小公司財務制度

一、 總則

1、 依據《中華人民共和國會計法》、《企業會計準則》制定本制度;

2、 為規範公司日常財務行為，發揮財務在公司經營管理和提高經濟效益中的作用，便於公司各部門及員工對公司財務部工作進行有效地監督，同時進一步完善公司財務管理制度，維護公司及員工相關的合法權益，制定本制度;

財務管理細則

一、總原則

1、 公司財務總經理負責制：屬已經總經理審批的計劃內的支付，由相關事業部總經理的書面授權，財務負責人監核即可辦理;屬計劃外的，必須有公司總經理的書面授權。

2、 嚴格執行《會計法》和相關的財務會計制度，接受財政、税務、審計等部門的檢查、監督，保證會計資料合法、真實、及時、準確、完整。

二 、財務工作崗位職責

(一)會計主管職責

1、 對崗位設置、人員配備、核算組織程序等提出方案。同時負責選拔、培訓和考核財會人員。

2、 貫徹國家財税政策、法規，並結合公司具體情況建立規範的財務模式，指導建立健全相關財務核算制度同時負責對公司內部財務管理制度的執行情況進行檢查和考核。

3、 進行成本費用預測、計劃、控制、核算、分析和考核，監督各部門降低消耗、節約費用、提高經濟效益。

4、 負責公司會計核算和財務管理制度的制定，推行會計電算化管理方式等。

5、 負責監管財務歷史資料、文件、憑證、報表的整理、收集和立卷歸檔工作，並按規定手續報請銷燬。

6、完成領導交辦的其他工作。

(三)會計職責

1、 按照國家會計制度的規定記賬、復賬、報賬，做到手續齊備、數字準確、賬目清楚、處理及時;

2、 發票開具和審核，各項業務款項發生、回收的監督，業務報表的整理、審核、彙總，業務合同執行情況的監督、保管及統計報表的填報;

3、 會計業務的核算，財務制度的監督，會計檔案的保存和管理工作;

4、 完成部門主管或相關領導交辦的其他工作。

(四)出納職責

1、建立健全現金出納各種賬冊，嚴格審核現金收付憑證。

2、嚴格執行現金管理制度，不得坐支現金，不得白條抵庫。

3、對每天發生的銀行和現金收支業務作到日清月結，及時核對，保證賬實相符。

三、現金管理制度

1、 所有現金收支由公司出納負責。

2、 建立和健全《現金日記賬》簿，出納應根據審批無誤的收支憑單逐筆順序登記現金流水收支賬目，並每天結出餘額核對庫存。作到日清月結，賬實相符。

3、 庫存現金超過3000元時必須存入銀行。

4、 出納收取現金時，須立即開具一式四聯的《支票回收登記表》，由繳款人在右下角簽名後，交繳款人、業務部門、出納、會計各留存一聯。

5、 任何現金支出必須按相關程序報批(詳見支出審批制度)。因出差或其他原因必須預支現金的，須填寫借款單，經總經理簽字批准， 方可支出現金。借款人要在出差回來或借款後三天內向出納還款或報銷(詳見差旅費報銷規定)。

6、 收支單據辦理完畢後出納須在審核無誤的收支憑單上籤章，並在原始單據上加蓋現金收、付訖章，防止重複報銷。

四、支票管理

1、 支票的購買、填寫和保存由出納負責。

2、 建立和健全《銀行存款日記賬》簿，出納應根據審批無誤的收支憑單，逐筆順序登記銀行流水收支賬目，並每天結出餘額;每工作日結束後。

3、 出納收取支票時，須立即開具一式四聯的《支票回收登記表》，由繳款人在右下角簽名後，交繳款人、繳款部門、出納、會計各留存一聯。

4、 支票的使用必須填寫“支票領用單” ，由經辦人、部門經理、 財務主管(經理)、總經理(計劃外部分)簽字後出納方可開出。

5、 所開出支票必須封填收款單位名稱。

6、 所開支票必須由收取支票方在支票頭上簽收或蓋章。

五、印鑑的保管

1、銀行印鑑必須分人保管。

2、財務專用章和總經理印鑑分別由財務經理和出納負責保管。

六、現金、銀行存款的盤查

1、 出納人員在每週完成出納工作後，應將庫存現金、銀行存款的上存、收入、支出、結存情況，編制“出納報告表”，並對由出納保管的庫存現金，由會計或總經理指定人員於每星期五下午及每月終了進行定期對賬盤查，其他時間進行抽查。

2、 出納應根據銀行存款日記賬的賬面餘額與開户銀行轉來的對賬單的餘額進行核對，對未達賬項應由會計編制“銀行存款餘額調節表”進行檢查核對。

3、 其它依據相關會計制度及法規執行。

支出審批制度

一、目的

1、為簡化支出審批手續，提高工作效率。

2、防止因私佔用公司財產。

二、適用原則

(一)使用商業單位制，經營計劃和財政預算內，授權行使終審權。

(二)部門經理可適當的將其權限或部份權限，以文字性形式，授權給其副經理或部門主管等。

三、審批程序

1、計劃內報銷：

經手人、證明人(持原始憑證)、 分管經理(部門負責人)、財務部

2、超計劃報銷：

經手人、證明人(持原始憑證和超支報告)、 分管經理(部門負責人)、財務

四、計劃審批內容

1、 購買日常辦公用品等由運營中心收齊彙總，報公司總經理審批。原則上由運營管理中心統一購買並庫存，各部門登記領用，並進入各部門的費用。每月底由運營管理中心向財務部提供有關方面的明細表。

2、 固定資產與辦公傢俱：其購買由各部門報申請計劃，經部門負責人簽字，報公司總經理批准統一購買。

3、差旅費：各部門根據工作需要，制定出差計劃，應註明出差地點、事由、時間、人數、由部門經理審核出差的必要性和借款的合理性、經理簽字後交財務付款。各部門經理憑出差報告先由公司總經理審批後方可借款。

5、 工資、獎金的支出：由公司人事部核准每月考勤，財務部編制發放表，經理簽字確認，並報公司總經理批准後財務發放。

6、 業務費用：業務費用包括業務交通費(含油費、保養費、過路費、搬運費)、快遞費、禮品費及業務招待費。經總經理批准的計劃內業務費用由部門經理審批;計劃外業務費用報公司總經理審批。

報銷審核制度

一、原則

1、嚴格財務收支審批制度，公司發生的各項開支都必須由經手人填寫費用報銷單，註明支出事由、項目、發票張數、報銷金額、和經辦人簽名、部門經理簽字、財務經理審核(按照有關規定辦理)、分計劃內和計劃外相關程序審批後，出納方可付款。

2、加強報銷管理，當月賬，當月了，25日以後賬最遲不得超過下月3 日。

3、為了分清責任，進行部門核算，不同人員支出的業務費用不得混淆在一張報銷單上。

二、支出相關部門審核

對所有報銷內容，相關部門經理必須就其合理性及必要性進行審核。

三、財務部門審核

財務部門對所有報銷票據，依據相關財經法規及內部財務制度對其合法性進行審核。

四、報銷手續

嚴格執行財務報銷制度，款項支出時填寫支出憑單並將發票(所有票據須開明細發票，經手人須在票據背面簽字)交給財務。由客户或分公司報銷的要向財務註明並留複印件，原件給客户。 計劃內報銷必須提供的原始憑證：

1、 版面費、廣告代理費：由部門憑發票填寫費用(成本)報銷單，財務部對票具進行核實(附上媒體刊登的詳細清單)，核對無誤後付款。

2、 印刷費(出片費)：部門憑發票，附印刷品結算單，進行核實無誤後，填寫費用(成本)報銷單， 財務審核無誤後付款。

3、 辦公用品、低值易耗品：由庫房統一購買的，倉庫保管人員根據發票同實物核對無誤後，填寫驗收單後(低值易耗品還需有出庫單)，憑發票(附上驗收單及分攤明細)填寫費用報銷單。各單位自行購買的憑發票填寫費用報銷單經相應級別的領導審批後報銷。

4、 機房與oa設備：倉庫保管人員根據發票同實物核對無誤後填寫驗收單和出庫單。憑發票(附上驗收單)填寫費用報銷單。

5、 資料費：各單位購書及其它資料，首先將書、資料和發票拿到資料管理部門(運營管理中心)進行登記驗收，並在書、資料上蓋章、編號。經手人憑發票(附上驗收單)填寫費用報銷單。

6、 差旅費：於返回3天內必須報銷，由部門經理審核票據的合理性並在報銷單上隨同差旅者簽字認證，後至財務核銷借款。各單位經理報差旅費憑報銷單經大區總裁審批後到財務核銷借款。對3天內無故不及時報銷的，財務部應催辦一次，仍不辦理者，財務部有責任從其當月工資和獎金中扣除。試用人員出差借款須由經理擔保，視同經理借款。

7、 業務費用：所有業務費用票據須開明細發票，經手人須在票據背面簽字。各單位應本着勤儉節約的原則使用業務費用，任何人不得用於除業務需要以外的個人消費。業務招待費須有兩人以上簽字並註明時間及招待客户名稱;加班用餐費須有全體用餐人簽字;交通費須註明起始、地點及原因;禮品費須註明所送人名及禮品名稱、數量;快遞費單據上請註明客户名稱。所有費用均計入部門成本。未按規定填寫説明或簽字的，財務人員應將報銷憑證退回並説明原因。

8、 超計劃報銷手續必須有審批報告，其它同計劃內報銷手續一樣。

差旅費報銷管理規定

為保證公司差旅費的合理使用，規範差旅費的開支標準，特制定此規定，具體如下：

1、 出差人員是指經公司總經理批准離開本市一天以上進行各項公務活動的員工。

2、 出差人員出差需持有經部門經理、運營中心、公司總經理簽字的《出差申請表》。申請表中需註明部門名稱、出差人姓名、出差時間、出差地點、出差事由、 出差來回乘坐交通工具、預計差旅費金額，報總經理審批，憑申請單辦理借款和報銷手續後將申請單交運營管理中心存檔。

報批手續：

1、 出差到外地，可預借一定金額的差旅費。出差回來後憑單據在三日內報銷，逾期不報銷者，將從工資中扣除所借款項。

2、 出差人員的住宿費、市內交通費、伙食補助費實行定額包乾(詳見後附差旅費報銷標準)，由出差人員調劑使用，節餘歸己、超支不補。

3、 出差期間的交際應酬費，須事先請示總經理特批。

4、 出差或外出學習、培訓、參加會議等，由集體統一安排食宿的，按其統一標準報銷，不享受任何補助。

5、 費用核算：公司所有人員出差費用均計入各部門成本。

6、 其它

1) 報銷差旅費時，應提供出差期間相應票據(如住宿費、市內交通費、餐費等)，以便財務部進行賬目財務處理。如無法提供相應票據，日補助超過30元以上的部分將由財務按國家規定代扣代繳個人所得税。

2) 凡購買打折機票的(票面有不得籤轉更改字樣的)，在報銷時必須按打折後的實際價格填寫，如有弄虛作假，一經發現後將加倍扣還。

往來賬務管理制度

一、應收賬款管理

(一)收款方針

1、 業務人員在公司為其客户提供了相應的服務或勞務後，應及時把廣告認定單交由客户確認，並及時催收款項。

2、 收款時間：次月13日前。

3、、 部門人員調動或離職等，部門經理必須監督其業務款項的回收及移交，必須填寫移交清單一式四份(一 份交財務、一份部門留存、移交人接受人各執一份)，移交人、接受人、監交人及財務部相關統計人員均應簽字，並報財務備案。接受人應核對賬單金額及是否經過客户確認。

(二)未回款考核辦法

1、未回款處罰

1)由於業務人員失職造成的未回款，扣全額;

2)由於公司內部原因造成的未回款，分相關責任扣罰;

3)由於外部不可抗力(如客户倒閉、破產等)造成的未回款，持相關部門證明，只扣業務成本。

2、 未回款從個人收入中按比例核減，待回款後按以下方法返還：

1) 未回款額分三個月核扣，當月扣10%，次月扣30%，第三個月扣60%;

2) 未回款扣款每月隨工資補發，三個月內全部收回，補發全部扣款額，提成按5%;

3) 若第3個月仍未回收該款項，該市場員停止業務,專職收款.在3個月之後回款,待回款後只補發扣款額，不予提成。

3、 未回款項不計入業績。

4、 3個月(含3個月)以上的未回款如申請壞賬，則扣除該業務員該筆應收款30%的印刷成本，並處以30%的罰款，其直接主管或經理督賬不利，同時處以5%的罰款。

5、 若市場員連續兩個月無未回款且業績均在部門任務額(任務額低於8000元的以8000元計)以上，則酌情給予獎勵。由市場員申報，部門經理審批，財務部審核後在工資中發放。

6、 財務部對部門未回款進行監督。對3個月以上部門未回款財務部上報公司總裁。

7、 對預收款，按1%的比例對市場員給予獎勵。

二、應付賬款管理

(一)付款時間：

1、業務款項由部門申請，經過審批後執行;

2、印刷費、版面費等次月20日左右支付(每月出刊後第二日報財務);

3、購置固定資產款項於固定資產驗收入庫後支付。

(二) 付款方式：

1、轉賬支票，非遠期、空頭或錯誤支票;

2、現金;

3、實物或廣告，要有公司總經理的批示。

(三) 其他：非本公司人員領款時，必須由我公司相關人員帶領。

票據管理制度

一、發票管理

(一)申領

1、 由申請人在《零星開票通知單》中詳細填寫部門名稱、申請日期、合同號(右上角填寫)、企業全稱、廣告刊登媒體或網刊全稱、業務發生具體日期、開票金額、業務性質(廣告或信息)、申請人姓名等，交部門經理審批、會計審核後開具。

2、 若零星開票通知單中企業名稱與合同中的企業名稱不相符，業務員需持有雙方企業蓋章認可的證明(特殊情況可由部門經理簽字認可)，財務方可開具發票。

3、 杜絕開無企業名稱發票。

4、 杜絕開企業名稱不全發票：任何人無權把企業名稱縮減 至2-3個字。

5、 若業務實際發生與合同不符，業務員需持有企業的附加合同或加蓋公章的證明方可開票。

6、 丟失發票一切後果由業務人員自負，在對方企業提供相關證明文件(標明發票號及金額並加蓋公章)後，我公司可提供加蓋公司發票專用章的發票存根聯複印件，業務人員因丟失發票或其他原因需要借出發票時，需有書面申請並由各部門經理人員簽字，財務人員對於借出發票應進行登記，並及時取回。

7、 發票複印件蓋章需由部門經理人員、公司總裁批准，財務人員應進行登記並由當事人簽字。

8、開發票時遇到的其他特殊情況，財務人員均應取得公司領導的批准後，才能開具發票。

(二)具體規定

1、 已提供勞務並簽訂合同的，業務員憑運營中心蓋章認可的合同及零星開票通知單或有企業蓋章認可的廣告認定單，以財務人員核對無誤後開具發票。

2、 未提供勞務已簽訂合同但又未收款的，業務員根據部門經理認可的業務內容，填寫零星開票通知單，由部門經理或以上級管理人員簽字，方可開具發票。若此項合同終止又收不回原發票視同未回款處理。

3、 未提供勞務，已簽訂合同且已收款的，業務員可憑零星開票通知單或廣告(信息)認定單開具發票。

4、 已提供勞務，但未簽訂合同且已收回款的，業務員根據運營中心認可的業務內容，填寫零星開票通知單或廣告(信息)認定單開具發票。

5、 未提供勞務且未簽訂合同的，禁止開發票。特殊情況如預收款項等，須部門經理專門説明。

(三)回收

1、 當天領出發票，已收款項的，當天必須將款項交到公司出納處，否則作挪用公款處理;當天未能收回款項的，當天必須將所領發票交還公司財務統一保管;客户因特殊原因需先將發票留下後再結款項的，所開發票金額在XX元以下的領票人必須要求客户簽收條經本部門經理簽字後交回公司財務。所開發票金額在XX元以上的領票人必須持客户簽收並加蓋客户公司公章的收條經部門經理簽字後交回公司財務。違反此項，每次扣款200元直至開除。

2、 若是抵貨業務，當天領出發票，必須要求客户開具同樣金額的銷售發票交還財務，否則必須將公司發票退回。違反此項，每次扣款100元。

3、 凡將所開發票重新更改、退票(換名稱或換金額)，必須寫明原因並經部門經理簽字確認後方可退換。

(四)填寫

公司會計應根據審核無誤的《零星開票申請單》按照發票順序認真填寫，保證真實、準確、完整，並加蓋公司發票專用章。不得塗改、挖補或撕毀，如有填錯，應整套(存根聯、發票聯、記賬聯)保存，並註明“作廢”字樣，以備查驗。

(五)監督

會計應根據當天的 “支票回收單”核對每張發票(每筆業務發生額)的回款情況，對所開出發票進行監督。

(六)內容不符時的處理

支票回收的付款公司名稱與市場員所報客户名稱或所申請發票名稱不符時，市場員必須同時上交由付款方加蓋財務章的付款説明交財務備案。如無説明，財務先扣留支票，要求業務人員補交説明，如到截止日期仍無説明，按未回款處理。

二、收據管理

1、 收據視同發票管理。

2、 收據、發票不得重複開具，若已開出收據需換開發票，必須要求客户先將收據退回後再補開發票。

3、 以上規定財務部門應嚴格按規定執行，如不按規定執行出現問題由財務部負全責。

三、支票管理

1、 支票的購買、填寫和保存由出納負責;

2、 建立和健全《銀行存款日記賬》簿，出納應根據審批無誤的收支憑單，逐筆順序登記銀行流水收支賬目，並每天結出餘額;

3、 出納收取支票時，須立即開具加蓋有“支票收訖”章的一式四聯的《支票回收單》，由繳款人在右下角簽名後，交繳款人、繳款部門、出納、會計各留存一聯;

4、 支票的使用必須填寫“支票領用單” ，由經辦人、部門經理、 財務經理、總經理(計外部分)簽字後出納方可開出;

5、 所開出支票必須封填收款單位名稱;

6、 所開支票必須由收取支票方在支票頭上簽收或蓋章。

四、票據管理原則

1、 加強票據管理，杜絕單據遺失現象。誰遺失誰負責，罰遺失者每張單據金額的10%，直接從報銷金額中扣除(即實報金額為應報金額的90%)。

2、 會計人員有權拒絕持非正式票據報銷。