公司辦公設施管理規定大綱

第一節 辦公設施管理

一、辦公設施分類

辦公設備：包括打印機、打印機、複印件、傳真機、服務器、軟件、等物品。

辦公打印機：包括辦公桌椅、會議桌、洽談台、文件櫃等物品。

二、辦公設施採購

（一）辦公設施的採購，由行政部統一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求，提交行政部彙總並編制下一年度辦公設施購置計劃和預算，經財務部複核、總經理審核後，報董事會審議。

（二）根據年度辦公設施購置計劃，由使用部門提出書面報告，經綜合行政部與財務部會審，報總經理批准後，歸口行政部購置。計劃外的辦公設施購置，除辦理以上手續外，需特別説明購置的理由， 並報董事會批准後實施。

（三）購置、建造單項價值在 5 萬元以上或總價值在 20 萬元以上辦公設施時，必須按招標方式進行，並報董事會備案。

三、辦公設施的管理

（一）辦公設施編號

1、辦公設施實行編號管理，由行政部會同財務部，在辦公設施交付使用的當天，進行登記並統一編號。

2、編號辦法：編號形式為：公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。

①辦公設備編號（****-yp-xxx；包括：打印機，打印機，軟件，服務器,傳真機等物品）。

②辦公傢俱編號（****-jj-xxx；包括：辦公桌椅，會議台，洽談台, 文件櫃等物品）。

（二）辦公設施標牌製作

1、定製統一的辦公設施牌，標牌的內容包括：公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。

2、標牌的材料為即時貼，由行政部會同財務部在辦公設施交付使用的當天，進行登記並貼上標牌。

四、辦公設施的異動管理

（一）辦公設施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、調入、調出、報廢等，必須由使用部門提出書面報告，經行政部與財務部會審，由財務經理審核確認並報總經理批准後方可辦理相關手續。

（二）辦公設施的內部轉移，由使用部門或使用人提出書面報告，經行政部與財務部會審，報總經理批准後實施。

（三）按規定程序發生的辦公設施異動，行政部應在手續完成後的當天作相應的登記，並填寫《辦公設施異動通知單》，財務部應在手續完成後的三天內根據《辦公設施異動通知單》作相應的帳務處理。

五、無關人員無故不要進入傳真區域, 更不準擅自翻閲甚至取拿傳真件。

六、不得傳真私人資料和未經批准手續先行發出傳真。

七、傳真機的使用注意事項（不得把下列稿件傳入傳真機）

1、塗改液未乾或稿件有塗層；

2、稿件有皺紋、折縫或嚴重捲曲；

3、破裂的稿件或稿件過厚；

4、炭紙或背面有炭的稿件。