公司辦公事務管理規定

第一章 辦公秩序管理

第一節 辦公秩序

一、出勤準則

(一)嚴格遵守考勤制度，按時上下班。

(二)嚴格執行考勤打卡制度，不論任何原因，不得代人打卡。

(三)因事請假時，事先要得到主管領導的同意並辦理有關手續。

二、員工證

(一)員工證是百江員工身份標誌，應為佩戴它感到自豪和肩負重任。

(二)上班時間，應嚴格按要求佩戴員工證。

(三)員工應妥善保管員工證，遺失應立即辦理補領員工證，費用自理。

三、辦公物品擺放

(一)應保持辦公桌面整潔，桌面不擺放與辦公無關的物品。

(二)文件夾應正確整齊插立於文件架之中，並在夾側用電腦標籤整齊標註所夾內容。

(三)離開辦公室 30 分鐘以上時，須將桌面文件整理，齊放於文件架中，重要文件入櫃上鎖，不得散亂於桌面。

(四)簡易文具可收於筆筒之中，取用後立即放回;其餘文具則應收入抽屜中。

(五)座椅靠背一律不能放任何物品，不得翹椅，人離開時椅子調正，並推入桌下。

(六)外衣提包手袋置掛於櫥櫃內，不得隨意放在辦公桌椅上及地櫃上。

(七)飲水機及其它設備、物品在指定地點擺放，不得隨意移動。

四、辦公區守則

(一)工作時間內不在辦公區域內化粧或整理衣飾。

(二)若電話中斷，應立即掛上聽筒，等待對方重新打進。

(三)結束通話時，要聽到對方掛機後，再掛斷電話。

(四)通話中若要與他人講話，應向對方致歉，用手捂住聽筒再講話。

(五)電話裏請對方等候，繼續通話時一定先説“對不起，讓您久等了”。

(六)若對方要找別人，應手捂聽筒，招呼他人接聽電話。

(七)自己如果不能決策時，應請示上級後再作答覆。

(八)電話中聽到重要事情，一定要重複一遍，以確認無疑，然後做好筆錄。

(九)撥錯電話時，應有禮貌地致歉。

(十)接到撥錯的電話時，應客氣地應對。

(十一)使用他人電話時應先徵詢他人同意。

(十二)休息日向別人打電話時，需先表示歉意。

五、公關接待禮儀

(一)與客人相遇，要主動相讓;與客人同行，應禮讓客人先行;同乘電梯，讓客人先上、先下。

(二)接待客人時，要面帶微笑，姿勢端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話插話、爭辯，講話聲音適度有分寸，語氣温和文雅，不大聲喧譁，聽到意見、批評時不辯解，冷靜對待，及時上報。

(三)遇到客人詢問，做到有問必答，不能説“不”、“不知道”、“不會”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等，不得以生硬、冷淡的態度待客。

(四)接待來客時，如客人職位比自己高時，不應主動要求行握手之禮。客人要求握手時，應及時應對，並面帶笑容，姿勢端正，用力適度，不能用左手;握手時，左手不得插入口袋裏。

(五)拜訪客人時，通常應優先考慮對方，在對方方便時刻，再決定拜訪時間。

(六)約定時間應嚴格遵守，估計會遲到應在約定時間前通知對方。

第三節 工作方法基準

一、公司員工在工作中應始終堅持高標準、嚴要求，全面優質完成本職工作和領導交辦的一切任務。

二、切忌越級報告，架空直接上司。

三、請示、彙報工作，應選擇適當的時間，並帶全材料和筆記本，將請示內容事先列出，並記錄有關指示，臨行前應複述一遍，發現指示或承接的工作在執行上有困難時，應及時直接提出。

四、報告或提建議時，必須掌握準確資料，事先備妥文件説明。如呈緊急提案，須附上時間期限。

五、承辦其他部門主管交辦的事情，須先報告本部門主管。

六、工作中應勇於承擔責任，不推諉。

七、主管交辦的事情，應立刻去做，切勿拖延;工作過程中應主動向主管彙報進展情況。

八、未經許可，不得隨意翻閲不屬於自己的文件。

九、調離本職工作時，應與主管、財務及有關部門辦理交接手續。

十、下級與上級交談，只談公事，不應涉及上級之間的人際關係與公司機密。

十一、嚴禁泄露公司機密，未經同意，不得以公司名義對外發布任何消息。

第四節 罰則

本制度的檢查、監督部門為綜合行政部，違反此規定的員工，除按公司正常考核外將另給予 30 元~100 元的扣薪處理並進行通報批評。