兩部門解答新《會計檔案管理辦法》

兩部門解答新《會計檔案管理辦法》

新版《會計檔案管理辦法》日前公佈，明確會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。辦法明確，需要定期保管的企業和其他組織的會計檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對賬單等保管期限為10年。

問：新《管理辦法》在哪些方面做了調整?

答：新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下調整：一是完善了會計檔案的定義和範圍。二是增加並明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷燬程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調整了會計檔案的定期保管期限，並延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。

問：明確電子會計檔案的管理要求是此次修訂的重點，新《管理辦法》對電子會計檔案作了哪些方面的規定?

答：新《管理辦法》在會計檔案的範圍、保管、移交、銷燬等方面對電子會計檔案均進行了相應規定，主要包括：一是將電子會計檔案納入了會計檔案的範圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是規定滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一併移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定;特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一併移交。四是要求電子會計檔案的銷燬由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

問：新《管理辦法》提出了電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存的條件，具體包括哪些條件，應如何理解?

答：為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，對於電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《管理辦法》提出瞭如下要求：一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審籤程序;三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關係;四是採取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響;六是形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案;七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。以上要求中：第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定;單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。

問：新《管理辦法》增加了會計檔案鑑定銷燬的相關內容，並修改了監銷的有關規定，主要是出於什麼考慮?

答：會計檔案的銷燬是會計檔案管理的重要環節，其中鑑定銷燬工作是檔案銷燬的前提和基礎。原《管理辦法》規定了會計檔案銷燬的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見”，但未明確銷燬前的鑑定工作和有關責任，這在一定程度上將銷燬的最主要責任歸於單位負責人。在實際工作中，為避免可能發生的風險，對於遠遠超過最低保管期限且符合銷燬條件的會計檔案，單位負責人一般也不願銷燬，大量已失去保存價值的會計檔案佔據了儲存空間，造成了資源浪費。因此，新《管理辦法》增加了鑑定銷燬環節，要求“單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑑定，並形成會計檔案鑑定意見書。經鑑定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷燬。”

監銷是保證銷燬工作按照規定程序和要求進行的一項制度安排。原《管理辦法》規定，“銷燬會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷燬會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷燬會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷”。會計檔案銷燬屬於單位的內部管理事務，國家機關銷燬會計檔案再由財政部門、審計部門派員監銷，既增加了行政管理成本，也難以真正發揮監督作用。為此，新《管理辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監銷的規定，同時進一步明確了單位內部組織監銷的有關要求，即“單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷燬工作，並與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷燬前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名或蓋章。”

問：新《管理辦法》將會計檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類，主要理由是什麼?

答：近年來，國家檔案局對機關和企業文件材料的定期保管期限進行了調整，《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局令第8號)、《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局令第10號)分別將企業管理類檔案和機關文書檔案的定期保管期限統一為10年、30年。另外，會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據，民事案件的訴訟時效最長為20年，但大部分會計檔案的最低保管期限都低於20年。為便於單位檔案的統一管理，並結合會計檔案的實際利用需求，我們將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類，並將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統一規定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統一規定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。

問：新《管理辦法》於20xx年1月1日起開始施行，財政部、國家檔案局打算如何安排貫徹和執行?

答：新《管理辦法》自20xx年1月1日起施行，為了貫徹落實好新《管理辦法》，下一步，我們將積極做好以下工作：一是廣泛開展新《管理辦法》的宣傳培訓工作，引導各部門、各單位的有關負責人和會計、檔案工作人員準確理解和把握新《管理辦法》的內容和要求。二是加快制定新《管理辦法》的新舊銜接辦法，指導各部門、各單位做好會計檔案的新舊銜接工作。三是根據新《管理辦法》編寫解讀材料，對此次修訂的重點內容進行詳細講解和説明，確保新《管理辦法》的順利實施。