祕書人員三種素養的培養

祕書是一種特定的社會角色，全美祕書協會《章程》對祕書人員的要求是：要象心理學家一樣善於洞察別人的心靈；要象文學家一樣善於駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力……

社會對祕書人員有一種期望：能幹、善於處事、謙虛友好等。

作為祕書人員，對自己應有較高期望。社會心理學認為，對自己期望高的人，相應地在某一領域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應。

大致説來，祕書人員應當接受才幹、智能、心理、道德4種訓練。換言之，一個合格的祕書人員應當具備必要的才幹素養、智能素養、心理素養和職業道德。

（一）才幹素養

做工作要儘可能做得出色，這就需要才幹。祕書工作所需要的才幹包括哪些？

1、精明的辦事能力

祕書的基本職能就是辦事，辦事能力是祕書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經驗豐富為基礎。

辦事能力主要體現在：

1）理解和領會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。

2）條理和駕馭能力：善於把繁雜的機關事務處理得井井有條。

3）口頭表達能力：這是對祕書職業的特殊要求。會説話，這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。什麼是會説話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達意準確，③有點説話的藝術。前兩條是最基本的，第三條是進一步的要求，它包括了感染力、説服力、風度、禮貌等等。

類語言學認為人的口語由兩部分構成：聲音要素和功能性發聲。聲音要素包括音調、音量、音速和音質，功能性發聲含哭、笑、哼、哈、歎息、其他表情等。

提高口頭語言表達能力還應研究體態語。

4）應變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷髮展的，人們辦事的計劃和預案，常常會與現實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預案完全打亂。在這種情況下，祕書人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。

5）交際能力：處理人際關係是一門學問。“世事洞明皆學問，人情練達即文章”。一個祕書如果很善於交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那麼，辦事的成功率就比較高。祕書的交際能力，多半是體現在工作協調中。尤其要注意處理好與領導的關係。祕書與領導的關係是工作關係，祕書要處理好與領導的關係，關鍵是出色地做好為領導服務的工作。

還有其他條件。總之，辦事能力是個綜合水平的體現。

2、較強的文字表達能力

自古以來，中國人就視文章為“經國之大業，不朽之盛事”（曹丕《與吳質書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關係治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達能力是祕書人員的基本功。祕書幾乎整天與文字打交道。人們常把祕書稱為“秀才”，道理正在於此。

寫作是個痛苦的過程，常給人“難產”的感覺。

祕書人員文字表達能力的形成和提高，有賴於長期的、反覆的、刻苦的寫作實踐。有一言應記取：文章得失不由天，厚積善識多實踐。

公文寫作應達到的境界是：“信、達、雅”，準確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。

3、操作能力

隨着社會現代化程度的提高，祕書人員必須適應形勢發展的要求，學會掌握現代化辦公手段。辦公自動化（oa）是時代潮流。

（二）智能素養

才幹決定於智能的高低、強弱，智能是才幹的基礎。

增強智能，可以從5個方面着手：

1、知識積累。主要包括：馬列主義基本理論、國際政治、國內政策、歷史、文化、決策科學等等。此外，工作經驗、社會閲歷也是知識，而且是開發智力和才幹的重要知識。

積累，意味着積少成多，意味着勤奮好學，絕不是聽其自然，坐待知識進門。勤奮好學是成功的前提。我們黨和國家的很多優秀**，都是勤奮好學的楷模。毛澤東、周恩來、鄧小平，都曾做過祕書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學是另一方面。

知識的積累應堅持兩點：一是“博而返約”，二是“真積力久”。

2、思維訓練

人的智能高低，是由思維能力的開發程度決定的。若從認識論的角度説，人的智慧，則是社會實踐的結果。因此，加強智能訓練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強思維訓練。

加強思維訓練，從祕書工作角度看，應當加強語言能力、邏輯能力、思辨能力、認識能力、領會能力等諸種能力的訓練。

語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以説，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達不出思維結果。思維越深刻、越複雜，越需要語言加以正確表達，詞彙越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個祕書人員，既不斷同**打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓練，語言表達能力低，就會影響智能的發揮。

邏輯能力、思辨能力、認識能力（包括認識論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓練思維能力，就是使人能熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的本質和現象，能夠“撥開烏雲見青山”。

領會能力（包括聽力、反應反射能力）也是祕書人員必不可少的智能。上級交代意圖、佈置工作要領會，下邊彙報情況、請示工作，也要領會。祕書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人説話簡得無法再簡，幾乎只是“嘣”出幾個單音節來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又説不到點子上。都要靠祕書的特殊領會能力去準確捕捉對方的思想。

3、臨機處置智能訓練

是指在一切情況下所表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機智靈活的智能。它是以知識、經濟和思維力作後盾的，並與心理素質、行為智能和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要在實際工作中學習和鍛鍊。祕書人員接到突發事件信息後，應當迅速做出反應、按順序先弄清事件的性質、程度和主要數據，發生地點，報告者情況，然後確定需要解決什麼問題，應報告誰，通知誰，怎麼做，做到靈機泉湧，左右逢源，分秒不誤，毫釐不差。

4、記憶訓練

很強的記憶力是祕書人員必備的基本功。為了工作方便，祕書人員必須善於認人、記人、記事。這就是要求祕書人員強記博取，應付自如。貪懶是學不到本領、開發不出智力的。

5、自省能力

一個人要善於隨時回顧自己的言行，善於總結自己的成功經驗和失敗教訓，特別要善於發現自己的過失和不足。孔家賢人曾子説：“吾日三省吾身。”曹操也曾説，“伏自三省。”常常自省的人，容易開發智能和增長才幹。祕書人員從事的是服務工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才幹在不斷總結中增長起來。

（三）心理素養

就一般情況説，祕書人員應當提高樂觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養。

1、多些樂觀和幽默

祕書人員事務繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮，工作就很難做得有生氣，有時還會影響身體健康。鑑於這種職業特點，祕書人員應當具備的樂觀和幽默。

樂觀和幽默，不但有益於身心健康，還有益於事業成功。美國蘭斯登在《有效的經驗》一書中説：“跟陰鬱的人在一起毫無樂趣可言，跟不能説笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對人與人的關係，而且對心理的健康也是非常重要的。”

我們工作時一定要嚴肅、認真，但這並不妨礙樂觀和活潑。

樂觀和幽默，不應是輕薄，更不應是誇誇其談，譁眾取寵。幽默常表現為一種語言藝術，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對方。一般地説，拿自己開玩笑可能效果更好些。

幽默是一種自信心的表現，反過來又有助於增強自信心。心情緊張、拘謹時是説不出幽默語言的，同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時當對方拘謹、緊張時，當會談場合很嚴肅時，當對滿堂聽眾演講時，你如説兩句笑話，來一兩句幽默的語言，那會使現場氣氛立即輕鬆下來，會收到事半功倍的效果。

樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑，而且是融洽人際關係、密切交往效果的優化劑。如果一個人總是沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢，那隻能使人“敬而遠之”，厭而煩之。

要樂觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。

2、培植自信心

信心是做好工作的一個重要心理因素。同上同下交往拘謹，特別是同上交往過分拘謹，對於做好工作感到氣餒，對於學習感到困難重重，對於個人前途表現出不應有的沮喪，常被職稱、待遇等問題纏住，怨氣很盛等等，都是缺乏自信心的表現。自己沒有信心，成效就難以取得。

信心來自對自己、對環境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到自己的長處，也要看到自己的短處，既要不滿足、不陶醉於長處，也要不忌諱短處。只有正視自己的長處和短處，才能知道應該怎麼幹。同時，也要了解對象，分析對象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會大大提高。

3、崇尚競爭，去除嫉妒

“水向低處流，人往高處走。”除了個別人，誰都想使自己的成就大些，景況好些。於是，人們有意無意地參加到一場社會競爭中去。

競爭是進步的動力，是一種積極因素。在現代社會，辦事業要競爭，取得個人成就也要競爭。

但是，競爭絕不是嫉妒！嫉妒是消極因素，是病態心理。嫉妒的根子是自私，導源常常是因為自己不如人家，人家在某一方面超過了自己。有妒癖的人，總是不願承認別人的長處和成就，總是“眼紅”人家的所得（包括精神的和物質的）。嫉妒的對象往往是熟人、同事、同學或鄰居。表現形式是，對別人的“冒尖”之處，有的是默不承認，絕口不吐一個讚揚之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是“阿q”再世；進一步就是中傷、低毀、散佈流言蜚語，揭隱私，上綱上線。

嫉妒心理，既不利於智能發展，也不為職業道德所容。正當的辦法是競爭，最可取的態度，則是向別人學習，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學**同進步。

（四）職業道德

職業道德，就是源於職業本質、具有職業特徵的行為規範。職業道德是職業的生命。

祕書的職業道德主要表現在以下幾個方面：

1、埋頭苦幹，樂於奉獻

世上三百六十行，行行不一樣。有些是“有名有利”，赫然於世間，顯榮於人前，也有些是默默無聞，卻是社會發展所不可缺少的。祕書工作屬於後一種。祕書工作是服務，祕書人員的勞動成果往往通過領導機關、領導同志的工作實績體現出來，不能獨立顯示自身的成績。祕書工作機密性強，許多工作，祕書只能埋頭去做，不能公開宣揚。祕書工作具體又繁忙，無論是管理文件，組織會議，還是起草公文，常常需要加班加點，夜以繼日，“眼睛一睜，忙到熄燈”，很少出頭露面，留名得利。這就要求祕書人員自覺發揚為事業埋頭苦幹的獻身精神。鄒韜奮先生説得好，“一個人光溜溜的到這個世界來，最後光溜溜的離開這個世界而去，徹底想起來，名利都是身外物，只有盡一個人的心力使社會的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事。”祕書人員應當以此為座右銘。

為事業而埋頭苦幹的獻身精神從哪裏來？來自黨性，來自對事業的忠誠，來自偉大的社會責任心。這種原動力，是職業道德規範的基礎和保證。

2、嚴守紀律，克己奉公

祕書人員必須信守本分，自覺地遵守紀律。當**拍板決策後，當**交代意圖後，必須按**的意圖行動，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權行動。同時，按規矩和職權辦事，不得偽託領導之意，假冒領導之名辦事，更不能盜用職權謀私利，營私舞弊。

祕書人員應當自覺做好保密工作。保密既是紀律，又應是自覺的行為和良好的習慣。祕書人員知密度很深，既是保密重點對象，又是竊密重點對象。祕書人員的保密守則是：不該看不看，不該聽不聽，不該説不説，不該寫不寫。不在公共場所、私人通信中涉及機密，不在親屬與朋友面前談論機密。

3、謙虛謹慎，平等待人

祕書人員身居中樞，上接觸領導，在領導成員中周旋協調，下接觸各方各界人士和羣眾，如何處理好人際關係是至為重要的一個環節。應始終做到正直、公允、謙虛、平等。

祕書人員向領導彙報工作要實實在在，不可弄虛作假；評論幹部要實事求是，不可挾私褒貶；在領導成員之間協調、傳話，不可涉及他們之間的關係問題，不可左右傾斜，更不允許撥弄是非、挑撥離間；**開會、談話時，如果自己在場，除了必要的問話，不可多嘴多舌。這是道德準則，也是政治紀律。

祕書人員對下不可蠻橫跋扈，盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明。

總起來説，祕書要政治上可靠，思想上敏鋭，工作上勤奮，學習上刻苦，作風上嚴謹，還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項工作。