祕書助理的崗位説明書

範文一

1、負責董事長的辦公服務工作。

2、負責組織撰寫或校對以公司名義上報外發的綜合性的文字材料;負責組織起草董事長會議材料。

3、負責公司文祕業務指導。

4、負責公司辦公會的有關事宜，並辦理會議議定事項。

5、負責督促、檢查、催辦上級批件，公司領導批件及董事長辦公會議定事項的辦理工作。

6、負責辦理人大代表建議、批評、意見或政協代表提案的辦復。

7、協助主任做好年度工作會議的文字材料起草和會務工作，參與組織接待工作，以及綜合會議的會務工作。

8、負責紀錄、整理董事長辦公會會議紀要。記好大事記。

9、負責文書收發、運轉、檢查、指導有文檔工作的業務管理，負責保密工作。

10、負責羣眾來信、來訪的接待、辦復工作。

11、完成領導交辦的其他工作。

範文二

一、辦公室內務

1 、辦公環境：明亮整潔、一塵不染、傢俱擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規範、圖書排放整齊

1)每天準時上班;

2)開窗通風;

3)清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件櫃、窗台擦拭一次;

4)清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草;

5)為董事長備好茶水;

6)每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等;

7)及時清理辦公、生活垃圾;

8)每週監督吸塵一次。

2 、文件管理：流程齊全、分類合理、處理及時、管理規範

1)對所有文件先進行識別，並分類登記，再分別辦理;

2)外來紅頭文件：

向人力資源部索要收文編號，及時送批和傳遞發放，並留下記錄;

3)內部紅頭文件：

作好收文記錄並放置在待處理文件夾內;

4)外來公函、通知及文字資料：

及時送交董事長閲示，根據董事長批示正確辦理;

5)內部通知、公司各部門(單位)遞交報告：

及時送交董事長閲示，根據董事長批示正確辦理;

7)重要的和緊急的文件，須提醒董事長。

8)每天將送交董事長批示、看閲的文件清理一次，並核對登記記錄。

9)根據文件積累的情況及時進行存檔，並作好相應記錄，便於查閲。

二、來賓接待

彬彬有禮 熱情接待

1、笑臉相迎，茶水相待;

2、詢問來賓情況、來訪目的、有無預約並索要名片;

4、及時向董事長請示;

5、按董事長意見引見，接待(按情況給予續茶水);

6、根據客人來訪時間及職務等級，徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請;

三、會務服務

準備充分、安排周全、接待周到、組織完善

1、董事會

1)會議議程的擬定;

2)確定與會人員;

3)會議通知起草和發送;

4)會議文件的準備;

5)會議場所的確認及會場佈置;

6)會議簽到及記錄;

7)與會人員的接待工作。

2、工作會

1)檢查會場環境是否乾淨整潔;

2)檢查會議通知是否到位;

3)檢查會議文件準備是否齊備;

4)會議人員的接待;

5)會議期間的服務。

四、完成董事長交代的其他事宜。