辦公設置日常管理規章制度大全

第一章

總則

一、目的。為了保證公司辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。

二、適用範圍。本制度所指辦公設備主要包括台式電腦、打印機、複印機、電話、傳真機、筆記本電腦等。

三、相關職責。

1、人力政專員，主要負責辦公設備的採購申請提交、採購、保管、配發、設備調換等事宜。

2、在總經理批准的情況下，一些常用設備及耗材也可自行購買。如打印紙、硒鼓、網線水晶頭等。

3、部門設專人負責辦公設備的使用、保管、維修保養等事宜。

第二章

辦公設備日常管理

一、辦公設備的申請和購買。

1、部門工作人員根據需要提出辦公設備的購買申請，制定採購計劃並填寫《辦公設備需求單》，報人力行政專員及部主管領導審批;購買設備金額大於200元的還需報公司總經理批准。

2、經公司領導審批後由人力行政專員專人購買。

二、辦公設備的領用。

1、設備需求人員根據審批的《辦公設備需求單》到人力行政專員處領取。

2、對領取的設備進行編號，以便盤點。

三、辦公設備的使用和保養。

1、使用設備前應詳細閲讀操作手冊，嚴格按照操作規範操作使用，由部門主管及人力行政專員負責監督檢查。

2、公司各類設備的保養和維修。員工應參照規範，正確使用，注重平時保養。

3、人力行政專員對部門內辦公設備運行、保養情況進行監督檢查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。

四、辦公設備維修管理

1、設備發生故障無法使用時，設備使用人應報人力行政專員並協同技術人員處理;技術人員無法處理的，可報部門主管領導聯繫供應商統一報修。

2、在保修期內的設備，人力行政專員應聯繫供應商進行維修;保修期外的設備，按照最經濟可行的報修方案進行維修，由人力行政專員或指派專人負責送修並按照維修的真實情況，填寫設備維修單。

五、建立維修檔案

1、所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案，由人力行政專員統一管理，主要包括設備名稱、維修日期、故障現象、故障原因、維修內容、維修費用、維修單位等。

2、人力行政專員應定期統計、彙總維修情況，針對各類故障產生的原因提出預防與克服的措施，通報並加以防範。

六、辦公設備使用監督

1、人力行政專員負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查。

2、人力行政專員對違規使用辦公設備人員有提請處罰的權力。

七、辦公設備的盤點及賠償

1、人力行政專員負責對部門所有辦公設備進行分類，並建立辦公設備管理台帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。

2、在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。

八、辦公設備的報廢處理

1、報廢審核。對於各部門提交的報廢物品清單，要認真審核，確認不能再次利用後，經人力行政專員、部門主管領導審批，報總經理簽字後方可作報廢處理。

2、對決定報廢的辦公設備，人力行政專員應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量、及報廢處理的其他有關事項。

3、報廢品由人力行政專員集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。

第三章

辦公設備分類管理

一、電腦的使用管理

參見《關於辦公電腦的使用管理規定》

二、電話的使用管理

1、電話由人力行政專員統一負責管理。

2、每次通話應簡潔扼要，以免耗時佔線、浪費資金。

3、禁止撥打私人電話。

4、電話出現故障的及時報電話公司維修。

三、打印機、複印機的管

1、為確保複印機的安全運轉，每天開機的時間不宜過長。

2、打印或者複印完成後，必須及時取走文件，防止失密。

3、禁止打印或複印私人資料。

四、傳真機使用管理

1、不得使用傳真傳送個人資料;

2、使用傳真傳送機密文件需經領導批准。

3、每天下班後，傳真設置由自動接收改成手動接收，防止廣告傳真造成的辦公資源浪費。

五、其他辦公設備的使用管理

1、專管專用，公司所有辦公設備都要指定專人管理，其他人員使用必須經設備負責人同意。

2、辦公設備要定期進行養護，以免老化影響使用。

3、辦公設備的使用人員要保證設備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。

第四章

附則

1. 本規定由xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx制定並負責解釋。

2. 本規定適用於xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx所有員工，公司其他部門員工使用規定由公司另行規定。

3. 本規定經總經理批准後有效。

4. 本規定自二零一零年九月一日起執行。