採購人員怎樣有效進行採購談判

採購談判是指企業為採購商品作為買方，與賣方廠商對購銷業務有關事項，那麼採購員進行採購談判的技巧有哪些？下面本站小編整理了採購人員有效進行採購談判技巧，供你閲讀參考。

1.是吸取以往的教訓，對剛完成的談判進行小結，哪裏成功，哪裏不對，哪裏要改，對方如何，這對以後都有幫助。

2.小組會議，它可用以解決談判小組內的分歧，對戰略戰術修訂。如是一人的談判，你可安排讓人叫你接聽電話，或告訴對方時間有限，晚點再答覆。

這裏要指出的是與對方以往的接觸以及將來的合作前景都是重要的考慮因素。另外，如果沒有充分地準備，即使口齒伶俐、能説會道也只能收效甚微。下面列出談判準備的八個步驟。

1.分析對方的方案。評估價格、運送、規格、付款和任何與你的要求有出入的地方。記住對方的方案往往是對他們有利的。

2.確立自己的目標。具體定下你的價格、質量、服務、運送、規格、支付等要求並寫在紙上，而不是跟對方説“你儘量……”。

3.定下方案。對每個問題要定出最佳方案、目標方案、以及最壞的方案，這可幫你制定相應策略。

4.分析對方的地位。你同樣可估計一下對方可能的地位，這易於預測其談判策略。至此你可以大致感覺出談判的尺度範5。

5.確定和組織問題。現在可以組織問題，並列出雙方在各個問題上的相同和不同之處。要記住每個爭論點都要有可靠的資料加以支持。

6.計劃你的戰略和戰術。三個實用戰略是：

(1)避談本方立場，先是試探對方觀點。這往往用於對方很想達成協議，而自己又缺乏足夠信息。

(2)直接講出你的最理想方案。這通常用於你已瞭解對方的方案。

(3)講出你的最理想方案，緊接着講出你的目標方案。這往往用於當你處在弱勢但又有能力説服對方的時候。戰術的合理利用能使計劃成功實施。這些戰術包括：

1)將問題安重要性排序

2)聰敏的提問以得到儘量多的信息，而不是“是”或“不是”的回答

3)有效地聽

4)保持主動

5)利用可靠的資料

6)利用沉默，這可使對方感到緊張而進行進一步的討論

7)避免情緒化，這會使談判對人而不是對事

8)利用談判的間隙從新思考，避免給對方牽制

8)不要擔心説“不”

9)清楚最後期限

10)注意體態語言

11)思路開闊，不要被預想的計劃束縛創造性

12)把談判內容記錄下來以便轉成最終合同。

7.選擇談判團隊。選出隊長，其他成員必須明確自己的任務並支持隊長。

8.定出談判的議程。哪些問題要討論、誰來討論以及會議的流程都要預先確定。記住把主場設在自己一方總是有利的。而且要確定談判對手有否決定權，必要時可以直接問對方的權限。

以上的討論對談判專家是一個回顧，對新手是個起點。上述技能的應用要根據個人風格和具體情況而定。無論是正式或非正式的談判，本文提供的內容都能幫你提高談判的效力。

“詢價(RequestforQuotation)”是採購人員在作業流程上的一個必要階段。在接到請購單、瞭解目前庫存狀況及採購預算後，通常最直接的反映就是馬上聯絡供應商。如果這是常態性的採購，需求的形態又是屬於標準零件，對於供應商來説比較不會有問題。但是在新產品開發時，對於那些不屬於標準品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來方便其報價作業。為了避免日後造成採購與供應商各説各話，以及在品質認知上的差異，對於詢價時所應提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。

詢價項目的“品名”與“料號”

首先，詢價項目的“品名”以及“料號”是在詢價單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日後進行後續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客户中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應儘量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。

詢價項目的“數量”

通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為採購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括有“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”;“不同等級的需求數量”，如數量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約“訂購數量”;或產品“生命週期的總需求量”。除了讓供應商瞭解需求量及採購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。

在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或採購量膨脹。此時，雖然採購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行採購後，無法達到報價的預期數量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客户的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時採購也可拿出市場預測來説服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。

詢價項目的“規格書”

規格書是一個描述採購產品品質的工具，應包括最“新版本”的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一併在詢價時註明。如為國際採購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。

詢價項目的“品質”要求

表達詢價項目品質規範要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。採購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。

1.品牌(BrandorTradeNames)：一般而言，使用品牌的產品對採購而言是最輕鬆容易的，不僅能節省採購時間、降低採購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式採購反而比較有利。

2.或同級品(“OrEqual”)：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時註明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。

3.商業標準(CommercialStandard)：商業標準對於產品的尺寸、材料、化學成分、製造工法等等，都有一個共通的完整描述。對於一般標準零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業標準可以免除對品質上的誤解。

4.材料與製造方法規格(MaterialorMethod-of-ManufactureSpecification)：當對材料或製造方法有特定的要求時，必須註明其適用的標準。如果要求註明為DIN歐規時，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以註明。

5.性能或功能PerformanceorFunctionSpecification)：此類型規格較常用於採購高科技產品以及供應商先期參與(EarlySupplierInvolvement，ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至於如何去製作方能達到要求的細節部分，則留給供應商來解決。

6.工程圖面(EngineeringDrawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。

7.市場等級(MarketGrade)：通常用於商品如木材、農產品、煙草、食品等方面的品質要求，由於市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，採購人員通常會被要求具有如何鑑定所購產品是屬於何種時常等級的能力。

8.樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商瞭解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。

9.工作説明書(StatementOfWork，SOW)：主要使用於採購服務項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發包等，一份完整的工作説明書除了應該簡單明瞭外，對於所應達到的工作品質也應儘量以量化的方式來規範其績效的評估。工作説明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發揮創造工作上的附加價值。

詢價項目的“交期”要求

交期的要求包括買方對採購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關係着採購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨(JustinTime，JIT)。

詢價項目的“包裝”要求

包裝方式在供應商估算價格時佔有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客户訂製品外，供應商對於包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際採購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。

詢價項目的“售後服務”與“保證期限”要求

在採購一些機器設備如衝牀、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售後服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售後服務的內容等等，因其牽涉到採購“總持有成本(TotalCostofOwnership，TCO)”。談判應以成本而不是價格為中心成本為基礎的談判能產生上好的協議。談判前的準備是勝利的關鍵。