採購合同管理制度（通用3篇）

採購合同管理制度 篇1

為了提高公司採購效率、明確崗位職責、有效降低採購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規範物資採購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。

一、請購及其規定

1. 請購的定義

請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2. 請購單的要素

完整的請購單應包括以下要素：

⒂ 請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量; 請購的物品規格; 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備註; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 採購副總審核; 財務審核人; 公司總經理。

3. 請購單及其提報規定

⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批准後報採購部門; ⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;

⑶ 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資採購申請表)的格式填寫提報; ⑷ 日常零星採購按照公司印製的按照附表三(物資採購審批單)的格式填寫提報;

⑸ 請購部門在提報請購單是應要求採購部簽字接收人請購部門備份;

⑹ 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一併提交;

⑺ 遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，

徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。

⑻ 如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面説明。 ⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。

4. 公司物資請購單的提報部門

⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;

⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

二. 請購單的接收及分發規定

1. 請購的接收要點

⑴ 採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批;

⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資

料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則;

⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

⑷ 對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2. 請購單的分發規定

⑴ 對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;

⑵ 對於緊急請購項目應優先處理;

⑶ 無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;

⑷ 重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。

3. 採購週期的規定

⑴ 單次採購金額預算在1萬元以下的零星採購項目或預算在1萬元以下可市區採購的物資及產品的採購週期不應超過5天;

⑵ 單次採購金額預算在1萬元以上的項目比價採購，採購週期不應超過15天; ⑶ 請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單採購部如未能按時完成採購任務

時應向領導説明原因;

⑷ 遇到緊急採購應彙報公司領導採取快速優先採購的策略。

三. 詢價及其規定

1. 詢價前應認真審閲請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;

2. 屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購;

3. 對於緊急請購項目應優先處理;

4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;

5. 對於請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品;

6. 詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;

7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

四. 比價、議價

1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;

2. 對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;

3. 收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格。

4. 重要項目應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等;

5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

五. 比價、議價結果彙總

1. 比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總;

2. 比價、議價結果彙總應按照附表六(比價/招標彙總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;

3. 如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。

六. 合同的簽訂及其規定

1. 合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關係的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關係的協議。

⑴ 合同正文應包含的要素

1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

2) 採購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分;

3) 包裝要求;

4) 合同總額應含税，特殊情況應註明;

5) 付款方式;

6) 工期;

7) 質量保證期;

8) 質量要求及規範;

9) 違約責任和解決糾紛的辦法;

10) 雙方的公司信息;

11) 其他約定。

⑵ 合同簽訂及其規定

1) 如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任;

2) 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;

3) 為防止合同工程量追加或追加無依據，打包採購時要求供貨方提供分項報價清單;

4) 遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點;

5) 質保期一定要明確從什麼時候開始並應儘量要求廠商延長產品保質期;

6) 詳細約定發票的提供時間及要求;

7) 與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;

8) 違約責任一定要詳細、具體;

9) 比價彙總表巡簽完畢後方可進行合同的簽訂工作;

10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批准單)的格式對合同初稿進行巡籤審查;

11) 合同巡籤審查通過後應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效;

12) 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。

七. 付款及合同執行

1. 付款規定

⑴ 按照進度付款的採購項目必須確保質檢合格方可付款;

⑵ 按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支出審批單)，該審批單巡籤我那比後提交財務部付款;

⑶ 財務部門在接到付款審批單後應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨週期，遇特殊情況狂延期付款的應及時通知採購部並彙報公司領導。

2. 合同執行

⑴ 已簽訂合同由採購部項目負責人負責跟進，由採購部負責人進行監督，如出現問題，採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及公司領導;

⑵ 已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履行情況，跟蹤並督促其保質保量，按時履約;

⑶ 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同。

八. 報驗與入庫

1. 報驗

⑴ 供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時的通知質檢部門進行驗收;

⑵ 對於不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行;

⑶ 達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收; ⑷ 質檢部門在接到採購部報驗通知後應及時報驗，並出具報驗結果證明書，對於質

檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任;

⑸ 用於公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢範圍之內。

2. 入庫

⑴ 公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收; ⑵ 合同標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運;

⑶ 質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單後應將其作為暫存物資接受;

⑷ 質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，並及時出具入庫清單;

⑸ 質檢合格後的固定資產及服務按照公司財務規定入庫。

採購合同管理制度 篇2

1.公司採購合同的內容

公司採購合同的條款構成了採購合同的內容，應當在力求具體明確，便於執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：

(l)商品的品種、規格和數量

商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。

(2)商品的質量和包裝

合同中應規定商品所應符合的質量標準，註明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨;對於副、次品應規定出一定的比例，並註明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標誌及包裝物的處理等，均應有詳細規定。

(3)商品的價格和結算方式

合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等，以及規定對副品、次品的扣價辦法;規定結算方式和結算程序。

(4)交貨期限、地點和發送方式

交(提)貨期限(日期)要按照有關規定，並考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運，還是自提。

(5)商品驗收辦法

合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。

(6)違約責任

簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：

①不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;

②不按合同中規定的商品質量標準交貨;

③逾期發送商品。

購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。

(7)合同的變更和解除條件

合同中應規定，在什麼情況下可變更或解除合同，什麼情況下不可變更或解除合同，通過什麼手續來變更或解除合同等。

此外，採購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。

2.採購合同的簽訂

(l)簽訂採購合同的原則

①合同的當事人必須具備法人資格。這裏所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。

②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。

③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。

④簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。

⑤當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委託別人代簽，必須要有委託證明。

⑥採購合同應當採用書面形式。

(2)簽訂採購合同的程序

簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，並簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟：

①訂約提議。

訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答覆的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答覆期限內不得拒絕承諾，即提議人在答覆期限內受自己提議的約束。

②接受提議。

接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出後，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中籤訂合同的雙方當事人，就合同的內容反覆協商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。

③填寫合同文本。

④履行簽約手續。

⑤報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證。

有的經濟合同，法律規定還應獲得主管部門的批准或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協商決定是否簽證或公證。

3.公司採購合同的管理

採購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：

(l)加強對公司採購合同簽訂的管理

加強對採購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。

(2)建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、彙報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，採取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯繫，密切雙方的協作，以利於合同的實現。

(3)處理好合同糾紛

當企業的經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。

(4)信守合同，樹立企業良好形象

合同的履行情況好壞，不僅關係到企業經營活動的順利進行，而且也關係到企業的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利於樹立良好的企業形象。

採購合同管理制度 篇3

一、主要內容與適用範圍

本制度規定本公司的物資採購和管理工作內容及要求。本制度適用於本公司內的材料採購、驗收等管理工作。

二、工作職責

1、材設科是本公司工程材料設備和管理的歸口管理部門。2、施工單位具體實施工程材料設備的採購、驗收發放使用等管理工作。

三、物資管理要求

1、按照批准的物資採購計劃和文件，按質量準確採購各項目部所需的工程材料、工程設備，遵守國家有關法律法規，執行本公司《採購控制程序》的有關規定。

2、材料採購實行分級管理，物資種類分為：

重要物資：鋼材、水泥、商品砼、設備。

主要物資：砂、石類、紅磚、門窗、防水材料、電焊條、管材、電線電纜等各類地方材料。

輔助物資：其他建築材料、燃料、週轉材料等。

3、材料採購計劃編制：

a、工程項目需用材料清單。

b、工程項目進度表(如遇計劃更改，應補充計劃表)，在需用材料清單中應註明品種、規格、數量、質量要求以及供貨時間等內容。各使用單位每月應提前將所需材料清單按物資種類報送質量科組織採購。

c、材設科接到需用材料清單應結合庫存情況，統一策劃，分別編制材料採購計劃。

d、重要材料採購計劃須經公司經理或各施工項目部負責人進行審核批准後實施，主要材料及其它材料採購計劃由各施工項目部負責組織實施。