集團採購管理制度（通用5篇）

集團採購管理制度 篇1

1.總則

1.1為規範公司採購工作，特制訂本制度。

1.2本制度適用於公司外協、商務採購活動。

2.採購原則

2.1嚴格執行詢價議價程序物品採購以及外協，必須有三家以上供應商報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客户羣等因素基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議價定最終價格，臨時性應急採購買的物品除外。

2.2採購會審、合同會簽制度物品採購，必須經營業部、製造部、技術部、質量部參與，調研彙總各方意見，經總經理審核。

2.3職責分離採購不得參與貨物和服務的驗收，採購的數量、質量、交貨問題的解決，應由採購部根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。

2.4一致性原則採購人員採購的物品或服務必須與採購單所列要求規格、型號、材質、數量一致。在市場條件不能滿足採購部門要求或者成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改採購單作參考。

2.5廉潔制度所有采購人員必須做到：

2.5.1自覺維護企業利益，努力提高採購質量，降低採購成本。

2.5.2加強學習，提高認識，增強法治觀念。

2.5.3廉潔自律，不能向供應商伸手。

2.5.4嚴格按採購制度和程序辦事，自覺接受監督。

2.5.5工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

2.5.6努力學習業務，廣泛掌握與採購業務相關的新事物及市場信息。

3.採購程序

3.1供應商的選擇

3.1.1供應商必須證照齊全，具有相關資質。

3.1.2對於經常使用的商務或服務，採購部應較全面的掌握供應商的管理情況、質量控制、運輸、售後服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好記錄，會同客服、銷售、採購部門對供應商定期進行評估和評審。

3.1.3在選擇供應商時，必須進行詢價程序和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商報價不能作為唯一決定的因素。

3.1.4為確保供應商渠道的順暢，防止意外情況的發生，應有兩家或兩家以上供應商作為備用供應商或子啊其間進行交互採購。

3.2採購詢價、綜合評估、會籤合同，由採購部門協商技術中心、財務及使用部門共同完成，報主管領導審批。技術中心、使用部門負責採購物品的適應性，財務部門負責預算控制、價格調查、合同付款條款的審核；採購部負責合同條款的談判、付款申請、索賠、採購檔案的建立，市場信心的收集，同時，與供方和生產廠家聯繫貨物接送的時間、方式、到貨情況以及質量反饋及確認售後服務事宜。

3.3付款程序

3.1採購部依據付款計劃及合同提出申請，後附付款明細單，由主管負責人簽字確認，由總經理簽字確認後財務辦理付款手續。無論匯款還是支票要求複印存檔。

3.2發票：付款時必須開增值税發票，核對發票內容是否與合同一致，並填寫發票明細單存檔，在紅聯上由倉庫、質量、採購人、總經理簽字後交給財務核銷。

4.違約處理

4.1物品出現延期後，採購部及時通知銷售、製造部、技術部門以及相關部門。

4.2貨物出現質量問題後，由使用部門或技術部門提出建議，報部門負責人，採購部接到意見後，需書面或發郵件的形式報給供應商，要求供應商換貨或退貨。

4.3採購部與供應商協商不成，或造成損失的，由財務核算損失，採購部負責追索

5.審核監督

5.1採購過程中進行財務監督和審核

5.2在採購詢價、議價、合同簽訂、合同執行和採購結算過程中，除有關業務部門、銷售以及相關領導參與外，財務部門要全程參與。財務部主要負責價格的核查及審計。採購部門要自覺接受審核以及對採購活動的`監督和質詢。

6處罰條例

6.1嚴格按照此管理制度執行，執行度完成率與績效考核相關聯。

6.2採購的合格率和要求到貨時間的完成率與每月績效考核相關聯，如因人為原因造成的採購事故，每出現一次扣除績效二分，如連續3個月每月超過3次，將失去公司每年的工資漲幅以及參加公司的優秀員工評選的資格。

6.3對採購人員在採購過程中發生的違反廉潔制度的行為，將按公司有關制度處理。

集團採購管理制度 篇2

一、採購原則:具備條件,方能進行採購。

1、有符合流程及規定銷售訂單支持。

2、依據市場分析和預測,確能保障銷路。

3、依據總公司任務或者月季預算。

二、採購審批規定。

1、商品購入一律實行訂單管理制,凡是採購商品(無論是主營商品或外購商品或公司內部進貨還是當地採購)均需要填寫採購定單。

2、各分公司採購商務根據本公司庫存、銷售情況,以及隨時收集的儲運和銷售人員提出採購建議,及時填寫請購通知單,並上報至主管業務部門經理。

3、主管業務部門經理根據市場及經營情況審批合理採購計劃,並簽字認可後,報業務副總經理或總經理審批。

4、經總經理審批後採購訂單由採購商務員統一執行。

(1)集團內部統一購貨,由採購商務人員統一向集團內各分公司訂購,確認採購訂單生效。

(2)集團外部購入,由採購商務員或指定專人統一購貨,並在確認採購訂單生效後向商務統計崗申請外購商品編號。

5、分公司採購商務員確認採購訂單生效後,應於當日將單據其他聯次傳送給儲運、統計、財務主管。

6、財務人員根據採購訂單對到貨後入庫金額進行復核、監控。儲運商務根據採購訂單對庫房貨物存放地點做好接貨準備,對貨物到貨週轉情況提供信息。財務主管對資金作出合理安排。

7、對未按定單方式進行管理的商務及負責人進行經濟處罰。

8、定單按月分類單獨歸檔、備查。

三、接受採購訂單流程。

1、採購商務接受由銷售業務部門經理所下采購訂單。

2、採購商務審核銷售業務部門採購訂單,不合格採購訂單返回銷售業務部門,發出合格採購訂單。

3、採購商務將採購訂單發給儲運商務,由儲運商務做接貨準備。

4、採購商務負責將採購訂單替換成通用格式發給供應商。

四、進口商品付税、付匯流程。

1、銷售業務部門發出付税或付匯通知。

2、資金商務填寫支票借款單,到財務部審批備案。

3、資金商務傳遞數據,通知財務部當日用款。

4、資金商務持簽字後借款單到財務部借支票。

5、資金商務將支票送到海關或銷售業務部門。

6、每週由資金商務報給財務部資金計劃,每季報銷售業務部門作資金盤點。

五、聯繫供應商和貨運公司、進口商品報關、在途商品監控管理。

1、目的。

(1)開展在途商品管理,監控各分公司、供貨商各方面執行貨物計劃情況,明確各自責任和關係。

(2)監控集團公司總部至外地分公司物資流通過程和貨物在各個環節中狀態。

(3)在途商品管理工作側重於對貨物在途時間、在途數量、在途金額及供應商發運能力控制。

(4)跟蹤集團公司和供應商及分公司之間調撥商品在途時間、數量和金額,為相關部門提供真實和準確在途信息。

2、國內在途意義。

(1)為貫徹集團公司物資管理目標,在各個物資流通環節監控到每一件貨物,商務部開展了國內在途業務。

國內在途:主要指分公司之間因內部銷售而產生在途商品。

(2)在途商品定義:貨款已經支付或雖未付款但已取得所有權,正在運輸途中或已運達企業但未驗收入庫商品。

3、國內在途目的.。

(1)監控分公司在途商品管理,明確銷售業務部門、運輸公司、分公司各方面責任。

(2)對分公司在運輸途中產生在途商品數量、金額以及狀況進行監控,縮短運輸時間,加快物資流通速度,提高資金週轉速度。

(3)收集、彙總、加工、整理在途數據,掌握物流信息,根據在途數據進行分析,發現問題促使銷售部儘快解決。

4、在途商品確認。

集團公司財務部傳遞銷售給分公司發票清單及銷售數據和商務部向地區分公司發送的發貨信息及時傳送到相應分公司商務統計崗並經對方確認生效後,即視為在途商品。

5、在途商品管理。

分公司商務統計人員每日接收發貨信息後,根據實際到貨數量統計本公司在途情況,並逐日向集團公司商務部傳送在途數據。對超出正常期限在途商品標註、説明,便於供應商及時協調與解決。對未按規定進行監管或雖已監管但未及時準確提交在途信息而造成損失分公司,其損失由分公司分擔,同時責任人應寫出書面報告上報總經理。

6、國內操作流程。

(1)集團公司商務部採購商務員將到貨清單遞交商務統計。

(2)商務統計根據《到貨登記單》和《商品入庫單》及發貨清單核減在途商品數量、金額和計算在途時間。

(3)商務統計將到貨清單上商品與實際到達商品差異表傳遞財務部。

(4)財務部依據商務統計傳遞《到貨登記單》和《商品入庫單》辦理付款手續。

(5)商務統計將在途商品差異信息傳遞相關部門。

(6)對在途時間監控:掌握商品貨運週期。同時,注重發現長期未到,滯留途中貨物情況,促使銷售業務部門儘快解決提高物流週轉速度,加快資金週轉,搶佔市場。

(7)對商品在途數量、在途金額監控:使分公司掌握在途商品規模及佔用資金量大小,促使銷售業務部門加緊運輸力度,加速資金週轉。

(8)對供應商監控:體現在運輸貨物能力和返款速度,供應商發運能力高低直接影響貨物週轉速度,週轉速度越快越有助於分公司降低貨物風險係數,返款速度快慢,影響分公司資金週轉及利潤取得

(9)生成結果:對分公司在途商品管理,側重於從商品在途數量、在途金額;在途時間,供貨商運作能力方面提供在途信息。

7、國內在途程序所需數據:財務數量+以銷未提=統計結存。

(1)銷售數據:資金商務收款台銷售庫數據(已銷數)和庫房提貨數據(已提數)進行核對後,生成已銷已提商品數據庫,包括銷售單號、銷售日期、發票號、商品編號、代理編號、數量、單價、金額等內容。

(2)入庫數據:各分公司商品入庫數據包括入庫單號、入庫日期、發票號、商品編號、數量、單價、金額等內容。

8、核對依據:以銷售方發票號作為核對依據,依據每張發票發票號、商品編號,同分公司入庫單上發票號和商品編號自動進行核減生成各地在途商品信息。

9、國外在途商品管理。

(1)定義。

〈1〉在途存貨:包括運入在途存貨和運出在途存貨是指貨款已經支付或雖未付款但已取得所有權正在運輸途中或已運達公司尚未驗收各種存貨。

〈2〉商務部在途商品:進口商對集團公司進行銷售並開制發票,貨物尚未運抵各目的地商品。商務部對在途商品管理主要通過核對進口商發票和分公司入庫單據,監控公司在途物資狀況,多角度、多側面反映物資流通狀況。

(2)意義。

〈1〉開展進出口商在途管理,跟蹤進出口商、分公司各方面執行貨物計劃情況,明確各自責任和關係。

〈2〉監控進出口商至集團公司或分公司物資流通過程,對貨物在各環節中狀態進行實時監控、過程監控,檢查進、出口商運作能力,降低風險係數。對在途商品管理工作,側重於對長期在途商品及進出口商發運能力控制。

10、具體物控工作流程。

(1)工作內容:依據進口商發貨資料核對公司入庫信息,獲取在途數據。

(2)進口商發貨,商務部採購商務接收各種發貨資料流程。

〈1〉商務部採購商務每日接收進口商和銷售業務部門各種發貨資料。進口商涉及單據有:發貨通知書、裝箱單、發票、進口發貨單、訂單。銷售業務部門單據:貨物清單。

〈2〉商務部採購商務整理各種單據,並分別在登記本中詳細記錄。

〈3〉核對裝箱單與發票中商品品名、型號、數量、金額,保證單據配套性、一致性。

〈4〉核對裝箱單與銷售業務部門貨物清單。檢驗單據中發票號、發運編號、發貨日期、品名規格、數量等信息是否一致,還有貨物清單、銷售業務部門制定分貨計劃,還提供貨物運抵不同目的地、運輸方式、預計到貨時間。

〈5〉依據 進口商發貨單 核查每週進口商發貨規模。

〈6〉單據核對過程中,針對有問題單據向有關各方(進口商、銷售業務部門)進行必要信息反饋,補充、更正單據信息,最終進行存檔、備查。

〈7〉各種單據審核無誤後,將進口商系統發票錄入程序中。

(3)貨物抵庫,商務部商務統計核減在途流程。

〈1〉貨物抵庫,採購商務人員填寫到貨登記單和入庫單。

實物運抵集團公司,採購商務按到貨、入庫流程,依據實到貨數量填寫相應 國外到貨登記單 和 入庫單 實物運抵各分公司,銷售商務開制 銷售小票 和內容相對應 國外到貨登記單 和 入庫單 辦理入庫。對於實物入庫和小票入庫,採購商務在途崗可以通過單據上庫別欄信息加以區分。

〈2〉每日採購商務在途崗接收商務統計審核後到貨登記單和入庫單,在單據傳遞交接過程中要有相應交接手續,記錄在冊。採購商務在途崗將對國外到貨登記單和入庫單進行再次審核重點。國外到貨登記單和入庫單中有效訂單號和裝箱單號、發運編號等於在途統計息息相關內容,檢驗單據中各項填制內容是否一致。

〈3〉審核過程中注重進口商系統發票、貨物清單、到貨登記單、入庫單之間對應關係(一張發票針對一張貨物清單一張發票對應一張或多張到貨登記單;一張發票對應一張入庫單;一張到貨登記單可對應多張入庫單),將審核無誤到貨登記單錄入在途程序中。

〈4〉錄入到貨登記單後,程序自動核減發票信息,通過報表顯示在途變化情況。

(4)單據查詢流程。

(5)報表預覽、打印流程。

(6)在途數據傳輸流程。

(7)分析流程。

〈1〉分析主要分月中、月末兩次論述在途商品情況。

〈2〉分析角度:在途時間、在途數量、金額、進出口商運作能力。

〈3〉分析重點:統計長期在途商品(在途時間超過一個月),定期向銷售業務部門反饋,促使銷售業務部門儘快解決。

11、損失調賬:貨物在運輸過程中,因丟失、損壞而產生差異情況,在途崗與銷售業務部門協商後,進行賬面調整。

(1)屬於進出口商責任,造成貨物丟失調賬方法。

〈1〉貨物丟失,銷售業務部門查清責任,落實賠償事宜。

〈2〉銷售業務部門開制銷售小票,將丟失貨物進行銷售,即視同銷售給索賠責任人。

〈3〉以銷售小票、國外到貨登記單、入庫單入庫,採購商務在途崗核減在途商品。

(2)屬於運輸公司責任,致使貨物丟失調賬方法。

〈1〉銷售業務部門在確認貨物丟失的同時通知商務部。

〈2〉銷售業務部門落實賠償、獲得索賠款後,將填制索賠通知單,並傳真給商務部(要求通知單有銷售業務部門經理簽章,附有賠償款的證明資料)

〈3〉商務部商務統計依據索賠通知單,核減在途差異。

12、代運商品:索賠、贈品、配件、樣機等貨物。

(1)辦理原則:所有權屬於集團公司銷售業務部門,無價格或價格為零代運商品,運抵目的地後,需辦理入庫手續。

(2)具體操作方式:提供該類商品在途信息,同時,定期反饋代運商品在途情況,督促銷售業務部門儘快辦理入庫。

13、彙總分公司商品在途數量、在途金額一覽表。

(1)分公司各銷售業務部門在途商品一覽表。

控制每批貨物在途時間、在途數量、在途金額。對於長期未到貨商品,應及時提請銷售業務部門重視,確定貨物滯留原因,加速運輸,縮短貨物週轉時間,降低或減少貨物風險。

(2)分公司銷售業務部門主要商品進貨概況(按商品大類)。

按銷售業務部門主要商品類別彙總、加工、整理商品在途數量、在途金額,比較不同商品佔用資金量大小。

14、彙總分公司在途時間一覽表。

(1)分公司入庫商品貨運週期一覽表。

(2)分公司在途商品在途時間一覽表。

〈1〉控制入庫商品運輸週期,加快運輸力度。

〈2〉明確在途商品在途時間,及在途商品佔壓資金量大小。

〈3〉監控供貨商發運能力,加速貨物週轉,降低風險係數。

六、商品到貨、驗收、入庫管理。

(一)商品到貨、接貨和驗收管理。

商品到貨是庫房管理工作開始,是商品驗收前期準備工作,其工作好壞直接影響到商品驗收工作質量。為保證商品到貨和驗收工作及時準確完成,提高驗收效率,要求對商品數量和規格及外包裝質量和運輸情況進行檢查和確認。採購商務認真按照要求填寫單據,保證商品在途管理工作順利開展,為商品保管保養奠定良好的基礎。

1、接貨規定:分公司採購商務每天根據總公司發送到貨信息,以到貨通知單形式於當日通知儲運商務,以便其及時組織人力、物力,調劑存貨場地。

2、操作流程。

(1)採購商務必須提前三天將需入庫商品詳細清單交給儲運商務,確定商品編號、數量、到貨日期。

(2)商品抵達指定庫房後,採購商務和儲運商務依據到達貨物清單共同清點商品種類、拆包、分包點驗。按商品的品種、規格、型號核對實物質量和實際到貨數量及檢查外包裝質量,是否破損,把好入庫前數量、質量關。

(3)商品驗收後,採購商務立即填寫《到貨登記單》要求做到字跡清楚、數據準確、內容完整、及時迅速。要填寫部門、庫別、到貨日期,在裝箱單號處填寫供應商全稱。詳細填寫商品的品名及規格、單位、數量,備註欄處填寫商品編碼和發票號或貨單號。如果發票未到達,待採購商務拿到發票後,填寫 入庫單 備註欄 。單獨註明有外包裝破損或質量問題商品及數量。雙方在《到貨登記單》簽字確認,各分公司內部調撥商品也要填寫《到貨登記單》。

(4)《到貨登記單》填寫後,必須由採購商務、儲運商務共同簽字確認後方可有效。

(5)商品到庫當日(如晚上到貨,可在次日)必須辦理正式入庫手續,填寫《商品入庫單》。如未能在規定時間內辦理入庫手續,儲運商務有權拒絕發貨並責成當事人寫出書面報告報總經理或授權人對其進行處理解決。

(6)採購商務和儲運商務應妥善保管好到貨登記單,以便查詢,商務統計根據到貨登記單審核入庫單正確性,同時便於核減在途數量。

3、《到貨登記單》出現錯誤情況時,儲運商務要求採購商務重新辦理。

(1)有塗改痕跡,內容和項目不清楚和不完全。

(2)商品編碼和規格名稱與集團公司不一致。

(3)數量不正確。

(4)《到貨登記單》格式、使用説明、單據辦理和各聯次留存及傳遞過程。

第一聯、採購商務,第二聯、儲運商務,第三聯、商務統計,第四聯、財務會計。

(二)商品驗收入庫管理。

1、入庫目的。

(1)為加速商品流通速度,保證工作正常開展和商品入庫環節準確性、及時性、完整性。

(2)為商品在途管理和在途控制崗提供基礎數據,保證在途控制環節暢通,更好地為銷售業務部門服務。

(3)把好審核關,為財務成本核算準確及時提供必要條件。

2、入庫操作辦法。

(1)商品驗收完畢,填寫《到貨登記單》後,採購商務依據《到貨登記單》內容在當日(特殊情況,如晚間到貨可在次日)按商品批次和發票內容填寫入庫單(注意不要將相同商品累加),辦理入庫手續。採購商務在辦理入庫手續時,根據《到貨登記單》到商務統計處核對商品編號,無誤後及時填寫《商品入庫單》。

(2)入庫單由採購商務填寫,儲運商務簽字。

〈1〉按單據規定項數填寫商品種類數。

〈2〉填寫商品歸屬部門、庫別、入庫日期。

〈3〉按照《商品入庫單》規定內容填寫商品編號、數量、名稱、金額。

〈4〉填寫《到貨登記單》號和供應商名稱。

〈5〉《入庫單》備註欄處註明到貨時間,按照商品順序填寫發票號和金額。

〈6〉相關人員填寫姓名及人員編號。

〈7〉特別注意商品編號、名稱及規格必須與公司保持一致,要求商務員字跡清楚、內容完整、數據準確和及時迅速。

(3)批量到貨如果到貨數量不全,採購商務應根據實際到貨數量,隨時辦理入庫手續,做好該批商品收欠登記手續。

(4)儲運商務先統計到貨前數量、後統計到貨後數量,再倒擠出到貨數量。

(5)填寫好入庫單應由儲運商務簽字審核,傳真fa*件與原件核對,到貨登記單與入庫單核對後,並確認後蓋章 貨收訖 後,方能生效。入庫單不得塗改。

(6)消耗品和不必逐個檢驗商品,由採購商務和儲運商務共同清點數量後,當時辦理入庫手續,填寫《商品入庫單》。

(7)儲運商務依據庫房情況整齊碼放,及時建立、增加垛卡,登賬。

3、出現錯誤情況,儲運商務拒絕辦理。

(1)有塗改痕跡,項目內容不清楚,不完全。

(2)缺少採購商務和總經理或授權人簽字。

(3)商品項數超過單據規定要求。

(4)商品編碼和規格名稱與集團公司不一致。

(5)《商品入庫單》格式與使用辦法。

第一聯、儲運商務記賬,第二聯、財務會計存檔,第三聯、商務統計記賬,第四聯、採購商務存查。

5、入庫核算:商品、材料入庫後,經辦人應持入庫單第二聯(即財務聯)增值税發票的發票聯和抵扣聯,及時到財務部辦理付款或報銷手續。財務根據入庫資料及發票、定單信息經複核無誤後及時做商品增加賬務處理。

(三)外購商品管理。

1、外購商品規定:由於經營需要而到集團外部採購貨物行為屬於外購管理範圍。

2、操作流程。

(1)採購商務或銷售人員進行採購前,應填寫 請購通知單 由總經理或授權人簽字確認後方能到財務借款外購。

(2)借款後必須在一週內辦理完驗收、報銷手續。

(3)採購商務或銷售人員在進行賒銷採購前,應由總經理或授權人簽字同意,並填寫賒銷採購專用 欠款登記單 ,同時單據上加蓋本公司公章方能進行欠款採購。

(4)一次性外購必須辦理直接入庫、出庫手續,辦理時必須持入庫單、與之對應銷售單,並持實物進行驗收。

(5)特殊情況不能持實物驗收,應經過總經理或其授權人審批同意,並持用户收貨證明,方可辦理入庫手續。

(6)凡外購商品一律辦理入庫手續,辦理時到儲運商務處驗收後加蓋 貨收訖 章,方能到財務報銷。

(7)銷售單與入庫單編號、名稱、數量必須一致,銷售金額必須大於入庫金額,確保有合理毛利。

(8)一次性外購商品不允許有庫存積壓。

(9)必須由採購商務或指定專人辦理採購、報銷、驗收手續。

(10)外購商品不允許做欠款銷售。

(11)如不符合規定,應報分公司總經理審批後方能辦理驗收手續。

(12)一次性外購為便於統計與管理,應把入庫單與銷售單捏對粘貼,進行入賬和留存。

(13)所有外購商品實行比率控制,一般不得超出當期進貨額(除税)7%,特殊情況需報分公司管理部門批准。

(14)商務員或銷售人員因違反規定而帶來一切後果,均視同個人行為,並不代表公司名義,公司不承擔任何責任。

3、有關一次性外購特殊規定:非本公司主營產品,為滿足用户特殊要求或為銷售合同執行,而一次性採購商品。

(四)暫存商品管理。

1、範圍:符合條件,可以辦理暫存手續。

(1)接貨時由於發現包裝破損或嚴重質量問題暫不能辦理入庫商品。

(2)由採購商務負責與供應商交涉聯繫解決某些問題,而暫不能及時辦理入庫手續。

(3)公司已經處理後積壓及報廢商品。

(4)由於其他原因經總經理批准暫時放置庫房裏商品。

(5)待點驗商品:商品已到,尚待驗收入庫商品,當月份終結,仍應包括在 商品採購 賬户餘額內。

2、規定。

(1)暫存商品應單獨設置庫區,與正式商品區別碼放。

(2)進入暫存庫貨物應填寫《暫存入庫單》,領取暫存庫貨物應填寫《暫存出庫單》。

(3)對於暫存庫貨物,應設立備查賬,隨時登記入庫、出庫情況。

(4)對未按規定手續辦理而而造成損失,上報總經理或授權人對當事人進行處理解決。

(5)單據格式及使用説明:第一聯、經辦人存查,第二聯、商務統計記賬,第三聯、儲運商務記賬。

(五)購入商品計價:按實際價值入賬:買價+買方負擔外埠運費、裝卸費、保險費+途中合理損耗+關税估價。

1、集團公司內購入存貨:其估價入庫依據應是集團公司提供 發票清單及銷售記錄 。

2、集團公司外購入存貨,其估價入庫依據應以採購訂單註明價格扣除税後估價入庫。

3、凡是按估價成本入賬,在收到發票等結算憑證後均需調整為實際成本。

(1)如估價金額與實際金額一致,只做賬務分錄調整,可用原入庫單複印件。説明內容:原入庫單號、估價賬務時間、憑證號。

(2)當估價金額與實際金額不一致時,必須沖銷原入庫單,重新辦理入庫手續,財務據此處理賬務。

4、公司用現金採購進貨要有供應商已收款證明,收取供應商進貨發票,沒有發票則不能入賬。

5、如果供應商不開進項發票,則公司採購進貨費用不能通過銀行結算,支付現金或通過內部賬户。

6、進貨發票在同一個月內入賬,可不受開票日期限制,否則要用暫估價入賬。

7、暫估價入賬需要有上一批次進貨發票複印件或暫估價抵扣憑證。

8、供應商銷貨清單即本公司進貨清單,需要有發票專用章和財務專用章,填寫不含税價。

集團採購管理制度 篇3

一、總則

(一)、為規範本集團及下屬生產企業的採購工作,特制定本制度。

(二)、本制度適用於集團公司及集團下屬各生產企業的採購活動。

二、採購原則

(一)、嚴格執行詢議價程序

凡未通過招標確定供應商價格的物品的採購,每次採購金額在20xx元以上,必須有三家以上供應商提供報價,在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客户羣等因素的基礎上進行綜合評估,並與供應商進一步議定最終價格,臨時性應急購買的物品除外。

(二)、合同會簽制度

固定資產的採購合同,必須經過有關部門如生產管理部、質量部、財務部、審計部、生產企業總經辦、設備維修部共同參與,調研彙總各方意見,經公司分管領導審核,總經理批准簽約。屬集團採購的項目,應報總裁批准。

(三)、職責分離

採購人員不得參與物資和服務的驗收,採購物資質量、數量、交貨等問題的解決,應由採購部根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。

(四)、一致性原則

採購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規格、型號、數量相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致,經審核後,差值不得超過請購量的5%~10%。

(五)、最低價搜尋原則

採購人員隨時蒐集市場價格信息,建立供應商信息檔案庫,瞭解市場最新動態及各地區最低價格,實現最優化採購。

(六)、廉潔制度

所有采購人員必須做到:

1、熱愛企業,自覺維護企業利益,努力提高採購材料質量,降低採購成本。

2、加強學習,提高認識,增強法治觀念。

3、廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應商伸手。

4、嚴格按採購制度和程序辦事,自覺接受監督。

5、工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。

6、努力學習業務,廣泛掌握與採購業務相關的'新材料、新工藝、新設備及市場信息。

(七)、招標採購

凡大宗或經常使用的材料,如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應通過詢議價或招標的形式,由生產、質量、財務、審計、採購、總經辦等相關部門共同參與,定出一段時間內(一年或半年或一季度)的供應商、價格,簽訂供貨協議,以簡化採購程序,提高工作效率。

對於價格隨市場變化較快的材料,除縮短招標間隔時限外,還應隨着掌握市場行情,調整採購價格。

三、採購程序

(一)、供應商的選擇和審計

1、原輔材料的供應商必須證照齊全,具有生產產品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試,徵得生產、質量部門同意。必要時,報有關管理部門批准備案。

2、對於大宗和經常使用的商品或服務,採購部應較全面地瞭解掌握供應商的 生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售後服務等方面的情況,建立供應商檔案,做好業務記錄,會同企業生產、質量、採購部門對供應商定期進行評估和審計。

3、固定資產及零星物資採購在選擇供應商時,必須進行詢議價程序和綜合評估。供應商為中間商時,應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象,供應商的報價不能作為唯一決定的因素。

4、為保證原、輔、包材質量的穩定,供應商也應相對穩定。

5、為確保供應渠道的暢通,防止意外情況的發生,對於生產運營所必需的商品,應有兩家或兩家以上供應商作為後備供應商或在其間進行交互採購。大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨,以保證貨源、質量和價格合理。

6、對於零星且規格繁雜的物資,每年度根據部門預算計劃統計造表交採購部門,向三家以上供應商詢價,經有關部門及採購部門綜合評估後,選擇合適的供應商,簽訂特約供貨協議,定期結算。

(二)、採購程序

1、原輔包裝材料的採購計劃及資金預算 銷售計劃――→生產計劃――→資金預算

2、固定資產及其他零星物品的申請,由各使用部門填寫請購單,寫清採購物資的數量、規格、型號、質量標準、技術指標、製作工藝、材質、要求到貨日期等,由部門經理簽字上報分管領導批准,交集團採購部門。

3、採購詢價、綜合評估、會籤合同,由採購部門協調生產、財務、審計、質量、工程、維修總經辦及使用部門共同完成,報主管領導審批。 生產、質量、工廠維修、使用部門負責採購材料的適用性,財務部門負責預算控制、價格調查、資信調查、合同付款條款的審核,法律部門負責合同條款的審查,審計部門負責合同的事前審計和事後財務審計。採購部門負責合同條款的談判,付款申請、索賠、採購檔案的建立,市場信息的收集。同時,與供方和生產廠聯繫貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及聯繫售後服務事宜。 凡由集團採供部代各生產企業採購的物資,採購合同簽訂後,由集團採供部採購人員將合同傳真至生產企業採購部。

4、計劃、倉儲主管負責計劃彙總、接貨、記錄,接收報告的出具。倉儲、質量部門負責原輔包材的驗收,並出具檢測報告。並於每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告彙總連同原輔料庫存數傳真至集團採供部。設備由申請部門、工程技術部門驗收,並出具驗收報告。

(三)、中藥材採購:

1、中藥材一般應實行招標採購,由於其價格隨市場行情波動較大,一般3月需重新組織招標一次。

2、在招標確定了供應商以後,應通過市場調研,上網公佈需求信息等途徑廣泛收集藥材價格信息,與供應商協商,不斷調整價格。

四、審計監督

採購全過程進行財務監督和審計。

在採購招標、採購詢議價、合同簽訂和採購結算過程中,除有生產、質量、使用部門、工廠維修部門及相關領導參與外,財務、審計部門要全程參與。財務部門主要負責材料價格的核查,審計部門主要負責合同條款的審核和財務支付的事前事後審計。

採購人員要自覺接受財務和審計部門對採購活動的監督和質詢。

集團採購管理制度 篇4

為了提高管理水平,加強控制,節能降耗,爭取最大盈利空間,必須加強食品原材料、酒水飲料和物品的計劃、信息、詢價、採購、驗收、存儲、領發、報銷等管理,現就有關問題規定如下:

一、信息聯網共享

(一)、信息聯網的內容、來源及要求

1、由管理部物價科每月2號、12號、22號定蔬菜類、水果類的價格;每月1號、15號定海鮮類、魚類、肉類、雞鴨類、凍貨類的價格;每月30號定乾貨調料類、豆製品類、牛肉類、雞蛋、油米的價格,在網上公佈食品原材料、酒水飲料和各類物品的執行價格;

2、各個庫房每月30日,負責各個庫房信息的上網公佈;

3、各個部門負責相關信息的公佈;

(二)、共享信息的人員及部門

集團總經理、集團副總經理、財務部、財務部各庫房、財務部各營收點、管理部、管理部物價科、各酒店(日月湖生態園)總經理、副總經理、總經理助理、行政部、房務部、宴會部、康體部、動力部、採購供應部。

(三)、充分利用信息,為提高管理水平服務

1、利用網絡信息,每月編制採購計劃;

2、在成本核算時,可以在網上查找相關資料;

3、在驗收時,可以在網上查找價格信息,而且必須將當期價格,在驗收單上註明清楚;

4、在報銷時,可以通過網絡一一核對。

(四)、信息網絡的設置與管理

由集團總經理辦公室信息管理科負責信息網絡的設置與管理。

二、以月為週期,酒店日常運行所需物品、食品原材料、酒水飲料的申購程序。酒店宴會部、房務部經理、動力部經理和財務部庫房一起,確定酒店日常運行低值消耗用品、食品原材料、酒水飲料庫存的最高儲量和最低儲量,報總經理確認。各酒店每月10日,由倉庫保管員根據物品、食品原材料、酒水飲料庫存的最高儲量和最低儲量,列出所需要採購物品的清單,交使用部門經理,各酒店部門經理必須認真查核聯網信息,確認購物清單後簽字,並報分管副總經理簽字後,上報集團財務部,財務部根據聯網所獲取各酒店的信息資料,科學平衡和調配製定採購計劃,由財務部部長簽字,交給採購供應部,由採購部部長再次審核後簽字執行採購。各酒店宴會部可根據市場行情,提出新品種的申購,通過有關審批程序後,交採購部採購;在月採購計劃中,數字預測月偏差的,由各倉庫按照最高儲量和最低儲量及程序直接補貨。

三、第二天使用的新鮮食品原材料的申購:如肉類、禽類、蛋類、蔬菜類、水果類等,在當天晚上9:00前以報表形式,由宴會部廚房申購,廚師長簽字後,報採購部執行採購。

四、高檔食品原材料的申購:如魚翅、燕窩、鮑魚等,酒店各部門經理和財務部一起,制定高檔食品原材料的最高貯量和最低貯量。低於最低貯量的品種,由各酒店庫房開出清單,部門經理及分管副總經理簽字後,上報集團財務部,財務部根據集團各酒店聯網所獲取的信息資料,科學調配製定採購計劃,由財務部總監或部長簽字,交給採購部,由採購部總監或部長簽字,並報集團總經理批准後執行採購。

(五)急購物品的報銷程序

可以根據總經理簽字採購的原件附發票報銷。

九、採購信用政策

(一)、供貨商的信用資質

1、要選擇有實力的供貨商。比如:海鮮,集團應該選擇能做大流通的.供貨商,建立養殖基地,每天向下屬各酒店供貨,或及時送到各酒店;

2、如果不能提供,應該考核,必要時取消供貨商資格;

3、如果不能提供,由集團自己聯繫的價格差,應該由供貨商負責;

4、食品原材料和酒水飲料供貨商,必須提供有效食品原材料和酒水飲料的合格證明;

5、甲乙雙方應該以協議或合同形式約定。

(二)、集團對供貨商的信用承諾

1、平等競爭,公正、公開;

2、每兩個月結一次帳, 結清上兩個月的貨款;

3、可以辦理個人匯款。

十、其他相關制度

1、物品、食品原材料和酒水飲料執行詢價制度:網上詢價;同行業詢價;到市場詢價;

2、建立每月盤點制度,規定每月30日為盤點日;

3、建立過期食品原材料和酒水飲料的報告制度,規定提前一個月報告財務部,統一協調處理;

4、財務部分析集團採購運行規律後,編制物品、食品原材料和酒水飲料的庫存量及資金佔用定額;

5、必須建立每日成本統計彙總每週累計彙總統計成本制度,為確保毛利率的事前和事中控制;

(1)、財務部成本核算員必須統計出成本,採購部、倉庫、宴會部、房務部必須配合;

(2)、與前廳部配合統計營業收入;

(3)、根據每日成本統計,每週累計彙總統計成本,編制經營情況週報表,每週一在一週工作指令會上通報。如果有問題,應該查清原因。

集團採購管理制度 篇5

為規範物業集團的採購工作,提高採購效率,特制定本制度。

第一章 總則

第一條 物業集團所屬各物業公司/管理處的行政管理部是採購工作的主要責任部門。行政管理部設專職採購員具體負責採購工作。

第二條 各物業公司/管理處必須選擇人品良好、誠實正直的員工擔任採購員職務,採購員必須由具有廣州市户籍的人員進行擔保。

第三條 採購物品的種類分為工程耗材類、保潔用品類(含園林、綠化設備)、保安裝備類、消防器材類、經營物料類以及辦公用品類。

第四條 物業集團全面質量管理辦公室(以下簡稱'全質辦')負責對物業集團本部、各物業公司/管理處的採購活動進行監督和檢查。

第二章 採購程序及管理

第五條 一般採購活動必須嚴格按照申報、審批、採購的程序進行。

第六條 各物業公司/管理處各部(室)必須於每月25日前申報下月的採購計劃,填寫《採購物品月計劃審批表》,經樓盤負責人審批簽字後交行政管理部採購員。

第七條 物業集團各部(::室)的採購計劃參照以上的程序進行申報,經物業集團負責人審批後,交物業管理總部行政管理部採購員進行採購。

第八條 非計劃內的臨時採購必須填寫《採購物品審批表》,經物業集團負責人或樓盤負責人審批後交採購員進行採購。

第九條 各物業公司/管理處根據採購物品的分類和實際需要,分別選擇至少三家供貨商作為待選對象。供貨商的選擇以便捷、高效為原則。

第十條 各樓盤負責人、行政管理部負責人、申購部門負責人和採購員組成供貨商評估小組,負責對待選供貨商的資質、產品質量、產品價格、企業業績、服務態度、企業信譽等方面進行評估,並填寫《供方評價表》。供貨商評估小組的所有人員必須在《供方評價表》上簽字。

第十一條 樓盤負責人根據《供方評價表》最終確定1-2家固定供貨商,並在《合格供方名錄》上簽字批准。《供方評價表》和《合格供方名錄》必須上報物業集團全質辦備案。

第十二條 確定固定供貨商後一週內,各物業公司/管理處與其簽訂供貨合同,合同有效期一般為三個月。供貨合同中必須(但不限於)註明以下內容:

1、供貨產品的質量要求(必須是品質優良的合格產品);

2、送貨的時間和地點要求(必須在指定的時間內送貨上門);

3、物品的價格要求(::確保是市場上同類同質量產品的最低價格);

4、貨款的結算時間與方式(一般為月結);

供貨合同必須報物業集團全質辦備案。

第十三條 採購員必須在接單次日起的三天內,與固定供貨商聯繫送貨事宜,並完成送貨。有具體時間要求的,按照規定時間完成採購工作。

第十四條 如遇緊急情況需要採購一般物料的,由使用部門的負責人在徵得樓盤負責人的口頭同意後,由採購員和使用部門的有關人員一起進行現場採購。事後使用部門再以專題報告的形式上報樓盤負責人審批,憑樓盤負責人的簽字辦理報銷手續。

第十五條 涉及採購某些專利技術產品和市場壟斷產品的,由使用部門説明相關情況,並以專題報告的形式上報樓盤負責人或物業集團負責人審批後進行採購。

第十六條 物品送達樓盤後,倉管員和所屬部門的相關人員必須一同對物品進行驗收和檢查。對於合格的.物品,必須及時辦理入庫手續。

第十七條 供貨合同到期前15天,供貨商評估小組必須召開專題會議,總結前期供貨商的綜合表現,確定是否續約。如確定不予續約,則按照第十條至第十二條的程序重新確定新的固定供貨商。

第三章 固定資產採購程序

第十八條 物業集團各部(::室)、所屬物業公司/管理處各部(室)需要申購固定資產(系統產品附屬的設施設備除外)的,必須以專題報告的形式上報。

第十九條 固定資產申購的審批必須嚴格按照相關的權限進行。

第二十條 申購報告經審批的最高領導審批後,由各物業公司/管理處採購員、使用部門以及第三方分別尋找三家供貨商進行比價,最後由樓盤負責人根據產品價格、產品質量等組織進行開標。採購員根據開標結果進行採購。

第四章附則

第二十一條 各物業公司/管理處可根據本制度和樓盤的實際情況,制定相關的實施細則和考核辦法。

第二十二條 本制度由物業集團業務總部負責解釋。

第二十三條 本制度自發布之日起實施。