公文寫作知識彙編

第一章 公文概述

一、含義

公文，即公務文書的簡稱，屬於應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

二、分類

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯繫和處理各級機關公務的工具，體現着組織的意志，表達着組織的主張，顯現着組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決於公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映着公文不同的內容與作用。各機關在擬製公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權範圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。公文內容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨着社會的發展，對公文的時效要求越來越高，即使常規公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、祕密公文、普通公文。絕密、機密、祕密公文又稱保密文件，是指內容涉及黨和國家的機密，需要控制知密範圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閲辦、保管的要求也越嚴。

根據國務院辦公廳1993年修訂發佈的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要。

三、公文的行文關係

（1）行文關係，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關係和業務關係在公文運行中的體現。機關部門、單位之間的相互關係，一般可分為同一系統上下級之間的相互隸屬關係，同一系統的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關係，不同系統的機關、部門之間不相隸屬關係。行文關係是根據行文單位各處的隸屬關係和職權範圍確定的。

（2）建立正確的行文關係，遵守必要的行文規則，有助於機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關係，規定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關係的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據組織關係和工作需要，可以採取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下規則：按照職權範圍行文、按隸屬關係行文、一般應當逐級行文等。

（4）行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯合行文規定、公佈公文如不另行文，應在公佈時註明。

第二章 辦公用文

第一節 通 告

一、通告的概念

通告適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。

二、通告的特徵

（一）用於宣佈一般性事項，有別於公告宣佈重大事項。

（二）通告只在國內一定範圍內公佈，有別於公告向國內也向國外公佈。

（三）通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發佈，有別於公告只能由地位較高機關發佈。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者瞭解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執行要求。

執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規範，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。

標題 由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文 由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發佈通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明瞭，敍述清楚，通俗易懂，便於掌握。結尾部分可提出要求、希望，並用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文後簽署發佈通告的機關名稱和日期。

第二節 通 知

一、通知的概念

通知適用於批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發佈規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免或聘用幹部。通知大多屬下行公文。

二、通知的種類

印發、批轉、轉發性通知。用於印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發佈某些行政法規等。

指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據公文內容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用於告之各有關方面周知的事項等。這種通知發送對象廣泛，對下級、平級均可發送。

事務性通知。用於上級機關對下級就某一具體事項佈置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。

任免、聘用通知。用於任免或聘用國家機關工作人員職務等。

三、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。最後寫明發文日期。

（二）批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明瞭，説理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便於受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。

（四）事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

第三節 報 告

一、報告的概念

報告適用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生於事後和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。

回覆報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標題 事由加文種，如《關於XX年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師範大學教務處關於XX年度工作情況的報告》。

正文 把握三點：（1）開頭，概括説明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料説話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最後可寫“請審閲”或“特此報告”等語作結。

（二）專題報告的寫法

標題 由事由、文種組成，如《關於招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文 可採用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今後的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。

（三）回覆報告的寫法

標題 與前兩種報告大體相同

正文 根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。説明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批准。

第四節 通 報

一、通報的概念

通報適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

批評性通報。用來批評後進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

傳達性通報。用於傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。

標題 由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關於一份國務院文件週轉情況的通報》、《關於人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。

正文 表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事蹟，批評性通報要抓住主要錯誤事實；（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事蹟的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對錶彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防範和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防範的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。（四）生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。

情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敍述；另一種還對有關情況加以分析説明，有時還針對具體問題提出應採取何種對策的指導性意見。

第五節 請 示

一、請示的概念

請示是下級機關向上級機關請示指示和批准的公文文種。請示主要用於：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批准才能辦理的事情；3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。

請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文裏都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬於將來時，報告寫的情況是已做過的，屬於過去時；第二，內容的側重點有別。請示着重於請示批准，報告着重於彙報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回覆，報告則不必，只供上級參考。

三、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批准性請示和呈轉性請示兩類。

批准性請示 內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批准後，執行機關範圍也比較小，常常就是請示單位自己。

批准性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。複雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之後，許多請示中都要緊接着寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現將……報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，説服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述説明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述説明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中有數，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出於組織原則報給上級知道，請示批准的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批覆”等。

呈轉性請示，請示事項較為重大複雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批准，還需要上級轉發。

呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有覆文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級覆文；呈轉性請示裏要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉性報告裏要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批准性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行範圍上也有區別。批准性請示執行範圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉性請示執行範圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。

呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由和批准性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批准性請示更為莊重一些，由於這種請示批准轉發後帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。

請示理由之後的過渡語和批准性請示相同。

請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較複雜，提出請示事項和闡述説明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可採取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批准性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的説法。

在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需瞭解請示事項的領導機關或領導人，採取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答覆請示的問題，對另一領導機關採取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常採用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。

第六節 批 復

一、批覆的性質和特點

批覆是上級機關答覆下級機關請示事項的答覆性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點：1、權威性。批覆發自上級機關，代表着上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關於重要事項或問題的批覆，常常具有明顯的法規作用。2、針對性。凡是批覆，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。3、指示性。批覆的目的是指導下級機關的工作，因此批覆在表明態度以後，還應當概括地説明方針、政策以及執行中的注意事項。

二、批覆的寫作

1、標題 批覆的標題有兩點需要特別強調：

（1）關於發文單位。批覆的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關於事由。批覆的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯範圍的介詞“關於”加上請示或批覆的事項來表述，如《國務院關於1991—XX年全國治沙工程規劃要點的批覆》；另一種是在“關於”和請示或批覆事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關於同意開放×××航空口岸的批覆》。

2、正文 批覆的正文一般由三個部分組成：

（1）引語 批覆的開頭通常要引述來文作為批覆的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關於……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關於……問題的請示收悉”。

（2）主文 主文是批覆的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答覆請示事項針對性要強，答覆要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

（3）結尾 是批覆正文的最後部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批覆”；第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答覆指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答覆完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。

要寫好批覆還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批覆前都要與其協商，取得一致意見；第三，及時批覆，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

第七節 會議紀要

一、概念和特點

會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，並要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

會議紀要有以下幾個特點：

（一）綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

(二)指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起着類似於指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導彙報、向羣眾傳達的文字依據。

（三）備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上彙報或向下通報情況，必要時可作查閲之用。

二、分類

按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

三、寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敍述的方法，進行整體的闡述和説明。這種寫法多用於召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敍述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要採取分項敍述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然後另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述，內容相對全面，問題也説得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用於需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或不同內容，分別加以闡述説明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關佈置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可採用這種寫法。

第八節 函

一、函的概念

函適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等。函的使用範圍廣泛，涉及各方面的公務聯繫。

二、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

三、公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

標題 一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關於**（事由）的函》；覆函為《關於**（答覆事項）的覆函》。

正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答覆的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

四、公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數事。

（二）要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

第三章 常用文書

第一節 計劃類公文

計劃類公文包括：規劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。 工作計劃是行政活動中使用範圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有範圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細緻的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的範疇。不管其如何分類，計劃內容的範圍都是“做什麼”、“怎麼做”和“做到何種程度”三大項。

（一）各種工作計劃特徵和寫作特點

１、規劃

規劃是計劃中最宏大的一種：從時間上説，一般都要在三五年以上；從範圍上説，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內容和寫法上説，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經濟和社會發展十年規劃》，《××省工業結構調整規劃》等。規劃是為了對全局或長遠工作作出統籌部署，以便明確方向，激發幹勁，鼓舞鬥志；相對其它計劃類公文而言，規劃帶有方向性、戰略性、指導性，因而其內容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎上，根據黨、國家和具體單位的發展方針確定發展遠景和總體目標，然後充分吸收有關意見，以科學的態度，反覆經過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。

規劃的具體寫法：規劃因具有嚴肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉發的，其格式都是由“標題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規劃的標題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內容範圍＋“規劃”二字。如《××省“八五”期間經濟發展規劃》。規劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內容：（１）前言，即有關的背景材料，也就是制定規劃的起因和緣由。這是制定規劃的依據，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規劃目標言之有據，有可靠性。（２）指導方針和目標要求。這是規劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務和政策、措施。這是規劃的主體和核心，是解決“做什麼”和“怎樣做”的問題，因此任務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結構：對於全面規劃或任務項目較多的規劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般採用以任務為主線的“並列式結構”（措施都在各自的任務之後分別提出）；對於專題規劃或任務較單一的規劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯繫又較大，一般採用任務、措施分説的“分列式結構”。（４）結尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

２、設想

設想是計劃中最粗略的一種：在內容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，範圍也不一定都是宏大的。一般説來，時間長遠些的稱“設想”；範圍較廣泛的稱為“構想”；時間不太長、範圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設想是為制定某些規劃、計劃作出準備的，是一些初步想法。設想在嚴肅性、科學性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規劃或計劃作準備，不是給各級領導看的，就是交羣眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務或目標時，往往還有一些簡短的論述語句。設想與規劃一樣，在內容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

設想的具體寫法：設想因具有超前性，所以其寫作要求並不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領導看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給羣眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉發或上報，就要落款並寫明具體行文時間。設想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關於機構改革的初步設想》。設想的正文一般有兩種寫法。第一種是隻講目標、要求的條項並列式寫法，適用於時間較長遠的“設想”或工作計劃的最初構思或打算。第二種是也按規劃、計劃、方案或安排的格式結構，只是內容粗略一些的想法，適用於預備性計劃，即只是徵求意見的“構想”、“思路”或“打算”。

３、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現在，時間一般在一年、半年左右，範圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內容和寫法要比規劃具體、深入，要比設想正規、細緻，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由於大多以一個單位的工作內容範圍，只在單位內要求執行，所以一般不以文件形式下發，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文後標明“×年×月×日製定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由於計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容：（１）開頭，或闡述依據，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內容，闡述“做什麼”（目標、任務）、“做到什麼程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般採取“並列式結構”（任務、措施分説）。（３）結尾，或突出重點，或強調有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。

４、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經過整理，把主要內容摘出來的計劃。一般以文件下發的計劃都採用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由於涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發文機關名稱和制發具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發文機關名稱。正文寫法，由於要點的內容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結構方式上，大都是並列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

５、方案

方案是計劃中內容最為複雜的一種。由於一些具有某種職能的具體工作比較複雜，不作全面部署不足以説明問題，因而公文內容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內容由於是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發文機關、計劃內容和文種三部分組成，如《東北師範大學五年發展規劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發文機關，但這個發文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現出來，如《治理採掘工業危機，實現良性循環方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合於一般常規性單項工作；二是變項寫法，即根據實際需要加項或減項的寫法，適合於特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟裏還有重點工作項目；“政策措施”的內容裏一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

６、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由於其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內容由於是涉及範圍較小或單位內部的工作，所以一般有兩種發文形式：一種是上級對下級安排工作，儘管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發。“安排”的格式是“標題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內部的工作安排，也可直接下發文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發，或者以“關於.....安排的通知”名義下發。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結尾”三部分組成；也有的省略“結尾”，“主體”結束，正文即隨之結束。“開頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內容。在結構上可按這四方面內容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總任務，然後按時間先後順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據工作性質及具體內容來定。但不管怎樣結構，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內容範圍上也有個大小之分：方案的內容範圍適合於上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內容範圍則適合於單位內部或涉及面較小的工作，如《××市關於計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便於下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統關於開展增收節支活動的安排意見》。在此需要説明的是，有些機關把單位內部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也並不複雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

（二）寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業務的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內容屬於哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然後，再根據具體內容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、範圍較廣的計劃，就要用“規劃”。因為規劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發熱情的作用也就差不多了。當然這並不是説規劃就可以寫得不切實際；但規劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設想”。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是説設想就可以寫得沒條理，而只是説它更注重“想”，即要有突破和創新。如果計劃內容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較複雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執行中留有餘地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公佈，則可用“要點”來寫。

（三）計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執行黨和國家的有關方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規劃和設想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調查研究，廣泛聽取羣眾意見、博採眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛鬍子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發行的偏差，可能出現的故障，有必要的防範措施或補充辦法。

第二節 總結的寫作

總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出規律性認識用以指導今後工作的事務性文書。

(一)總結的種類

從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多見。總結也有各種別稱，如自查性質的評估及彙報、回顧、小結等都具總結的性質。

(二)總結的寫法

1、標題

文件式標題　一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局 19××年度擁軍擁屬工作總結》。

文章式標題　以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的》。

雙行式標題　即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內容，副標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講台　教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結》。

2、正文

前言 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨並作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體 應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容縱向所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關係將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

結尾 作為結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結，要求簡短精練。

3、落款

一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜誌或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

第三節 調查報告

一、概念與特點

調查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經過深入細緻的調查後，將調查中收集到的材料加以系統整理，分析研究，以書面形式向組織和領導彙報調查情況的一種文書。

調查報告有以下幾個特點：

（一）寫實性。調查報告是在佔有大量現實和歷史資料的基礎上，用敍述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調查報告的基礎。

（二）針對性。調查報告一般有比較明確的意向，相關的調查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調查報告反映的問題集中而有深度。

（三）邏輯性。調查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數據和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物發展變化的原因，預測事物發展變化的趨勢，提示本質性和規律性的東西，得出科學的結論。

二、分類

調查報告的種類主要有以下幾種：

（一）情況調查報告。是比較系統地反映本地區、本單位基本情況的一種調查報告。這種調查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

（二）典型經驗調查報告。是通過分析典型事例，總結工作中出現的新經驗，從而指導和推動某方面工作的一種調查報告。

（三）問題調查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質，確定造成的危害，並提出解決問題的途徑和建議，為問題的最後處理提供依據，也為其他有關方面提供參考和借鑑的一種調查報告。

三、寫法

調查報告一般由標題和正文兩部分組成。

（一）標題。標題可以有兩種寫法。一種是規範化的標題格式，即“發文主題”加“文種”，基本格式為“××關於××××的調查報告”、“關於××××的調查報告”、“××××調查”等。另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結合使用三種。陳述式如《東北師範大學碩士畢業生就業情況調查》，提問式如《為什麼大學畢業生擇業傾向沿海和京津地區》，正副標題結合式，正題陳述調查報告的主要結論或提出中心問題，副題標明調查的對象、範圍、問題，這實際上類似於“發文主題”加“文種”的規範格式，如《高校發展重在學科建設――××××大學學科建設實踐思考》等。作為公文，最好用規範化的標題格式或自由式中正副題結合式標題。

（二）正文。正文一般分前言、主體、結尾三部分。

1．前言。有幾種寫法：第一種是寫明調查的起因或目的、時間和地點、對象或範圍、經過與方法，以及人員組成等調查本身的情況，從中引出中心問題或基本結論來；第二種是寫明調查對象的歷史背景、大致發展經過、現實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調查的結果，如肯定做法、指出問題、提示影響、説明中心內容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。

2．主體。這是調查報告最主要的部分，這部分詳述調查研究的基本情況、做法、經驗，以及分析調查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結論。

3．結尾。結尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發人們的進一步思考；或展望前景，發出鼓舞和號召。

第四節 述職報告

一、述職報告的性質、種類

述職報告是領導幹部向所屬的幹部和職工或向上級組織和領導陳述自己任職一定時期內的工作情況的自我評述性報告。

述職報告的種類很多，從時間上分有任期述職報告、年度述職報告、臨時述職報告；從範圍上分有個人述職報告、集體述職報告；從內容上分則有專題（單項）述職報告、綜合述職報告。

二、述職報告的寫作格式

1、標題　有四種寫法：一是隻寫“述職報告”四個字；二是“ｘｘ年任ｘｘ職務期間的工作彙報”的公文寫法；三是“ｘｘｘ（姓名）ｘｘｘ（職務）ｘｘ會議上的彙報（或報告）”的寫法；四是新聞標題式的寫法。

2、署名及日期　可以寫在題下，也可以寫在正文後。

3、正文　述職報告的正文包括三部分內容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、目標及對個人盡職的總體估價、確定述職範圍和基調。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經驗和問題。對於核心內容的寫作，多數是按性質不同分成幾個方面（可列小標題）來寫，每個方面可先寫實績，後寫認識和做法；也可先寫認識和做法，後寫實績。但不管怎麼寫，都要實現個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發事件或重大事件方面，更能表現出個人的素質、才能和領導水平。在具體業務工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的……等等。第三部分是今後的設想和決心，要從實際出發，對今後工作在科學分析的基礎上作出戰略性規劃，表明盡職的態度。

三、述職報告寫作應注意的事項

在寫作述職報告時，要實事求是，嚴肅認真，客觀公正。要注意論斷準確，重點突出，有針對性，既不要脱離自己的職責範圍和工作目標，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當，不能故意誇大或縮小；缺點和不足的地方也要説夠、説充分。

第五節 講話稿

講話，屬會議主要領導者使用的文種。領導者為實施領導，在各種會議上所作的指示性發言，即領導講話。講話一般專門就某一方面的問題發表意見，內容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領導講話具有三個特點

一是權威性。講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領導講話不同於一般的演講和發言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導性意見。因此，領導講話具有一定的權威性和有效性。領導職務的不同，講話的權威效果也不同。二是思想性。領導講話一定要有理論色彩，要能以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員羣眾投身於改革開放和經濟建設之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結，通過自己的思考和理解去分析問題，去説服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。三是鼓動性。統治者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態展開富有啟發性的議論，才能取得成效。

（二）起草領導講話要處理好三個關係

一是權威與平易的關係。一篇好的講話稿，總是權威性與平易性相結合的產物。領導講話無疑要具有權威性，這種權威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調、號召作用。這種權威，確實是一種原則的把握。但如果一個領導者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。領導講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領導講話稿，不僅要言之成理，還要善於把“理”説白説透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便於領導權威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權威效果。

二是莊重與幽默的關係。領導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閒扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領導者不論是在何種社會環境中，運用什麼樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、説明、表現領導者的思想意識。領導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現自己，或以我為中心。起草領導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩、紮實、鄭重其事，以使領導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始説一通形勢如何如何，結尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現場效應，努力與聽眾產生共鳴，才能起到應有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術魅力，而且也會為領導者的風度增添異彩。當然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領導講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關係。領導講話，總是要通過闡明一定的道理來説服人、教育人，“以理服人”可以説是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，只有將説理性與通俗性結合起來，才能使所要闡明的道理生動、明瞭，聽眾易於接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養，平時注意積累各學科的知識，並在實踐中注意培養自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數字串連法、借題發揮法、引經據典法、用數字説明法，掌握語言表達的技巧，並能在起草中靈活應用，會使領導講話有理有據，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領導講話應注意三個問題

１、避免雷同。領導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領導人講同一個問題，如果在這種情況下再重複講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產生無人關注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領導出席並講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很可能重複。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般説來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據領導者的特定身份就會議的主旨闡發觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來説明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內容、側重點。避免重複的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先着手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領導講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風格。領導講話最忌千篇一律地發表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領導者思維、語言特點的基礎上，發揮創造性，使領導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異於他人的品格，異於他人的創造特點，就是其風格的具體體現。領導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那麼聽眾的感覺便始終處於麻木的、未觸動的狀態。這樣的講話是過去也是現在存在的一種通病，即在內容的安排上成為上級領導講話或有關文件的翻版。常有這樣的事，當有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則説，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上説的，問他哪句話是你的，他説那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字遊戲；在篇章結構上，也常常是：帽子、總結肯定前段工作、根據上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩，毫無新意，使聽眾越來越沒有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，要以傳達、貫通領導者的思想、觀點為主旨，不應拘於一章一法的限制和束縛。講話不應有固定的章法，應隨講話的內容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有着很大的關係，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由於領導人的性格，職務特點，語言習慣不同，講話風格也必然各具特色。

３、適當調劑。由於會議不同，領導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最後，主要的東西已經講完，聽眾的情緒開始鬆弛下來，台下有人開小會，有人收拾東西準備走，這樣講話就需要調劑情緒和氣氛，即需要興調劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些“調劑品”，激發聽眾的情緒和注意力。運用即興調劑要因領導講話的內容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結尾。講話即興調劑是領導者機智靈活的表現，能夠很好地借鑑使用調劑藝術將使領導講話自始至終保持活力，富有吸引力。

第六節 開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領導人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導性。

（一）開幕詞的特點

一是簡明性，開幕詞要簡潔明瞭、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類

按內容可以分為側重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法

通常由標題、稱謂及正文三部分組成。

1、標題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標題；二是前邊再加上領導人姓名；三是用提示內容中心或主旨的標題，在後面通常加上副標題。

2、稱謂一般寫在標題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

3、正文一般包括開頭、主體和結尾。開頭寫宣佈開幕之類的話。主體部分一般包括以下內容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質、目的及主要任務；會議的主要議程及要求；會議的奮鬥目標及深遠影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對於會議本身的情況如議程等，要概括説明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富於鼓舞力量。最後是結尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類。

第七節 閉幕詞

（一）閉幕詞的概念和種類

閉幕詞是一些大型會議結束時由有關領導人或德高望重者向會議所作的講話。具有總結性、評估性和號召性。

閉幕詞與開幕詞一樣，具有簡明性和口語化兩個共同特點，其種類與開幕詞相同。

（二）閉幕詞的寫作方法

由標題、稱呼和正文三部分組成，標題與稱呼的寫法與開幕詞基本相同。在標題和稱謂之後，另起一段首先説明會議已經完成預定任務，現在就要閉幕了；然後概述會議的進行情況，恰當地評價會議的收穫、意義及影響。核心部分要寫明：會議通過的主要事項和基本精神；會議的重要性和深遠意義；向與會人員提出貫徹會議精神的基本要求，等等。一般説來，這幾方面內容都不能少，而且順序是基本不變的。寫作時要掌握會議情況，有針對性地對會議內容予以闡述和肯定；同時可以對會議未能展開都已認識到的重要問題作出適當強調或補充；行文要熱情洋溢，文章要簡潔有力，起到激發鬥志，增強信念的作用。結尾部分一般先以堅定語氣發出號召，提出希望，表示祝願等；最後鄭重宣佈會議閉幕。

閉幕詞出現在會議終了，因此，要寫得與開幕詞前後呼應、首尾銜接，顯示大會開得很圓滿、很成功。

第八節 簡 報

一、概念

簡報是各行政機關之間用來下情上報、上情下達和互通情況、交流信息的一個文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種。它是一種機關文書。

二、作用

1、反映情況。通過簡報，可以將工作進展情況以及工作中出現的新情況、新問題、新經驗，及時反映給各級決策機關，使決策機關了解下情，為決策機關制定政策、指導工作提供參考。

2、交流經驗。簡報體現了領導機關的一定指導能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑑經驗、吸取教訓，這樣對工作有指導和推動作用。

3、傳播信息。簡報本身即是一種信息載體，可以使各級機關及從事行政工作的人互相瞭解情況，吸收經驗、學習先進、改進工作。

三、簡報種類

可分為三種類型：

1、工作情況簡報。主要用於反映工作中的動態和一般工作進展情況，

2、經驗交流簡報。專門用來簡要介紹一些工作經驗的簡報。

3、會議簡報。在某一會議召開期間，為交流代表觀點、反映會議動態而縮寫的簡報。

四、簡報的格式結構

簡報的種類儘管很多，但其結構卻不無共同之處，一般都包括報頭、標題、正文和報尾四個部分。有些還由編者配加按語，成為五個組成部分。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編髮單位和發行日期。

１、簡報名稱 印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，儘可能用套紅印刷。

２、期號 位置在簡報名稱的正下方，一般按年度依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。屬於“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。

３、編髮單位，應標明全稱，位置在期號的左下方。

４、發行日期，以領導簽發日期為準，應標明具體的年、月、日，位置在期號的右下方。

報頭部分與標題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。

有些簡報根據需要，還應標明密級，如“內部參閲”、“祕密”、“機密”、“絕密”等，位置在簡報名稱的左上方。

報尾部分應包括簡報的報、送、發單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發，指簡報發放的下級單位。如果簡報的報、送、發單位是固定的，而又要臨時增加發放單位，一般還應註明“本期增發×××（單位）”。報尾還應包括本期簡報的印刷份數，以便於管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

五、簡報的寫作要求

第一、抓準問題，有的放矢。簡報應該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為羣眾關心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領導決策，抓“超前型”問題。在領導進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關的情況，經過篩選加工、研究提出可供領導參考的建議和方案。二是在領導決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執行的情況、各方面有什麼反應、發生什麼偏差，迅速地反饋給領導，使領導能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要着眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處着手，深入上點，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經驗、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領導去認真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領導參閲。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時發現和注意解決，而任其發展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應有的損失。六是抓突發性問題。如假期寢室大範圍被盜，直接關係到學校治安管理和全體學生切身利益的問題。得到這類信息後，應迅速向領導報告。

抓準問題，應該注意四點：１、從全局着眼。簡報的作者必須站在單位領導的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。２、善於抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發生的問題，也不是個別的問題，而是反映事物發展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時抓住，就能提煉出有針對性的好的簡報主題。掌握了事物發展的趨勢，瞭解了本單位工作和生產下步朝着哪個方向發展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發展方向的先進經驗、障礙事物發展的不良傾向以及事物發展遇到的實際問題，都是撰寫簡報應該抓準的問題。３、善於抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創造的火花、新經驗的先導，具有強大的生命力，採寫簡報應該對這種代表事物發展方向但還處於萌芽狀態的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細小之事，認真剖析，放大比較，沙裏淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報宣傳、反映。４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對於單位內外各種客觀事物具有敏鋭的觀察能力、判斷能力和預見事物發展進程的能力，以及能夠及時、準確反映事物的能力。我們要抓準問題，從長遠看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學習、觀察和實踐的結果。

第二、材料準確，內容真實。簡報作為加強領導和推動工作的重要工具，內容必須保證絕對真實、準確。否則，就會造成不良後果。簡報一是要準確。不允許對那些心理活動、環境、氣氛等無形的事實搞“合理想象”。必須深入調查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風就是雨”，保證材料絕對真實可靠。也就是説，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節、數字、引語、因果關係等等，都完全準確無誤，沒有絲毫的虛構、誇張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進時，更要嚴格把握分寸，有一説一，有二説二，實事求是，恰如其分，留有餘地。二是要強調真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態發展的“提前量”，必須忠實於事實，保證符合事物本來面貌。

第三、簡明扼要，一目瞭然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字説清楚必須説明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題説得透徹。如果簡報所涉及的內容較多，可以把想説的問題進行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質的東西做主題，重點來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決捨棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現出來，使簡報的內容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在説明問題的前提下求簡。“簡”，應該是服從內容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。

第四、講究時效，反映迅速。簡報是單位領導對一些問題做出決策的參考依據之一，也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能，決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏鋭、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分析得快，寫作構思快，動筆成稿快，同時，還要求簡報的編輯、簽發、打印、發稿速度快，共同把握髮稿時機。

第五、內容實在，不空洞。簡報的寫作既不同於文字作品，也不同於評論文章。文學作品的創作，靠刻劃形象來表達主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實説話，是簡報的主要特徵之一，也是我們編寫簡報應該注意的一個重要問題。

（三）簡報的選稿要求。

選稿是機關文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報所在機關的職能來確定主要選稿原則“有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個問題：

１、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應該表現在三點上：一是對中央的方針政策，對上級機關的工作部署和本單位領導的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發展，對各式各樣的信息，反應要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應出簡報工作應採取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應要敏感，既能意識、鑑別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。

２、看問題要有預見性。工作不是一成不變的，是在不斷髮展的。作為單位“機關報”的簡報，要起到對工作的指導作用，就必須對工作的進程有預見性。也就是説，簡報的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發展，這樣才能真正抓住符合事物發展方向的先進經驗，抓住障礙事物發展的不良傾向，抓住事物發展過程中即將遇到的實際問題，選擇出有指導意義的簡報來。

３、判斷要準確。簡報編輯的水平，在很大程度上體現在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真偽和準確程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實程度心中有數，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導意義正確與否心中有數。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導意義，簡報編輯對這兩類稿子是容易鑑別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價值的內容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出“和氏璧”來。三是搞好稿件刊發“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實的，觀點也是對的，但怎樣刊發，什麼時候刊發，有的應該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發時機上，是早發還是晚發“情況簡報”，讓大家都知道，還是發“情況反映”，只供領導參閲，不擴大宣傳範圍；在提法和措詞上，掌握什麼樣的分寸、用什麼樣的口徑，這些都需要簡報編輯認真動一番腦筋，積極而穩妥地做出判斷。

４、要靈活掌握稿件的寫作質量。有些來稿雖然在寫作質量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實的，就應該考慮編髮。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄。

第四章 行文規則

第一節 行文規則的含義

行文規則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利於公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產生。行文規則規定了各級機關的行文關係，即各級機關之間公文的授受關係，它是根據機關的組織系統、領導關係和職權範圍來確定的。

機關之間的工作關係是由各自的組織系統或專業系統歸屬、地位、職責、權利範圍等因素決定的。它對行文關係有決定性的影響，規定着公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關係有如下幾種類型： 第一類，處於同一組織系統的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關係。第二類，處於同一專業系統的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間存在指導與被指導關係。第三類，處於同一組織系統或專業系統的同級機關之間的平行關係。如全國各省、自治區、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統、專業系統的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關係。如軍事機關與各級地方人民政府之間。

根據公文授受機關的工作關係不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在於以上第一類和第二類工作關係類型中，上行文是指下級機關向上級機關發送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關向下級發送的公文，如批覆、指示等。平行文存在於以上第三類和第四類關係類型中，同級機關和不相隸屬機關相互發送公文都是平行文，如函等。

第二節 行文的基本規則

正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規則:

一、按機關隸屬關係和職責範圍行文的規則

這條規則要明確兩點：一是按機關隸屬關係行文。上級機關對下級機關可以作指示、佈置工作、提出要求；下級機關可以向直接的上級機關報告工作、提出請示，上級機關對請示事項應予研究答覆。除了這一層關係外，在我們國家現行管理體制中，還形成了一種各業務部門上下垂直的條條關係，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領導，大部分和上級業務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關係，但在業務上的確存在指導與被指導的關係，也就形成了直接的上下行文關係。二是按機關的職責範圍行文。這一點的要求是，行文的內容應是本機關職責範圍內的事項，而不能超出，超出了即為越權。如果幹涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當然，不相隸屬機關之間也有公文往來，那隻能是商洽工作、通知事項、徵詢意見等，而不存在請示、報告或佈置任務的性質。

二、授權行文的規則

這條規則是上一條規則的引申。如果一個部門的業務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按隸屬關係和職責範圍又不具備佈置工作提出要求的行文權限時，這就可以通過授權行文來解決。具體説，這個部門可向本級政府請示，經本級政府同意並授權後，向下級政府行文。在操作中，應將文稿擬好，由本部門領導簽署，請本級政府分管領導審批。經政府領導審批後的文稿，在行文時，才能在文首或文中註明“經**政府同意”的字樣。這裏特別需要説明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權行文的性質（內部事務除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執行，可不在文首或文中標註“經***同意”的字樣。

三、聯合行文的規則

這條規則仍屬第一條規則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯合行文；政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位之間，就某些互相有關的業務，經過會商一致後可以聯合行文。

聯合行文，既可聯合向上行文，也可聯合向下行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。

四、一般情況下不越級行文的規則

不越級行文體現了一級抓一級、一級對一級負責的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發生重大的事故、防汛救災等突發事件或上級領導在現場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關。否則，受文機關對越級公文，可退回原呈報機關，或可作為閲件處理，不予辦理或答覆。

五、不越權行文的規則

第一條規則中已明確要求按機關職責範圍行文，如果有涉及其它部門職責範圍的事項又未與其它部門協商，或雖經協商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構成侵權行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發現這種情況，有權責令糾正或撤銷這類公文。現實中，這類情況時有發生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題，應提倡部門之間多協商、多對話、多溝通，通過聯合行文或授權行文的方式解決。

六、“請示”不直接報送領導者個人的規則

“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經文祕機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是這類公文到了領導同志手裏，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現實中一些單位拿着直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向對方施加壓力，引起矛盾。所以，領導同志一般不受理這類直報的請示，而退給文祕機構統一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最好也應主送該領導所在的機關，並在公文中作出説明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領導同志批閲。

七、“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關的規則

這條規則包括三項內容：一是一文一事。機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責範圍內的事，如果一文數事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不願牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關。請示內容是要求答覆的事項，主送機關有責任研究並作出答覆。相關的機關或部門採用抄送形式，以便主辦機關征求意見或會籤。如果多頭呈送，上級機關一般不予受理。如果辦理，會造成機關之間相互等待或意見不統一，增加協調難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內容是未決事項，在上級機關還沒有批准前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利於工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答覆或批准之後，通知下級機關。

八、“報告”中不得夾帶請示事項的規則

“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用範圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級機關彙報工作，反映情況，或向上級機關提出意見、建議，供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答覆，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想彙報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內容作為附件，附在請示後面作為背景材料，讓上級瞭解請示的充分理由。

九、公文由文祕機構統一處理的規則

為了使公文按正常的渠道運轉，按規範的程序辦理，機關都設有專司公文處理的文祕機構或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是：“收”由文祕機構統一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發”由文祕機構統一核稿，分送領導籤批，然後再回到文祕機構登記編號，繕印，校對，用印，分發，分發前，要經過複核或第一讀者認真閲讀無誤後，才可照單分發。這樣，無論是公文收進或發出，都經過專司公文處理工作的一個口子把關，就能保證公文在機關有秩序地運轉，規範辦理，提高機關辦事效率，保證公文質量。

行文規則中還要説明的是黨的領導機關根據工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關行文；而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。

經批准的報刊上全文發佈的行政法規和規章，應視為正式公文依照執行，可不再發文。發文機關可印製少量文本，供存檔備查。

第五章 常見病例

第一節 公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當

有的公文作者不瞭解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其餘文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經常混淆不清，使用時張冠李戴或乾脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規範

公文格式上存在的問題，主要有以下表現：（一）公文文頭不規範；（二）標題宂長、混亂、殘缺不全；（三）主送機關排列混亂；（四）結構層次序數混亂；（五）附件不符；（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當

有的公文提出一些未經仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數次出現時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀年。

七、用詞不當

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當。

(四)濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現象，以致於造成理解上的歧義或錯誤。

（一）成分殘缺。

（二）成分多餘。

（三）搭配不當。

（四）語序不當。

九、數字使用不統一

公文使用數字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

（一）是數字概念不清楚。

（二）是數字概念不準確。

（三）是數字書寫形式不統一。

第二節 公文標題中常見病例分析

標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規範，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據。據此，須精心製作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規範；二是請示、函、報告三者混淆使用。結合具體病例分析如下：

一、語句不合語法規範

例1、***部、***部、***部、***部優先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例2、***高校關於進一步搞活校產辦集體企業有關政策的試行辦法。

例3、***高校關於加快發展本院彩色印刷品生產若干措施的通知。

例4、***省教育廳關於加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例5、***高校關於認真做好一九九四年表彰優秀教師和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介詞“關於”應用未用。以標題中四個機關聯合發文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統，易產生歧義，其原因是在發文機關與理由之間缺少了介詞“關於”，應補上。

例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關於”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產辦集體企業有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之後，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閲文件內容有“決定採取以下措施”等語，應使用“決定”、“規定”。若使用“措施”等是非規定文種，應另擬發文通知，並隨通知附發。

例4的標題有多項錯誤：1、動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；3、“意見”本屬於導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多餘。

例5缺賓語。此標題動詞是“做好”後面缺少賓語“工作”應補上。

二、請示、函、報告三者混淆

例6、***關於申請解決更換一台鍋爐並大修一台鍋爐的報告。

例7、***關於申請1995年公費醫療補助費的報告。

例8、***關於元旦文藝聯歡會所需經費的報告。

病例分析：

例6的標題內容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內容，使人一目瞭然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例7的標題內容是某高校請求某市批准“醫療補助費問題”，他們之間不屬於隸屬關係，是屬於平行關係。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等應用"函"”。該文件是屬於請求批准“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例8的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經費的問題。《辦法》中規定，向上級機關請求指示和批准應該用“請示”。此文是屬於請示性公文，“報告”兩字應改為“請示”。