦方案腹稿即可，其作用主要是為正式提出擬辦意見作準備，經過充分醖釀斟酌擬辦方案後，便可正式提出擬辦意見。

（二）提出擬辦意見

擬辦意見是指文祕部門負責此項工作的經辦人員對請示、報告的辦理提出的初步處理意見，擬辦意見是領導同志對呈批件審批時的重要參考。提出擬辦意見，是辦理請示、報告的重要環節，也是文祕部門和經辦人員發揮參謀助手作用、協助領導同志提高工作效率的有效措施，因此，經辦人員在辦理請示、報告時，必須及時、負責、審慎地提出擬辦意見。從某種意義上説，擬辦意見是辦理請示、報告運行方向的“顯示器”和辦理方案的“説明書”，經辦人員提出的擬辦意見準確恰當，請示、報告辦理起來就快捷，效果也好；反之，就會對請示、報告的辦理起誤導作用，甚至造成公文旅行、決策失誤等。因此，準確提出擬辦意見是優質、高效辦理請示、報告的關鍵環節。擬辦意見的質量如何，無疑是衡量祕書工作人員參謀服務水平高低的重要標誌之一。

報告擬辦意見的提出相對請示公文來説比較簡單一些，可根據報告中的內容及所反映的問題，直接提出呈請有關領導同志審閲，涉及有關職能部門的也可注請有關單位負責同志閲知，如“請××、××同志審閲”、“請××同志和“祕書工作”單位負責同志閲”、“請××同志閲；報請××、××同志閲”等。對於有些下級機關的報告對有關工作提出了一些建設性意見的，可呈請有關領導同志閲示，如“請××同志閲示”、“請××同志審閲；報請××同志閲示”等。有些下級機關的報告內容涉及全局工作，提出的建議對全局工作有指導性作用的，其報告中儘管沒有提出批轉或轉發要求，但經辦人員應從全局角度考慮，也可向有關領導提出批轉的建議性意見，如“此報告提出的建議較好，對××工作具有一定的參考價值和指導作用，建議予以批轉或轉發，或在××內刊上刊登”等。相反，對於報告中直接提出了批轉或轉發要求的，但根據實際情況，經辦人員經過認真研究認為沒有必要批轉或轉發的，也可提出不予批轉或轉發的建議。報告的辦理除上述情況外，對於純工作情況報告或單項工作報告等，也可採取某一固定的形式（如制定專報文頭，編寫收文字號等），同時分別呈報有關領導同志審閲。如領導同志對報告內容有批示反饋的，要按領導批示意見及時予以處理。這種呈報方式的好處是有關領導同志都能在最快時間瞭解審閲到下級機關報告的內容，同時也減少了經辦人員來回呈送有關領導同志審閲的環節，呈批件辦理快捷。

請示公文擬辦意見的提出相對複雜一些，在內容上要注意把握以下幾個要點：

一是要明確辦文的主體，即根據機關各部門和領導同志的職責分工情況，有的放矢地確定請示的承辦者和承辦意見的審批者。如“建議請××單位閲處。請××同志閲示。”或“擬請××部門辦理。請××同志閲示。”、“請××同志審示”、“請××同志審閲；報請××同志批示。”或“請××同志審定。”等。

二是要做好呈報領導同志審批前的協調工作。對於請示事項比較複雜、政策性強、涉及面較廣的請示公文，經辦人員在提出擬辦意見時，要考慮解決問題的依據，內容涉及主管部門或相關單位的，要先徵求主管部門和相關單位的意見。徵求意見可採取口頭詢問的方式，也可採用書面形式。採用口頭詢問或協商，應事先打好腹稿，必要時，亦可草擬好簡單的詢問或協商內容的草稿，語言要突出重點，簡單明瞭，既要了解相關政策依據，又要商議解決問題的辦法。採用書面形式徵求意見，可直接提出擬辦的初步意見，如“建議請××單位先研究提出意見。請××同志閲示”等。待有關單位反饋書面意見後，再綜合提出正式擬辦意見呈請有關領導審示。對涉及部門多、處理意見不一致的請示，要對各種意見進行綜合分析，必要時可請主管領導同志出面召開協調會確定處理原則，以免因各方面意見不一致而導致扯皮推諉的局面。經過充分協商仍不能達成一致意見的，可對各種意見進行詳細綜合後，提出傾向性意見，並附上協調過程的有關情況及背景材料，供領導同志決策時參考。

三是需要幾個職能部門共同承辦的請示公文，提出擬辦意見時，要寫明由誰牽頭主辦。如“建議請××單位商××單位閲處”、“建議請××單位牽頭，會同××、××部門辦理”等。

四是要交待清楚有關的注意事項和要求。提出擬辦意見要特別注意從政策上把關，注意政策的連續性，防止被人鑽空子。同時，要堅持從實際出發，實事求是，在政策、法律和客觀條件許可的情況下，盡力為來文單位和羣眾解決實際問題。

五是請示事項的審批權限完全屬於有關職能部門或上級機關和有關部門的，應直接提出轉辦意見或先報請上級機關審批。如“建議請××單位閲辦，並直接答覆來文機關，並將辦理結果告我們”等；審批權限在上級機關的，要先報請上級機關審批後，再提出擬辦意見。審批權限在上級有關部門的，要先徵求上級有關部門的意見或直接致函上級有關部門審批。有的請示公文由於請示事項較複雜一時沒有把握，難以提出擬辦意見的，應先作好調查，審慎研究有關法律、法規、政策或慣例，待確有把握時再提出擬辦意見。

提出擬辦意見立論要有依據，措辭辦求簡明精當。擬辦意見一定要有經辦人對處理有關問題的建議和報經有關領導同志、有關職能部門協調後的意見，必要時應將來文反映的情況、協調過程及結果、相關背景材料綜合歸納或內容摘要等一併附上。若來文與本機關或呈報機關以前處理該請示事項的文件有關，還應將原文件一併附上，供領導同志決策時參考。擬辦意見既要準確具體又要言簡意賅，具體操作上可從以下幾個方面把握：1、請示事項較複雜、涉及單位較多的，應分門別類提出擬辦意見；2、請示事項有理有據的，應積極提出支持性建議；3、請示事項可行、但在一些細節上需要完善的，應主動提出合理化建議；4、請示事項不符合有關規定的，應果斷提出否定性意見；5、請示事項與現行政策、法律法規相悖、不宜報批的，應在切實把好關的同時，提出解決問題的正確途徑；6、請示事項屬有關職能部門職責範圍的，應明確提出轉辦意見；7、請示事項必須函覆的，可先草擬好“批覆”或“覆函”稿一併呈請領導審批。

提出擬辦意見必須慎之又慎，在實際工作中，領導同志對於擬辦意見一般都比較重視，而且多數是贊同的，因此，文祕人員在提出擬辦意見時一定要嚴肅認真、過細工作。對於篇幅較長的請示、報告，應劃出要點標記，或附以摘要，為領導同志節省閲讀時間。擬辦意見提出後，經辦人員要工整填寫《收文處理單》或《請示、報告呈批單》。

二、批辦

批辦是指受文機關的文祕部門主管領導對經辦人員提出的擬辦意見進行審核批示。經辦人員提出擬辦意見後，要報送文祕部門的主管領導審定。文祕部門的主管領導對擬辦意見進行審閲修改的過程，就是對請示、報告的辦理進行把關、批辦的過程。批辦是請示、報告辦理的一個重要環節，批辦意見的正確、恰當與否，直接關係到請示、報告辦理的質量。文祕部門的主管領導在批辦請示、報告呈批（閲）件時，要認真閲讀原文，吃透來文本意，站在全局的高度，琢磨研究經辦人員提出的擬辦意見是否準確可行，是否附齊相關背景材料，提出的建議或傾向性意見是否有政策依據等。對經辦人員提出的擬辦意見審核完畢，主管領導應迅速批示，及時退交經辦人員，以便及時進入下一辦理環節。批辦意見，要視來文的內容而定。一般來説，對需要辦理和回覆的請示公文，要批明承辦部門、承辦人、承辦期限及處理要求和方法等；需由兩個以上部門承辦的，要明確指定牽頭的部門（主辦單位），以避免推諉、拖延和積壓；對有緊急或重大事項的請示、報告，可先請主要領導同志審示，再按領導同志批示辦理。批辦意見沒有固定的格式。一般來説，語氣要比較肯定，如“擬同意擬辦意見，請××同志審示”、“請轉××單位閲辦”、“請先徵求××部門意見，再報××同志批示”、“請××單位牽頭，會同××辦理”、“請××同志批示”等。

批辦一般應當注意以下問題：1、要針對報告內容或請示中提出的問題和要求，明確批示處理的原則和方法。對經辦人員提出的擬辦意見要表明是否同意，如果有什麼補充或糾正的意見，應有明確表述，不可輕易簽署“同意”，更不可隨便劃個圈或打個勾了事。批辦意見用詞要明晰、簡要，使承辦人員能準確理解意圖，切忌模稜兩可，使承辦部門和承辦人員無所適從。2、批辦要及時。經辦人員對需要辦理的請示報告提出擬辦意見後，呈送給主管領導同志進行審閲批示時，主管領導應及時予以批辦，如果主管領導對請示、報告呈批（閲）件批辦不及時，將會影響下一環節的辦理。3、負責批辦的主管領導對擬辦意見審核修改後，要在批示意見後面簽上自己的姓名和日期。姓名要寫全，切忌只寫一個姓。日期最好是註明年、月、日，緊急而又重要的文件，還要註明批辦的時、分。

第三節承辦、呈批與催辦

一、承辦

承辦是指主管部門對屬於自己職責範圍內的公文進行辦理。請示、報告經文祕部門主管領導批辦後，承辦人員要按批辦意見或轉送承辦單位辦理，或自己直接辦理。承辦一般分三種形式：一是由領導同志承辦，即由領導同志提出處理意見，包括經領導集體研究討論提出的處理意見，如一些重大而又複雜的請示公文、突發事件的報告等；二是由承辦單位的有關責任人員先提出處理意見，然後報其主管領導審閲批准；三是由職能部門研究後提出處理意見。做好承辦工作，應注意以下幾個問題：

（一）有關單位和承辦人員接到交辦件後，首先要閲讀、研究交辦件的內容和領導批辦（批示）意見，然後分輕重緩急進行處理。一要弄清是否屬於自己主管的職責範圍。如果不屬於自己的職責範圍，應及時退回交辦機關，並向交辦機關説明情況，還可提供該交辦件涉及的有關事宜或由何部門承辦的依據。二要弄清文件處理的時間要求。如果在來文要求時限內確實無法辦理完畢的，應及時向交辦機關或來文機關説明情況。往往有這樣的情形：有的同志因為負責承辦的文件較多或其他原因，在接到交辦的文件後連看都不看一眼，就把它存放起來，及至後來處理時，才發現不屬自己主管的範圍，或者是超過了應該完成的時限，就會貽誤工作。因此，承辦人員無論工作再忙、需要辦理的公文再多，接到交辦件後一定要先弄清上述兩個問題，及時處理。

（二）凡屬承辦單位職責範圍內的交辦件，如果領導同志有明確批辦意見的，就要按領導同志批辦意見辦理；領導同志只有原則性意見的，可以遵循有關的方針、政策、規定或按慣例酌情辦理；凡領導同志批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，負責牽頭的部門要先提出處理意見，並邀請協辦單位會商後，將會商意見歸納整理，報請有關領導同志審批。意見有分歧時，應將各種不同意見整理後一併報請有關領導同志審定，並按領導同志批示意見辦理。

（三）承辦要講求效率，分清主次先後。急件要隨收隨辦，有時限要求的要在規定的時間內辦結；需要幾個部門聯合辦理的，主辦單位要主動牽頭，協辦單位要積極配合，抓緊辦理，不能互相推諉；對確實難以按期辦結的公文，特別是需要回復來文機關的請示公文，要及時向有關領導同志如實報告情況，以便採取相應措施；承辦件較多時，應根據情況確定主次，最好是分類放置在“正在辦理”、“等待辦理”、“需要請示”、“等待答覆”等案卷中，也可根據經辦人員的工作習慣分類放置。同時，要對所承辦的公文經常進行檢查核對，並根據辦文過程情況的變化，隨時調整辦理順序。

（四）有些不能一次辦結的公文，要做好再次辦理或多次辦理的工作。比如，有時下級機關請示的問題受文機關解決不了或其審批權在上級的，就需要轉報上級機關批准或答覆；有些由多個單位承辦的請示公文一時難以取得一致意見需要協調或因其他情況不能一次辦理完畢的，可存放在“待辦”案卷中，相機處理，以防積壓誤事。請示公文如果在較長時間內不能辦結的，應及時向來文機關説明情況。

（五）已經辦理完畢的公文，要及時向交辦機關報送結案情況和結果，同時做好注辦工作。所謂注辦，就是承辦人員把所承辦公文的處理結果在公文的適當位置或文件辦理簽呈的“處理結果”和“備註”欄中作簡要註明。如果是函覆，應註明回覆的時間和文號；如果是用其他方式回覆的，則應註明回覆方式和回覆時間、地點、交辦人及承辦事項的主要內容等，並簽署承辦人姓名及承辦日期。注辦是為立卷歸檔作準確，也便於日後的檢索利用。

二、呈批

呈批即呈請領導同志審批。請示、報告經過提出擬辦意見並批辦後，就要正式報請有關領導同志審批，在呈請領導同志審批時，經辦人員要注意以下幾個方面的問題：

（一）按程序送呈。一般情況下，呈批件按領導排名順序從後到前直接呈送。但有時也要靈活掌握，如有些請示、報告政策性和專業性很強，這類呈批件送呈時，應根據請示、報告的內容先送請分管領導同志審批，再按排名順序呈送其他領導同志審批。如果分管領導同志對呈批件提出了異議或有其他意見時，呈批件應暫停呈送，要按分管領導同志的批示意見做好有關協調等工作，待把分管領導同志的批示意見落實後，再進行下一環節的呈批工作。

（二）慎重對待和處理領導同志的不同意見。請示、報告在呈批過程中，如果有領導同志對文件的內容提出了某些不同意見時，承辦人員應先對領導批示意見仔細進行分析，弄清意圖，做好領導批示的有關落實工作，必要時，或根據領導批示意見補充有關材料，或與來文單位銜接，或與有關單位協商等等。待有關領導同志的批示意見完全落實後，再呈請有關領導同志審批。

（三）儘量縮短呈批時間。請示公文辦理是有時限性的，在條件允許的情況下，上級機關應儘快回覆來文單位，因此，經辦人員在呈批過程中，應抓住一切有利時機呈請領導同志審批，如有些較複雜的請示公文亦可利用領導同志集中開會學習的空隙送批，既可縮短辦文時間，又便於領導同志對這類複雜請示事項進行合議，使問題儘快得到圓滿解決。

（四）嚴格遵循祕書人員的職業道德。請示公文在呈批過程中，不可避免地會出現領導同志批示意見不一致的情況，此時，經辦人員應特別注意工作方法，注意維護領導同志之間的團結，盡力做一些有利於統一思想、科學決策的輔佐性工作，如向有關領導提供充分的參考背景材料，用文字或口頭報告有關情況等。報告情況要實事求是，切忌胡編亂造，更不能摻雜有個人偏見，以儘量促成領導同志意見的統一。經過努力，還不能達成一致意見時，可將不同意見進行綜合或將不同意見一併呈請主要領導同志審定。

三、催辦

催辦是指對需要辦復的公文，根據來文內容的緩急程度和承辦的時限要求，對承辦情況進行督促檢查，以防積壓和丟失。請示、報告辦理的催辦工作主要有兩種情況：一是交有關部門研究提出意見的；二是正在呈請有關領導同志審批的。交有關部門先研究提出意見的請示、報告，在交辦時應根據來文的緩急情況，對承辦部門提出或註明時限要求。催辦是加快公文運轉的重要措施，早已成為各級機關辦文的基本制度。催辦的作用在於：一是及時瞭解承辦件的去向和辦理進程，掌握承辦件在辦理過程中所遇到的具體問題和困難，以便迅速解決；二是使主辦部門和有關領導同志不因公務繁忙將應辦的公文壓誤或遺失，使其在規定時間內辦完或審批完，以提高辦文效率；三是通過催辦也可以達到支持和促進下級或有關單位工作正常開展的目的。

（一）催辦方法

催辦的方式方法可根據實際靈活掌握運用，一般有電話、信函和上門催辦三種。

電話催辦比較簡單，只要在電話裏説明意圖、詢問情況、記錄結果就行了。值得注意的是，電話催辦必須將催辦時間、辦理情況和通話人問清楚並作好通話記錄，以便查詢查考。

信函催辦即文字催辦。文字催辦有三種形式：一是發便函、便條詢問催促；二是發催辦卡片，請對方填寫辦理情況後返回催辦部門；三是發催辦登記簿，也是將對方把辦理情況寫在登記簿的專備項目內後返回催辦部門。

上門催辦是派員去承辦單位詢問、催促。這種催辦方法效果較好。上門時要記清催辦文件的內容、編號、交辦時間等，最好隨身帶上辦文登記卡等，以便隨時查考。上門催辦的方法雖好，但畢竟受文、交辦單位人力有限，不可能件件上門催辦，因此不常用。

（二）催辦登記

催辦登記就是將已交辦或呈批過程中需要催辦的文件作好文字記錄。催辦登記有以下幾種方法：

1、附加式登記。就是利用收文收電登記簿，附加欄（部門辦理和辦理情況）即可。這種方法的好處是一個收文登記簿承擔了兩項登記任務，既節省了一個登記簿，又省去了一道手續。但是，這種方法只能在催辦文電數量不大的情況下使用，如果需要辦理的數量多了就不方便。

2、卡片式登記。在較大的機關，由於需要催辦的文電數量較大，宜用卡片式登記的方法進行催辦登記。用卡片式登記雖然要多道手續，但便於管理和查找，使工作能有條不紊地進行。卡片式登記催辦卡可根據機關的實際情況制定。使用網上辦文的單位可設計文電辦理（處理）卡程序。

第四節辦復與編寫《請示公文辦理情況彙報》

一、辦復

對來文機關作出回覆叫辦復。請示公文辦理完畢，應及時、準確無誤地回覆來文單位。辦復通常由文祕部門負責，但有的也可由承辦部門依據領導同志的指示或經文祕部門同意後直接辦復。辦復工作力求簡化快捷，但也要注重科學的方式方法。由於辦理的情況和結果不盡相同，回覆不可千篇一律，以免產生一些不必要的矛盾或給有關領導同志帶來一些不必要的麻煩。因此，在回覆來文機關前，承辦人員要反覆閲讀、琢磨領導批示內容，領會批示精神，綜合各方面的意見，並嚴格按照領導同志的批示意見回覆來文機關。辦復的形式一般有以下幾種：

（一）函覆

函覆即用行文的形式回覆。對於政策性強或內容較為複雜的請示公文，為準確傳達領導批示意見，也便於來文機關具體操作，應採用函覆的形式回覆來文機關，函覆可選擇兩種方法：一是根據請示內容先提出擬辦意見呈請有關領導同志審批，待領導同志批示後，再根據領導批示意見草擬批覆，報請主管領導同志審核後發送來文機關；二是根據請示內容和相關單位的意見，承辦人員先草擬好函覆稿，連同請示公文和相關材料一併呈請有關領導同志審批，待領導同志審批後發送來文機關。

（二）複印或電傳領導批示

對於相關單位意見一致、領導同志又批示了具體處理意見的請示，可以將領導的批示和相關單位的意見直接複印發送或電傳來文機關。操作方式上可靈活掌握，如時間緊、距離遠的可將領導批示電傳給來文機關；時間較寬鬆或距離較近的可將領導批示覆印給來文機關；也可根據來文機關的要求或複印、或電傳。這樣，既可減少辦文環節，提高工作效率，也便於來文機關的具體操作。值得注意的是，這種辦復形式只能在領導批示意見一致的情況下采用。

（三）口頭回復

對於比較簡單的請示事項，或者不同意來文機關所請示的事項，既沒有必要行文，也不能複印或電傳領導批示的，可採用電話、面談等方式口頭回復。口頭回復來文機關，不能自作主張，應根據領導同志的批示意見，草擬好電話回覆稿，報請主管領導審核，重要的應報請祕書長或辦公室主任審核同意後，方可回覆來文機關。回覆情況要作好書面記錄，包括回覆的時間、方式、受話人、處理意見等，以備查考。口頭回復下級機關的請示，一般都是不同意來文所請示的事項，因此，承辦人員口頭回復時，尤其要注意説話的口吻，切忌盛氣凌人，如來文機關對回覆意見提出不同看法時，承辦人員更要耐心解釋，勸導來文機關顧全大局，予以諒解。

二、編寫《請示公文辦理情況彙報》

請示公文辦理完畢，應定期編寫《請示公文辦理情況彙報》，對請示公文的內容、辦理過程、領導批示及回覆來文單位的情況進行簡要綜合，向有關領導同志反饋請示公文辦理情況。《請示公文辦理情況彙報》一般每個季度或2個月編寫一期，辦結的請示件多時，也可1個月編寫一期。