文書管理制度細則解釋

制度名稱文書管理制度受控狀態

編號

執行部門監督部門考證部門

第一章總則

第1條目的

為使文書管理制度化、規範化，以增進文書處理的品質及效率，特制定本制度。

第2條範圍

本單位各部門與外界往來文書的收發均由行政管理部負責。

第二章收文

第3條簽收文件時，要確認收文單位或收件人姓名無誤後再進行簽收。

第4條簽收文件時，要對文件的份數、標題等內容逐份清查核對，如發現其中一項不對口，應及時報告主管領導。

第5條簽收文件應簽寫姓名並註明時間。

第6條文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在《收文登記簿》上詳細登記。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發文字號和文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達、彙報結束後應交行政管理部保管，個人不得存放。

第7條內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第三章發文

第8條企業的文件由行政管理部負責起草和審核，由總經理簽發；企業本部各部門的文件由各部門負責起草辦公室審核，由總經理簽發。

第9條以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發。

第10條在企業日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用企業文件的形式發佈。

第四章分文

第11條外來文件由行政管理部登記收文後，根據業務性質分送各有關部門處理。

第12條內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發後，直接送收文部門登記簽收。

第五章會籤

第13條需多部門或多人會籤處理的文件應附上《收文處理單》。

第14條各部門收到需參與會籤的文件時，須本着本部門的職責及時認真處理並簽署意見。

第15條文件收文後，再依《收文處理單》內所指定的會籤順序，轉送其他會籤部門或某人，若某部門或某人為最後一個會簽單位，則處理後將本文件轉送行政管理部。

第16條重要文件的審核、批示與執行

涉及企業總體協調或應由總經理審核的文件，由行政管理部彙總籤辦意見，呈總經理或交其他授權者做最終的審核、批示，並下發相關部門予以執行。

第六章立檔

第17條經辦理歸檔後的文件應立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理，業務文件由業務辦公室立檔管理，次年移交檔案室管理。

第18條立檔按年度、機構、問題分類立卷，卷中按規定編頁碼號，卷首有案卷目錄。

第19條文件檔案用卷宗按規定裝訂保存。

第七章文書日常管理

第20條借閲

（1）凡因工作需要借閲文件時，必須履行手續，一般文件經部門經理簽字同意，重要文件經總經理同意方可借閲。

（2）文件借出室外需登記，借閲期間應保證文件的完整與安全，閲後在規定時間內歸還。

（3）翻印（複印）如需複印文件，應經領導同意方可複印。

第21條保管

（1）文件應妥善保管，防蟲、防黴、防丟失，保證文件的安全。

（2）所有文件應有專櫃存放，加鎖，定期清理翻動、通風、防濕。

（3）機密文件按密級保管，不得隨便放置於公共場所，不得私自摘錄或對外泄露。

第22條文件的銷燬

文件的銷燬應請示領導簽字同意，並建賬登記，經兩人以上監督銷燬，任何人不得私自銷燬文件。

第八章附則

第23條本制度由行政管理部負責解釋，自頒佈之日起實施。

編制日期審核日期批准日期

修改標記修改處數修改日期