公文的寫作知識

寫作基礎知識—公文的寫作

第一節 公文概述

什麼是公文?公文是公務文書的簡稱，它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式製作的書面材料。

公文是黨組織、國家機關、企業、事業、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和 經濟活動等公務活動中的產物；公文還是宣佈和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。

公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作 用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。

寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規、法律。只有不斷提 高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質量，使公文發揮它的特殊的功用。

根據國務院辦公廳1993年11月發佈的《國家行政機關公文處理辦法》規定，我國現行的國家 行政機關公文分12類13種：①命令(令)；②議案；③決定；④指示；⑤公告、通告；⑥通 知 ；⑦通報；⑧報告；⑨請示；10批覆；11函；12會議紀要。 根據中央中央辦公廳1996年5月印發的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，我國現行 的 各級黨的機關公文有14種：①決議；②決定；③指示；④意見；⑤通知；⑥通報；⑦公報； ⑧報告；⑨請示；10批覆；11條例；12規定；13函；14會議紀要。

以上兩個文件是黨政機關公文制發的依據，同時也成為企事業單位、社會團體、行業等選擇 通用公文文種的依據。當然一些專職機關，如軍事、外交、經濟、法律等的機構另有一些專用公文。

公文的處理程序一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發；⑥編 號、印發；⑦立卷（歸檔）；⑧銷燬。與寫作有直接關係的是擬稿。

二、公文的格式與要素〖ht〗〖kh*3/4〗公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性 和程序性，並且便於公文的處理，提高辦文的工作效率。

公文的格式要素一般包括：

（一）發文機關（版頭）

發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。同級政府、政府各部門、 上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前 。

版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

１、由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

２、由發文機關全稱或規範化簡稱加圓括號標註文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“ 浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委員會（函）”。

３、印有發文機關全稱的公函紙，作為版頭。

至於幾個機關聯合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。

（二）公文份號〖ht〗 公文份號是同一公文印製若干份時每份的順序編號，位於版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

（三）祕密等級〖ht〗 公文的祕密等級分為“絕密”、“機密”、“祕密”三種，由發文機關依據《中華人民共和 國保守國家祕密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家祕密及其密級具體範圍的規定等確定，標註在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”， “★”前標密級，後標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、祕密分別可按３０年、２０年、１０年認定。

（四）緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標註在 版頭左上角“祕密等級”下。電報分別標註“特急”、“加急”。

（五）發文字號〖ht〗 發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第１２ 號文件，發文字號為“國發〔1998〕１２號”。發文字號位於版頭與紅線之間的正中處，用公函紙製發的，位於標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。  　（六）簽發人

簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發佈的公文，由其簽名或加蓋籤 名章後才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿後簽上姓名錶示同意印發；二是報送上級機關的請示、報告，必須註明簽發人。這裏指的是後一種情況，簽發人 的姓名署於版頭紅線之上發文字號的右側：“簽發人：×××”。為使公文顯得對稱，發文 字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發 。

（七）標題

公文標題位於版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標誌。如一份 公文沒有版頭，標題置於公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標題由發文機關名稱、公文主題（事由）、文種三部分組成。例如，《國務院關於加強 血吸蟲病防治工作的決定》，這裏“國務院”是發文機關；“關於加強血吸蟲病防治工作” 是事由；“決定”是文種。事由一般都用介詞“關於”和表達主要內容的詞組組成介詞結構 。

擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

１、批轉或轉發公文的標題，一般由批轉或轉發機關名稱、被批轉或轉發的公文標題、文種 三部分組成。如《國務院批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關於”的“關於”，“通知 ”的“通知”。同時應注意，除批轉法規性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。

２、事由應簡明確切地概括公文的主要內容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規範性文 件進行清理，應予廢止的共有幾十件，發文時如將這些廢止的規範性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，後加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規範性文 件”，就顯得既明確又簡潔。

３、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。

４、標題排列要對稱、美觀，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可 排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。

５、公文標題中除書名號的使用有明確規定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓 的，可用空格或換行的方式表述。例如：

國務院關於依靠科技振興農業

加強農業科技成果推廣工作的決定

（八）主送機關

主送機關是發文機關要求對公文予以辦理或答覆的對方機關。除了直接面向社會發布的公文 之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。

確定主送機關應注意：

１、政府各部門應根據本級政府授權和職權規定，方可對下一級人民政府直接行文。

２、請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級請 示。受雙重領導的機關向上請示，應根據內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。

３、批覆下級請示，只能主送原請示機關（單位），對相關機關（單位），用抄送。

４、普發公文，主送機關應寫規範化統稱，如××省人民政府普發文件，主送機關寫為“各 市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位”。

（九）正文

正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關之後，提行空兩格書寫 。（寫法見後）

（十）附件

附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充説明或提供參考資料。附件附 於正文之後。

（十一）印章

印章是機關權力的象徵。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋於公文右下端 落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯合上報的非法規類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要註明會籤機關的簽發人姓名。聯合下發的公文，都應加蓋印章 。以行政首長名義行文的公文，前具職務，後蓋簽名章。 黨的文件，有特定版頭的普發性文件不加蓋發文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。

（十二）成文時間

一般就是公文的簽發日期，標註於正文右下方。聯合行文的成文時間，以最後簽發機關領導 人的簽發時間為準。會議討論通過的公文，應以會議通過的日期為準，並寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標註於公文標題之下。

（十三）附註〖ht〗 附註用以説明在公文其它區域不便説明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用於表示公文的閲讀範圍、使用方法等內容，標註於落款下另起一行空兩格位置。其中閲讀範圍是 對閲讀對象的規定，還應用六角括號括入，如〔發至省軍級〕、〔發至縣團級〕等。

（十四）主題詞〖ht〗 主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規範的詞加文種組成，以便日後按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報 的公文，應標註上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關於深入開展企業扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題 詞就有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個。從這裏也可歸納出，主題詞必須正 確無誤地反映出公文的內容特徵和歸屬類別，要有層次性，並且不要與標題混同。

（十五）抄送機關

民工 抄送機關是指雖然不主辦，但應該瞭解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主 題詞”後公文尾部的兩條等長平行細實線內。

（十六）印發機關和時間

印發機關，為發文機關的辦公部門；印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨着辦 公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規範，同時還將新增一些格式構成要素。

三、公文正文的寫作方法

草擬公文正文必須符合以下要求：

(一)符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，並需另紙加以説明。

(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

(三)人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“１９９４年”不能寫成 “９４年”。

(四)公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前後一致的前提下，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用 漢字外，都要使用阿拉伯數字。

(五)結構層次序數，依次為“一”、“（一）”、“１”、“（１）”。

(六)公文中應使用國家法定計量單位。

(七)引用公文，應先引標題，後引發文字號，並加圓括號。

(八)用詞準確、規範。使用簡稱時，一般應先用全稱，並註明簡稱。

(九)請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。

公文正文的寫法主要有兩條： 第一、通過敍述、説理表明目的。

公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敍事、説 理、目的（或結論）三個方面來寫的。敍事是擺事實，説理是講道理，目的（或結論）是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該通過敍述，説理表明目的。具體來説：

（一）向上級機關寫請示性的公文，一般先敍述情況，再提自己的看法，最後提出要求，請 上級機關審批。

（二）寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最後請領導機關或請上級對下一步 做法給予指示。

（三）向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因為什麼事情，再根據什麼規定，最後請 示協助解決所要解決的問題。

（四）向下級機關發佈指示性的公文，通常是先寫根據什麼情況，再提應該怎樣解決，最後 提出具體辦法，要求下級貫徹執行。

（五）寫覆文（對下級請示的公文的批覆），一般先根據來文所要求解決的事項，再寫明審 核的意見，最後要求下級按批覆執行。

通過敍事、説理來表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充 足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據確鑿，説理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確 又具體。

第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。

簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，採取的是一文一事制。寫作時，應反覆地、 認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公文比一般 文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則，力求通俗，能説明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。 確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。 表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。

條理清楚，是指公文的佈局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應開門見山，首先提 出要點，即於開端處，先用極簡要文句，説明全文的目的或結論（新聞學上稱為“導語”， 亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”），喚起閲者注意，使閲者腦子裏先得 一個總概念，不得不繼續看下去。然後，再作必要的解釋。長的公文分為幾段時，每段亦應 採取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和項目。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。

第二節 通知與函的寫作

一、通知的寫作

通知是公文中使用頻率最高的一個文種，通常屬於下行文。它適用於批轉下級機關的公文， 轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發佈規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項；任免和聘用幹部。

(一)通知的類別

根據功用，通知可分以下類別：

1、發文通知

①批轉性通知　對下級機關來文如呈轉性報告、意見等上級機關用通知批轉下級各有關部門 執行。例：《××市人民政府批轉市住房工作領導小組關於解決特困户住房問題意見的通知 》、《國務院批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況報告的通知》。

②轉發性通知　對上級機關、不相隸屬機關的來文，本機關用通知轉發下級各有關單位執行 。例：《××省人民政府辦公廳轉發國務院辦公廳關於在接待中不擺煙酒等問題的通知》； 《建設部轉發國家物價局財政部關於發佈中央管理的建設系統行政事業性收費項目及標準的通知》。

③發佈性通知　發佈本機關制定的各類規章及其它材料，使之產生直接的行政效力。例：《 國務院辦公廳關於發佈〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》。

2、知照通知

用於向有關單位、部門傳達、曉喻、告知有關事項或情況。如任免或聘用幹部、設立或調整 機構、啟用或更換印章、遷移辦公地點等等。例：《關於×××等四同志職務任免的通知》 ；《國務院辦公廳關於設立國務院糾正行業不正之風辦公室的通知》；《國務院辦公廳關於 暫停實行夏時制的通知》。

3、事項通知

①佈置性通知　就某些具體事項上級機關對下級機關下達任務、佈置工作、提出要求。例： 《國務院關於在全國範圍內開展清理三角債工作的通知》。

②規定性通知　上級機關對要求下級機關執行的具體事項作出明確規定，以便遵照執行。例 ：《教育部財政部關於改變研究生學習期間生活待遇問題的通知》。

③會議通知　告知某機關或部門將召開某一會議，同時提出與會的相關要求，故這類通知兼 有告知和佈置作用。例：《關於召開××座談會的通知》。

(二)通知的寫法

1、標題

通常情況下，三大類通知的標題都由發文機關、事由及文種三部分組成。視具體場合和內容 ，發文機關可以省略，文種亦可變“通知”為“預備通知”、“正式通知”、“緊急通知” 等。在發文通知裏要準確使用“批轉”、“轉發”和“印發”，發佈本機關自制規約文書， 對重要的規章應由“頒發”、“發佈”等動詞提起。除發佈的規章應用書名號，其餘均不使 用 書名號和標點符號。要具體處理好“關於”引起的介詞結構和文種表述，杜絕重複出現“關 於”和“的通知”字樣。

2、主送機關

視通知內容，有些應具體寫明受文單位名稱，有些屬普發性的則應寫上規範化的統稱。雖不 屬普發公文，但主送機關較多的，也可用相應的規範化統稱。

3、正文

一般起草時要先交待發文的原因、意圖或目的，然後寫清通知的具體事情、辦理要求、注意 事項及時限等。

正文的表述除篇幅簡短者多數通知用條款格式，即分條分款將內容按一定邏輯標準排序，做 到條理清晰，一目瞭然。

由於通知種類較多，各體正文寫法、篇幅長短等差異較大，恕不一一。

4、落款

正文結束後在右下方署名署時並蓋公章。

二、函的寫作

函屬於平行文。它適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，或者向有關主 管部門請求批准等。 根據主動與被動，函有發(去、問)函和覆函之別。根據形式和規格，函又可分公函與便函兩 類。公函與便函都是處理公務的文書，但公函的內容往往比較重要，涉及行使權力，故行文鄭重，具有完整的公文格式。便函為單位、領導之間處理具體事務時用，格式如同一般書信 ，不加標題，不編文號，不需存檔，但亦需加蓋公章。

(一)函的類別

本教材專指公函的分類。

1、聯繫函

①商洽性函 用於單位、機關之間互相商量、接洽工作和委託對方辦理某一事項。例：《× ×學校關於商洽×××同志調動工作事宜的函》；《××縣人民法院關於×××遺產糾紛案 託查的函》。

②詢答性函 用於單位、機關之間互相詢問或答覆問題。例：《××省科學技術委員會關於詢問貫徹全省科學技術工作會議情況的函》；《國務院辦公廳關於懸掛國徽等問題給湖北省人民政府辦公廳的覆函》。

3、告知函

主動將有關信息（如問題、意見、情況）告知對方。例《中國科學院關於學部委員增補結果的函》。

2、請批函

向有關主管部門請求批准事項時用請批函。這裏的“主管部門”是指與發文機關不存在有行政上隸屬關係的業務主管單位，而請求批准的只限業務事項。例：《×××××學報關於申請廣告許可證的函》。

（二）函的寫法

1、標題

函的標題量般由發文機關、事由和文種三部門組成。發文機關視具體情況一般可省略。發函的文種不管是聯繫函還是請批函，均可寫成“函”，但也有寫“公函”字樣的。屬答覆性質 的函，文種均須標明“覆函”。

2、主送機關

頂格寫機關全稱或規範化簡稱，後標冒號。覆函的主送機關即來函單位。

3、正文

開頭　發函的開頭應簡述發函的緣由或目的；覆函的開頭應引述來函的日期、文號或標題等 。

主體　發函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事項；覆函則要針對來函內容，作出具體 的、明確的答覆。不論去函還是覆函主體的內容都要求明確、集中、單一，做到一函一事。

尾語　發函一般用“專此函告”，“敬請函覆”等作結；覆函多用“此復”、“特此函覆” 等為結尾。尾語應根據內容、要求來擬寫。

落款　正文右下方署名署時並蓋公章。 正文除做到一函一事外，還要求語言得體，視內容、行文方向等掌握用語分寸並符合身份， 做到多用雅語，既熱情誠懇又務實直陳，有利辦事。

第三節 報告與請示的寫作

一、報告的寫作

報告適用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。

(一)報告的類別

1、呈報報告

這是直接向上級機關彙報工作、反映情況的報告。根據具體內容和性質又可分綜合報告與專 題報告兩種。

①綜合報告　是向上級彙報本單位本部門一個時期內全面工作或幾個方面工作的綜合情況， 往往有一文數事的特點。例：《關於××市xx規劃執行情況的報告》。

②專題報告　是向上級彙報某項工作、某個問題或某一方面情況的報告，往往有一事一報、 迅速及時的特點。例：《關於元旦春節市場安排情況的報告》。

2、呈轉報告

這是向上級機關彙報工作情況、提出意見、建議並請求將該報告批轉有關部門或地區執行的 報告。例：林業部《關於加強野生動物保護管理工作的報告》。

3、回覆報告

這是用於答覆上級的詢問或彙報所交辦事情辦理結果的報告。答覆報告往往是對一些重大 事 項的答覆，對一般性事項用函作答即可。例：××市民政局《關於擁軍優屬情況的報告》是 “八·一”建軍節前開展專項活動的回覆性報告。

(二)報告的寫法

1、標題

報告標題通常由事由和文種組成。

2、主送機關

報告主送機關應是發文機關的直屬上級機關。

3、正文

正文由報告緣由、報告事項、報告尾語三部分組成。報告緣由主要交待報告的起因、理由或 註明目的、意義等，是正文的開頭；報告事項即正文的主體內容，如基本情況、措施與辦法、成效與問題或者是經驗與教訓、意見與建議、打算與設想等；報告尾語根據類別而定，呈 報性報告往往以“特此報告”或“以上報告如有不妥，請指正”等語作結。呈轉性報告則會提出“以上報告如無不妥，請批轉各地各部門執行”的要求。

4、落款

正文結束，在右下方署名署時並蓋公章。

二、請示的寫作

請示適用於向上級請求指示、批准。

(一)請示的類別

1、請求指示

如對有關方針、政策、法規、指示等不甚理解；對工作中發 生的重大問題或 一些新情況新問題依據原先規定難以處理；平行機關間對某一工作發生意見分歧無法統一，需要向同一上級機關請示作出裁決等等，這些都屬於請求上級指示的政策性請示。例：《關 於確定××市高校行政級別的請示》。

2、請求審批　

對涉及經濟、編制、物資、人事等下級機關在職權範圍內不 能決定或解決的 ；對本單位因特殊原因不能按統一規定執行需變通處理的，這些都屬於請求上級審批的工作性請示。例：《關於××建設項目需用資金的請示》。

(二)請示的寫法

1、標題

請示標題通常由事由和文種兩部分組成。

2、主送機關

應是發文機關的直屬上級機關，且只能主送一個上級機關，不得多頭請示。如是受雙重領導 的機關向上級機關請示，應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆。應根據隸屬關係逐級請示，不得越級請示，因特殊情況必須越級行文時，應同時抄送被超過的上級機關。

3、正文

請示正文一般由請示起因、請示事項和請示尾語三部分構成。請示起因一般先説明行文的目 的、依據，強調請示的必要性，為請示事項的提出作好必要鋪墊；請示事項是請示的核心內容，要求明確、具體地指出，並做到既符合政策、法規，又具有建設性、可行性；請示尾語 一般有“特此請示，望於批覆”，“以上請示請批准”等慣用語。

4、落款

正文結束，在右下方署名署時並蓋公章。

(三)報告與請示比較

相同點：①兩者都屬上行文。②為督促各級領導幹部認真履行職責，對行文負全責，上報的報告、請示首頁須註明簽發人。③通常情況下，報告和請示的標題可省略發文機關。

相異點：①性質和行文目的不同，報告屬陳述性公文，其行文目的在於彙報工作、反映情況 、提出意見和建議、答覆詢問等，故不要求上級機關回復；請示屬呈請性公文，其行文目的在於請求指示或審核批准，需要上級機關給予答覆。②上級機關處理原則不同，對待報告上 級機關只在認為有必要時才予批覆，而對請示上級機關不管同意與否均應批覆。③篇幅容量 不同，對報告雖也提倡一文一事，但像綜合報告等顯然多為一文數事且篇幅較長；對請示則 嚴格要求一事一請，篇幅相對較短小。④行文時間不同，報告在事前、事中、事後均可行文 ；而請示必須事前行文。

寫作基礎知識—事務文書的寫作

第一節 事務文書的概述

事務文書是機關、團體、企事業單位在處理日常事務時用來溝通信息、安排工作、總結得失 、研究問題的實用文體。

由於這類管理類文體處理的日常事務亦為公務，所以事務文書屬於廣義的公文範疇。它與狹 義公文(行政機關12類13種，黨內機關14種)的區別在於：一是無統一規定的文本格式； 二是 不能單獨作為文件發文，需要時只能作為公文的附件行文；三是必要時它可公開面向社會，或提供新聞線索(如簡報)或通過傳媒宣傳(如經驗性總結、調查報告等)。

第二節　簡報的寫作

簡報是機關、團體、企事業單位內部，或者是某項中心工作、某次重要會議中用的溝通信息 、交流經驗、反映情況、彙報工作的期刊式文字載體。其特點是文字短、內容新、反應快、形式活。

一、簡報的類別

簡報的名稱很多，常見的有《××簡報》、《××簡訊》、《××信息》、《××動態》、 《××通報》、《××通訊》及《內部參考》、《情況反映》等。 從不同角度對簡報有不同的分類，按內容來分，可分三種。

1、綜合簡報

它全面、綜合反映編髮單位工作進展、思想動態、成績缺點等概況。綜合簡報多常年定期編 發，例某高校黨委、校長辦公室編《××工作動態》。

2、中心工作簡報

它主要是為配合、推動當前某項中心工作，掌握思想動態、交流推廣經驗而編髮。中心工作 簡報多在一定時期內不定期制發。例某市委路線教育工作領導小組編髮《路教工作簡報》。

3、會議簡報

它報道會議概況，反映會議交流經驗和探討的問題，傳達和貫徹會議精神和決議。會議簡報 用於大中型會議，視會期長短及規模在會議期間可只編發一期或多期。例某校學代會祕書組編髮的《××學代會簡報》。

二、簡報的編寫

(一)報頭

簡報首頁上端1／3處由分割線將報頭與文稿部分分開，報頭由以下四個必備要素構成：①、 簡報名稱，一般套紅、居中、字體稍大印刷；②、期數，印於簡報名稱正下方；③、編印機 關，一般為制發簡報單位的辦公部門或中心工作領導小組及會議的祕書處(組)，要求用全稱 或規範化簡稱印於分割線左上方；④、編印日期，印於分割線右上方，要求年月日齊全。除以上四個要素，視簡報內容，保密要求，還可以增加簡報編號、密級(或使用範圍和要求)等 要素。

(二)文稿

根據文體性質和文稿來源，簡報的體式可分四種：一是報道體，它及時、簡明、準確地敍述 、報告部門、行業、系統、領域內最新發生的新情況、新動態。其文體十分類似動態消息、動態信息；二是匯篇體，這是在眾多稿源基礎上剪輯而成的類似綜合消息的簡報文體，其 信息量大面廣，能做到點面結合反映全局性情況；三是總結體，其文章即一般意義的總結，但內容有典型性有推廣價值，編入簡報能發揮其指導一般的作用；四是轉引體，即將他單位 有參考借鑑意義的材料完整地或篇段地摘編轉引。

1、按語

按語是代簡報編制機關立言，是對文稿及使用作出説明、評價，如説明材料來源、轉引目的 、轉發範圍，表明對簡報內容的傾向性意見及表示對所提問題引起討論研究的希望等等。按語的位置在報頭下，標題前。它視需要而使用，並非每篇必有。一般在轉引體、總結體及重 要的報道體、匯篇體簡報文章前才配用按語。

按語可分三種類型：一是題解性按語，它類似前言，主要對文稿產生過程、作者情況、主體 內容作簡要介紹；二是提示性按語，它側重於對簡報內容的理解揭示或是針對當前實踐應注意事項的提醒；三是批示性按語，它往往援引領導人原話或上級機關指示結合簡報內容對實 際工作提出批示性意見。

2、標題

根據簡報的體式，標題也有不同寫法。動態性較強的內容多采用單行式新聞標題，簡短明快 地交待事實、揭示中心，在總結體簡報和其他體式簡報中，一般使用文章化標題。

3、目錄

簡報文稿通常是一期一篇，根據需要也可以是一期為一組性質接近的文章。如是一組文章， 則須在報頭下設計“目錄”一欄，將各篇文章標題先印於此，然後依次刊出每篇 文章。

4、正文

因體式各異，簡報正文格式相去甚遠。報道體、匯篇體類消息結構往往前有導語，後有主體 、背景等；總結體可完整地將“總結”刊於簡報；轉引體則因所引文章不同，正文或可能是 片斷章節，也可能是整篇文稿。

(三)報尾

在簡報末頁下1/3處用分割線與文稿部分分開，分割線下與之平行的另一橫線間內標本期簡 報的“報、送、發”單位名稱，右側註明本期印數。

第三節 計劃與總結的寫作

一、計劃的寫作

計劃是單位或個人對未來一定時間內要做的工作從目標、任務、要求到措施預先作出設計安 排的事務性文書。

(一)計劃的種類

從性質、內容、時間等角度可劃分出不同種類的計劃。從形式分有以下三種：文件式計劃， 分目標、要求、措施、步驟等環節，寫作嚴謹具體，內容重大並有一定篇幅；條文式計劃，以列出任務為主，較少涉及措施、步驟等；表格式計劃，通常用於項目較多又具共性的內容 ，有時輔之適當文字説明，使計劃簡潔明瞭。

計劃是個統稱，像規劃、綱要、設想、打算、要點、方案、意見、安排等都是根據計劃目標 遠近、時間長短、內容詳略等差異而確定的名稱。

規劃　是一種時間跨度長(三年以上)，範圍廣，內容較為概括的計劃。例：《××市城市建設總體規劃》。

綱要　和規劃相同，它們都是各級領導機關根據戰略方針，為實現總體目標 對某個地區或某 一事項作出長遠部署。不同的是綱要比規劃更為原則和概括，一般只對工作方向、目標提出綱領式要求和指導性措施。例：《××市XX年經濟發展綱要》。

設想　是一種粗線條的、初步的、預備性的非正式計劃。相對來講，其適用 時限較長。例：《××市拓展就業安置門路的設想》。

打算　也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計劃。相對設想，它的 內容範圍不大且考慮近期要做的。例《××學校爭創文明校園的打算》。

要點　是將計劃的主要內容擇要摘編，使之簡明突出，它適用於時間相對較 短的計劃。例：《××局19××年工作要點》。

方案　從目的、要求、方式、方法、進度等都部署具體周密有很強可操作性 的計劃。方案一 般適合專項性工作，其實施往往須經上級批准。例：《××市住房分配製度改革實施方案》 。

意見　屬粗線條計劃，它適用於上級向下級佈置工作任務並提供基本的思路 、方法，交待政 策，提出要求等。例：《××公司關於下屬企業19××年扭虧增盈全面提高經濟效益的意見 》。

安排　是短期內要做的，且範圍不大、內容單一、佈置具體的一類計劃。例 ：《××系第×周工作安排》。

(二)計劃的寫法

1、標題 計劃標題一般由四個部分組成：計劃的制訂單位名稱、適用時間、內容性質及計劃名稱。視計劃文本的成熟程度，有可能出現第五個部分，即在標題尾部加括號註明：草案、初稿、徵 求意見稿、送審稿等。如《××市19××年再就業工程實施方案(討論稿)》。

2、引言 計劃通常有一個“前言”段落，主要點明制訂計劃的指導思想和對基本情況的説明分析。前 言文字力求簡明，以講清制訂本計劃的必要性、執行計劃的可行性為要，應力戒套話、空話。

3、主體 如果説引言回答了“為什麼做”的問題，那麼主體要回答“做什麼”、“怎麼做”、“何時 做”等問題。

目標與任務　 首先要明確指出總目標和基本任務，隨後應根據實際內容進 一步詳細、具體地 寫出任務的數量、質量指標。必要時再將各項指標定質、定量分解，以求讓總目標、總任務具體化、明確化。

辦法與措施　以什麼方法，用什麼措施確保完成任務實現目標，這是有關計 劃可操作性的關 鍵一環。所謂有辦法、有措施就是對完成計劃須動員哪些力量，創造哪些條件，排除哪些困難，採取哪些手段，通過哪些途徑等心中有數。這既需要熟悉實際工作，又需要有預見性， 而關鍵在於有實事求是的精神。唯有這般，制訂的措施、辦法才是具體的，切實可行的。

時限與步驟　工作有先後、主次、緩急之分，進程又有一定的階段性，為此 在計劃中針對具 體情況應事先規劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人。這樣才能職責明確、操作有序，執行無誤。

4、落款 在正文右下方署名署時即可。

二、總結的寫作

總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出 規律性認識用以指導今後工作的事務性文書。

(一)總結的種類

從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結 兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多 見。 總結也有各種別稱，如自查性質的評估及彙報、回顧、小結等都具總結的性質。

(二)總結的寫法

1、標題

文件式標題　一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局 19××年度擁軍優屬工作總結》。

文章式標題　以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對 總結內容有提示 作用。例某企業的專題總結《技術改造是振興企業之路》和某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的?》。

雙行式標題　即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正題揭示觀點 或概括內容，副 標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講台　教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結》。

2、正文

前言　 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨並作出基本評價 。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體　 應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這 些內容是總結的 核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容從所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關係將其分成若干部分， 標序加題，逐一寫來。

結尾　作為總結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見 或表示決心信心等語作結，要求簡短利索。

3、落款 一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜誌或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

第四節 調查報告的寫作

人們在完成了調查工作之後，為了使調查的成果形成為文字，就要撰寫調查報告。那麼調查 報告是怎樣一種文章體裁呢？調查報告是根據調查研究的成果寫出的反映客觀事實的書面報告。由於調查報告是調查與分析、實踐與理論、客觀與主觀相結合的實用性文體，是從調查 目的通向社會效益和經濟效益的橋樑和工具，它在社會生活、經濟活動和人類的其他實踐活動中具有十分重要的作用。

一、調查報告的類別

調查報告亦有別稱，像考察報告、調研報告及××調查等都是常見的。

從內容性質分，調查報告有以下六種：

(一)專題型調查報告。

這是針對某個事情或問題撰寫的調查報告。它能及時 揭露現實生活 中的矛盾，反映羣眾的意見和要求，研究急需解決的具體的實際問題，並根據調查的結果提出處理意見，或者對策，或是建議。

(二)綜合型調查報告。

它是以綜合調查眾多的對象及其基本情況為內容的報 告。具有全面 、系統、深入和篇幅較長的特點。它與專題調查報告的主要區別點就在於它的綜合性上。它使讀者可以從報告中看到事物的相對完整的“鳥瞰圖。”

(三)理論研究型調查報告。

這是以學術研究為目的而撰寫的報告，它以收集 、分類 、整理資料並提出問題、報告結論為特點，大多發表在學術刊物上，或載於學術著作中。

(四)實際建議型調查報告。

這是由於實際工作需要而寫的調查報告，其主要 內容是為預測、決策、制定政策、處理問題等進行調查所獲得的材料及有關的建議。

(五)歷史情況型調查報告。

這是根據需要以歷史情況為對象進行調查而形成 的調查報告。它可以供人們瞭解某一事物或問題的歷史資料和歷史真相。

(六)現實情況型調查報告。

它是以正在發生、發展的一些現實生活為對象進 行調查後所形 成的調查報告。人們可以通過它瞭解和認識某些事物和問題的客觀現實情況，以作為其它認識活動的依據或參考。

二、調查報告的寫法

調查報告的寫作方法主要是：一、熟悉調查報告的結構特點；二、把握調查報告的寫作程序 。

首先，我們來看調查報告在結構上有什麼特點。一般來説，調查報告的內容大體有：標題、導語、概況介紹、資料統計、理性分析、總結和結論或對策、建議，以及所附的材料等。根據這些內容所形成的調查報告的結構，就包括標題、導語、正文、結尾和落款。

（一）標題

調查報告的標題有單標題和雙標題兩類。所謂單標題，就是一個標題。其中又有公文式標題和文章式標題兩種。公文標題為“事由+文種”構成，如《浙江省農村中學語文教學情況的調查報告》。文章式標題，如《××市的校辦企業》；其二是標明作者通過調查所得到的觀點的標題，如《調整教育政 策　增加教育投入》。所謂雙標題，就是兩個標題，即一個正題、一個副題。如《為了造福子孫後代——××縣封山育林調查報告》。

(二)導語

導語又稱引言。它是調查報告的前言，簡潔明瞭地介紹有關調查的情況，或提出全文的引子 ，為正文寫作作好鋪墊。常見的導語有：一、簡介式導語。對調查的課題、對象、時間、地點、方式、經過等作簡明的介紹。二、概括式導語。對調查報告的內容（包括課題、對象、 調查內容、調查結果和分析的結論等）作概括的説明。三、交代式導語。即對課題產生的由來作簡明的介紹和説明。

(三)正文

正文是調查報告的主體。它對調查得來的事實和有關材料進行敍述，對所作出的分析、綜合 進行議論，對調查研究的結果和結論進行説明。正文的結構有不同的框架。（一）根據邏輯關係安排材料的框架有：縱式結構、橫式結構、縱橫式結構。這三種結構，以縱橫式結構常 為人們採用。（二）按照內容表達的層次組成的框架有：“情況——成果——問題——建議 ”式結構，多用於反映基本情況的調查報告；“成果——具體做法——經驗”式結構,多用 於介紹經驗的調查報告； “問題——原因——意見或建議”式結構，多用於揭露問題的調 查報告；“事件過程——事件性質結論——處理意見”式結構，多用於揭示案件是非的調查報告。

(四)結尾

結尾的內容大多是調查者對問題的看法和建議，這是分析問題和解決問題的必然結果。調查 報告的結尾方式主要有補充式、深化式、建議式、激發式等。

(五)落款

調查報告的落款要寫明調查者——單位名稱和個人姓名，以及完稿時間。如果標題下面已注 明調查者，則落款時可省略。其次，我們要把握調查報告的寫作程序。調查報告寫作要經過以下五個程序：

(一)確定主題

主題是調查報告的靈魂，對調查報告寫作的成敗具有決定性的意義。因此，確定主題要注意 ：報告的主題應與調查主題一致；要根據調查和分析的結果，重新確定主題；主題宜小，且宜集中；要儘量與標題協調一致，避免文題不副。

(二)取捨材料

首先，要選取與主題有關的材料，捨棄與主題無關的材料，使主題集中、鮮明、突出。其次 ，要經過鑑別，精選材料，不僅使每一材料都能有用，而且能以一當十。

(三)擬定提綱

這是調查報告構思中的一個關鍵環節。調查報告的提綱有兩種，一種是觀點式提綱，即將調 查者在調查研究中形成的觀點按邏輯關係一一地列寫出來。另一種是條目式提綱，即按層次意義表達上的章、節、目，逐一地一條條地寫成提綱。也可以將這兩種提綱結合起來製作提 綱。

(四)起草報告

這是調查報告寫作的行文階段。要根據已經確定的主題、選好的材料和寫作提綱，有條不紊 地行文。在寫的過程中，要從實際需要出發選用語言、標點符號和表達方法，還要注意靈活地劃分段落。

(五)修改報告

報告起草好以後，要認真修改。主要是對報告的主題、材料、結構、語言文字和標點符號進 行檢查，加以增、刪、改、調。在完成這些工作之後，才能定稿向上報送或發表。